2020档案数字化操作规程　纸质档案

档案数字化操作规程纸质档案目 次前言 II112范引文件 13本则 14施体 15作织 26理求 27作程 4附录A（料附）纸质案字管登表示例 9附录B（料附）纸质案字工操流程图 31参考献 32I档案数字化操作规程纸质档案范围GB/T20530—2006文献档案资料数字化工作导则DA/T18档案著录规则DA/T20.1民国档案著录细则DB35/T161文书档案目录数据交换格式与著录细则《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）安全采取科学、有效的安全措施和技术手段，建立安全保密机制，做到档案数字化加工全程可控。规范共享（）1GB/T20530—20065人员场地（A6（AA.2）AA.3），非2设备（A数据A/AA.6），（/AA.7）（AA.8）3AA.9）（AA.10）B（化审批书参见附录AA.11）实体出库申请单参见附录AA.12）AA.13）前处理编页）14（）（复情况登记表参见附录AA.14）扫描AA.91/3524300dpi600dpi600dpiTIFF、JPEGJPEG2000JPEG可用无损压缩TIFFOFDPDFA（）参见附录AA.16OFD/PDF纠偏裁边mm～3mm去污加强图像质量的检查工作（档案数字化图像抽检情况登记表参见附录A中的表A.17），重点包括以下方面：6DA/T18DA/T20.1DB35/T161DBFXLS（AA.18）。（AA.AA.100100599.9100％1005951007采用人工检查的方式对工作文件的完整性和规范性进行100％检查，合格率应达到100％。AA.21）（A8附录A（资料性附录）纸质档案数字化管理登记表示例纸质档案数字化管理登记表示例见表A.1至表A.22。表A.1档案数字化监控硬盘更换情况登记表序号硬盘编号硬盘序列号监控起止时间更换人更换日期审核人备注年月日—年月日年月日—年月日年月日—年月日年月日—年月日年月日—年月日9表A.2档案数字化安全巡查情况登记表序号巡查时间巡查情况巡查人备注巡查数字化现场时，应重点检查前处理区、扫描区、图像处理区、目录著录区、装订区、休息区、门窗等安全情况。巡查数字化设备时，应重点检查监控视频、电源、网络、计算机、扫描仪、消防等设备的安全情况。巡查档案保管库时，应重点检查温湿度、门禁、灯、柜架、空调、除湿机等情况。10表A.3档案数字化访客出入情况登记表序号来访单位（部门）理由人数来访人员签名陪同人员签名入场时间离场时间月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分11表A.4档案数字化设备维护检修情况登记表序号时间设备名称（编号）维护检修方式处理结果检修人审核人备注12表A.5档案数字化成果备份清单时间：年月日备份内容概述载体类型载体规格载体数量备份数据明细序号载体编号备份数据内容卷（件）数案卷级目录数文件级目录数图像画幅数、容量及格式备注总计备份部门经办人负责人保管部门经办人负责人13表A.6档案数字化存储数据迁移/修改情况登记表序号数据地址数据类型和内容数量容量操作描述操作人审核人时间备注14表A.7档案数字化硬盘/光盘使用情况登记表序号硬盘/光盘编号领用时间领用人用途读取/刻录使用设备编号/IP刻录设备和硬盘/光盘归还时间审核人备注15表A.8档案数字化加工环节实体流转情况登记表数字化加工环节（□前处理□扫描□图像处理□图像质检□目录著录□目录质检□装订）序号起止卷（件）号卷（件）数领取时间领取人归还时间库管员备注月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分16表A.9档案数字化加工流程单序号档号序号档号案卷总体情况非密件处理情况密件处理情况数据挂接页/条）装订备注页数（页）密件数（件）密件页数（页）前处理（页）扫描（页）图像处理（页）图像质检（页）目录著录（条）目录质检（条）前处理（页）扫描（页）图像处理（页）图像质检（页）目录著录（条）目录质检（条）装订（页）装订质检（页）注：流程单随档案在数字化各环节中流转，集中记录每卷/件纸质档案（以档号为单位）从抽取密件到装订每个环节的数量、操作人员和时间等信息。（抽取密件：非密件环节密件环节17表A.10档案数字化加工现场工作日志日期：年月日时间主要事项记录人备注18表A.11档案数字化审批书批次数字化对象数字化管理部门意见部门负责人：年月日档案保管部门意见部门负责人：年月日单位意见现批准对等（件）档案进行数字化。分管领导：年月日19表A.12档案数字化实体出库申请单填写时间：年月日调卷部门调卷人负责人调卷目的案卷明细全宗号目录号案卷号数量（卷）备注档案保管部门办理情况调卷人时间年月日归卷人时间年月日20表A.13档案数字化抽取密件情况登记表档号起止页号页数密级备注责任人：日期：21表A.14档案数字化实体修复情况登记表序号档号起止页号页数提交人接收人提交日期修复情况归还日期备注22表A.15档案数字化图像命名与存储示例（以件为单位）档号结构全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号注：档案门类代码和机构（问题）代码为可选项。示例：11261（503-06YBS00。图像命名JPG图像命名：全宗号-年度-保管期限代码-机构代码-件号-每页页号.jpg示例：0131-2006-Y-BGS-0001-0001.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0002.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0003.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0004.jpg0131-2006-Y-BGS-0001-0005.jpgPDF图像命名：全宗号-年度-保管期限代码-机构代码-件号.pdf示例：0131-2016-Y-BGS-0001.pdf图像存储JPG图像存储：PDF图像存储：23表A.16档案数字化图像命名与存储示例（以卷为单位）档号结构案卷级：全宗号-目录号-案卷号文件级：全宗号-目录号-案卷号-件（页）号注：有分卷号的，可在案卷号后加“分卷号”。示例：11111（150300-01，0131-001-0001-0001图像命名JPG图像命名：全宗号-目录号-案卷号-件（页）号.jpg示例：0131-001-0001-0001.jpg0131-001-0001-0002.jpg0131-001-0001-0003.jpg0131-001-0001-0004.jpg0131-001-0001-0005.jpgpdf图像命名：全宗号-目录号-案卷号-件（页）号.pdf示例：0131-001-0001-0001.pdf图像存储JPG图像存储：PDF图像存储：24表A.17档案数字化图像抽检情况登记表第批次画幅总数：抽检数：抽检率：序号档号画幅数（页数）抽检情况备注情况汇总责任人：日期：25表A.18档案数字化目录抽检情况登记表第抽检数：抽检率：序号档号目录数（条数）抽检情况备注情况汇总责任人：日期：26表A.19档案数字化图像验收单第批次序号全宗号目录号（年度）起止卷（件）号卷（件）数画幅数质检人验收人验收结果备注注：“目录号（年度）”栏目中，以卷为单位的档案填写“目录号”，以件为单位的档案填写“年度”。审核人：审核时间：审核结果：27表A.20档案数字化目录验收单第批次序号全宗号目录号（年度）起止卷（件）号卷（件）数案卷级目录数文件级目录数质检人验收人验收结果备注注：“目录号（年度）”栏目中，以卷为单位的档案填写“目录号”，以件为单位的档案填写“年度”。审核人：审核时间：审核结果：28表A.21档案数字化成果移交单第移交内容概述移交数据明细序号全宗号目录号（年度）卷（件）起止号卷（件）数案卷级目录数文件级目录数图像文件数、画幅数、容量及格式备注总计移交部门经办人负责人移交时间接收部门经办人负责人接收时间分管领导注：“目录号（年度）”栏目中，以卷为单位的档案填写“目录号”，以件为单位的档案填写“年度”。29表A.22档案数字化实体归还入库移交单第批次移交时间：年月日序号全宗号目录号（年度）起止卷（件）号卷（件）数备注注：“目录号（年度）”栏目中，以卷为单位的