机动票管理制度

机动票管理制度总则目的为加强公司机动票的管理，规范机动票的使用流程，确保机动票的合理、有效利用，保障公司运营秩序，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及机动票的相关业务及人员，包括但不限于票务管理部门、各业务部门及相关工作人员。定义1.机动票：指公司为应对各类突发情况、临时业务需求或特殊活动等而预留的具有一定灵活性和自主性的票务资源。2.票务管理部门：负责公司机动票的整体规划、调配、登记、统计等管理工作的部门。机动票的分类与管理原则机动票分类1.按用途分类应急业务票：用于处理公司紧急突发业务，如紧急出差、紧急会议安排等。临时活动票：针对公司临时举办的各类活动，如临时促销活动、内部培训活动等所需的票务。特殊客户票：为满足重要客户、合作伙伴等特殊群体的特殊需求而预留的机动票。2.按票务类型分类飞机票：包括国内航线和国际航线的经济舱、商务舱、头等舱机票。火车票：涵盖不同等级的座位票和卧铺票。汽车票：市内及长途汽车票。其他票种：如船票、景区门票等根据公司业务需要涉及的票务类型。管理原则1.计划性原则：机动票的使用应提前规划，根据公司业务需求和预计情况进行合理储备和调配，避免资源浪费。2.合理性原则：严格按照规定的用途和条件使用机动票，确保票务资源用于最急需和最合理的业务场景。3.安全性原则：加强对机动票的安全管理，防止票务信息泄露、遗失或被盗用等情况发生。4.监督与审计原则：建立健全监督机制，对机动票的使用情况进行定期审计和检查，确保票务使用的合规性和透明度。机动票的申请与审批申请流程1.业务部门发起：各业务部门根据实际业务需求，填写《机动票申请表》，详细说明申请机动票的原因、用途、预计出行时间、出行人数、票务类型等信息。2.部门负责人审核：业务部门负责人对申请表进行审核，确认申请的必要性和合理性，签署审核意见。3.提交票务管理部门：审核通过后的申请表提交至票务管理部门。审批权限1.应急业务票单次申请金额在[X]元以下的，由票务管理部门负责人审批。单次申请金额在[X]元至[X]元之间的，由分管票务工作的公司领导审批。单次申请金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。2.临时活动票单次申请金额在[X]元以下的，由票务管理部门负责人审批。单次申请金额在[X]元至[X]元之间的，由分管活动策划的公司领导审批。单次申请金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。3.特殊客户票无论申请金额大小，均需由公司总经理审批。审批时间要求票务管理部门应在收到完整申请表后的[X]个工作日内完成审批。如遇紧急情况，应在[X]小时内给予答复，确保业务不受影响。机动票的预订与购买预订流程1.票务管理部门根据审批通过的申请表，及时与相关票务供应商或代理机构联系，进行机动票的预订。2.在预订过程中，详细核对预订信息，包括乘客姓名、身份证号码、出行时间、票务类型等，确保信息准确无误。3.预订成功后，票务管理部门应获取预订凭证，并妥善保存。购买流程1.根据预订情况，票务管理部门按照公司财务制度进行机动票的购买操作。2.选择正规、可靠的支付方式完成购票付款，确保资金安全。3.购票完成后，及时获取正式票据，并进行详细登记。机动票的发放与领取发放方式1.电子票：对于电子票形式的机动票，票务管理部门应将电子票信息及时发送至相关业务部门或人员指定的电子账户，并告知其查看和使用方式。2.纸质票：对于纸质票形式的机动票，票务管理部门应在收到正式票据后，按照以下方式发放：自取：通知相关业务部门或人员在规定时间内到票务管理部门指定地点自取，并要求领取人签字确认。邮寄：根据领取人的要求，通过安全可靠的邮寄方式将纸质票送达指定地址，并保留邮寄凭证。领取要求1.领取人身份核实：领取人需携带有效身份证件进行领取，票务管理部门工作人员应仔细核对领取人身份信息与申请表中的信息一致。2.签字确认：领取人在领取机动票时，需在领取登记表上签字确认，注明领取时间、票务信息等内容。机动票的使用与变更使用规定1.业务部门或人员应严格按照申请用途和批准的出行时间使用机动票，不得擅自更改行程或转让票务。2.在使用机动票时，应遵守相关票务规定和航空公司、铁路部门、汽车公司等的运输条款，确保出行顺利。变更流程1.如因特殊原因需要变更机动票的使用信息，包括出行时间、出行人数、票务类型等，业务部门应提前填写《机动票变更申请表》，详细说明变更原因和变更内容。2.按照机动票申请时的审批权限，将变更申请表提交相应领导进行审批。3.票务管理部门根据审批结果，及时与票务供应商或代理机构沟通协调，办理机动票变更手续。4.变更完成后，票务管理部门应将变更后的票务信息及时通知相关业务部门或人员。机动票的报销与结算报销凭证1.乘坐飞机、火车、汽车等交通工具的机动票，以取得的正规发票或行程单作为报销凭证。2.对于特殊客户票等其他类型的票务，应根据实际情况提供相应的有效报销凭证。报销流程1.业务部门或人员在完成相关业务后，按照公司财务报销制度填写报销申请，附上机动票报销凭证、《机动票申请表》等相关资料。2.部门负责人对报销申请进行审核，确认业务真实性和报销凭证完整性后签署审核意见。3.提交财务部门进行报销审核，财务部门根据公司财务制度和相关规定进行审核，审核通过后予以报销。结算方式1.票务管理部门定期与票务供应商或代理机构进行结算，核对票务购买数量、金额等信息，确保结算准确无误。2.根据公司财务安排，选择合适的结算方式进行付款，如银行转账、支票支付等。机动票的库存管理库存盘点1.票务管理部门应定期对机动票库存进行盘点，确保库存数量与系统记录一致。2.每月末进行一次全面盘点，盘点结果应形成盘点报告，详细记录盘点情况，包括库存数量、票务类型、有效期等信息。库存预警1.根据公司业务需求和历史票务使用情况，设定机动票库存预警线。2.当库存数量接近预警线时，票务管理部门应及时向相关领导汇报，并根据情况启动机动票补充计划。机动票的监督与审计监督机制1.公司内部设立监督岗位或指定专人负责对机动票的使用情况进行日常监督，检查业务部门是否按照规定申请、使用和报销机动票。2.票务管理部门应定期对机动票的管理情况进行自查，发现问题及时整改。审计要求1.公司审计部门定期对机动票的管理和使用情况进行审计，审查票务申请的合理性、审批流程的合规性、票务使用的真实性、报销凭证的完整性等。2.审计过程中发现的问题，审计部门应及时出具审计报告，提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自使用机动票。2.擅自更改机动票使用信息，包括出行时间、出行人数、票务类型等。3.转让、倒卖机动票。4.提供虚假票务申请信息或报销凭证。5.因保管不善导致机动票遗失、被盗用等情况。处理措施1.对于初次违规且情节较轻的，给予警告处分，并要求其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等，同时给予行政处分，如降职、撤职等。3.对于因违规行为