财务合同原件管理制度

财务合同原件管理制度总则目的为加强公司财务合同原件的管理，规范合同签订、履行、归档等流程，保障公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门涉及的各类财务合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同、投资合同等。基本原则1.依法合规原则：合同签订与管理应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.风险防范原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范风险，保障公司利益。3.统一管理原则：财务合同原件由公司统一归口管理，确保合同管理的规范性和一致性。4.权责明确原则：明确各部门及人员在合同管理中的职责，做到责任清晰。合同签订管理合同签订流程1.业务部门发起：业务部门根据业务需求，拟定合同初稿，并提交至合同管理部门。2.合同审核：合同管理部门对合同初稿进行形式审核，重点审核合同条款的完整性、准确性、合规性等。审核通过后，提交至财务部门进行财务条款审核。财务部门主要审核合同中的付款方式、结算周期、价格条款、税务条款等财务相关内容，确保合同财务风险可控。审核过程中，各部门如有意见分歧，应及时沟通协商，达成一致意见。3.合同审批：经业务部门、合同管理部门、财务部门审核通过的合同，提交至公司管理层进行审批。管理层根据公司战略、业务情况及风险评估等因素，对合同进行最终审批。4.合同签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同文本与审批通过的版本一致，签字盖章齐全。合同签订注意事项1.合同主体资格审查：业务部门在签订合同前，应对合同对方当事人的主体资格、经营范围、信用状况等进行审查，确保对方具备签订合同的能力和资质。2.合同条款明确：合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊不清或歧义条款。特别是财务条款，如付款方式、金额、结算周期等应详细约定，防止出现财务纠纷。3.授权代表签字：合同签订人应具有合法有效的授权，签字盖章应符合公司规定和法律要求。4.合同份数：合同签订后，应根据需要签订多份合同副本，分别交由业务部门、财务部门、合同管理部门等相关部门留存。合同履行管理合同执行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行，应按照合同约定的时间、质量、数量等要求，组织实施相关业务活动。2.财务部门负责对合同执行过程中的财务事项进行跟踪，包括款项收付、发票开具等。及时掌握合同执行进度，确保财务数据的准确性和及时性。3.合同管理部门负责对合同履行情况进行定期检查和监督，协调解决合同履行过程中出现的问题。款项收付管理1.付款管理：财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应对相关业务进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。对于大额付款或存在风险的付款，应报公司管理层审批。2.收款管理：业务部门应及时跟踪合同款项的回收情况，确保款项按时足额收回。财务部门应协助业务部门做好收款工作，对逾期未收回的款项进行预警和催款。发票管理1.发票开具：财务部门应按照合同约定和税务法规要求，及时开具发票。发票内容应与合同内容一致，确保发票的真实性、合法性和有效性。2.发票接收：业务部门应及时接收对方开具的发票，并进行审核。审核内容包括发票的真伪、发票内容与合同是否相符等。如发现问题，应及时与对方沟通解决。3.发票保管：财务部门应妥善保管发票，建立发票登记台账，记录发票的开具、接收、作废等情况。发票保管期限应符合国家法律法规要求。合同变更与解除管理合同变更1.合同变更申请：合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应提出合同变更申请，并提交相关证明材料。2.变更审核：合同管理部门对合同变更申请进行形式审核，财务部门对变更后的财务条款进行审核。审核通过后，提交至公司管理层进行审批。3.变更签订：合同变更经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间等条款。合同解除1.合同解除申请：合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应提出合同解除申请，并提交相关证明材料。2.解除审核：合同管理部门对合同解除申请进行形式审核，财务部门对解除后的财务事项进行审核。审核通过后，提交至公司管理层进行审批。3.解除结算：合同解除后，业务部门应及时与合同对方当事人进行结算，财务部门负责监督结算过程，确保公司利益不受损失。合同归档管理归档范围公司所有签订的财务合同原件及相关附件、变更协议、解除协议等资料均应归档。归档流程1.合同签订后，业务部门应在规定时间内将合同原件及相关资料提交至合同管理部门。2.合同管理部门对收到的合同资料进行整理、编号、装订，确保资料的完整性和规范性。3.整理后的合同资料移交至公司档案室进行归档保存。档案室应建立合同档案目录，便于查询和管理。档案保管期限财务合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司规定执行。一般情况下，合同档案保管期限为[x]年。保管期限届满后，如需销毁，应按照公司档案销毁制度进行审批和处理。档案查阅与借阅1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。查阅过程中，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。2.借阅：公司外部人员因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司管理层审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人应妥善保管合同档案资料，不得转借、丢失或损坏。归还时，档案室工作人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。合同风险管理风险识别与评估1.公司应建立合同风险识别与评估机制，定期对财务合同进行风险排查。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、解除等各个环节。2.合同管理部门、财务部门等相关部门应结合业务实际，对合同风险进行评估，确定风险等级。对于高风险合同，应制定专项应对措施。风险应对措施1.对于信用风险较高的合同对方当事人，可要求提供担保、增加预付款比例等方式降低风险。2.在合同条款中明确违约责任和争议解决方式，确保在发生纠纷时公司能够维护自身合法权益。3.加强对合同执行过程的监控，及时发现和解决潜在风险。如出现风险事件，应迅速启动应急预案，采取有效措施降低损失。监督与考核监督检查1.公司内部审计部门应定期对财务合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、归档等环节是否符合本制度规定。2.合同管理部门应定期对合同执行情况进行自查，及时发现问题并整改。考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门及相关人员在合同管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括合同签订合规性、履行情况、风险控制效果、档案管理质量等。2.考核结果与部门及个人绩效挂钩，对合同管理工