某某公司印章管理使用制度

某某公司印章管理使用制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。3.基本原则印章管理遵循"分级负责、归口管理、严格审批、规范使用"的原则，确保印章使用合法、合规、安全、有效。二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。申请刻制印章时，需提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关材料，并填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、样式、规格、用途等信息。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。启用前，需在《印章启用登记表》上详细记录印章启用时间、启用范围、保管人等信息，并加盖印模。印章启用后，行政部门应将印章印模分发给相关部门存档，并通知各部门正式启用新印章。同时，收回旧印章，按规定进行封存或销毁。3.印章废止因机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要废止印章时，由行政部门提出申请，经公司领导审批后，办理印章废止手续。废止印章应及时收回，并在《印章废止登记表》上详细记录废止原因、废止时间、印章编号等信息。同时，将废止印章的印模存档，以备查考。废止的印章应妥善保管，严禁私自销毁。如需销毁，应由行政部门会同相关部门共同进行，并在《印章销毁登记表》上签字确认。三、印章的保管1.保管原则印章应指定专人保管，实行"谁保管、谁负责"的原则，确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用或丢失。2.保管人职责印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要临时交接印章，应办理交接手续，并由交接双方签字确认。印章保管人应严格遵守印章使用规定，对印章使用情况进行详细登记，确保印章使用记录完整、准确。印章保管人发现印章被盗用、冒用或丢失时，应立即向行政部门报告，并采取相应的措施，如挂失、报警等，以防止公司利益受损。3.保管地点公司各类印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并置于有专人负责的办公室或场所。存放印章的场所应安装监控设备，确保印章保管安全。四、印章的使用1.使用范围公章适用于公司对外的正式文件、报告、合同、协议、信函等的签署，以及公司内部重要事项的审批、证明等。合同专用章适用于公司签订各类经济合同、业务协议等。财务专用章适用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务。法人章适用于公司法定代表人授权的特定业务，如银行开户、支票签发等。部门章适用于部门内部的文件、通知、报表等的盖章，以及与本部门业务相关的对外联系。2.使用流程申请：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经相关部门负责人或授权人审批签字。审核：行政部门对《印章使用申请表》进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、审批手续是否齐全等。如审核通过，在申请表上加盖"审核通过"章，并将申请表转交给印章保管人。用印：印章保管人根据审核通过的《印章使用申请表》，在规定的用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印人等信息。用印完毕后，将申请表和用印文件存档。登记备案：行政部门定期对印章使用情况进行登记备案，建立印章使用台账，详细记录印章使用日期、用印事项、用印文件名称、用印人等信息，以备查询和统计分析。3.特殊情况处理紧急情况下，如因工作需要来不及办理用印审批手续，可先电话或口头请示相关领导同意后用印，但事后必须及时补办审批手续。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等用印，需经公司领导集体研究决定，并在《印章使用申请表》上注明会议纪要编号或领导批示意见。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前加盖印章的，必须在印章使用后及时填写相关内容，并严格按照规定进行审批和登记。五、印章的监督与检查1.监督机制公司建立印章使用监督机制，行政部门负责对印章使用情况进行日常监督检查，定期或不定期对印章保管、使用情况进行抽查，确保印章使用合法、合规、安全、有效。2.检查内容印章保管是否安全，是否按照规定存放在指定地点，是否有专人负责保管。印章使用流程是否规范，审批手续是否齐全，是否严格按照规定进行登记备案。印章使用记录是否完整、准确，是否与实际用印情况相符。印章使用是否符合公司规定和法律法规要求，是否存在违规用印行为。3.问题处理行政部门在监督检查过程中发现问题时，应及时向印章保管人或相关责任人提出整改意见，并要求限期整改。对于违规用印行为，行政部门应及时进行调查核实，视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；如造成公司经济损失或不良影响的，应依法追究相关责任人的法律责任。六、印章的法律责任1.责任界定因印章保管不善、使用不当等原因，导致公司遭受经济损失或法律纠纷的，印章保管人或相关责任人应承担相应的赔偿责任。如印章被盗用、冒用，给公司造成损失的，由印章保管人或相关责任人负责赔偿；如因公司内部管理不善导致印章被盗用、冒用的，公司应承担相应的管理责任。2.法律追究对于故意违反印章管理规定，私自刻制、使用公司印章，给公司造成重大损失或触犯法律法规的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。因印章使用引发的法律纠纷，公司应积极配合司法机关进行调查处理，并及时采取措施维护公司合法权益。同时，对相关责任人进行严肃处理，以防止类似问题再次发生。七、附则1.制度解释本制度由公司行政部门负责解释。如遇制度未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的，以国家法律法规、政策规定为准。2.制度修