秘书理论与实物复习资料

名词解释

1.通知适用于批转下级机关的公文，转发.上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级

机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2.函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答

复审批事项。

3.调查研究收集资料后进行分析得出结论的方法和过程。

4.沟通是人与人之间通过语言、表情、动作、文字等方式互相传递信息和表达意思，并且

对对方的意图作出反应的行为过程。

5.领悟领是领会，悟是感悟，对上司的想法及指示，先完全领会，后深刻感悟。即在充分

理解的基础上，启发自己的智慧与精力，丰富自己的思路，从而做出符合上司意愿并且又更

为全面周到的考虑。

6.工作环境即我们通常说的办公室，它是指具体办公场所及使用的办公设备等，同时也包

括从业人员的状况。(无论各社会组织间的功能差异有多大，其办公活动都少不了人员、

设备和场所。)

7.时间管理时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进

行的控制。(这种控制是应用现代科学技术的管理方法，对时间消耗进行计划、实施、检

查、总结评价和反馈等的程序，以达到预期目标。)

8.总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一段工作的I可顾、分析和研

究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。

9.、办公室很多时候人们一提到工作，就会提到“办公室”。实际有以下几种含义。一是

办公的场所。二是政府机关及企事业单位下设的主管某一项工作的行政机构。二是各类机关、

团体、企事业单位中协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个团体提供辅助和支持工作

的专门机构。

10.领导的意图就是领导在布置工作、下达任务、做出指示时的本意或精神实质，以及希望

达到的目标和效果。

简答

1、时间管理的原则。

(1)主次原则。用精力最佳时间干最重要的工作。

(2)计划原则。消耗时间要有计划性，设定优先次序。

(3)弹性原则。保持时间上的弹性安排。

(4)连续性原则。根据计划J,保持时间利用的相对连续性，充分利用零碎时间。(5)授

权原则。严禁事必躬亲，要善于授权和协调，调动团队的积极性。

(6)总结原则。要学会在事后善于总结，不断改进和完善工作。

2.调查研究工作的基本内容

(1)确定课题。秘书调瓷研究的课题，是单位领导层在决策、管理、推行工作中需要掌

握的信息资料主题或必须解决的问题。课题必须既是“必要的”，又是“可行的”

(2)确立调查的对象、类型和方式。接受课题以后，首先应考虑课题的性质和要求，确

定调查的范围大小，对象的多少，应该找哪些单位、部门、人员，才能确定用何种类型、何

种方式去调查和研究。

(3)拟定调查项目和题型

(4)规定调查的时间和地点

(5)制订调查研究计划：①调查的目的要求②调研的对象、范围③调查的方式方法④调

查的时间和步骤⑤确定调查的组织和分工

（6）组织调查研究实施

（7）研究调查资料。调查所得的各种信息资料先要经过整理，如核实、筛选、拳清、分

类，然后进行研究。进行研究时，要注意资料的全面性与考虑资料的重点性并重。

<8）撰写调查研究报告

3.协调与领导工作的方法

（1）及时发现问题。发现问题是解决问题的关键。秘书是领导的贴身助手和参谋,在本部

门和上级的关系中处于重要位置，一旦发生某些不够协调的现象，阴敏锐地从文书往来和领

导的言谈举止中及时发现问题。发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措

施。

（2）解决问题的方法。和上级领导部门的关系，与其他的关系相比具有一定的特殊性，

解决方法也应与之相适应，没有公式化的程序，而是根据情况不同、问题的性质和大小而采

取相应的办法。大体上说，可采取以下几种方法。

①自查。就是检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意义：是否贯彻了上级部门的政

策精神;是否局部利益服从整体利益;是否在各个方面与上级领导保持了致:是否完成了上级

部署的各项工作；是否符合标准等。

②整改。一般而言，如果本部门的工作符合上级部门的要求，得到领导的肯定、认同，就

不会产生不和谐的现象。但如果在自杳中发现有与上级要求不•致的地方，那就应该加以整

顿、改进，已纠正偏差。

③积极请示。在贯彻执行上级的工作要求时，会遇到各种不同的情况，上级在布置工作时

未必都能考虑得尽善尽美。遇到这种情况，下级部门不宜擅自决定，而应多请示，请领导对

难以解决的问题予以定夺，以便把工作做好。

④主动汇报。将本部门的工作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。这

一方面能使上级全面了解本部门的实际情况，便于作出正确的判断、适当的决策；另一方面

体现了下级对上级领导部门的充分尊重。

4、会前准备的具体流程。

（1）确定会议主题与议题。确定主题的方法：一是要有切实的依据。二是必须结合

本单位的实际。三是要有明魂的目的，议题是对会议主题的细化。

（2）确定会议名称。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成，应该根据会议议题

和主题来确定。

（3）确定会议规模与规格。依据是会议的主题或内容，同时本着精简效能的原则。会

议的规模有大型、小型、中型。规格有高、中、低档次。

（4）确定会议时间、会期。会议的最佳时间要考虑领导能否出席，确定会期的长短

应与会议内容紧密联系。

（5）确定会议所需用品和设备。一是必备用品。二是特殊用品，是指一些特殊类型

的会议，如谈判、庆典会议等所需的特殊用品和设备。

（6）确定会议组织机构。一是秘书组。二是宣传组。三是会务组。四是后勤组。

五是保卫组。

（7）确定与会人员名单。主要包括出席会议和列席会议的有关人员名单。

（8）确定会议地点。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定会议地点。

（9）安排会议议程与F1程。会议fl程是会议在一定时间内的具体安排，是对会议要

通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

5.会议筹备方案的内容？

1.确定会议的主题与议题；

2.确定会议的名称；

3.确定会议的议程；

4.确定会议的时间和地点；

5.确定会议所需设备和工具，要满足会议需要：

6.确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复印工作；

7.确定会议与会代表的组成；

8.确定会议经费预算：

9.确定会议住宿和餐饮安排；

10.确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

6.秘书接待工作中的日常接待前的准备工作有哪些？？

1.心理准备

无论来的是什么客人，都要给对方留下接待热情的印象,让客人感到受欢迎和被尊重。因此，

要调整好自己的心态，在见到客人的第时间，应站起来微笑着注视对方。

2.形象准备

在仪容上要注意自己的衣服是否整理好了，化妆是否适当，同时应注意举止要大方。

3.环境准备

接待环境要清洁、雅致，接待室的茶具和座椅等要干净,可适当摆放花束或绿色植物,并注意

保持通风透气。

4接待用品准备

接待室应准备一些报纸杂志或公司的介绍资料，供客人在等待时阅读。另外还需备齐茶叶、

茶杯，尽量少用一次性纸杯。

7.单位应酬的准备工作有哪些？

8.办公室的事务特点

（1）服务性。办公室工作不仅服务与领导，而且服务于单位全体人员，因此要有良好的

服务意识，做到细化服务，提高效率，杜绝“为他人做嫁衣”，端正工作态度。

（2）政策性。秘书事务工作都必须根据单位的相关政策和规定办理，不能随意。

（3）繁杂性。办公室作为单位的枢纽部门。事务工作千头万绪，需要处理的临时性事务

很多，必须不断地加强自身的事物处理能力和管理能力。

（4）综合性。办公室是综合办事部门，承担着与所有部门的信息传递和沟通责任，在处

理办公室事务时需进行综合分析、统筹处理”

9.公文写作的茶本要求：

（一）意思明确

明百无误地把要说的话写出来让别人看得懂，一目了然。这是最起码的要求。

（二）文理通顺

表达准确，叙述通畅。

（三）观点正确

表达的东西要有道理，不能强词夺理,更不能讲歪道理。

（四）实事求是

是什么就说什么，不掩饰，不夸张，一切按照事实本身进行描述与表达。

（五）及时迅速

拖拉误时有可能会造成巨大的经济损失，在第一时间迅速完成公文的起草是秘书必备的基

本职业技能。

（六）简明生动

公文虽然都有团定的基本格式，但仍霜从可读性与观赏性上下工夫,否则通篇都是陈旧的人”

股文，只会让语言枯燥单调，令人感到乏味。

（七）层次分明

注意句与句之间的衔接，不同事情用不同的自然段分开，做到段落清楚。

（八）格式规范

所有的公文都有固定的格式规范,不能随意更改约定俗成的规矩。

10.信息的特征有哪些？

（1）客观性（2）寄载性（3）传递性（4）转换性

（5）时效性（6）共享性（7）价值的相对性（8）存储性

论述题

调查研究的类型和方法。

类型：普遍调杳典型调杳抽样调杏个案调杳

方法：问卷法访谈法观察法文献法实验调查法

突发事件的处理原则和工作流程

处理会中突发事件的工作程序为：向领导报告一启动会议应急方案一必要时间公共应急机构

请求支援f善后工作

作为名合格的秘书，面对办公区内一些可能突发的紧急情况，如火灾、人员受伤、突发疾

病、炸弹威胁等，要能充分利用各种条件处理紧急情况，尽可能减轻紧急情况带来的严重后

果,并做好记录。

（1）采取有效措施，控制事故蔓延。作为•名秘书，在日常工作中应注意收集并熟记各

种报警、急救电话号码以及公司火毁和安全责任部门的电话号码,并把它们印发给单位员工。

一旦有紧急情况或意外事故发生,秘书首先要保持冷静，使用报警系统或电话及时报警，马

上报告领导，请求指示，针对不同的情况分别处理，及时有效地控制事故危害，同时要保护

好现场。

（2）迅速、准确汇报情况。在控制事故境延的同时，还要迅速、准确地向公司有关部门

及负责人报告现场状况、己采取的措施、事态的发展和存在的隐患等情况。如果有人受伤,

要问急救人员汇报其受伤情况听取处理指示，协助其采取必要的临时救护措施，将损伤控制

在最低程度。无论事故结果如何，都应将事故情况及人员受伤情况进行详细记录。这样既能

督查事故，采取措施消除隐患，也便于应对有关赔偿的法律案件，同时还是安全教育的案例

资料。

3、会前准备的具体流程。

（1）确定会议主题与议题。确定主题的方法：一是要有切实的依据。二是必须结合

本单位的实际。三是要有明施的目的，议题是对会议主题的细化。

（2）确定会议名称。会议名称一般由“单位+内容+类型”构成，应该根据会议议题

和主题束确定。

（3）确定会议规模与规格。依据是会议的主题或内容，同时本着精简效能的原则。会

议的规模有大型、小型、中型。规格有高、中、低档次。

（4）确定会议时间、会期。会议的最佳时间要考虑领导能否出席，确定会期的长短

应与会议内容紧密联系。

（5）确定会议所需用品和设备。一是必备用品。二是特殊用品，是指一些特殊类型

的会议，如谈判、庆典会议等所需的特殊用品和设备。

（6）确定会议组织机构。一是秘书组。二是宣传组。三是会务组。四是后勤组。

五是保卫组。

（7）确定与会人员名单。主要包括出席会议和列席会议的有关人员名单。

（8）确定会议地点。要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定会议地点。

（9）安排会议议程与日程。会议日程是会议在一定时间内的具体安排，是对会议要

通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

4、秘书办公室事务内容有哪些。

（1）信息工作。负责本单位材料的收集、整理、保管、传递等工作

（2）文电工作。负责协助领导组织起草或审核以本单位名义发布的各种文电，负责外来单

位文电材料的登记、拟办、审核、呈送、批办等工作。

（3）档案管理工作。侦责对各种社会活动中所产牛的文字、图片、影音及其他材料讲行筛

选、整理，作为档案保存。

（4）辅助决策工作。负责为领导决策做好基础性工作。

（5）督办工作。负责对承办部门和事项执行人工作完成情况进行监督检查，确保按期完成。

（6）协调工作。负责协助领导协调单位内外的工作及工作关系，使其相互配合，更好地完

成工作任务目标

(7)建立健全制度规定。负责协助领导建立健全本单位内部各方面的工作制度、办法和规

定。

(8)印章管理工作。负责本单位公章及领导印章的使用和登记工作。

(9)保密工作。协助领导肌定有关保密工作的制度、措施，防止各种秘密外泄。

(10)接待工作。负责上级单位及有关单位来访接待工作。

(11)办公设备管理工作。主要负责办公室打印机、传真机、扫描仪、计算机等办公设备

的管理工作。

(12)办公用品管理工作。.主要负责办公室办公用品的采购、使用、领取登记工作。

(13)领导交办的其他工作。负责领导和管理部门临时交办的其他工作。

5、领会领导意图的途径和方法。

对领导意图的理解把握，除了从领导讲话重要工作部署去领会外，还要把工夫下在日常工作

中。遇到重大任务或重要情况，应主动请示;领导阅读文件、报刊和资料后，看•看有什么

批注:在领导与你的交谈中，听一听有什么新的意向，力求做到与领导同步思考。具体途

径如下。

(1)要掌握领导的关注点。弄清楚一段时间或一项工作，领导最关注的是什么，这样才

能跟上领导的思路，把工作做到点子上。有时，由于不同的情况、不同的场合，领导对某个

问题强调的侧重点不同，在这种情况下，千万不要把领导的意思理解偏了。

(2)要掌握领导的着力点。淮确理解领导对事物主要矛盾和矛盾主要方面的分析，弄清楚

什么是必须牢牢抓住的关键之处，什么是必须克服的薄密环节，什么是必须预见的牵连影响，

什么是必须防范的重要情况，等等。这样才能弄准做好工作的着力点，把工夫下在最重要的

地方。

<3)要掌握领导的警觉点。要弄清楚一段时间或一项工作中，领导可能担心、顾忌或反对

的事,要通过实实在在的谋划和工作，把可能遇到的情况理清楚.并且有相应的设想和方案，

让领导放心。

(4)从领导的言谈中捕捉。秘书要及时记录领导在各种会议、各种场合的系统或随机讲话、

谈话,善于将其联系起来，从中分析其意图。

(5)从领导的行动中掌握。领导去哪里，做什么，怎么做，反映了他对这个单位、这方面

工作的关心程度,反映了他的决心和意图。

(6)从