长沙市万科企业有限公司办公用品领用业财融合流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙市万科企业有限公司简介................................................................................1

2长沙市万科企业有限公司办公用品领用现状分析................................................2

2.1办公用品领用管理现状分析.........................................................................2

2.2领用办公用品业务对应财务处理现状.........................................................3

3长沙万科企业有限公司办公用品领用业务财务处理存在的问题分析.................4

3.1采购工作不规范............................................................................................4

3.2领用审批及管理制度不完善.........................................................................4

3.3办公用品库存管理不完善.............................................................................5

4办公用品领用业财融合流程优化设计....................................................................5

4.1制定统一采购计划.........................................................................................5

4.2完善办公用品领用制度.................................................................................6

4.3库存管理系统化.............................................................................................7

5总结............................................................................................................................9

参考资料.....................................................................................................................10

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长沙市万科企业有限公司办公用品领用业财融合流

程优化设计

1长沙市万科企业有限公司简介

长沙万科企业有限公司注册地点位于湖南省长沙市芙蓉区万家丽中路一段

176号旺德府国际大厦24层，法定代表人李理，系万科集团全资子公司，成立

于2007年11月29日。业务范围为房地产开发；工程技术开发的房地产项目；

技术顾问方面。长沙万科企业有限公司一直致力于城乡建设与生活服务商，业

务已经延伸至长租公寓、商业开发和运营、产业孵化、教育、智慧停车、城市

有机更新、体育运营、定制家装等领域。（公司组织结构见图1）

董事会监事会

总经理

总经理办公室审计室

行总总总常总销

政会经建务工售副

副计济筑副程副总

总师师师总师总

行人预战

信销租

政力财市算规略总

息售赁

后资务场合划发工

中中公

勤源部部同部展办

心心司

部部部部

图1公司组织结构

1

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2长沙市万科企业有限公司办公用品领用现状分析

2.1办公用品领用管理现状分析

长沙万科企业有限公司的主要经营业务是房地产开发，公司内部所在部门

众多、办公用品需求分散。长沙万科公司没有设立独立采购部门，办公用品也

没有进行集中采购，因此公司不同部门之间没有固定的联络供应商，总是采取

零散的方式进行订货。因为公司需求量多，所以办公种类也比较多。长沙万科

企业有限公司主要需要的办公用品有桌面文具类、文件档案类、办公本薄类、

办公电器类等产品。长沙万科企业有限公司领用的办公用品主要如下表：

表1长沙万科公司办公用品领用清单

订书钉、起钉器、订书器、剪刀、燕尾夹、尺子、笔

桌面文具类（笔芯、中性笔、记号笔）、小刀、计算器、透明胶

（大、小）、双面胶、胶水

档案袋（牛皮）、拉链袋、透明文件袋、文件夹（抽

文件档案类

杆）、文件整理夹（红色）、四联文件框

小本子、会议本（皮制）、草稿本、活页本、便利贴、

办公本薄类

复写纸、打印纸

饮水机、电脑、打印机、复印机、传真机、空调（挂式、

办公电器类

立式）、风扇、冰箱

洗手液、消毒液、空气净化剂、纸巾、文件柜、书架、

办公其他类

办公桌、办公椅

目前长沙万科企业有限公司的办公用品领用流程是：

首先部门财务部根据职员领用办公用品所填写的领用单进行审核并签字。

然后办公用品领用单需要部门主管审核，确认没有问题后签字。领用时需

要将个人领用原因填写清楚，领用量过大需要提供证明材料。

接下来仓管员进行领用单确认，要求领用人员按要求领用产品，登记好领

用信息，信息无误后签字。

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最后由仓管员对库存数量进行统计，并对库存进行实时更新。在月末时仓

管员将登记领用的办公用品的数量、购买的成本等进行账务处理，登记入账。

在采购办公用品上采购员常常都对具体要采购办公用品清单不了解，而且公司

并没有设立独立的采购部门，只要符合一般采购流程条件的都予批准，造成库

存积压，导致了企业大量不必要开支。长沙万科企业有限公司办公用品领用业

务处理现状流程如下图所示：

办公用品领用管理流程图

财务部部门主管仓管员

开始

通过

审核办公审批

用品领用批

单

发放办公

用品

登记领用

签字信息

登记明

细账

清点库存

结束

图2办公用品领用流程图

2.2领用办公用品业务对应财务处理现状

长沙万科企业有限公司办公用品领用主要由本单位的财务部负责，每月初

通常在部门主管统一发放给个人办公用品领用单。每月末，仓管员会将公司一

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个月办公用品领用信息以及费用凭证交给公司财务部，公司财务部进行查验信

息，核对各部门购买办公用品费用，总经理审核无误，成本会计会进行登记入

账。月末财务会计进行汇总记账，并进行全公司库存清点，会计分录如下：

借：销售费用—办公费

管理费用—办公费

贷：库存现金/银行存款

3长沙万科企业有限公司办公用品领用业务财务处理存在的问

题分析

办公用品领用工作在企业发展中是重要一环。拥有完整的管理体制，才能

让每位公司职员各司其职，发挥他们的作用，更有效率的进行工作，促进企业

的长远发展。长沙万科企业有限公司在办公用品领用业务上存在着以下几个问

题：责任分工混乱，采购关系模糊不清；办公用品没有严格的限额管理制度，

管理模式陈旧；用品管理和分类不明确，部门仓库内的办公用品积少成多，资

源闲置。具体分析如下：

3.1采购工作不规范

长沙万科企业主要业务是房地产，公司设立的那几个职能部门都是为公司

的高效运行考虑。因为各部门相互独立，公司采购工作分散在组织中的各个层

面，领用数量有大有小，所以办公用品盲目采购、以次充好、被盗等问题时时

发生。公司没有设立独立采购部进行规范管理，也没有设立专员负责采购，都

默认部门财务部负责，其他职员平时也只管做好自己本职工作，部门主管也没

有进行太过重视，这让这些问题更加严重。每月末或者年末账实不符的情况常

常有，而且采购办公用品流程较为简单，有时发生特殊紧急领用，员工可以向

上级领导提交采购计划和采购申请表，拿到领导批下的采购单，就可以直接去

采购所缺办公用品。采购完再到部门财务处登记报销，公司内其他几个部门也

是这样，办公用品没有归置一处，在办公用品数量方面公司常常处于模糊不清

状态。

3.2领用审批及管理制度不完善

领用办公用品需要提前填好办公用品领用单，再由部门主管审核签字，才

能到仓管员领用办公用品。对于一次领用办公用品的数量公司并未作出严格限

额规定，所以常常在完成采购工作的时候，总是出现两端化走向。月初刚采购

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完，办公用品种类齐全，领用办公用品的人员也特别多，会有很多代领办公用

品的人员，领用量比较大。之后仓库只剩下单价低、耐用的、少使用的办公用

品或者很多人领用完办公用品出现存货紧缺，这些情况各部门主管、经理大都

了解，其中大部分的原因来自领用制度不完善，但一直没有去解决这个问题。

3.3办公用品库存管理不完善

长沙万科企业办公用品库存清点工作，一般在人员领用完之后进行更新台

账，对仓库的产品进行实时清点。因为没有进行系统管理，部门无人领用的产

品越积越多，资源严重闲置，造成浪费，公司也没有根据积压下来的办公用品

据各部门需要进行合理分配或者退库，而需要的常常处于紧缺现状，大大增加

了公司日常办公用品的费用预算。仓库很多无人领用的持续积压的办公用品仓

管员采用放任手段。办公用品领用漏登、私人带出挪用、验收出错等问题也时

常出现，公司缺乏强有力的监管体系，部门财务登记处领用数据有时并不是仓

库的实时统计量，因此需要到仓库进行实地统计，对办公用品数据信息进行核

对，才能准确了解办公用品的实时情况，这大大加重了仓管员的工作负担。

4办公用品领用业财融合流程优化设计

4.1制定统一采购计划

针对长沙万科公司领用办公用品存在的问题，应将办公用品集中采购，在

行政部设立采购专员，统一制定采购计划，让公司的每个人重视起来办公用品

的采购，各司其职，按公司制度办事，采买规范，使公司的每一处开支得到有

效管控。通过制定统一采购计划，与固定供应商进行办公用品价格协商，这样

就可以有效节省公司的费用开支。另外统一采购保证了办公用品的质量问题，

也保证了到货验收。同时完善公司办公用品台账，让采购员可以直观发现产品

型号、规格等情况，遇到特殊紧急领用，采购员向部门主管提交紧急临时采购

申请，在总经理审批同意后，可以直接联系供应商去补齐。这样领用办公用品

紧缺的情况将大大减少，同样部门主管、经理也可以清楚地掌握着库存用品准

确的实时数据情况，将职权落实到实处。

长沙万科公司日常低值易耗品摊销或办公用品类小额支出都可以直接计入

管理费用，如果数额较大，可以先进低值易耗品，再转入管理费用。

1.日常低值易耗品

借：管理费用

贷：库存现金/银行存款

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2.数额较大的办公用品，不能计入固定资产的低值易耗品

借：低值易耗品

贷：库存现金/银行存款

摊销时：

借：管理费用

贷：低值易耗品

3.月末将管理费用转入本年利润

借：本年利润

贷：管理费用

4.2完善办公用品领用制度

为了严格管控办公用品领用量，减少两端化，需要将公司领用办公用品审

批流程优化完善。在领用时，行政部设立专门负责办公用品管理员进行监督仓

管员、采购员工作，产品验收入库查验，并单独建立领用台账，严格依照通过

审批的办公用品的数量、种类、品牌等标准，必须注明领用日期、使用日期、

使用原因和本人亲笔签名，不可代领。同时每天对申请和审批信息进行保存，

对不符合操作的情况进行不予发放，及时制止；对带出公司办公用品私用的人

员，不予发放，保证办公用品领用制度的权威性。

办公用品管理员对于过量领用、不必要领用、频繁领用情况坚决抵制，及

时上报。领用办公用品要随用随领，不能在部门存放太多，办公用品管理员定

期对各个部门进行检查，对于违反者进行惩罚。一个月内超过规定领用量，需

要申请上级主管和财务部特殊领用审批单，才可以领用。另外部门主管在核实

领用办公用品时，应提倡节约，限额领用，提高日常办公用品使用效率。若遇

到特殊情况，急用某种规格办公用品，仓库紧缺，所补用品尚未送达，可以由

采购管理员和本部门主管提供领用证明跨部门领用所缺办公用品，保证工作顺

利进行。

下表2是办公用品领用审批流程设计表：

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表2办公用品领用审批流程设计表

序号工作步骤负责人员操作内容

1填写办公用品采仓管员将公司各个部门领用所缺少的办公

购汇总单用品登记、汇总

2审核采购汇总单采购员对采购汇总单进行审核，填写采购单、

后，填写采购单、费用预算单

费用预算单

3审核采购单、费用部门经理登录办公用品管理平台核实采购情

预算单况，符合公司规定批准通过

4验收入库，填写费采购员将办公用品进行清点验收，采购用品

用报销单的发票、入库单交给部门经理进行报

销

5审核费用报销单部门经理对采购发票、入库单进行审核、签字

6编制记账凭证费用会计根据费用报销单编制记账凭证

7审核记账凭证总经理审核没问题签字

8支付现金后登记出纳给审核过的费用报销单打款后，登记

现金日记账现金日记账

9登记明细账费用会计根据审核获得记账凭证登记费用明

细账

10办公用品领用单部门经理将员工领用办公用品的数量、规格、

签字次数进行审核、签字

11审核领用单仓管员符合规定正常发放，并审核办公管理

系统自动生成的电子领用单

12清点库存仓管员进行盘点，对堆积办公用品进行合理

规划

4.3库存管理系统化

引入科羽办公用品管理系统实现了对办公用品的统一分类管理，通过层级

类别设置，帮助采购人员更加系统地管理积压的办公用品，解决闲置资源浪费

问题，让资源得到合理配置。此系统自动将办公用品按照价格、规格、数量分

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条列好，随时可以查询，并能够自动生成报表。科羽管理系统的引入不仅让采

购管理员拥有纸质存单信息，并且自动生成电子存单，使得办公用品领用可以

在线上进行和查询，同时自动生成电子申请单和领用单，实现了办公用品领用

审批全过程监测。对于常年闲置在仓库的办公用品，进行智能分配，部门之间

可以进行合理交换，实现资源利用最大化，减少了资源浪费，也有效提高了办

公用品的管理效率，让办公用品管理更智能、更快捷、更方便。

如下图3为引入科羽办公用品管理系统领用流程图：

各部门行政部采购专员总经理财务部

流程开始

填写采购汇

审核审核

申请采购总单

采购

验收入库、

审核（生

填写费用报签字、

成付款凭

销单（生成审核

电子费用报证）

销单）

填写办系统通

公用品知领用

领用单办公用

品

签字

领用办