团体险管理制度

团体险管理制度（一）目的本团体险管理制度旨在规范公司团体险业务的管理，确保保险服务符合公司需求，保障员工权益，同时有效控制风险，提高保险资源的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司作为投保人统一为员工投保的各类团体险业务。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规以及保险监管机构的相关规定，确保团体险业务合法合规开展。2.保障充分原则根据公司实际情况和员工需求，提供全面、充分的保险保障，最大程度维护员工利益。3.风险可控原则对团体险业务进行全程风险监控，合理评估风险，采取有效措施防范和化解风险，确保公司利益不受损失。4.成本效益原则在保障保险质量和服务水平的前提下，优化保险方案，合理控制保险成本，提高保险资源的投入产出比。二、管理职责（一）人力资源部门1.负责收集、整理员工保险需求信息，配合保险管理部门制定团体险方案。2.协助保险管理部门进行保险条款的沟通与解释，解答员工关于保险权益的疑问。3.根据员工变动情况，及时向保险管理部门提供人员增减信息，确保保险名单的准确性和及时性。（二）保险管理部门1.负责团体险业务的整体规划与组织实施，包括保险方案的设计、保险公司的选择与谈判、保险合同的签订与管理等。2.定期评估团体险方案的实施效果，根据公司发展和员工需求变化，适时调整保险方案。3.与保险公司保持密切沟通，协调处理保险理赔、续保等相关事宜，跟踪保险服务质量，及时反馈员工意见和建议。4.负责建立和维护团体险业务档案，包括保险合同、投保清单、理赔记录等，确保档案资料的完整性和准确性。（三）财务部门1.负责审核团体险费用预算，监督保险费用的支付情况，确保费用支出合理合规。2.协助保险管理部门进行保险成本核算与分析，为保险方案的优化提供财务数据支持。3.负责与保险公司进行保险费用的结算工作，确保账目清晰、准确。（四）审计部门1.定期对团体险业务进行审计，检查保险业务操作的合规性、保险费用的使用情况以及保险理赔的真实性等。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保团体险业务规范运作。三、保险方案设计与选择（一）需求调研1.人力资源部门每年定期开展员工保险需求调查，了解员工对保险保障的期望和关注点，收集员工对保险产品种类、保险金额、保险期限等方面的需求信息。2.结合公司实际情况，如行业特点、员工年龄结构、职业风险等，对员工保险需求进行综合分析，为保险方案设计提供依据。（二）方案设计1.保险管理部门根据需求调研结果，会同相关部门制定团体险方案初稿。方案应涵盖保险产品种类、保险责任、保险金额、保险期限、保险费率、理赔条件等内容。2.在方案设计过程中，充分考虑公司的经济承受能力和风险保障需求，确保方案既能够提供充分的保险保障，又不会给公司带来过大的财务压力。3.组织相关部门对方案初稿进行评审，广泛征求意见和建议，对方案进行修改和完善，确保方案符合公司整体利益和员工需求。（三）保险公司选择1.制定保险公司选择标准，包括保险公司的信誉、实力、服务质量、产品性价比等方面。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，从符合条件的保险公司中选择若干家作为潜在合作伙伴。3.对潜在合作伙伴进行详细的尽职调查，包括公司背景、财务状况、经营业绩、市场口碑等，评估其综合实力和合作潜力。4.根据尽职调查结果，结合保险方案要求，选择最合适的保险公司作为团体险业务的合作方，并与其进行谈判，确定合作细节和条款。四、保险合同管理（一）合同签订1.保险管理部门负责与选定的保险公司签订团体险保险合同，明确双方的权利和义务。2.在签订合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容与保险方案一致，对涉及公司利益和员工权益的关键条款进行重点审核。3.合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门了解保险合同内容，做好后续的保险管理工作。（二）合同变更1.在保险合同有效期内，如因公司经营状况变化、员工需求调整等原因需要变更合同条款，保险管理部门应及时与保险公司协商，提出变更申请。2.变更申请经双方协商一致后，签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行审批和备案。3.跟踪合同变更的执行情况，确保变更后的合同条款得到有效落实。（三）合同续保1.在保险合同到期前，保险管理部门应提前评估保险方案的实施效果和公司需求变化，结合市场情况，制定续保计划。2.与保险公司进行续保谈判，争取有利的续保条件，如续保费率、保险责任调整等。3.根据续保谈判结果，办理续保手续，确保保险合同的连续性，保障公司和员工的保险权益不受影响。（四）合同档案管理1.建立健全团体险合同档案管理制度，对保险合同及相关资料进行分类、归档和保管。2.合同档案应包括保险合同正本、副本、合同变更协议、续保申请及批复、理赔记录等资料，确保档案资料的完整性和准确性。3.按照档案管理规定，定期对合同档案进行整理和清查，防止档案丢失或损坏。同时，做好档案的查阅和借阅管理工作，确保档案信息的安全与保密。五、保险费用管理（一）预算编制1.保险管理部门根据团体险方案和员工人数，会同财务部门编制年度保险费用预算。预算应包括保险费、手续费、服务费等各项费用明细。2.在编制预算过程中，充分考虑保险费率的变化趋势、人员变动情况以及可能发生的理赔费用等因素，确保预算的科学性和合理性。3.年度保险费用预算经公司管理层审批后执行，作为公司控制保险费用支出的依据。（二）费用支付1.财务部门按照保险合同约定，及时、足额支付保险费用。在支付保险费用前，应对费用金额、支付对象、支付方式等进行审核，确保支付信息准确无误。2.保险管理部门负责提供保险费用支付所需的相关资料，如保险合同、发票、支付申请等，并协助财务部门完成费用支付手续。3.建立保险费用支付台账，详细记录每笔保险费用的支付时间、金额、支付对象等信息，便于跟踪和核对费用支出情况。（三）费用核算与分析1.财务部门定期对保险费用进行核算，确保费用支出与预算相符。同时，对保险费用的构成进行分析，评估各项费用的合理性。2.保险管理部门配合财务部门进行保险费用分析，提供相关业务数据和信息，共同探讨优化保险方案、降低保险成本的措施。3.根据费用核算与分析结果，及时调整保险费用预算，为公司决策提供参考依据。六、保险理赔管理（一）理赔报案1.员工发生保险事故后，应及时向所在部门报告，所在部门负责人应在接到报告后第一时间通知保险管理部门。2.保险管理部门在接到报案后，指导员工填写理赔申请表，并协助收集理赔所需的相关资料，如事故证明、诊断证明、病历、费用清单等。3.建立理赔报案登记制度，详细记录报案时间、报案人、事故情况、预计理赔金额等信息，确保理赔工作的及时性和准确性。（二）理赔申请1.保险管理部门在收集齐全理赔资料后，按照保险合同约定的理赔流程，向保险公司提交理赔申请。2.在提交理赔申请前，对理赔资料进行认真审核，确保资料的真实性、完整性和合规性。对于不符合要求的理赔资料，及时通知员工补充或更正。3.跟踪理赔申请的进展情况，及时与保险公司沟通协调，了解理赔审核进度和结果。（三）理赔审核与支付1.保险公司收到理赔申请后，按照合同约定进行理赔审核。保险管理部门协助保险公司做好理赔调查工作，提供必要的协助和支持。2.对于审核通过的理赔案件，保险公司按照合同约定及时支付理赔款项。财务部门负责核对理赔金额和支付信息，确保理赔款项准确无误地支付到员工指定账户。3.对于审核不通过的理赔案件，保险管理部门及时向员工反馈原因，并协助员工与保险公司进行沟通协商，争取合理解决。（四）理赔档案管理1.建立理赔档案管理制度，对理赔过程中产生的各类资料进行分类、归档和保管。理赔档案应包括理赔申请表、理赔资料、理赔审核记录、理赔支付凭证等。2.理赔档案作为公司保险业务的重要资料，应妥善保存，以备查阅和审计。按照档案管理规定，定期对理赔档案进行整理和清查，确保档案资料的完整性和准确性。七、风险管理与监督（一）风险识别与评估1.保险管理部门定期对团体险业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如保险条款风险、保险公司经营风险、理赔风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，明确风险控制措施和责任人，确保风险可控。（二）内部控制1.建立健全团体险业务内部控制制度，规范业务操作流程，明确各部门和岗位的职责权限，防止因内部管理不善导致的风险。2.加强对保险业务操作过程的监督检查，定期对保险方案执行情况、保险费用支付、理赔处理等环节进行内部审计，及时发现和纠正存在的问题。3.强化员工培训，提高员工的风险意识和业务水平，确保员工能够正确履行职责，防范操作风险。（三）外部监督1.密切关注保险监管政策的变化，及时调整团体险业务管理策略，确保公司业务符合监管要求。2.接受公司内部审计部门和外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，对审计提出的问题及时整改落实。3.定期向公司管理层汇报团体险业务风险管理情况，及时反馈业务发展中存在的风险问题，为公司决策提供参考依据。八、信息沟通与培训（一）信息沟通1.建立团体险业务信息沟通机制，加强各部门之间的信息交流与共享。保险管理部门定期向人力资源部门、财务部门等相关部门通报团体险业务进展情况、保险方案执行情况、理赔情况等信息。2.设立专门的保险咨询热线或邮箱，接受员工关于保险权益、理赔流程等方面的咨询和投诉，及时回复员工的疑问和诉求。3.定期召开团体险业务沟通会议，由保险管理部门牵头，各相关部门参加，共同商讨解决业务发展中存在的问题，协调推进各项工作。（二）培训1.为提高员工对团体险的认知和理解，增强员工的保险意识，定期组织员工参加团体险知识培训。培训内容包括保险方案介绍、保险条款解读、理赔流程说明等。2.根据不同岗位员工的需求，有针对性地开展培训，如对人力资源部门