校友会聚会合同

校友会聚会合同编号：__________

甲方：XX大学校友会

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：XX大学校友会筹备组

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

鉴于甲方为XX大学校友会，旨在加强校友之间的联系与交流，提高校友凝聚力；乙方为XX大学校友会筹备组，负责本次聚会的具体筹备工作。为明确双方的权利、义务和责任，经双方友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：举办XX大学校友会聚会，增进校友之间的友谊，加强校友之间的联系与交流。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.负责提供本次聚会的组织领导，确保聚会活动按照既定计划顺利进行。

2.负责制定聚会活动方案，包括时间、地点、议程、费用预算等，并提前向乙方提供相关资料。

3.负责协调解决聚会过程中可能出现的突发问题，确保聚会活动的顺利进行。

4.负责对聚会活动进行宣传，提高校友参与度，扩大校友会影响力。

5.负责对聚会活动产生的费用进行审核和报销，确保资金使用合法合规。

乙方责任和义务：

1.负责根据甲方提供的要求，制定详细的聚会筹备方案，包括场地预订、物资采购、人员安排等。

2.负责落实甲方提供的聚会活动方案，确保各项活动内容按照计划执行。

3.负责对聚会现场进行管理，确保现场秩序和安全，保障校友的人身财产安全。

4.负责对聚会活动产生的费用进行核算，并及时向甲方提交费用报销申请。

5.负责在聚会结束后，向甲方提交活动总结报告，包括活动成果、存在问题及改进措施等。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定时间、地点、议程等要求，履行筹备和执行聚会的责任。

2.甲方有权对乙方的筹备和执行工作进行监督，确保聚会活动的质量和效果。

3.乙方有权要求甲方提供必要的筹备资料和费用支持，确保聚会活动的顺利进行。

双方义务：

1.甲方应按时支付乙方筹备和执行聚会所需费用，不得无故拖延。

2.乙方应按照甲方要求，保质保量完成聚会筹备和执行工作。

3.双方应相互配合，共同解决聚会过程中出现的问题，确保聚会活动顺利进行。

4.双方应遵守国家法律法规，不得利用聚会活动进行违法乱纪行为。

5.双方应对本次聚会活动所涉及的商业秘密和隐私进行保密。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

本次校友会聚会的总金额为人民币XX万元整（￥XX,000.00），包括但不限于场地租赁费、物资采购费、活动策划费、宣传费、安保费、餐饮费及其他相关费用。

二、支付方式

1.预付款：乙方在接到甲方确认的聚会活动方案后，需在10个工作日内向甲方支付总金额的30%作为预付款，用于启动活动筹备工作。

2.进度款：在聚会活动筹备过程中，甲方将根据乙方的实际工作进度，每完成一个重要阶段的工作后，支付该阶段对应金额的30%作为进度款。

3.结算款：聚会活动结束后，乙方需向甲方提交详细的费用清单和结算报告。甲方在收到报告后的15个工作日内，对费用进行审核，确认无误后支付剩余的40%作为结算款。

4.退款条款：若因不可抗力因素导致聚会活动取消，甲方应根据实际发生费用情况，退还乙方已支付的预付款和进度款，扣除必要的筹备费用。

三、支付条件

1.甲方支付款项时，应提供合法有效的支付凭证，如银行转账记录或发票等。

2.乙方收到款项后，应出具收款凭证，确认已收到甲方支付的款项。

3.甲方支付款项后，如因乙方原因导致活动无法正常进行，甲方有权要求乙方承担违约责任，并追回已支付的款项。

四、额外费用

1.如在聚会活动筹备过程中产生超出原合同金额的额外费用，经双方协商一致后，由甲方承担。

2.乙方应在产生额外费用后及时通知甲方，并提供相应的费用明细和原因说明。

五、财务审计

1.甲方有权要求乙方对聚会活动的财务状况进行审计，以确保费用使用的透明和合法。

2.乙方应积极配合甲方的审计要求，提供必要的财务资料和说明。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未按时支付乙方预付款或进度款，每逾期一日，应向乙方支付未付款项的1%作为违约金。

2.若乙方未按时完成聚会活动的筹备工作，导致活动无法按期举行，乙方应向甲方支付总金额的10%作为违约金。

3.若任何一方违反合同约定的保密义务，造成对方损失的，应承担相应的赔偿责任。

4.若因任何一方原因导致聚会活动无法正常进行，造成对方损失的，违约方应承担全部赔偿责任。

二、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则，共同解决合同履行过程中产生的争议。

2.如协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，诉讼费用由败诉方承担。

3.双方同意将争议提交至XX仲裁委员会进行仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.仲裁费用由败诉方承担，或根据仲裁委员会的裁决由双方分担。

三、适用法律

本合同的订立、效力、解释、履行、变更、解除及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

本合同的签订地为XX省XX市，对于因本合同产生的或与本合同有关的任何争议，双方同意提交XX省XX市人民法院管辖。

五、不可抗力

1.任何一方因不可抗力导致不能履行或部分不能履行本合同，应及时通知对方，并提供相关证明。

2.不可抗力事件持续期间，双方应暂停履行合同；不可抗力事件结束后，双方应尽快恢复履行合同。

3.因不可抗力导致合同不能履行或部分不能履行的，双方互不承担违约责任，但应协商解决由此产生的损失。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方在收到乙方提供的聚会活动方案并确认无误后，合同正式生效。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至聚会活动结束后30日止。在此期间，双方应严格按照合同约定履行各自的权利和义务。

三、变更

1.本合同的任何变更，必须以书面形式经双方协商一致，并签署书面协议，方可生效。

2.任何一方未经对方同意，不得擅自变更合同内容。

四、终止

1.本合同因以下原因终止：

a.合同约定的履行期限届满；

b.双方协商一致解除合同；

c.因不可抗力导致合同无法履行；

d.一方违约，另一方根据本合同约定解除合同。

2.合同终止后，双方应按照约定办理结算手续，并互不追究对方责任。

五、通知

1.双方应确保通知的及时性和准确性，任何一方变更地址、联系方式等，应在3个工作日内书面通知对方。

2.通知应以书面形式发送，可通过邮寄、传真或电子邮件等方式进行。

六、争议解决

本合同的争议解决机制适用于合同履行期间发生的任何争议。

七、其他

1.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

2.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。

3.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，自终止之日起失效。

甲方（盖章）：____________________

乙方（盖章）：____________________

签字（或盖章）日期：_______________

签字（或盖章）日期：_______________

附件：

一、需求文档

1.聚会活动方案

2.聚会场地需求说明

3.参会人员名单及联系方式

4.聚会活动预算明细

二、设计方案

1.聚会现场布置效果图

2.活动流程及时间安排表

3.宣传物料设计稿

三、技术规格

1.聚会场地设施清单

2.影音设备配置及使用说明

3.安全保卫措施及应急预案

四、各类证件复印件

1.甲方及乙方营业执照复印件

2.相关组织机构代码证复印件

3.税务登记证复印件

4.开户许可证复印件

5.法定代表人