Riafwa存货管理制度

Riafwa存货管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范Riafwa公司存货的管理流程，确保存货的安全、完整，提高存货运营效率，合理控制存货成本，保证财务信息的准确可靠，以支持公司整体业务目标的实现。2.适用范围本制度适用于Riafwa公司总部及各分公司、子公司涉及的各类存货，包括原材料、在产品、产成品、周转材料等。3.职责分工采购部门负责根据生产和销售需求，制定合理的采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，确保存货及时、足额供应。负责跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，如交货延迟、质量不符等。仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作，确保存货的数量准确、质量完好、存储安全。建立健全存货保管账册，定期进行存货盘点，及时反馈存货的盘盈、盘亏及毁损情况。生产部门负责根据销售订单和生产计划，合理安排生产进度，控制在产品数量，提高生产效率，减少生产过程中的浪费。配合仓储部门做好生产过程中存货的流转和盘点工作。销售部门负责制定销售计划，根据市场需求预测合理安排产品发货，及时处理销售退货等情况。与仓储部门协调，确保销售产品能够及时、准确地发出。财务部门负责制定存货核算方法，准确记录存货的增减变动及成本核算，定期进行财务分析，提供存货相关的财务信息。参与存货采购、销售、盘点等环节的监督和审核，对存货管理中发现的问题提出财务建议。二、存货采购管理1.采购计划制定采购部门应每月末根据销售部门提供的次月销售预测、生产部门提供的次月生产计划以及现有存货库存情况，综合考虑经济采购批量、安全库存等因素，制定次月采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等详细信息，并提交给相关部门审核。审核通过后的采购计划作为采购工作的依据。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行评估和审核。定期对供应商进行考核，考核指标包括交货及时性、产品质量合格率、价格合理性、售后服务满意度等。对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购订单下达与执行根据审核后的采购计划，采购部门及时向供应商下达采购订单。采购订单应准确、清晰地填写所需物资的详细信息，并经采购负责人审核批准。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇特殊情况导致交货延迟或物资质量问题，应及时采取措施解决，如催促供应商加快交货、要求供应商更换物资、协商赔偿事宜等，并向相关部门汇报。4.采购验收物资到货后，仓储部门应及时组织验收。验收人员应依据采购合同、质量标准等对物资的数量、规格、型号、质量等进行核对验收。对于验收合格的物资，仓储部门应办理入库手续，填写入库单，并将入库单传递给财务部门。对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。三、存货验收入库管理1.入库流程物资到货前，仓储部门应做好接收准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具、通知相关人员等。物资到货时，验收人员首先核对送货单与采购订单是否一致，包括物资名称、规格型号、数量、供应商等信息。然后对物资的外观、数量、质量等进行检查。验收合格后，验收人员在送货单上签字确认，并填写入库单。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、入库日期、仓库名称、货位等信息。入库单一式多联，分别传递给仓储部门、财务部门等相关部门。仓储部门根据入库单将物资搬运至指定仓库和货位，并及时登记存货保管账，确保账实相符。2.特殊情况处理若物资数量与采购订单不符，验收人员应及时与送货人员和采购部门沟通核实，查明原因后按照相关规定处理。如属合理损耗，经批准后办理入库手续；如属供应商少发或多发，应及时与供应商协商解决。对于验收过程中发现的质量问题，如物资存在损坏、变质、规格不符等情况，验收人员应拒绝办理入库手续，并及时通知采购部门与供应商协商处理。在未解决质量问题之前，物资应妥善保管，不得随意动用。四、存货存储保管管理1.仓库规划与布局根据存货的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、在产品区、产成品区、周转材料区等，并设置明显的标识牌。按照物资的存储要求，配备相应的仓储设施设备，如货架、货柜、托盘、温湿度控制设备、消防设备等，确保存货存储安全。2.存货保管措施仓储部门应建立健全存货保管账册，详细记录存货的入库、出库、结存情况。保管账应定期与财务部门的存货明细账进行核对，保证账账相符。对不同类型的存货采取不同的保管方法，如对易受潮、易变质的物资应采取防潮、防虫、防鼠等措施；对易燃易爆物资应按照相关安全规定进行存储保管，确保安全。定期对存货进行检查盘点，查看存货的数量、质量状况，及时发现并处理存货的损坏、变质、过期等问题。对长期积压、呆滞的存货，应及时上报相关部门，以便采取相应的处理措施。3.库存安全管理加强仓库的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入仓库。仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁在仓库内吸烟、明火作业等。定期检查仓储设施设备的运行状况，确保其正常运行。对存在安全隐患的设施设备，应及时维修或更换，防止因设施设备故障引发安全事故。制定仓库应急预案，如火灾、水灾、盗窃等突发事件的应对措施。定期组织仓库管理人员进行应急演练，提高应对突发事件的能力。五、存货发出管理1.发出流程生产部门根据生产计划填写领料单，注明所需物资的名称、规格型号、数量、用途等信息。领料单经生产部门负责人审核批准后，提交给仓储部门。仓储部门根据领料单核对库存情况，确认有足够的存货后，按照领料单发放物资。发放物资时，应认真核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保准确无误。仓储部门发放物资后，在领料单上签字确认，并登记存货保管账，同时将领料单传递给财务部门。财务部门根据领料单进行存货成本核算。销售部门根据销售订单填写发货单，注明客户名称、产品名称、规格型号、数量、发货日期等信息。发货单经销售部门负责人审核批准后，提交给仓储部门。仓储部门根据发货单准备货物，核对货物与发货单信息一致后，组织发货。发货过程中，应确保货物包装完好、标识清晰，按照规定的运输方式和要求进行配送。发货后，仓储部门在发货单上签字确认，并登记存货保管账，同时将发货单传递给财务部门。财务部门根据发货单确认销售收入和成本结转。2.特殊情况处理若生产部门领料时发现所需物资库存不足，应及时通知采购部门补货，并调整生产计划。同时，仓储部门应记录相关情况，以便后续跟踪处理。销售发货过程中，如遇客户要求变更发货数量、发货时间、发货地点等情况，销售部门应及时与客户沟通协调，并办理相关变更手续。仓储部门根据变更后的发货单进行发货操作。对于销售退货的产品，仓储部门应按照退货流程办理入库手续。首先核对退货产品的名称、规格型号、数量、质量等信息，验收合格后填写入库单，并将退货产品存放到指定仓库和货位。同时，仓储部门应及时将入库单传递给财务部门，财务部门根据入库单进行相关账务处理。六、存货盘点管理1.盘点计划制定财务部门应定期组织存货盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。根据公司实际情况，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员分工、盘点方法等内容。盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。各部门应在盘点前对本部门负责的存货进行清理、整理，确保账实相符。2.盘点实施盘点人员按照盘点计划进行实地盘点，采用点数、称重、测量等方法逐一核对存货的数量、规格型号、质量状况等信息。在盘点过程中，应如实记录盘点结果，发现账实不符的情况应及时查明原因，并详细记录差异情况。对于盘点过程中发现的存货盘盈、盘亏及毁损情况，应编制存货盘点报告。盘点报告应包括盘点日期、盘点范围、盘点结果、差异原因分析、处理建议等内容。3.盘点结果处理财务部门对存货盘点报告进行审核，根据审核结果进行相应的账务处理。对于盘盈的存货，应按照规定调整存货账面价值，并计入当期损益；对于盘亏及毁损的存货，应查明原因，属于正常损耗的部分，经批准后计入当期损益；属于责任人赔偿、保险赔偿的部分，应及时收回款项；属于其他原因造成的损失，应根据公司规定进行处理。仓储部门根据盘点结果对存货保管账进行调整，确保账实相符。同时，针对盘点过程中发现的问题，如管理制度不完善、操作流程不规范等，应及时进行整改，加强存货管理。七、存货成本核算管理1.核算方法选择财务部门应根据公司的实际情况和存货特点，选择合适的存货成本核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。一经选定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。2.成本核算流程采购成本核算：采购部门将采购发票、运费发票等相关凭证传递给财务部门，财务部门根据发票金额、运费等费用以及采购数量，按照选定的成本核算方法计算采购成本，并记录存货明细账。生产成本核算：生产部门将生产过程中发生的直接材料、直接人工、制造费用等成本数据传递给财务部门，财务部门按照成本核算方法将这些成本分配到在产品和产成品中，计算产品生产成本。销售成本核算：财务部门根据销售发货单，按照成本核算方法计算已销售产品的成本，并进行成本结转，确认销售成本。3.成本分析与控制财务部门定期对存货成本进行分析，通过比较不同期间的成本数据、分析成本构成等，找出成本变动的原因和影响因素。根据成本分析结果，提出成本控制建议，如优化采购渠道、降低采购成本，提高生产效率、减少生产成本，合理控制库存水平、降低存货持有成本等。各相关部门应根据财务部门的建议，采取有效措施加强成本控制，提高公司经济效益。八、存货信息化管理1.信息系统建设公司应建立完善的存货信息化管理系统，实现采购、验收、入库、存储、发出、盘点、成本核算等存货管理环节的信息化操作和数据共享。存货信息化管理系统应具备存货基本信息管理、库存管理、采购管理、销售管理、报表生成等功能模块，能够实时准确地记录存货的增减变动情况，为公司管理层提供及时、准确的存货信息。2.数据维护与更新仓储部门负责及时维护存货的基本信息，如物资名称、规格型号、计量单位、存放地点等。当存货信息发生变更时，应在系统中及时更新，确保系统数据的准确性和完整性。财务部门应定期对存货信息化管理系统中的数据与实际库存情况进行核对，发现数据不一致的情况应及时查明原因并进行调整，保证系统数据与实物相符。3.信息安全管理加强存货信息化管理系统的信息安全管理，设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关模块和数据。定期对系统进行数据备份，防止数据丢失。同时，采取数据加密、防火墙等安全措施，防止数据泄露和网络攻击，保障存货信息安全。九、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、采购业务的合规性、库存管理的安全性、成本核算的准确性等方面。对审计过程中发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。对违反存货管理制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理。2.考核机制建立存货管理考核机制，