北京某信通科技公司会议管理制度VIP

北京某信通科技公司会议管理制度一、总则1.目的为规范北京某信通科技公司（以下简称"公司"）会议管理，提高会议效率，确保会议决策得到有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目会议等。3.职责总经理：负责审批重要会议的召开，指导和监督会议的组织与执行。行政部门：负责会议的统筹安排，包括会议室预订、会议通知、会议记录等。参会人员：按照会议通知要求准时参加会议，积极参与讨论，执行会议决议。二、会议分类及流程（一）公司级会议1.总经理办公会会议目的：讨论公司战略规划、重大决策、重要人事任免、年度预算等事项。参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人会议频率：每周[X]次会议流程：会前准备：行政部门提前[X]天收集各部门需讨论的议题，整理后报总经理审核。总经理确定会议议题和议程，并提前通知参会人员。会议进行：总经理主持会议，各部门负责人就议题进行汇报和讨论，总经理做出决策。行政部门负责记录会议内容，形成会议纪要。会后跟进：会议纪要经总经理审核后发布，相关部门按照会议决议执行，行政部门负责跟踪落实情况。2.公司月度例会会议目的：总结上月工作，部署本月工作任务，协调各部门工作进展。参会人员：公司全体员工会议频率：每月第[X]周周[X]会议流程：会前准备：行政部门提前[X]天通知各部门准备工作汇报材料，包括上月工作总结和本月工作计划。会议进行：各部门负责人依次汇报工作，公司领导进行点评和工作部署。行政部门负责记录会议重点内容。会后跟进：行政部门将会议任务分解，明确责任人和时间节点，形成任务清单，跟踪各部门任务完成情况。（二）部门级会议1.部门周例会会议目的：总结上周工作，安排本周工作任务，解决部门内部问题。参会人员：部门全体成员会议频率：每周[X]次会议流程：会前准备：部门负责人提前确定会议议题和议程，通知参会人员准备相关工作汇报。会议进行：部门负责人主持会议，成员依次汇报工作进展、存在问题及解决方案。负责人进行总结和工作安排。会后跟进：部门文员负责记录会议要点，形成会议记录，部门负责人跟踪工作落实情况。2.部门专题会议会议目的：针对特定工作事项或问题进行深入讨论和决策。参会人员：与专题相关的部门成员或专家会议频率：根据工作需要适时召开会议流程：会前准备：提出专题会议的发起申请，说明会议目的、议题和参会人员范围，经部门负责人批准后，行政部门协助准备会议资料和场地。会议进行：由发起部门负责人或指定人员主持会议，参会人员围绕专题进行充分讨论，形成解决方案或建议。会后跟进：会议组织者负责整理会议成果，形成报告，报部门负责人审核后执行。（三）项目会议1.项目启动会会议目的：宣布项目启动，明确项目目标、范围、进度计划、团队成员职责等。参会人员：项目经理、项目团队成员、相关部门负责人会议频率：项目启动阶段召开会议流程：会前准备：项目经理准备项目启动资料，包括项目背景、目标、初步计划等，行政部门协助发送会议通知。会议进行：项目经理介绍项目基本情况，明确各成员职责，讨论项目计划和关键节点。相关部门负责人对项目支持事项进行说明。会后跟进：行政部门负责整理会议纪要，明确项目启动的各项要求，项目经理组织团队按照纪要开展工作。2.项目周会会议目的：汇报项目进展，协调项目资源，解决项目问题。参会人员：项目经理、项目团队成员会议频率：每周[X]次会议流程：会前准备：项目团队成员提前准备工作周报，汇报本周工作完成情况、遇到的问题及下周工作计划。会议进行：项目经理主持会议，成员依次汇报，共同讨论解决问题的措施，调整下周工作计划。会后跟进：项目经理负责整理会议纪要，明确问题解决方案和责任人和时间节点，跟踪落实情况。3.项目阶段总结会会议目的：总结项目阶段性工作成果，评估项目进度、质量、成本等指标，为下一阶段工作提供决策依据。参会人员：项目经理、项目团队成员、相关部门负责人、公司领导会议频率：项目每个阶段结束时召开会议流程：会前准备：项目经理准备项目阶段总结报告，包括工作成果、指标完成情况、存在问题及改进措施等。行政部门协助通知参会人员。会议进行：项目经理汇报项目阶段总结情况，各相关方进行点评和讨论，公司领导提出意见和要求。会后跟进：根据会议决议，项目经理组织调整项目计划和资源配置，推进项目下一阶段工作。三、会议通知1.通知方式重要会议采用书面通知与邮件通知相结合的方式，确保参会人员及时收到通知。一般性会议可采用邮件通知或公司内部通讯工具通知。2.通知内容会议主题、时间、地点。参会人员范围。会议议程及相关资料要求。其他注意事项。3.通知时间公司级会议提前[X]天通知。部门级会议提前[X]天通知。项目会议根据会议性质和紧急程度合理安排通知时间，确保参会人员有足够时间准备。四、会议组织与安排1.会议室预订行政部门负责公司会议室的统一管理和预订。各部门或个人需提前[X]个工作日填写会议室预订申请表，说明会议时间、时长、参会人数等信息。行政部门根据申请情况进行会议室调配，优先保障重要会议和紧急会议的需求。2.会议资料准备会议组织者负责准备会议相关资料，如汇报材料、议程文件、决议草案等。资料应提前发放给参会人员，确保参会人员对会议内容有充分了解，以便在会议中能够积极参与讨论。3.会议设备保障行政部门负责会议设备的检查和维护，确保会议期间设备正常运行。根据会议需要，提前准备好投影仪、音响、麦克风、白板等设备，并在会议前进行调试。五、会议纪律1.参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假并尽快返回会场。3.参会人员应认真倾听他人发言，积极参与讨论，不得交头接耳、私下议论或做与会议无关的事情。4.会议发言应简洁明了，围绕主题进行，避免冗长和无关内容。5.尊重会议主持人和其他参会人员，不得打断他人发言，如有不同意见，应在他人发言结束后礼貌提出。六、会议记录与纪要1.会议记录行政部门负责公司级会议的记录，部门文员负责部门级会议和项目会议的记录。会议记录应准确、完整地记录会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等。记录过程中应尽量采用原话记录，确保记录的真实性和客观性。2.会议纪要会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应突出会议重点，明确会议决议事项、责任人和时间节点。会议纪要经会议主持人审核后发布，发送给参会人员及相关部门。七、会议决议执行与跟踪1.责任明确会议决议明确责任部门和责任人，确保每项决议都有专人负责执行。2.执行计划责任人应根据会议决议制定详细的执行计划，明确执行步骤、时间节点和预期目标。3.跟踪反馈行政部门负责对会议决议执行情况进行跟踪，定期收集责任人的执行进展报告。对于执行过程中出现的问题，及时协调相关部门解决。4.结果汇报责任人应在规定时间内将会议决议执行结果向会议主持人或相关领导汇报。对未按时完成的任务，应说明原因和下一步计划。八、会议评估与改进1.定期评估公司定期对会议的组织和效果进行评估，收集参会人员的反馈意见。评估内容包括会议议题的合理性