2025合同管理标准化制度

2025合同管理标准化制度第一条总则1.1为规范公司合同管理，降低法律风险，保障公司合法权益，提高合同管理的科学性和效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。1.2本制度适用于公司所有合同的签订、履行、变更、解除及档案管理等环节。1.3合同管理遵循合法性、合规性、效益性原则，确保每份合同均符合国家法律法规及公司内部管理要求。第二条合同管理职责2.1法律事务部2.1.1负责公司合同管理的总体协调和监督工作；2.1.2组织起草、审核公司标准合同文本；2.1.3参与重大合同的谈判和签订；2.1.4对合同纠纷进行法律支持和处理；2.1.5定期组织合同管理培训，提高公司合同管理人员的业务水平。2.2财务部2.2.1负责审核合同中的财务条款，确保公司财务利益不受损害；2.2.2监督合同履行过程中的资金支付情况，确保资金使用符合合同规定；2.2.3参与合同纠纷的财务审查和处理工作。2.3业务部门2.3.1负责合同的前期洽谈，拟定合同初稿；2.3.2对合同相关内容进行专业审核，确保合同条款符合业务需求；2.3.3负责合同的履行，协调解决合同履行中的问题；2.3.4及时向法律事务部反馈合同履行中的法律问题。2.4审计部2.4.1对合同的签订、履行、变更及解除全过程进行审计监督；2.4.2发现合同管理中的问题，提出整改建议；2.4.3参与合同纠纷的调查和处理工作。第三条合同审查与审批3.1合同审查3.1.1所有合同在签订前必须经过法律事务部、业务部门、财务部等相关职能部门的审查；3.1.2审查内容包括：合同内容是否符合国家法律法规；合同条款是否完整、明确；合同对方的资质、信誉及履行能力；合同中的金额、支付方式、履行期限等财务条款是否合理；合同中的违约责任、争议解决方式是否明确；其他可能存在的法律风险。3.1.3审查过程中，各职能部门应提出书面意见，法律事务部负责汇总并提出最终审查意见。3.2合同审批3.2.1合同审批权限如下：金额在元以下的合同，由公司分管领导审批；金额在元以上的合同，由公司总经理审批；重大合同（金额在元以上或对公司有重大影响的合同）需提交董事会审批。3.2.2审批流程：业务部门提交合同初稿及相关资料到法律事务部；法律事务部组织相关部门进行审查；审查通过后，由相应审批人进行审批；审批通过后，由公司法定代表人或授权代表签订合同。第四条合同履行4.1合同履行管理4.1.1合同签订后，由业务部门负责合同的履行，法律事务部、财务部等部门协同配合；4.1.2业务部门应定期跟踪合同履行情况，及时发现问题并协调解决；4.1.3合同履行过程中，如遇对方不履行或不完全履行合同，业务部门应及时向法律事务部报告，以便采取相应措施；4.1.4合同履行完毕后，业务部门应组织相关部门进行验收，并形成书面验收报告。4.2合同履行中的风险控制4.2.1业务部门应严格按合同约定履行义务，避免因自身原因导致合同违约；4.2.2在合同履行过程中，如遇不可抗力事件，应及时通知对方，并采取相应措施减少损失；4.2.3合同履行过程中，如需变更合同内容，应按本制度第五条相关规定执行。第五条合同的变更与解除5.1合同变更5.1.1合同变更必须在双方协商一致的基础上进行，并签订书面补充协议；5.1.2变更内容必须符合国家法律法规及公司内部管理要求；5.1.3变更后的合同需重新履行审查和审批程序；5.1.4业务部门负责变更后的合同履行，并及时向相关部门通报变更情况。5.2合同解除5.2.1在合同履行过程中，如出现以下情况，可以解除合同：对方严重违约，导致合同目的无法实现；不可抗力事件导致合同无法履行；双方协商一致解除合同。5.2.2解除合同需签订书面协议，明确解除原因及双方责任；5.2.3解除合同需履行审查和审批程序；5.2.4合同解除后，业务部门负责办理相关结算手续，并向财务部、法律事务部等部门通报解除情况。第六条合同档案管理6.1档案归档6.1.1所有合同签订后，由法律事务部负责归档；6.1.2归档资料包括合同正本、副本、补充协议、审批记录等相关文件；6.1.3合同档案应按合同编号分类存放，确保档案完整性和可追溯性。6.2档案查阅6.2.1合同档案查阅需经档案管理部门批准；6.2.2查阅档案时不得涂改、损坏档案资料；6.2.3档案管理人员应做好查阅登记，记录查阅人、查阅时间及用途。6.3档案保存期限6.3.1合同档案保存期限为年；6.3.2对于重大合同或对公司有重要影响的合同，档案保存期限可适当延长；6.3.3档案保存期满后，需经法律事务部、财务部等部门共同审核后方可销毁。第七条合同管理监督检查7.1监督检查7.1.1审计部负责对公司合同管理的监督检查；7.1.2检查内容包括合同签订、履行、变更、解除及档案管理等环节；7.1.3对检查中发现的问题，审计部应提出整改意见，并督促相关部门落实整改。7.2责任追究7.2.1对于因合同管理不当导致公司利益受损的行为，公司将追究相关责任人的责任；7.2.2责任追究方式包括但不限于经济处罚、行政处分等；7.2.3对于涉嫌违法的行为，公司将依法追究法律责任。第八条合同管理评估8.1定期评估8.1.1公司每年至少进行一次合同管理评估，总结合同管理经验，发现问题并提出改进措施；8.1.2评估内容包括合同管理制度执行情况、合同履行情况、合同风险控制效果等。8.2评估结果应用8.2.1评估结果作为改进合同管理工作的依据；8.2.2对评估中表现优秀的部门和个人给予表彰；8.2.3对评估中发现的问题，及时进行整改和完善。第九条附则9.1本制度自发布之日起实施，解释权归公司法律事务部；9.2本制度未尽事宜，按国家相关法律法规及公司相关规定执行；9.3公司可根据实际情况对本制度进行修订和完善。第十条其他10.1本制度所涉及的金额、期限等具体数值，公司将根据实际情况另行规定；10.2本制度的具体执行细则由法律事务部负责制定并颁布；10.3本制度的补充条款由公司根据实际需要另行制定。第十一条合同生效11.1本制度所述合同自双方签字盖章之日起生效；11.2本制度所述合同的变更或解除应由双方协商一致，并签订书面补充协议。第十二条