公司打印机使用管理制度

公司打印机使用管理制度一、总则1.目的为了规范公司打印机的使用，提高打印机的使用效率，确保打印机的正常运行，节约办公资源，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理职责公司行政部门负责打印机的日常管理、维护和保养工作，确保打印机的正常运行，并对员工的打印机使用情况进行监督和检查。各部门负责人负责本部门员工打印机使用的指导和监督，确保本部门员工遵守打印机使用管理制度。二、打印机的申购与配置1.申购流程各部门因工作需要新增打印机时，应填写《打印机申购申请表》，详细说明申购理由、打印机型号、数量等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门根据公司实际情况和各部门需求，对申购申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。审批通过后，由行政部门负责统一采购打印机。2.配置原则打印机的配置应根据公司业务需求和员工实际工作需要进行合理配置，避免资源浪费。对于打印量较大的部门，可配置高性能、大容量的打印机；对于打印量较小的部门，可配置普通打印机。同时，应根据打印机的使用情况，合理分配打印机的使用权限，确保各部门打印机的使用效率。三、打印机的安装与调试1.安装要求打印机的安装应按照打印机的使用说明书进行操作，确保安装正确、牢固。在安装过程中，应注意避免打印机受到碰撞和损坏。同时，应将打印机安装在通风良好、干燥、平稳的地方，避免阳光直射和潮湿环境。2.调试要求打印机安装完成后，应进行调试，确保打印机能够正常运行。调试内容包括打印机的硬件连接、软件驱动安装、打印测试等。在调试过程中，如发现问题应及时与打印机供应商或技术支持人员联系，寻求解决方案。四、打印机的使用与操作1.使用规范员工在使用打印机前，应先检查打印机是否正常，如发现打印机出现故障或异常情况，应及时通知行政部门。员工应按照打印机的使用说明书进行操作，避免因操作不当导致打印机损坏。在打印过程中，应注意观察打印机的工作状态，如发现打印机出现卡纸、缺纸等情况，应及时排除故障。员工在使用打印机时，应注意节约纸张，根据文件内容和实际需要，合理选择打印纸张的大小和打印份数。对于可双面打印的文件，应尽量选择双面打印，以减少纸张浪费。员工在使用打印机时，应注意保护打印机的环境卫生，避免在打印机上放置杂物，保持打印机的清洁。2.操作流程打印操作：员工在需要打印文件时，应先将文件发送至打印机队列。在发送文件前，应检查文件的格式和内容是否正确，确保文件能够正常打印。发送文件后，应在打印机队列中查看打印任务的状态，如发现打印任务出现异常情况，应及时取消或重新发送打印任务。复印操作：员工在需要复印文件时，应先将文件放置在复印机的扫描台上，选择复印份数和复印比例等参数，然后按下复印按钮进行复印。在复印过程中，应注意观察复印机的工作状态，如发现复印机出现卡纸、缺粉等情况，应及时排除故障。扫描操作：员工在需要扫描文件时，应先将文件放置在扫描仪的扫描台上，选择扫描格式和保存路径等参数，然后按下扫描按钮进行扫描。在扫描过程中，应注意观察扫描仪的工作状态，如发现扫描仪出现卡纸、扫描不清晰等情况，应及时排除故障。五、打印机的维护与保养1.日常维护行政部门应定期对打印机进行清洁，包括打印机的外壳、进纸口、出纸口等部位，避免灰尘和杂物积累影响打印机的正常运行。行政部门应定期检查打印机的墨盒、硒鼓等耗材的使用情况，如发现耗材不足或损坏，应及时更换耗材。行政部门应定期对打印机的驱动程序进行更新，确保打印机的性能和兼容性。2.故障维修当打印机出现故障时，员工应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应及时安排技术人员对打印机进行维修。在维修过程中，技术人员应详细记录打印机的故障现象和维修过程，以便日后查询和分析。对于一些常见的打印机故障，行政部门应建立故障排除手册，供员工参考。同时，行政部门应定期组织员工进行打印机使用和维护培训，提高员工的打印机使用和维护技能。3.保养周期打印机的保养周期应根据打印机的使用情况和厂家建议进行确定。一般情况下，打印机的保养周期为每季度一次。对于使用频率较高的打印机，应适当缩短保养周期。六、打印机的耗材管理1.耗材申购行政部门应根据打印机的使用情况和耗材库存情况，定期申购打印机耗材。在申购耗材时，应选择质量可靠、价格合理的耗材供应商，并签订采购合同。同时，应建立耗材采购台账，记录耗材的采购时间、数量、价格等信息。2.耗材领用员工在需要领用打印机耗材时，应填写《打印机耗材领用申请表》，经部门负责人签字确认后，到行政部门领取耗材。行政部门在发放耗材时，应按照申请表上的数量进行发放，并在台账上记录领用情况。3.耗材使用员工在使用打印机耗材时，应注意节约使用，避免浪费。对于墨盒、硒鼓等可回收的耗材，应按照公司的相关规定进行回收处理。七、打印机的使用安全1.用电安全打印机应使用独立的电源插座，避免与其他大功率电器共用一个插座，以免发生电路故障。在插拔打印机电源线时，应先关闭打印机电源，避免触电事故。2.防火安全打印机在使用过程中会产生一定的热量，应将打印机放置在通风良好的地方，避免打印机因过热引发火灾。同时，应定期检查打印机的电源线和插座是否有破损、老化等情况，如有问题应及时更换。3.信息安全员工在使用打印机时，应注意保护公司的机密信息，避免将机密文件随意打印或复印。对于涉及公司机密信息的文件，应按照公司的保密制度进行处理。同时，应定期清理打印机的缓存和临时文件，避免信息泄露。八、违规处理1.违规行为未经许可擅自使用他人打印机或擅自更改打印机设置的。故意损坏打印机或浪费打印机耗材的。利用打印机打印、复印与工作无关的文件或资料的。将公司机密文件随意打印或复印，造成信息泄露的。2.处理措施对于违反打印机使用管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于口头警告、书面警告、罚款、辞退等。对于因违规行为给公司造成损失的，公司将依法追究其赔偿责任。九、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.本制度的修订和完善应根据公司实际情况和国家相关法律法规的变化进行，