会议管理制度83436

会议管理制度83436一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于部门例会、项目会议、跨部门沟通会议、高层决策会议等。

（三）会议原则1.精简高效原则：减少不必要的会议，控制会议时间和规模，提高会议效率。2.目标导向原则：明确会议目的，围绕主题进行讨论和决策，确保会议达成预期效果。3.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好准备工作，提高会议质量。4.责任落实原则：明确会议决策事项的责任人和时间节点，确保决策得到有效执行。

二、会议分类及组织（一）部门例会1.会议周期：各部门每周[X]召开一次部门例会。2.会议组织：由部门负责人主持，部门全体成员参加。3.会议内容：总结上周工作进展，分析存在的问题，部署本周工作计划。

（二）项目会议1.项目启动会召开时间：项目立项后，正式启动前召开。会议组织：由项目经理主持，项目团队成员、相关部门负责人参加。会议内容：介绍项目背景、目标、范围、进度计划、团队成员职责等。2.项目周会会议周期：项目执行期间，每周[X]召开一次。会议组织：由项目经理主持，项目团队成员参加。会议内容：汇报项目本周工作进展，讨论解决遇到的问题，制定下周工作计划。3.项目月会会议周期：项目执行期间，每月[X]召开一次。会议组织：由项目经理主持，项目团队成员、相关部门负责人参加。会议内容：总结项目本月工作情况，分析项目进度、质量、成本等方面存在的问题，部署下月工作计划。4.项目总结会召开时间：项目结束后一周内召开。会议组织：由项目经理主持，项目团队成员、相关部门负责人、公司领导参加。会议内容：全面总结项目实施情况，评估项目目标完成情况，分析项目成功经验和不足之处，对项目团队进行表彰和奖励。

（三）跨部门沟通会议1.会议周期：根据工作需要不定期召开。2.会议组织：由相关部门负责人或指定人员发起，涉及的部门负责人及相关人员参加。3.会议内容：协调解决跨部门工作中存在的问题，沟通工作进展，促进部门间协作。

（四）高层决策会议1.会议周期：根据公司实际情况不定期召开。2.会议组织：由公司董事长或总经理主持，公司高层管理人员参加。3.会议内容：审议公司重大决策、发展战略、重要项目等，对公司重大事项进行决策。

三、会议准备（一）确定会议主题和目的会议组织者应提前明确会议主题和目的，确保会议围绕核心问题展开讨论。

（二）确定参会人员根据会议主题和目的，确定参会人员名单，并提前通知相关人员。

（三）准备会议资料1.会议议程：明确会议各项议程的顺序和时间安排。2.相关文件和资料：如汇报材料、项目方案、数据分析报告等，提前整理并分发给参会人员。

（四）选择会议地点和时间1.会议地点：根据参会人数和会议类型选择合适的会议地点，确保会议设施齐全、环境舒适。2.会议时间：选择参会人员方便参加的时间，避免与重要工作冲突。同时，合理安排会议时长，避免过长或过短。

（五）通知参会人员提前[X]天通过邮件、短信、即时通讯工具等方式通知参会人员会议的主题、时间、地点、议程和需准备的资料等信息。

四、会议流程（一）签到入场参会人员应提前到达会议地点，在签到处签到入场，并按照指定座位就座。

（二）会议开场1.主持人开场：介绍会议主题、目的、议程和参会人员。2.宣布会议纪律：要求参会人员遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳，如有紧急情况需要离开，应向主持人请假。

（三）会议讨论1.按照议程依次进行：各议题由相关负责人或汇报人进行汇报，参会人员进行讨论和发言。2.充分发表意见：参会人员应积极发表自己的意见和建议，尊重他人观点，避免争吵和人身攻击。3.主持人引导讨论：主持人应把控会议节奏，引导讨论围绕主题进行，确保讨论高效、有序。

（四）会议决策1.形成决议：对于会议讨论的事项，如有需要进行决策，应在充分讨论的基础上形成决议。2.明确责任人和时间节点：决议应明确责任人和时间节点，确保决策得到有效执行。

（五）会议总结1.主持人总结：会议结束前，主持人应对会议进行总结，回顾会议讨论的主要内容和形成的决议。2.强调重点和要求：对会议决策事项的执行提出重点要求，确保相关人员明确工作方向和任务。

（六）散会主持人宣布会议结束，参会人员有序离开会议地点。

五、会议记录（一）记录人员根据会议类型，确定会议记录人员。一般部门例会由部门文员记录，项目会议由项目经理指定专人记录，高层决策会议由行政部门安排专人记录。

（二）记录内容1.会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。2.会议议程：按照会议实际进行顺序记录各项议程。3.讨论内容：详细记录参会人员的发言内容、观点和讨论过程。4.会议决策：记录会议形成的决议、责任人和时间节点。

（三）记录要求1.准确完整：记录内容应准确、完整，如实反映会议情况。2.简洁明了：语言简洁，重点突出，避免冗长和复杂的表述。3.及时整理：会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，并在[X]个工作日内将会议记录初稿发送给参会人员进行核对。

（四）会议记录的保存和使用1.保存期限：会议记录应按照公司档案管理规定进行保存，保存期限为[X]年。2.查阅使用：如需查阅会议记录，应按照公司相关规定办理查阅手续。会议记录可作为公司内部沟通、工作追溯和决策参考的重要依据。

六、会议跟进与执行（一）明确责任人和时间节点会议决策事项应明确责任人和时间节点，确保各项工作有序推进。

（二）定期跟进1.责任人汇报：责任人应按照时间节点向会议组织者或相关领导汇报工作进展情况。2.检查督促：会议组织者或相关领导应定期对会议决策事项的执行情况进行检查和督促，及时发现问题并解决。

（三）调整优化如在执行过程中发现原决策存在问题或因客观情况发生变化需要调整，应及时提交会议讨论，形成新的决策并调整执行计划。

七、会议纪律（一）按时参加会议参会人员应提前安排好工作，确保按时参加会议。如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假，并安排合适人员代会。

（二）遵守会议秩序1.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳。2.尊重他人发言，不得打断他人讲话，如有不同意见，应在他人发言结束后再发表。

（三）积极参与会议参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论和发言，为会议决策提供有价值的意见和建议。

（四）保守会议机密对于会议讨论的机密事项，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

八、会议评估与改进（一）定期评估1.公司定期对会议管理工作进行评估，评估内容包括会议组织、会议效果、会议决策执行情况等。2.评估方式可采用问卷调查、面谈、数据分析等方法。

（二）问题分析与改进1.根据评估结果，分析会议管理工作中存在的问题和不足。2.针对问题制定改进措施，并明确责任人和时间