中国海拓进出口服装贸易公司对美国莫利服装贸易公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景简介.......................................................................................................................1

1.1我方公司介绍....................................................................................................1

1.2贵方公司介绍....................................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................2

2接待前的准备...............................................................................................................2

2.1客户人数及基本情况........................................................................................2

2.2接待小组............................................................................................................2

2.3日程安排............................................................................................................3

2.4住宿预订............................................................................................................3

2.5商务礼仪............................................................................................................4

2.5.1乘车座位礼仪.........................................................................................4

2.5.2会议座位的排列.....................................................................................4

2.5.3宴会座次排列.........................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................5

3.1接机....................................................................................................................5

3.2欢迎晚宴............................................................................................................5

3.3参观工厂............................................................................................................5

3.4会议安排............................................................................................................6

3.5游玩活动............................................................................................................7

3.6欢送晚宴............................................................................................................8

3.7赠送礼物............................................................................................................8

4总结...............................................................................................................................9

4.1接待中的问题及解决方案................................................................................9

4.2预算....................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

I

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中国海拓进出口服装贸易公司对美国莫利服装贸易

公司的商务接待方案设计

1背景简介

1.1我方公司介绍

中国海拓进出口服装贸易公司的所有服装均为自主开发并生产。企业产品

以质量优良、价格优惠为基础已经与全球多个国家建立了长期合作关系。公司

多年来本着“创新、共赢、专业、真诚”的经营宗旨，以企业的经营理念和企

业的文化精神，融合社会气候与企业风格走向多元化和新旧潮流的交错期许，

为企业设计和制作永保价值的经典服饰，使企业在形象上更加雅致生动，保持

无可比拟的魅力，广泛涉及各行业，如银行、保险、移动、电信、航空、铁路、

供水电、旅社、商店、学校、企业等。我公司现有员工180人，拥有包括18名

高级设计师、30名中级设计师以及各类服装专业技术人员40名。

中国海拓进出口服装贸易公司建有专业的服装设计研究中心、生产制造中

心以及各式各样面料的检测机器，具有自己设计生产各种服装的能力。企业先

后为多家大中型企业、机构提供了完善优秀的售后服务，我们的服务得到了各

公司、各机构的广泛赞誉。公司产品先后获得了中国著名品牌、全国绿色环保

首选产品、国家AAA品牌证书等一系列殊荣大奖。

1.2贵方公司介绍

美国莫利服装贸易公司，是一家设计经典耐看、大方有格调、能把正装演

绎出不同味道的公司，多年来致力于服装行业与多家生产厂家创建了亲密合作

的关系，长期为大中型公司提供修身套装、行政服饰、职业正装、工作服、衬

衣及领带等相关商品。美国莫利服装贸易公司一直以来保持着精心制作、质量

第一的原则。企业生产的正装堪称现代女性的必备衣橱，是面料品质和舒适自

身的完美统一。颜色运用得丰富柔和，比如藕紫、烟绿、天蓝，这样的色调会

带来更多女性特质的沉静温柔淡雅。服装以精心挑选的面料，大多都是亚麻、

真丝、羊绒等高级且带有自然感的面料，会形成一种视觉上的飘逸感，给人一

种柔和且自然的印象。多彩的设计和色彩带来了更多样的适用场合，不止于职

场，日常生活中穿着也是好品味。

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1.3来访目的

对于美国莫利公司来说，一家供货合作伙伴的产品质量和交货能力决定了

合作结果，出口方背后的工厂是至关重要的，尤其对于服装行业来说，质量是

非常关键的。生产设备是核心，贯穿生产的每一个环节，是客户考察的重中之

重，甚至决定合作的成败。美国莫利服装贸易公司为了与中国海拓进出口服装

贸易公司大订单的签约能够顺利进行，特地派人员前来参观我方工厂。通过参

观我厂，实地考察我厂的生产设备、生产规范、生产材料、质量控制、规模水

平、生产流程以及管理水平，进一步深入了解我厂的生产实力和服装产品质量。

2接待前的准备

客户所乘坐的MU588纽约飞往长沙的航班于2023年5月26日周五14：50

到达黄花机场。

2.1客户人数及基本情况

表1客户信息表

姓名性别职位年龄

Alex男总经理38

Enola女秘书27

Amelia女财务经理28

Owen男外贸业务员32

Eric男外贸业务员32

2.2接待小组

表2接待小组信息表

名字性别职位年龄

陆文昊男总经理36

千菁女秘书26

周景瑜男外贸业务员32

程墨男翻译员30

周海龙男摄像师28

吴泽洲男司机40

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2.3日程安排

5月26日接机小组于13:40到达机场等候的客户到来，15:00接机成功后

拍照留念。司机与秘书千菁送客户去华夏精选酒店暂作休息，并告知客户

17：:40司机会在酒店楼下等待，18：00在友友饭店正式举行欢迎晚宴。晚宴

结束后，司机送客户回酒店，秘书千菁告知客户Enola27日8：50前往工厂参

观。

5月27日8:30接待小组在酒店楼下等待客户，接到客户后前往工厂，9:00

到达工厂后开始参观。11:00参观结束，接待小组与客户前往鲤隐台饭店用餐。

用餐结束后秘书千菁告知客户Enola28日8:50前往中国海拓进出口服装贸易

公司参加会议。

5月28日8:30业务员周景瑜与司机在酒店楼下等待客户，9:00正式开始

会议。11:00会议结束后，接待小组与客户前往晴溪东方庭园饭店用餐。用餐结

束后秘书千菁告知客户Enola29日8:40前往景点游玩。

5月29日9:00接待小组在酒店楼下等待客户，9:30到达橘子洲头，12:00

湘海风饭店用餐后稍作休息，14:00出发去铜官窑，参观结束后18:00在庭熙小

院中餐馆进行欢送晚宴。晚宴结束后秘书千菁告知客户Enola30日8:20接待小

组会在酒店楼下等待，然后送他们去机场。

5月30日8:00接待小组在酒店楼下等待客户，送客户去黄花机场。

为方便客户了解行程安排，打印五份行程表。

2.4住宿预订

酒店预订：长沙华夏精选酒店——这家老牌星级酒店，承载了一代人的记

忆。“华夏精选酒店”前身为1996年开业的华夏大酒店，距今已有二十六年的

历史。位于长沙营盘东路82号，公园南门的东南侧。地理位置十分优越，与省

委省政府和省博物馆毗邻；交通便利，距离五一广场商圈不到三公里，各路地

铁近在咫尺。这家酒店是真正的闹中求静，是各界人士来长沙商务、旅游的理

想住处。

华夏精选酒店的定位是中高端精品酒店,主打“小而美”的简约轻奢风格，

有机融合了中国古典美学和现代设计。酒店现有会议厅、多功能自助洗衣房、

健身房、休闲茶室等配置，可为住客带来舒缓身心、自由惬意的住宿体验，使

住客在满足政务、商旅、家庭旅游等需求的同时，也能“身心皆安”。酒店一

直以“宾客至上，服务周到”为宗旨，满足住客的各种需求。此外，华夏精选

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酒店还开展了住宿送早餐和果盘活动，推出点餐送餐等极致人性化服务，并联

合一楼网红餐厅——炊烟小炒黄牛肉，用湖南招牌菜肴不断丰富住客的美食记

忆，让住客吃出具有湖南特色的美食。

3表3客户住宿安排表

姓名性别职位住宿安排

Alex男总经理单间

Enola女秘书双人房

Amelia女财务经理

Owen男外贸业务员双人房

Eric男外贸业务员

3.1商务礼仪

3.1.1乘车座位礼仪

完美的座次安排是对客户尊重的体现。贵方总经理Alex坐在司机后面,我

方总经理陆文昊坐在Alex的右侧，后排右座最重要，在我国车辆遵循靠右侧行

驶，坐在此座位最便于上下车，也便于迎接人员为其开关车门。上车时请客户

从右侧门上车，我方为避免从客户座位前面穿过去而从左侧车门上车。确认客

户身体安全进车后轻轻关上车门，并注意用手防止客户碰到头部。

3.1.2会议座位的排列

用长条桌，客户与我们分坐。谈判桌竖放，以正门的方向为准，右边是客

户的座位，左边为我方的座位。谈判时,总经理陆文昊在自己一方的中间坐下，

其他参会人员按照右高左低的原则，坐在主谈人员的两边。客户坐在对面，按

相应的职位落座。

3.1.3宴会座次排列

原则是：面对门口、右边、居中、可观景或靠墙的都是上位坐。座次分布

是面对门口中间的位置为主位，主人坐左边，宾客坐右边。离首席越近，位次

就越高；距离相等时，则右侧高左侧低。

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4接待工作

4.1接机

客户所乘坐的MU588纽约飞往长沙的航班于2023年5月26日周五14：50

到达黄花机场。请总经理陆文昊、秘书千菁、业务员周景瑜、翻译程墨、摄影

周海龙、司机吴泽洲于5月26日周五14：20到达机场，并提前安排好接机路

线。秘书千菁记得带上鲜花、接机牌以及五份行程表。为了方便找寻客户，避

免发生不必要的误会，接机小组必须事先看好来访者的照片，并预先打电话确

认航空公司该飞机是否准时或延误，乘客名单是否已经坐上飞机。

到达机场后先到机场大厅查询航班的准确到达时间，是否延误，确认之后

去出口等待客户的到来。接到客人后先跟客户问好并帮助客户拿行李。千菁向

客户介绍接待小组成员，询问他们旅途是否顺利愉悦，随后合影纪念。然后接

待小组带客户到停车处，司机将客户的行李放入车辆后备箱，按照之前的安排

好的线路把客户送到酒店，如遇交通堵塞的情况适当的调整行车路线。

4.2欢迎晚宴

晚宴在友友饭店，是一家著名的湘菜饭馆。停车方便、服务态度好、装修

环境也非常不错。菜品种类十分丰富，涵盖天南地北，摆盘也非常讲究、有格

调。

菜单：友友招牌烤鸭是去长沙的老牌湘菜馆一定要吃当地的烤鸭，外焦里

嫩，口感紧实而美味；石锅肉沫海参是用新鲜的海参搭配肉沫，口感十分独特；

五年水鱼炖湘西土鸡，选材优质，十分滋补的一道汤；金汤杂粮花胶，营养丰

富，色泽金黄，满口余香；一品金香豆腐，焦焦的豆腐蘸着浓郁的金汤，鲜香

美味；糖醋排骨是来中国必吃的菜品；老长沙酱卤拼盘，酱香味十足，口感非

常好；剁椒鱼头是十分入味的下饭菜；清炒时蔬，爽口解腻，重油必备；金沙

汤团，口感糯糯叽叽，有爆浆感；最后上水果拼盘。

4.3参观工厂

千菁5月23日提前告知厂长有客户于27日9:00参观工厂，请提前做好参

观路线并安排好跟拍人员。厂长必须提前两天对工厂进行全面的清洁和整理，

在清扫结束以后按照规划好的客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角安排

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陪同参观的人员当天是否到位，确保工厂一直保持整洁和有序。

27日8:30接待小组与司机驱车去酒店接客户。在客户到达之前准备好验厂

所需的文件和资料，以便在客户到达后能够立即开始验厂。客户9:00到达工厂，

首先将客户引至会客区，就客户有哪些需求、提供哪些饮料进行询问。然后以PPT

幻灯片方式向客户做公司以及产品介绍与以往成功案例，等客户有一定了解后，

厂长带领客户参观展厅和工厂内部。在展厅参观时，我们按照女装、男装、春

秋装、夏装、冬装等不同的服装种类向客户介绍，并提供专业的引导和解释，

介绍工厂的生产过程和设备，向客户展示工厂的管理和质量体系。

参观工厂内部时，按流水线流程，从仓库的验布机器，裁剪车间的裁床、

电刀、排料电脑系统，服装车间的粘衬机、锁眼机、缝纫机、锁边机、小烫台

等，后整车间的去污机、大烫台，包装车间的检针机、包装设备等。确定工厂

的样板间已经把所有产品都调试到了随时可以展示功能的状态，积极回答客户

的问题，认真记录客户的要求和建议，确保客户对工厂情况有一个清晰的了解。

最后带领客户再次回到会客区，一边品茶一边休息，进一步沟通客户所感兴趣

的产品。这个时候就可以把给他准备的样品拿出来，按之前整理好的内容清单

逐一与客户进行讨论，直到对方不再有任何疑问为止。参观完毕，大家一起合

影留念。

27日的介绍务必要简明扼要，实事求是，内容真实可靠，不夸大其词也不

掩饰不足。做好各项准备，注重细节，产品优质、售后支持、差异化服务结合

起来，提供优质的服务和支持才能够让客户对工厂的生产能力和质量体系有一

个全面的认识。

4.4会议安排

5月28日9:00开始会议，8:30接待小组与司机驱车去酒店接客户。

公司提前两天（26日）对大厅、办公室、卫生间、食堂等处做清洁卫生。

提前准备好相机和跟拍人员，公司大厅的大屏电视播放公司介绍和产品视频，

并在公司门口的显示屏播放“WelcometoMollyClothingTradingCompanyof

AmericaandLookForwardtoOurCooperation”。提前告诉前台有重要客户

来访，要记住来访客人的名字和照片。当客户到达公司后，由礼仪小姐引入会

议室就座，客户就坐好后上茶。会议开始后每隔半小时添一次茶水，客户说话

的时候不要加茶水，等客户说完了再加，把杯子拿出桌面加，不要把杯子放在

桌面上加水。

提前三十分钟清洁并布置会场，调试投影仪，检查摄像机等设备。摄像机

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能对会议进程、会议内容等进行完整的记录。还要准备一台小型打印机和A4纸，

以防需要立即将会议结论打印出来。

准备包括企业演示文稿在内的谈判资料，以及暂时自己公司的实力资料和

需要展示的客户相关文件资料。企业演示文稿要写得漂亮、细致，起码要包括：

企业的竞争优势、目前整个服装市场的情况、往年与其他公司的业务往来；清

晰明朗的组织结构图；服务客户的整个流程、服务的标准、如有不满如何进行

投诉、企业又是如何处理的；企业设计研究团队的实力、样品室的参观、负责

人的资历介绍、荣誉证书以及各种认证。

会议桌上按职位排序摆放名字牌，名字牌要容易看到、易于辨认。准备好

茶和水，以及一些水果和点心。每人一份会议流程、简洁的公司介绍和工厂介

绍、产品目录、产品样本、产品附件、草稿纸和一支笔。还要安排一名翻译，

避免出现沟通不顺畅的情况。整个会议大约持续两个小时。会议开始后两位礼

仪小姐在门口等候，以防有些客户需要洗手间而找不到地方。

4.5游玩活动

5月29日9：00接待小组驱车去酒店接客户出发游玩景点。提前备好矿泉

水以及遮阳伞，提前一晚告知客户穿舒适的衣服和鞋子。

旅游景点一：橘子洲由南至北，纵贯江心，西望岳麓，东与古城相望，是

湘江最大的名洲。1925年，毛泽东同志在这里写下《沁园春·长沙》“独立寒

秋，湘江北去，橘子洲头”，正是这样一首千古名作，让橘子洲声名鹊起、美

名远播。提前两天关注天气预报，确保当天不下大雨，下大雨的话橘子洲是不

开放的。提前三天在微信小程序“岳麓山橘子洲旅游区”进行线上预约，轻松

刷脸就能入园。客户们入园后在微信小程序“龙骧橘子洲”上购买十张环全洲

线的观光车车票，通过闸机时只用出示电子检票码即可检票，但请注意：同一

站只能上下一次，中途到站不下车。接待小组入园后用手机留心查找附近卫生

间，实时了解卫生间的繁忙状态、厕所蹲位占用情况，方便客户使用。景区内

十几座厕所现在都已经全部联网。游玩路线：乘坐观光车到毛泽东青年艺术雕

塑下车→长沙市非物质文化遗产展示馆→美孚洋行→原长沙海关公廨旧址→江

神庙。

旅游景点二：铜官窑古镇是第一个成功发明烧制铜红釉，第一个开创模印

贴花，第一个创造并发展釉下彩绘的古窑。铜官窑古镇位于湘江东岸，有着1200

多年历史，这里是世界陶瓷釉下多彩发源地，被誉为陶瓷史上的里程碑，是全

国五大陶都之一。铜官窑古镇集文化博览、美食休闲、演艺科技、非遗文创、

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亲子娱乐、特色商业等于一体，满足全年龄段不同的旅游体验乐趣。提前两天

在微信公众号“铜官窑古镇”购买成人票十张。游玩路线：铜官窑→铜官窑博

物馆→绣珍阁→铜官窑5d影院→听雨轩口技→花鼓戏楼。最早釉下彩瓷的民窑

——铜官窑，自唐代以来，一直闻名遐迩。绣珍阁是目前为止我国首家集湘绣、

苏绣、蜀绣、粤绣及各个地方绣种的大型刺绣艺术博物馆。刺绣艺术的背后有

着千万故事和寓意，当我们欣赏的时候不仅要从历史朝代去分析，还要通过刺

绣所象征的文化内涵与意义去体会，中国文化的魅力，希望客户能够亲身感受。

4.6欢送晚宴

晚宴订在庭熙小院中餐馆，隐匿在南边的一个小院，环境非常好，处在融

程花园酒店旁，通过停车坪，抵达门口，一块牌匾（庭溪小院）店面面积不大，

老板却大气的规划了一半的面积，设计了园林景观，一半的营业面积，所以餐

位和包间并不多，清幽静谧，含蓄温婉，曲径通幽，泉水流殇，虹桥倚佳树，

竹径通芳亭，富有禅意的庭院设计，演绎着自然与心灵的契合。

菜单：开胃菜是开胃菜头、盐菜小花生、酱萝卜黄瓜；主菜有红烧脆皮乳

鸽，粤菜口味，入口微甜，之后便是鸽子清香；古法青椒焖湖鸭，软烂入味，

肉质紧致；洋沙湖有机雄鱼，鱼汤鲜美，鱼肉很嫩；盐菜干土猪肉，层次丰富，

肥而不腻；茶油焖土鸡，新鲜美味，新鲜现做；蒸米糠肠，精心调制，Q弹爽滑；

生煎灌汤包，外焦多汁，摆盘讲究；樟树港辣椒炒肉，肥瘦相间，香辣入味；

石锅雪花牛肉，牛肉品质很好，香嫩美味；爽口翡翠莴笋，口味不错，脆而爽

口。点心是杂粮饼。

4.7赠送礼物

Alex、Owen、Eric三位男士各一份陶瓷茶具，Enola、Amelia两位女士各

一份真丝丝巾苏绣披肩。并赠送贺卡：LookingForwardToOurNextCooperation.

在中国茶文化中占有重要地位的陶瓷茶具与茶文化是相生相息的。“陶瓷”

与“茶叶”是中华民族的本源文化之一。在中国历代冶陶制瓷史上，茶具品类

繁多，三才盖碗、主人杯、压手杯、茶壶、茶匙等，茶具的外装饰效果，无任

是釉色或是器型，都涵盖着中国多民族文化特色。

丝巾披肩是女性的装饰品之一，它也象征了女性的柔情、温婉与智慧。苏

绣历史悠久，意蕴丰富，是中国四大名绣之首。苏绣的艺术风格为“精、细、

雅、洁”，图案秀丽、色彩和谐、线条明快、针法活泼、绣工精细。通过由动

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