建筑企业合同管理制度

建筑企业合同管理制度一、总则1.目的为加强建筑企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，提高企业经济效益，根据国家法律法规及相关政策，结合本企业实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内部各部门及所属各单位在工程建设、物资采购、劳务分包、设备租赁等经营活动中所签订的各类合同。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由企业总经理担任主任，分管经营、法务、财务等工作的副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、流程及重大合同。协调解决合同管理中的重大问题。对合同管理工作进行监督和指导。2.合同管理部门设置：企业设立合同管理部，负责合同管理的日常工作。职责：制定和完善合同管理制度、流程及示范文本。参与合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。建立合同台账，统计分析合同执行情况。负责合同纠纷的处理及诉讼、仲裁等相关事务。对各部门合同管理工作进行指导和培训。3.合同承办部门职责：负责本部门业务范围内合同的洽谈、起草、送审、签订、履行、变更、终止等工作。配合合同管理部门做好合同管理相关工作，及时向合同管理部门报送合同执行情况等资料。对本部门合同风险负责。4.合同审批部门法务部门：负责对合同的合法性、合规性进行审查。财务部门：负责对合同的财务条款进行审查，评估合同的财务风险。其他相关部门：根据合同业务性质，对合同涉及的专业条款进行审查。三、合同签订管理1.合同谈判合同承办部门应组织相关人员进行合同谈判，收集对方主体资格、资质信誉、履约能力等信息，了解合同标的、价款、质量、履行期限、地点和方式等条款。谈判人员应做好谈判记录，记录谈判过程中的重要事项和双方达成的共识。2.合同起草合同一般应由合同承办部门负责起草。合同文本应使用国家或行业推荐的示范文本，或参照示范文本结合实际情况进行拟定。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。3.合同审核合同承办部门应将起草好的合同文本提交合同管理部门进行初审，初审内容包括合同主体资格、条款完整性、合法性等。合同管理部门初审通过后，依次送法务部门、财务部门及其他相关部门进行审核。各审核部门应在规定时间内提出审核意见。审核意见应明确、具体，指出合同存在的问题及修改建议。合同承办部门应根据审核意见对合同进行修改完善。4.合同签订经审核通过的合同，由企业法定代表人或其授权代理人签订。授权代理人签订合同的，应出具法定代表人的授权委托书。合同签订应使用企业统一的合同专用章，并严格按照用印管理制度进行用印。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门存档。四、合同履行管理1.履行计划合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人员及时间节点。合同履行计划应报合同管理部门备案。2.履行跟踪合同承办部门应按照合同履行计划组织实施，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现异常情况及时督促合同承办部门采取措施。3.资料归档合同履行过程中产生的各类资料，如往来函件、会议纪要、验收报告等，合同承办部门应及时整理归档。归档资料应真实、完整、有效，能够反映合同履行的全过程。4.变更管理合同履行过程中如需变更合同条款，合同承办部门应及时与对方协商，达成一致意见后签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核、签订和备案。5.终止管理合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时办理结算、清理等手续，并将相关情况书面通知合同管理部门。合同管理部门应对合同终止情况进行登记和归档。五、合同风险管理1.风险识别与评估合同管理部门应定期组织合同风险识别与评估工作，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面分析和评估。风险识别与评估应涵盖合同主体风险、条款风险、履行风险、变更风险、终止风险等方面。2.风险应对措施根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、专项管理等措施。加强对合同对方的信用管理，建立信用档案，对信用状况不佳的企业谨慎签订合同。3.风险监控与预警建立合同风险监控机制，实时跟踪合同履行情况，及时发现风险隐患。当合同风险达到预警值时，合同管理部门应及时发出预警信号，提醒合同承办部门采取措施防范风险。六、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。在合同签订前，充分了解对方情况，对可能出现的纠纷进行预判，制定应对预案。2.纠纷处理程序合同发生纠纷时，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并提供相关资料。合同管理部门会同法务部门等相关部门进行分析研究，制定纠纷处理方案。根据纠纷处理方案，与对方协商解决纠纷；协商不成的，可通过仲裁或诉讼等方式解决。3.纠纷处理结果跟踪纠纷处理完毕后，合同管理部门应及时跟踪处理结果的执行情况，确保企业合法权益得到维护。对合同纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施，完善合同管理制度。七、合同档案管理1.档案收集合同承办部门应在合同签订、履行完毕或终止后，及时将合同及相关资料移交合同管理部门进行归档。移交的档案应包括合同文本、谈判记录、审核意见、变更协议、履行资料、纠纷处理资料等。2.档案整理合同管理部门应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案资料整齐有序。对合同档案中的重要文件应进行扫描备份，建立电子档案。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。建立合同档案查阅制度，严格控制档案查阅范围和程序，确保档案安全。4.档案销毁合同档案超过保管期限需要销毁的，应由合同管理部门提出销毁申请，经审批后按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。八、合同信息化管理1.建立合同管理信息系统企业应建立合同管理信息系统，实现合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程信息化管理。合同管理信息系统应具备合同模板管理、流程审批、台账统计、风险预警等功能。2.数据录入与维护合同承办部门应及时将合同相关信息录入合同管理信息系统，确保数据准确、完整。合同管理部门应定期对系统数据进行维护和更新，保证系统数据的时效性和可靠性。3.信息共享与利用通过合同管理信息系统实现合同信息在各部门之间的共享，提高工作效率和管理水平。利用系统数据进行统计分析，为企业决策提供依据。九、监督与考核1.监督检查合同管理部门应定期对各部门合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订与履行情况、档案管理情况等。对监督检查中发现的问题，应及