某某公司办公用品管理规定

某某公司办公用品管理规定一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的统一采购、验收、保管、发放等工作。定期盘点办公用品库存，编制库存报表。制定办公用品年度预算，并监督执行。各部门负责人负责本部门办公用品需求的统计和申报。指导和监督本部门员工正确使用办公用品。员工按需领用办公用品，妥善保管和使用，杜绝浪费。及时反馈办公用品的使用情况和需求。二、办公用品的分类与标准1.办公文具类书写工具：钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、记号笔等。纸制品：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本、文件夹、档案袋等。桌面用品：订书机、订书钉、胶水、胶棒、剪刀、裁纸刀、计算器等。装订用品：装订机、装订线、回形针、大头针等。其他：橡皮擦、修正带、印台、印泥等。2.办公设备类电脑及周边设备：台式电脑、笔记本电脑、显示器、打印机、复印机、扫描仪、传真机、键盘、鼠标、音箱、耳机等。办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等。电器设备：饮水机、空调、风扇、碎纸机等。3.消耗材料类墨盒、硒鼓：打印机、复印机使用的墨盒、硒鼓。打印纸：彩色打印纸、普通打印纸。碳粉：复印机使用的碳粉。其他：传真纸、色带等。4.劳保用品类工作服：公司统一发放的工作服。安全帽：特定岗位员工使用的安全帽。手套：工作中需要使用的手套。其他：防护眼镜、耳塞等。三、办公用品的采购1.采购计划各部门应于每月[具体日期]前，将本部门下月办公用品需求清单提交至行政部门。需求清单应详细注明办公用品的名称、规格、型号、数量等。行政部门根据各部门需求清单，结合库存情况，编制办公用品采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等。行政部门将采购计划提交公司领导审批，经批准后实施采购。2.供应商选择行政部门应建立办公用品供应商名录，定期对供应商进行评估和筛选。评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等。选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。3.采购实施行政部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、交货期等要求。供应商应按照采购订单要求，按时、按质、按量将货物送达公司。行政部门负责组织验收，确保货物符合采购要求。对于紧急需求的办公用品，行政部门可根据实际情况进行临时采购。临时采购应填写《办公用品临时采购申请表》，经部门负责人和公司领导审批后实施。四、办公用品的验收与入库1.验收标准办公用品到货后，行政部门应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括产品的规格、型号、数量、质量、外观等。对于办公设备类物品，应进行试用或测试，确保设备正常运行。对于消耗材料类物品，应检查其包装是否完好，是否在保质期内。2.验收程序行政部门收到办公用品后，应及时通知相关人员进行验收。验收人员应认真核对货物与采购订单的一致性，并填写《办公用品验收单》。验收合格的办公用品，验收人员应在《办公用品验收单》上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的办公用品，行政部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货。3.入库管理行政部门应设立专门的办公用品仓库，对验收合格的办公用品进行分类存放。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保办公用品不受损坏。办公用品应按照类别、规格、型号等进行标识，便于查找和管理。行政部门应建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的入库、出库、库存等情况。库存台账应定期与实际库存进行核对，确保账实相符。五、办公用品的发放1.发放原则办公用品应按需发放，严格控制发放数量。员工应根据工作需要领用办公用品，不得超量领取或挪作他用。2.发放程序员工填写《办公用品领用申请表》，注明所需办公用品的名称、规格、型号、数量等，经部门负责人签字审批后，到行政部门领取。行政部门根据《办公用品领用申请表》，核实库存情况，发放相应的办公用品，并在《办公用品领用申请表》上签字确认。对于限量发放的办公用品，如复印纸、打印纸等，行政部门应根据员工的工作需求和实际用量进行合理分配。3.特殊情况处理因工作需要临时增加办公用品需求的，员工可填写《办公用品临时领用申请表》，经部门负责人签字同意后，到行政部门领取。对于离职员工，行政部门应在其办理离职手续时，收回其领用的办公用品，并进行清点核对。如有丢失或损坏，应按规定赔偿。六、办公用品的使用与保管1.使用要求员工应正确使用办公用品，避免浪费和损坏。对于办公设备类物品，应按照操作规程进行使用，定期进行维护保养，确保设备正常运行。对于消耗材料类物品，应合理使用，避免过度消耗。2.保管责任员工应对领用的办公用品妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。办公用品应存放在安全、干燥、通风良好的地方，避免受潮、发霉、损坏。对于贵重的办公设备类物品，如电脑、打印机等，应指定专人负责保管，并采取必要的安全防范措施。3.损坏赔偿因员工个人原因造成办公用品损坏或丢失的，应由员工照价赔偿。赔偿金额应根据办公用品的购买价格、使用年限、折旧情况等因素确定。行政部门应定期统计办公用品的损坏赔偿情况，并进行公示。七、办公用品的盘点与清查1.盘点计划行政部门应定期对办公用品进行盘点，盘点周期为[具体周期，如每月、每季度或每年]。每次盘点前，行政部门应制定详细的盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员等。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划，对办公用品仓库和各部门办公用品进行逐一清点。盘点过程中，应认真核对办公用品的名称、规格、型号、数量等，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的办公用品，应详细记录原因，并填写《办公用品盘点表》。3.清查处理行政部门根据《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏的办公用品进行分析和处理。对于盘盈的办公用品，应查明原因，及时调整库存台账。对于盘亏的办公用品，应查明责任，属于员工个人原因造成的，应按照规定进行赔偿；属于其他原因造成的，应及时采取措施进行整改。八、办公用品的报废与处理1.报废标准办公用品符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用的。因损坏严重，无法修复或维修成本过高的。因技术更新换代，已被淘汰的。其他原因导致无法继续使用的。2.报废申请各部门如需报废办公用品，应填写《办公用品报废申请表》，注明报废办公用品的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等。《办公用品报废申请表》经部门负责人签字审核后，提交至行政部门。3.报废审批行政部门收到《办公用品报废申请表》后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括报废办公用品的实际情况、报废原因等。对于价值较高的办公用品报废申请，行政部门应提交公司领导审批。经批准后，方可进行报废处理。4.报废处理行政部门负责对批准报废的办公用品进行统一处理。处理方式包括变卖、捐赠、回收等。变卖报废办公用品的收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。对于可回收利用的报废办公用品，应进行分类整理，交予专业回收机构进行处理。九、监督与检查1.行政部门监督行政部门应定期对办公用品的采购、使用、保管等情况进行检查，确保各项规定的执行。对于违反规定的行为，行政部门应及时进行纠正，并提出整改意见。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品管理情况进行审计，检查办公用品的采购、使用、保管等环节是否合规，是否存在浪费、挪用等问题。内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出改进建议，并跟踪整改情况。