超市饭店物料管理制度

超市饭店物料管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范超市饭店物料的采购、验收、存储、领用、盘点等环节，确保物料的合理使用与管理，提高运营效率，降低成本，保证超市饭店的正常运营和服务质量。2.适用范围本制度适用于超市饭店内所有物料的管理，包括但不限于食品、饮料、日用品、办公用品、清洁用品等。3.基本原则计划性原则：根据超市饭店的经营情况和销售预测，制定合理的物料采购计划，避免盲目采购和浪费。质量第一原则：严格把控物料的质量，确保所采购的物料符合国家相关标准和超市饭店的使用要求。成本控制原则：在保证物料质量的前提下，通过合理的采购、存储和使用管理，降低物料成本。责任明确原则：明确各部门和人员在物料管理过程中的职责，做到责任到人，确保物料管理工作的顺利进行。二、职责分工1.采购部门根据物料需求计划，负责物料的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。跟踪采购订单的执行情况，确保物料按时、按质、按量到货。与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关问题，如退换货、价格调整等。2.验收部门负责对采购到货的物料进行验收，检查物料的数量、质量、规格等是否符合采购合同要求。对验收合格的物料办理入库手续，对不合格物料及时通知采购部门处理。填写验收记录，保存相关验收资料。3.仓储部门负责物料的存储管理，按照物料的类别、特性等进行分类存放，确保物料存储安全、有序。定期对物料进行盘点，核实物料的库存数量，确保账实相符。做好仓库的清洁、防潮、防虫等工作，保证物料存储环境良好。根据物料领用申请，及时发放物料，并做好发放记录。4.使用部门根据实际经营需要，提前向仓储部门提交物料领用申请。合理使用领用的物料，避免浪费，如发现物料存在质量问题或其他异常情况，及时反馈给相关部门。协助仓储部门进行物料盘点工作，提供相关信息和数据。5.财务部门负责审核物料采购合同、发票等相关凭证，办理付款手续。对物料管理过程中的成本进行核算和分析，提供财务数据支持。监督物料采购、存储、使用等环节的资金流向，确保资金使用合理合规。三、物料采购管理1.采购计划制定销售数据分析：采购部门定期收集超市饭店的销售数据，分析各类物料的销售趋势和季节性需求变化，为采购计划的制定提供依据。库存盘点：仓储部门每月定期进行库存盘点，根据盘点结果和物料的安全库存标准，确定需要补货的物料品种和数量。需求预测：结合销售数据分析和库存情况，采购部门会同各使用部门对未来一段时间内的物料需求进行预测，制定月度、季度和年度采购计划。2.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，建立合格供应商名录。供应商评审：定期对供应商进行评审，评估其供货能力、产品质量稳定性、交货及时性等指标，对于表现不佳的供应商进行整改或淘汰。合作协议签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料规格、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。3.采购流程采购申请：使用部门根据实际需求填写物料采购申请表，注明物料名称、规格、数量、需求日期等信息，提交给采购部门。采购审批：采购部门负责人对采购申请进行审核，对于金额较大或重要的采购项目，需报上级领导审批。采购订单下达：采购部门根据审批后的采购申请，向供应商下达采购订单，明确采购要求和交货时间。订单跟踪：采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物料按时、按质、按量到货。到货验收：物料到货后，采购部门通知验收部门进行验收，验收合格后办理入库手续，不合格物料按照合同约定处理。四、物料验收管理1.验收准备验收部门接到采购部门的到货通知后，安排验收人员，明确验收标准和方法。准备好验收所需的工具和设备，如计量器具、检测仪器等。2.数量验收验收人员按照采购合同要求，对到货物料的数量进行清点，核对送货单、发票等单据上的数量与实际到货数量是否一致。对于按重量、体积等计量的物料，使用合适的计量工具进行准确计量。3.质量验收依据国家相关标准、行业标准和采购合同约定的质量标准，对物料的质量进行检验。对于食品类物料，检查其生产日期、保质期、包装标识等是否符合要求，必要时进行抽样检测。对于其他物料，检查其外观、规格、性能等是否符合标准，可通过感官检验、功能测试等方式进行验收。4.验收结果处理验收合格的物料，验收人员在送货单、发票等单据上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物料，验收人员填写验收不合格报告，详细说明不合格原因，及时通知采购部门与供应商沟通处理。供应商应在规定时间内负责退换货或补货等事宜。五、物料存储管理1.仓库布局规划根据物料的类别、特性、出入库频率等因素，对仓库进行合理布局规划，划分不同的存储区域，如食品区、饮料区、日用品区、办公用品区等。设立专门的待检区、合格品区、不合格品区和退货区，确保物料分类存放，便于管理和识别。2.物料存放要求食品类物料：应存放在干燥、通风、温度适宜的仓库内，避免阳光直射和潮湿环境。按照食品的种类、保质期等分别存放，遵循先进先出的原则。饮料类物料：存放时要注意防止碰撞和挤压，避免饮料瓶罐破裂。对于有保质期要求的饮料，同样要按照先进先出的原则进行摆放。日用品类物料：根据物料的特性和包装形式进行分类存放，保持仓库整洁有序。办公用品类物料：应放置在专门的货架或储物箱内，便于取用和管理。危险化学品类物料：如清洁用品中的含酸、含碱等腐蚀性物质，必须按照相关规定单独存放，设置明显的警示标识，并配备相应的防护设施。3.库存盘点定期盘点：仓储部门每月末对仓库物料进行全面盘点，核实库存数量与账目是否一致。盘点过程中，要认真记录盘点结果，对于盘盈、盘亏的物料要查明原因，并及时调整账目。不定期抽查：除定期盘点外，财务部门或上级管理部门可不定期对仓库物料进行抽查盘点，以监督库存管理情况。盘点结果处理：根据盘点结果编制盘点报告，对于盘盈的物料，经审批后冲减相关成本费用；对于盘亏的物料，属于正常损耗的，经审批后计入相关成本费用，属于人为原因造成的，由责任人负责赔偿。六、物料领用管理1.领用申请使用部门根据实际需求填写物料领用申请表，注明物料名称、规格、数量、领用用途等信息，提交给部门负责人审批。部门负责人对领用申请进行审核，确保领用物料的合理性和必要性，对于超出正常用量的领用申请，需报上级领导审批。2.领用发放仓储部门收到经审批的物料领用申请表后，按照申请表上的要求发放物料。发放时要核对物料的名称、规格、数量等信息，确保准确无误。发放人员与领用人员在物料发放记录上签字确认，记录包括领用日期、物料名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息。3.领用限制严格控制物料的领用数量，原则上不得超过审批后的申请数量。如有特殊情况需要超量领用，必须重新履行审批手续。对于贵重物料或易损耗物料，实行限量领用制度，根据使用部门的实际情况和历史领用数据，设定合理的领用限额。七、物料成本控制1.采购成本控制通过与供应商谈判、招标、比价等方式，争取更优惠的采购价格。定期对市场价格进行调研，了解物料价格波动情况，及时调整采购策略。优化采购批量，根据物料的采购周期、存储成本、运输成本等因素，确定经济采购批量，降低采购总成本。合理控制采购费用，如运输费、装卸费、保险费等，选择合适的运输方式和物流合作伙伴，降低物流成本。2.存储成本控制合理规划仓库存储空间，提高仓库利用率，减少仓库闲置面积，降低仓储成本。加强仓库的日常管理，做好防潮、防虫、防火等工作，减少物料损耗。对于易损坏、易变质的物料，要采取特殊的存储措施，确保物料质量不受影响。定期清理仓库积压物料，及时处理滞销、过期、变质等物料，避免库存积压占用资金，增加存储成本。3.使用成本控制加强对使用部门的培训和教育，提高员工对物料成本控制的认识，倡导节约使用物料的意识。制定物料消耗定额，明确各部门和岗位的物料使用标准，定期对物料消耗情况进行统计分析，对于超出定额的部门进行原因分析和考核。建立物料回收利用机制，对于可回收利用的物料，如包装材料、办公用品等，进行回收再利用，降低物料采购成本。八、物料报废管理1.报废申请对于因质量问题、损坏、过期、滞销等原因需要报废的物料，使用部门或仓储部门填写物料报废申请表，详细说明报废原因、物料名称、规格、数量等信息，提交给部门负责人审批。对于金额较大或涉及重要物料的报废申请，需报上级领导审批。2.报废鉴定审批通过后，由相关部门组织专业人员对报废物料进行鉴定，确认其确实无法继续使用或销售。鉴定人员应填写报废鉴定报告，注明鉴定结果和报废依据。3.报废处理对于同意报废的物料，仓储部门负责组织清理和处置。根据物料的性质和相关规定，可采取报废销毁、变卖等方式进行处理。对于有环保要求的报废物料，如危险化学品等，必须按照环保法规的要求进行专门处理，确保不对环境造成污染。在报废处理过程中，要做好记录，包括报废日期、物料名称、规格、数量、处理方式、处理人员等信息，并存档备查。九、监督与考核1.监督检查定期对超市饭店物料管理工作进行监督检查，检查内容包括采购流程执行情况、验收标准落实情况、库存管理状况、领用制度执行情况等。财务部门负责对物料采购成本、库存成本、使用成本等进行核算和监督，确保成本控制在合理范围内。内部审计部门可定期对物料管理进行专项审计，检查物料管理的内部控制制度是否健全有效，是否存在违规操作和浪费现象。2.考核评价建立物料管理考核评价机制，对采购部门、验收部门、仓储部门、使用部门等相关部门和人员在物料管理工作中的表现进行考核评价。