应收账款对账制度

应收账款对账制度一、总则1.目的为加强公司应收账款的管理，规范应收账款对账工作流程，确保公司与客户之间账目清晰、准确，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有应收账款的对账管理，包括但不限于销售商品、提供劳务等形成的应收账款。3.职责分工销售部门：负责与客户沟通协调对账事宜，提供销售合同、发货记录、发票等相关资料，协助财务部门进行对账工作。财务部门：负责应收账款账目的核算、清理和分析，定期编制应收账款对账单，与客户进行对账，并跟踪对账结果，对应收账款的回收情况进行监督和管理。其他相关部门：按照各自职责，配合销售部门和财务部门做好应收账款的对账工作，如提供与销售业务相关的其他信息或资料。二、对账周期1.对于月结客户，每月[具体日期]由财务部门负责编制上月应收账款对账单，并发送给客户进行对账。2.对于非月结客户，在每笔业务发生后的[X]个工作日内，财务部门应根据业务情况及时与客户沟通，确定对账时间，并在双方约定的时间内完成对账工作。3.对于长期合作且应收账款余额较大的重点客户，每季度末财务部门应进行一次全面的对账，并形成对账报告提交给公司管理层。三、对账内容1.账目明细核对财务部门应将本公司应收账款明细账与客户的往来账目进行逐笔核对，确保双方记录的交易日期、交易金额、交易内容等信息一致。核对销售合同、订单、发货单、发票等原始凭证，检查各项业务的真实性和完整性，确认每笔交易均有相应的依据支持。2.款项收付情况核对核实客户已支付款项的到账情况，包括付款金额、付款时间、付款方式等，确保公司银行账户记录与客户付款记录一致。对于客户尚未支付的款项，明确每笔应收账款的余额、账龄及逾期情况，与客户进行确认。3.其他事项核对检查是否存在因质量问题、退货、折让等原因导致的应收账款调整事项，如有，需与客户共同核对相关情况，并确保双方对调整金额和原因达成一致。核对双方在业务往来过程中产生的其他费用，如运输费、包装费等是否已正确结算。四、对账方式1.纸质对账单对于部分客户，财务部门可根据实际情况定期打印应收账款纸质对账单，加盖公司财务专用章后，通过邮寄或专人送达的方式发送给客户。客户应在规定时间内核对账目，并将对账单回执联签字盖章后返回公司财务部门。2.电子对账单利用电子邮件、财务软件系统等电子方式向客户发送应收账款对账单。客户收到电子对账单后，应仔细核对账目，并在规定时间内以电子邮件回复或在财务软件系统中确认对账结果。电子对账单应确保格式规范、内容清晰，同时保存好相关电子记录作为对账依据。3.面对面沟通对账对于金额较大、账龄较长或存在疑问的应收账款，财务部门可与销售部门相关人员共同前往客户处进行面对面沟通对账。在对账过程中，双方应就账目明细、款项收付情况等进行详细核对，并做好记录。如发现问题，应及时协商解决，并形成书面的对账纪要，由双方签字确认。五、对账流程1.对账单编制每月末或根据对账周期要求，财务部门应收账款会计依据应收账款明细账、销售合同、发货记录、发票等资料，编制应收账款对账单。对账单应包括客户名称、账期、期初余额、本期发生额（借方为销售金额，贷方为收款金额及其他调整金额）、期末余额、账龄分析等详细信息。对账单编制完成后，应收账款会计应进行认真核对，确保数据准确无误。核对无误后，提交给财务主管审核。2.对账单发送经财务主管审核通过后的对账单，根据选定的对账方式及时发送给客户。采用纸质对账单方式的，应在规定时间内完成邮寄或送达；采用电子对账单方式的，应确保在发送后的[X]个工作日内客户能够收到。在对账单发送时，应同时明确告知客户对账期限及反馈要求，提醒客户如有疑问或异议应在规定时间内与公司联系。3.客户对账反馈客户收到对账单后，应在规定的对账期限内仔细核对账目，并将对账结果以书面形式（纸质回执或电子邮件回复）反馈给公司财务部门。如客户发现账目存在差异，应详细说明差异内容及原因。对于客户反馈的问题，财务部门应及时进行记录，并与销售部门沟通核实情况。如确实存在业务操作失误或其他原因导致账目不符，应根据实际情况进行调整，并与客户再次确认调整后的账目。4.差异处理如双方对账结果存在差异，财务部门应与销售部门共同分析差异原因。对于因业务操作失误导致的差异，如发货数量错误、发票开具错误等，应及时进行纠正，并调整相关账目记录。对于因客户付款延迟、未收到发票等原因导致的差异，应与客户进一步沟通协调，明确款项支付计划或发票开具情况，确保差异得到妥善解决。在差异处理过程中，应详细记录差异原因、处理过程及结果，并形成书面报告。对于重大差异事项，应及时提交给公司管理层，以便采取相应的措施。5.对账结果确认经过差异处理后，如双方账目核对一致，财务部门应与客户进行对账结果的最终确认。确认方式可采用双方签字盖章的纸质对账单回执、电子邮件确认或在财务软件系统中进行确认等。对账结果确认后，财务部门应将相关对账资料进行整理归档，妥善保存，以备后续查询和审计使用。六、监督与考核1.公司建立应收账款对账监督机制，定期对各部门的对账工作进行检查和监督，确保对账工作按照规定流程和要求执行。2.财务部门应定期对已完成对账的客户进行回访，了解客户对公司对账工作的满意度及意见建议，不断改进对账工作质量。3.将应收账款对账工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对于在对账工作中表现出色、能够及时准确完成对账任务、有效控制应收账款风险的部门和个人给予适当奖励；对于因对账工作不力导致账目混乱、应收账款逾期未收回等情况的部门和个人，按照公司绩效考核制度进行相应处罚。七、保密规定1.在应收账款对账过程中，涉及到公司商业机密、客户信息等敏感内容的，参与对账工作的所有人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露给任何无关人员。2.对账单、对账记录、差异处理报告等对账资料应妥善保管，防止丢失或被他人获取。如因保管不