票据报销制度

票据报销制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范票据报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、真实，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事项。3.基本原则真实性原则：报销票据必须真实反映经济业务实际发生情况，不得弄虚作假。合法性原则：报销票据应符合国家法律法规及公司相关规定，严禁使用非法票据报销。合理性原则：费用支出应符合公司经营活动需要，具有合理性和必要性。时效性原则：员工应在规定时间内办理报销手续，超过规定期限的票据原则上不予报销。二、票据种类及要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制、发放和管理的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息，且各项信息应与实际业务相符。发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时退回开票单位重新开具。对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，逾期未认证的不得作为进项税额抵扣凭证。2.收据行政事业性收费收据：由财政部门监制，用于行政事业单位收取行政事业性收费等业务，报销时应加盖收款单位财务专用章。内部收据：公司自制的用于收取内部往来款项等业务的收据，应加盖公司财务专用章或发票专用章。内部收据仅限于公司内部使用，不得用于对外结算。除上述两种收据外，其他收据原则上不得作为报销凭证。3.其他票据火车票、飞机票、汽车票等交通运输票据：应在票面加盖出票单位公章或业务专用章，票面上的姓名、日期、起止地点等信息应与实际行程相符。住宿发票：应加盖酒店发票专用章，发票上应注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。餐饮发票：应加盖餐饮单位发票专用章，发票上应注明消费日期、消费金额、消费项目等信息。餐饮发票报销时应符合公司业务招待费相关规定。三、报销流程1.填写报销单员工应根据实际发生的费用项目，按照报销单格式要求认真填写报销单，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额、发票张数等信息。报销单应字迹清晰、内容完整，不得涂改、挖补。如填写错误，应重新填写。对于多张发票的报销，应在报销单上逐张注明发票号码、金额，并在发票粘贴单上按照发票号码顺序粘贴整齐。2.粘贴票据将发票等报销票据按照费用类别、时间顺序整齐粘贴在报销单后面的发票粘贴单上，确保票据粘贴牢固，便于审核。粘贴票据时应注意发票的正面朝上，不得覆盖发票上的重要信息。对于较大的票据，可进行折叠，但应保持票面平整，不得影响发票内容的辨认。3.部门负责人审批报销人所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。部门负责人应重点审核费用是否与本部门业务相关，费用支出是否合理，票据是否真实、合规等。如部门负责人认为报销事项存在疑问或不合理之处，应及时与报销人沟通核实，并要求报销人补充相关资料或作出合理说明。4.财务审核财务部门收到报销单后，应对报销票据的合法性、合规性、完整性以及报销金额的准确性进行审核。财务审核主要包括以下内容：发票是否为正规发票，发票内容是否完整、准确，印章是否齐全。报销金额是否与发票金额一致，是否符合公司费用报销标准。报销事项是否符合公司相关规定，是否经过必要的审批流程。票据粘贴是否规范，报销单填写是否完整、准确。如财务审核发现问题，应及时通知报销人进行更正或补充资料。报销人应在规定时间内完成更正或补充资料，并重新提交财务审核。5.分管领导审批根据公司规定，属于分管领导审批权限范围内的报销事项，报销单经财务审核通过后，应提交分管领导审批。分管领导应对报销事项进行全面审核，签署审批意见。如分管领导认为报销事项不符合公司规定或存在其他问题，应不予批准，并说明理由。6.总经理审批超过分管领导审批权限的报销事项，报销单经分管领导审核通过后，应提交总经理审批。总经理对报销事项拥有最终审批权，总经理应根据公司整体经营情况、财务状况等因素，对报销事项进行综合考虑，签署审批意见。7.报销支付报销单经各级领导审批通过后，财务部门根据审批结果进行报销支付。对于符合报销规定的费用，财务部门应在规定时间内将报销款项支付到报销人指定的银行账户。如报销金额较大或涉及特殊情况，财务部门可采用支票、汇票等方式支付。四、费用报销标准1.差旅费交通工具员工因公务需要乘坐飞机、火车、轮船、汽车等交通工具的，应根据公司规定的级别标准选择合适的交通工具。乘坐飞机时，一般员工应选择经济舱，如因特殊原因需要乘坐公务舱或头等舱的，应提前经分管领导批准。乘坐火车时，一般员工应选择硬座、硬卧等座位，如因路途较远或身体原因需要乘坐软卧的，应提前经分管领导批准。住宿标准员工出差期间的住宿费用应根据出差目的地的不同级别进行控制。具体住宿标准如下：一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）：一般员工住宿费标准为[X]元/天，部门经理住宿费标准为[X]元/天，分管领导及以上住宿费标准为[X]元/天。二线城市：一般员工住宿费标准为[X]元/天，部门经理住宿费标准为[X]元/天，分管领导及以上住宿费标准为[X]元/天。三线及以下城市：一般员工住宿费标准为[X]元/天，部门经理住宿费标准为[X]元/天，分管领导及以上住宿费标准为[X]元/天。如两人或两人以上一同出差，同性员工应合住一间房，住宿费标准按较高级别人员执行。伙食补助费员工出差期间的伙食补助费按照出差自然天数计算，标准为[X]元/天。出差期间如有公司安排的工作餐或接待，应扣除相应天数的伙食补助费。市内交通费员工在出差目的地市内因公务需要乘坐出租车、公交车等交通工具的，可凭有效票据报销市内交通费。市内交通费标准为[X]元/天。如出差期间乘坐公司安排的车辆，不再报销市内交通费。2.业务招待费业务招待费应严格按照公司规定的标准和范围进行支出，用于公司与客户、供应商等相关单位的业务往来招待活动。业务招待费的支出应遵循必要性、合理性原则，不得用于与公司业务无关的个人消费。业务招待费报销时，应注明招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息，并附上相应的招待清单。业务招待费的报销标准如下：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批。单次招待费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。单次招待费用在[X]元以上的，由总经理审批。3.办公用品及设备购置办公用品及设备购置应根据公司实际工作需要进行，严格控制购置数量和金额。办公用品及设备购置应通过公司指定的采购渠道进行，如因特殊情况需要从其他渠道采购的，应提前经分管领导批准。办公用品及设备购置报销时，应提供购置发票、购置清单、验收单等相关资料，确保购置物品的真实性、完整性和合规性。对于价值较高的办公用品及设备（如电脑、打印机、复印机等），应按照公司固定资产管理规定进行登记入账，并进行相应的折旧计提。4.通讯费员工通讯费补贴标准按照公司相关规定执行，补贴金额根据员工岗位级别和工作需要确定。员工通讯费补贴应在公司规定的额度内凭通讯费发票报销，发票抬头应为公司名称。如员工实际发生的通讯费用超过补贴标准，超出部分由员工自行承担，不予报销。5.其他费用其他费用（如会议费、培训费、差旅费、咨询费等）的报销标准和要求，按照公司相关规定执行。对于其他费用的报销，应提供相应的费用明细清单、发票、合同等相关资料，确保费用支出的真实性、合理性和合规性。五、报销期限1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在情况消除后的[X]个工作日内办理报销手续。2.对于跨年度的费用，应在次年[X]月[X]日前办理报销手续，逾期不予报销。六、票据管理1.公司财务部门应指定专人负责票据的管理工作，建立票据登记台账，对票据的购入、领用、开具、核销等情况进行详细记录。2.票据管理人员应妥善保管票据，确保票据的安全、完整，防止票据丢失、被盗、损坏等情况发生。3.对于已开具的票据存根联和发票登记簿，应按照国家有关规定保存一定期限，期满后报经税务机关查验后销毁。4.员工在领用票据时，应填写票据领用登记表，注明领用日期、票据种类、票据号码、领用数量等信息，并签字确认。5.员工在使用票据过程中，应严格按照票据管理规定开具票据，确保票据内容真实、准确、完整，不得虚开发票或开具与实际业务不符的票据。6.如发现票据丢失或被盗，应立即向财务部门报告，并采取相应的挂失、声明作废等措施，防止票据被冒用。七、监督与处罚1.公司财务部门应定期对员工的报销情况进行检查和审计，发现问题及时通知相关人员进行整改。2.对于违反本制度规定的报销行为，如虚报、冒领、骗取报销款项等，公司将视情节轻重给予相应的处罚：责令退回虚报、冒领、骗取的报销款项，并给