公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件资料的管理，确保文件资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工。（三）文件资料管理原则1.统一领导、分级管理原则公司文件资料管理工作在公司领导的统一领导下，实行分级管理，各部门负责人负责本部门文件资料的管理工作，并指定专人具体负责。2.及时准确原则文件资料的形成、传递、处理应及时准确，确保信息的时效性和有效性。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保文件资料的安全与保密，防止文件资料的丢失、泄露和损坏。4.便于查阅利用原则文件资料的整理、归档应便于查阅和利用，提高工作效率。二、文件资料分类与编号（一）文件资料分类1.行政文件包括公司发布的各项规章制度、通知、通报、决定、报告、请示等。2.业务文件涉及公司各类业务活动的文件，如合同协议、业务方案、技术文档、市场调研报告等。3.财务文件与公司财务工作相关的文件，如财务报表、预算计划、审计报告、税务文件等。4.人事文件关于公司员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利等方面的文件，如员工档案、劳动合同、培训记录等。5.其他文件不属于以上分类的其他文件资料，如会议纪要、工作简报、宣传资料等。（二）文件编号1.文件编号采用统一的编码规则，由部门代码、年份、流水号组成。2.部门代码：根据公司组织架构确定各部门的代码，如行政部为XZ，财务部为CW等。3.年份：取文件形成年份的后两位数字，如2023年为23。4.流水号：按照文件形成的先后顺序依次编排，从001开始。5.示例：行政部2023年第5号文件编号为XZ23005。三、文件资料的起草与审核（一）起草1.文件资料由相关部门或人员负责起草，起草人员应确保文件内容准确、完整、清晰，符合公司实际情况和相关法律法规要求。2.起草文件时应使用规范的格式和语言，注明文件的标题、编号、主送部门、抄送部门、起草人、审核人、批准人、日期等信息。（二）审核1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。部门负责人应对文件的内容、格式、逻辑等进行全面审核，确保文件质量。2.对于涉及多个部门或重要事项的文件，应组织相关部门进行会审，充分征求意见，达成共识后再进行修改完善。3.审核通过的文件，由审核人签字确认，并注明审核意见和日期。四、文件资料的批准与发布（一）批准1.文件审核通过后，提交公司领导进行批准。公司领导应根据文件的性质和内容，对文件进行最终审批。2.批准人应认真审查文件的必要性、可行性和合法性，签署批准意见和日期。（二）发布1.文件批准后，由行政部负责按照规定的范围和方式进行发布。2.对于行政文件，通过公司内部办公系统、公告栏等方式发布；对于业务文件，根据需要发送给相关部门和人员。3.文件发布后，行政部应及时将文件的纸质版或电子版存档，并记录文件的发放范围和接收人员。五、文件资料的收文与登记（一）收文1.公司各部门应指定专人负责文件的签收工作，确保文件及时、准确地送达。2.收文人员收到文件后，应认真检查文件的完整性，如发现文件有破损、缺页等情况，应及时与发文部门联系。（二）登记1.收文人员对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、标题、来文单位、日期、份数、密级等。2.登记完成后，将文件及时送呈部门负责人或相关领导阅批。六、文件资料的传阅与办理（一）传阅1.需要传阅的文件，由行政部按照规定的传阅范围进行传阅，并填写传阅记录。2.传阅人员应在规定时间内将文件阅毕，并签署姓名和日期。如对文件内容有意见或建议，应及时反馈给行政部或相关部门。（二）办理1.文件阅批后，承办部门或人员应按照领导批示及时办理相关事项，并将办理结果反馈给批示领导。2.对于需要回复的文件，承办部门应在规定时间内起草回复文件，经审核、批准后及时发送给来文单位。七、文件资料的归档与保管（一）归档1.文件办理完毕后，承办部门或人员应按照档案管理的要求，及时将文件资料整理归档。2.归档文件应齐全完整、分类准确、编目清晰，确保档案的质量。（二）保管1.公司设立专门的档案室，负责文件资料的集中保管。档案室应配备必要的设施设备，确保档案的安全与完整。2.档案管理人员应定期对档案进行整理、清查和盘点，发现问题及时处理。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案的丢失、损坏和泄露。八、文件资料的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅文件资料的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅人员应在档案室指定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案室。查阅过程中应爱护文件，不得在文件上涂改、标记、污损。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅文件资料的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅人员应妥善保管借阅的文件资料，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期限届满后，应及时归还文件资料。如需续借，应重新办理借阅手续。九、文件资料的保密与销毁（一）保密1.公司员工应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要文件资料予以保密。2.对于机密文件，应采取加密存储、专人保管等措施，防止文件泄露。（二）销毁1.文件资料超过保管期限或已失去保存价值的，由档案管理部门提出销毁意见，填写《文件销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。2.文件销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁文件的名称、数量、销毁时间、销毁方式等。十、文件资料管理的监督与考核（一）监督检查1.行政部定期对公司各部门文件资料管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括文件资料的起草、审核、批准、发布、收文、登记、传阅、办理、归档、保管、查阅、借阅、保密、销毁等环节。（二）考核1.将文件资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对文件资料管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反本