外包业务管理制度

外包业务管理制度一、总则1.目的为规范公司外包业务管理，确保外包业务活动符合公司战略目标和运营要求，提高外包业务质量和效率，控制外包业务风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有外包业务活动，包括但不限于生产外包、服务外包、技术外包等。3.基本原则合法合规原则：外包业务活动应遵守国家法律法规和相关政策要求。效益优先原则：在确保业务质量的前提下，追求外包业务的经济效益最大化。风险可控原则：识别、评估和控制外包业务过程中的风险，保障公司利益。监督管理原则：建立健全监督管理机制，对外包业务活动进行全过程监控。二、外包业务流程（一）外包需求提出1.业务部门发起各业务部门根据自身业务发展需要，结合成本效益分析，提出外包业务需求。需求应明确外包业务的内容、范围、质量要求、时间要求、预算等关键要素。2.需求审核业务部门将外包业务需求提交至公司分管领导进行审核。分管领导应从公司战略、业务需求合理性、资源配置等方面进行综合评估，提出审核意见。审核通过后，需求进入外包业务规划阶段。（二）外包业务规划1.组建项目团队由业务部门牵头，会同相关职能部门（如采购部门、质量部门、财务部门等）组建外包业务项目团队。项目团队负责外包业务的具体实施和管理。2.制定外包方案项目团队根据外包业务需求，制定详细的外包方案。外包方案应包括以下内容：外包业务模式选择：根据业务特点和公司实际情况，选择合适的外包模式，如整体外包、部分外包、劳务外包等。供应商选择标准：明确供应商的资质、信誉、技术能力、服务水平等方面的要求。招标或询价计划：确定是否采用招标方式选择供应商，以及招标或询价的流程和时间安排。合同条款拟定：初步拟定外包合同的主要条款，包括服务内容、价格、质量标准、付款方式、违约责任等。风险评估与应对措施：对外包业务过程中可能出现的风险进行识别和评估，并制定相应的应对措施。3.方案审核外包方案提交至公司管理层进行审核。管理层应重点审核外包方案的合理性、可行性、风险可控性等方面，提出修改意见。项目团队根据审核意见对方案进行修改完善，直至通过审核。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选根据外包方案确定的供应商选择标准，项目团队通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定潜在供应商名单。2.供应商评估向潜在供应商发送询价函或招标邀请书，要求其提供详细的报价和服务方案。项目团队对潜在供应商的报价、服务方案、资质信誉、业绩案例等进行综合评估，必要时可进行实地考察。根据评估结果，确定入围供应商名单。3.合同签订与入围供应商进行合同谈判，进一步明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格、付款方式、违约责任等条款。签订外包合同，确保合同条款合法合规、明确清晰、可操作性强。合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门存档。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、服务质量、评价反馈等内容。定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括服务质量、交货期、成本控制、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时进行整改或淘汰。加强与供应商的沟通与协调，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题，确保外包业务顺利进行。（四）外包业务实施1.项目启动项目团队组织召开外包业务项目启动会议，向供应商介绍项目背景、目标、要求、流程等内容，明确双方的职责分工和工作界面。供应商按照合同要求组建项目实施团队，制定详细的项目实施计划，并提交给项目团队审核。项目团队审核通过后，供应商按照计划组织实施外包业务。2.过程监控项目团队建立外包业务过程监控机制，定期对外包业务的进展情况进行检查和评估。监控内容包括工作进度、质量控制、成本支出、安全管理等方面。对于发现的问题，及时与供应商沟通协调，要求其采取有效措施进行整改。如问题较为严重，影响到外包业务的正常进行，项目团队有权按照合同约定对供应商进行处罚。定期召开项目进度会议，通报外包业务进展情况，协调解决项目实施过程中出现的问题，确保项目按计划推进。3.质量控制项目团队根据外包业务的质量要求，制定质量控制标准和检验流程。供应商应严格按照质量控制标准和检验流程进行操作，确保外包业务质量符合要求。项目团队定期对外包业务质量进行抽检，发现质量问题及时要求供应商整改。对于重要的外包业务环节，可邀请第三方专业机构进行质量检测，确保质量控制的客观性和公正性。4.成本管理项目团队建立外包业务成本核算和控制机制，定期对外包业务的成本支出进行核算和分析。供应商应按照合同约定的价格和付款方式进行费用结算。如因业务变更等原因需要调整价格，应按照合同约定的程序进行审批。项目团队严格控制外包业务的成本支出，杜绝不合理的费用发生。对于成本超支的情况，及时分析原因，采取有效措施进行控制。（五）外包业务验收1.验收申请外包业务完成后，供应商向项目团队提交验收申请。验收申请应包括外包业务完成情况报告、质量检验报告、费用结算清单等相关资料。2.验收准备项目团队收到验收申请后，组织相关部门和人员进行验收准备工作。验收人员应熟悉外包业务的要求和标准，准备好验收所需的工具和资料。3.验收实施项目团队按照验收标准和流程对外包业务进行验收。验收内容包括工作成果、质量标准、服务水平、成本控制等方面。验收过程中，可采用文件审查、实地检查、抽样检测、用户反馈等方式进行。对于验收中发现的问题，要求供应商限期整改，直至验收合格。4.验收报告验收完成后，项目团队编写验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告经项目团队负责人审核签字后，提交给公司分管领导审批。5.结算与支付验收合格后，按照合同约定进行费用结算。供应商提交费用结算申请，经项目团队审核、财务部门复核、公司分管领导审批后，办理付款手续。（六）外包业务后续管理1.总结评估外包业务完成后，项目团队对整个外包业务过程进行总结评估。总结评估内容包括外包业务目标达成情况、供应商表现、合同执行情况、存在问题及改进措施等方面。通过总结评估，积累经验教训，为今后的外包业务管理提供参考。2.知识转移对于外包业务中涉及的关键技术、业务流程、管理经验等知识，项目团队应组织相关人员进行学习和培训，实现知识的内部转移，提高公司自身的业务能力和管理水平。3.持续改进根据总结评估结果和知识转移情况，对外包业务管理制度和流程进行持续改进。不断优化供应商选择标准、合同条款、监控措施等内容，提高外包业务管理的效率和效果。三、外包业务风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别项目团队在外包业务规划阶段，采用头脑风暴法、德尔菲法、流程图法等方法，对可能出现的风险进行全面识别。风险识别应涵盖外包业务的各个环节，包括供应商选择、合同签订、业务实施、质量控制、成本管理、验收结算等方面。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵法、层次分析法等。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.风险规避对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，如供应商破产、严重质量事故等，应采取风险规避措施，如重新选择供应商、终止外包业务等。2.风险降低对于风险发生可能性较高但影响程度中等的风险，如供应商服务延迟、成本超支等，可采取风险降低措施，如加强供应商管理、建立成本监控机制、增加备用供应商等。3.风险转移对于风险发生可能性较低但影响程度较大的风险，如自然灾害、法律法规变化等，可采取风险转移措施，如购买保险、签订免责条款等。4.风险接受对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，如一些轻微的质量瑕疵等，可采取风险接受措施，由公司自行承担风险损失。（三）风险监控与预警1.风险监控项目团队建立风险监控机制，定期对外包业务风险进行监控。监控内容包括风险状态变化、风险应对措施执行情况等方面。通过监控，及时发现风险变化情况，为调整风险应对措施提供依据。2.风险预警设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到或超过预警阈值时，及时发出风险预警信号。项目团队根据风险预警信号，迅速采取相应的风险应对措施，防止风险扩大化。四、监督与考核（一）监督管理部门公司设立外包业务监督管理小组，由采购部门、质量部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督管理小组负责对外包业务活动进行全过程监督管理。（二）监督内容1.供应商管理监督供应商的选择、评估、考核等环节是否符合公司规定，供应商的资质、信誉、服务质量等是否满足合同要求。2.合同执行监督外包合同的签订、履行、变更、终止等环节是否符合法律法规和公司规定，合同条款的执行情况是否良好。3.业务实施监督外包业务的实施过程是否按照合同要求和公司规定进行，工作进度、质量控制、成本管理等方面是否符合要求。4.验收结算监督外包业务的验收过程是否公正、客观，验收结果是否符合标准，费用结算是否准确、合规。（三）考核机制1.建立考核指标体系根据外包业务管理的目标和要求，建立考核指标体系。考核指标应包括供应商管理、合同执行、业务实施、验收结算、风险控制等方面的内容。2.定期考核监督管理小组定期对外包业务相关部门和人员进行考核，考核周期可根据实际情况确定，一般