流转单管理制度

流转单管理制度一、总则（一）目的为了规范公司内部各类文件、资料、物品等的流转流程，确保信息传递准确、及时，提高工作效率，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本流转单管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间文件、资料、物品等的流转管理，包括但不限于文件审批、任务交办、物品借用与归还等相关流转事项。（三）基本原则1.准确性原则：流转单上填写的信息应真实、准确、完整，确保流转内容与实际情况相符，避免因信息错误导致工作延误或失误。2.及时性原则：各环节责任人应在规定时间内完成流转单的处理，不得拖延，以保证流转的时效性，满足工作需求。3.责任明确原则：明确流转过程中各个环节的责任主体，确保每一项流转任务都有专人负责，避免出现推诿扯皮现象。4.可追溯性原则：流转单应进行妥善保存，以便在需要时能够追溯流转过程中的各个环节和相关信息，为工作查询、问题追溯和责任认定提供依据。二、流转单的设计与分类（一）流转单的设计流转单应包含以下基本信息：1.流转单编号：具有唯一性，便于对流转单进行识别和管理。2.流转主题：简要概括流转的核心内容，如文件名称、任务名称等。3.流转起始部门：填写发起流转的部门名称。4.流转目的部门：明确流转的目的地部门。5.流转内容描述：详细说明流转的具体文件、资料、物品等内容，必要时可附上相关附件。6.流转要求及说明：对流转的时间要求、特殊注意事项等进行明确说明。7.流转环节及责任人：按照流转顺序依次列出各个环节及对应的责任人。8.流转时间记录：记录流转单在每个环节的接收时间和完成时间。9.备注：用于记录其他需要说明的事项。（二）流转单的分类根据流转内容的不同，流转单可分为以下几类：1.文件审批流转单：用于公司内部各类文件的审批流程，如请示报告、合同协议、规章制度等的审批流转。2.任务交办流转单：适用于上级向下级交办工作任务时的流转，明确任务内容、要求、完成时间等信息。3.物品借用流转单：当公司内部部门之间需要借用物品时，使用此流转单记录借用物品的名称、数量、借用时间、归还时间等信息。4.资料传递流转单：用于传递各类资料，如报表、数据、报告等的流转。三、流转单的流转流程（一）发起1.流转发起部门根据工作需要，填写相应的流转单。填写内容应清晰、准确、完整，确保接收部门能够明确流转的意图和要求。2.在流转单上明确流转的起始部门、目的部门、流转主题、流转内容描述、流转要求及说明等信息，并附上相关的文件、资料或物品。3.流转发起部门负责人对流转单进行审核，确认填写内容无误后签字或盖章，并将流转单提交至下一环节。（二）流转1.接收部门收到流转单后，应及时对流转单进行核对。核对内容包括流转单编号、流转主题、流转起始部门、目的部门、流转内容描述、流转要求及说明等信息是否准确，附件是否齐全。2.如发现流转单信息有误或附件不齐全，接收部门应及时与发起部门沟通，要求发起部门进行更正或补充。3.核对无误后，接收部门根据流转单的要求和本部门的职责，安排专人对流转事项进行处理。处理人员应在流转单上记录接收时间，并按照规定的流程和时间要求完成相应的工作。4.在流转过程中，如涉及多个环节，流转单应依次传递至各个环节的责任人。各环节责任人应按照规定的时间和要求完成本环节的工作，并在流转单上签字确认，注明完成时间。（三）审批（如有）1.对于需要审批的流转事项，如文件审批流转单，流转单应按照公司的审批流程依次提交给各级审批人。2.审批人应认真审阅流转单及相关附件，根据审批权限和公司规定进行审批。审批意见应明确、具体，如同意、不同意，并说明理由。3.审批人在流转单上签字或盖章，并注明审批时间。如不同意流转事项，应将流转单退回发起部门，并说明原因。（四）结束1.当流转事项完成后，流转单应回到发起部门或按照规定的流程归档保存。2.发起部门应对流转事项的完成情况进行跟踪和确认，确保流转的文件、资料、物品等已妥善处理。3.流转单在流转过程中的各个环节的记录应完整、准确，作为工作过程和结果的重要依据进行保存。四、流转单的填写规范（一）字迹清晰流转单上的字迹应工整、清晰，易于辨认，避免因字迹潦草导致信息误解。（二）内容完整1.按照流转单的格式要求，填写所有必填项目，确保流转单上的信息完整无缺。2.流转内容描述应详细、准确，能够清晰地说明流转的具体事项。如有需要，可附上相关的说明或解释。（三）语言规范使用规范的语言文字填写流转单，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和语句。（四）签字盖章流转单上涉及的签字和盖章应符合公司的规定和要求，签字人应确保签字的真实性和有效性，盖章应清晰、完整。五、流转单的跟踪与催办（一）跟踪机制1.为确保流转单能够及时、顺利地流转，各部门应指定专人负责对本部门发起或涉及的流转单进行跟踪。2.跟踪人员应定期查看流转单的流转状态，了解流转单在各个环节的处理情况，确保流转过程符合规定的时间要求和流程。（二）催办措施1.如发现流转单在某个环节出现延误或停滞，跟踪人员应及时与相关环节的责任人沟通，了解原因，并督促其尽快完成工作。2.对于因特殊原因无法按时完成流转的情况，责任人应及时向跟踪人员说明情况，并提交书面的延期申请，注明延期的原因和预计完成时间。跟踪人员应根据实际情况进行审核，并将审核结果反馈给相关部门。3.如经多次催办仍未解决流转延误问题，跟踪人员应向上级领导汇报，由上级领导协调解决，确保流转工作能够顺利推进。六、流转单的存档与查阅（一）存档1.流转单完成流转后，各部门应按照公司的档案管理规定，将流转单进行整理和归档。2.流转单的存档期限应符合公司的相关规定，一般情况下应保存一定期限，以便在需要时能够查阅和追溯。3.存档的流转单应按照类别、时间顺序等进行分类存放，便于查找和管理。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅流转单时，应填写查阅申请表，注明查阅的流转单编号、查阅原因、查阅内容等信息，并提交所在部门负责人审批。2.经审批同意后，查阅人员可到档案管理部门查阅相应的流转单。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印或带走流转单。3.如因特殊情况需要复印或带走流转单，查阅人员应另行提交申请，并经档案管理部门负责人批准。复印或带走的流转单应按照规定进行使用和保管，不得泄露或用于其他非工作目的。七、流转单的保密管理（一）保密要求流转单中涉及的公司机密信息、商业秘密、个人隐私等内容，各部门和相关人员应严格保密，不得泄露给无关人员。（二）保密措施1.在流转单的流转过程中，各环节责任人应妥善保管流转单，防止丢失或被盗。如发现流转单丢失，应立即向本部门负责人报告，并采取相应的措施进行查找和补救。2.对于涉及保密内容的流转单，应在流转单上注明"机密"或"秘密"等字样，并按照公司的保密规定进行处理。在流转过程中，应尽量减少流转范围，避免不必要的人员接触。3.严禁通过非公司规定的渠道传递涉及保密内容的流转单，如使用外部邮箱、即时通讯工具等传递机密信息。如需通过电子方式传递，应使用公司内部的加密邮件系统或其他安全可靠的方式。4.各部门应对本部门涉及流转单保密管理的人员进行定期的保密培训，提高保密意识，确保保密措施的有效执行。八、违反流转单管理制度的责任追究（一）责任认定1.如发现违反流转单管理制度的行为，公司将对相关责任人进行责任认定。责任认定将根据流转单的流转记录、相关人员的工作记录、调查情况等进行综合判断。2.对于因故意或重大过失导致违反流转单管理制度的行为，将加重责任追究力度。（二）责任追究方式1.对于违反流转单管理制度的责任人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括但不限于警告、罚款、绩效扣分、降职降薪、解除劳动合同等。2.如因违反流转单管理制度给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.对于违反