保险柜使用的管理制度

保险柜使用的管理制度一、总则1.目的为了加强公司保险柜的安全管理，确保公司重要物品、文件和资金的安全存放，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有保险柜的使用与管理。3.职责分工行政部门负责公司保险柜的统一采购、配备与登记管理。定期检查保险柜的使用状况，确保其正常运行和安全性。协助各部门解决保险柜使用过程中出现的问题。使用部门负责本部门保险柜的日常使用和维护，指定专人负责管理。严格按照本制度规定使用保险柜，确保存放物品的安全。发现保险柜异常情况及时报告行政部门。财务部门负责公司资金类保险柜的重点管理，制定相应的资金存放安全规定。监督资金类保险柜的使用，确保资金收付安全。

二、保险柜的采购与配备1.采购标准根据公司实际需求，选择质量可靠、安全性高的保险柜产品。保险柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，符合国家相关标准。优先选择具备密码、指纹、钥匙等多种开锁方式的保险柜，提高安全性。2.采购流程需求申请：各部门根据工作需要，填写保险柜采购申请表，详细说明采购原因、规格要求等，提交至行政部门。审核审批：行政部门对采购申请表进行审核，报公司领导审批后实施采购。采购实施：行政部门按照审批后的采购申请表，通过招标、询价等方式选择供应商进行采购。验收登记：保险柜到货后，行政部门会同使用部门进行验收，检查保险柜的质量、功能等是否符合要求。验收合格后，进行登记并建立档案，记录保险柜的型号、规格、购置时间、使用部门等信息。

三、保险柜的使用管理1.使用人员管理各部门应指定专人负责保险柜的使用与管理，使用人员应具备一定的安全意识和责任心。使用人员应妥善保管保险柜钥匙和密码，不得随意透露给他人。如因工作需要必须交接给他人使用，应办理书面交接手续，并在交接记录上注明交接时间、交接内容等。使用人员离职时，应将保险柜钥匙和密码及时交回行政部门，并办理相关交接手续。2.存放物品管理保险柜内只能存放公司重要物品、文件、资金等符合规定的物品，严禁存放易燃易爆、腐蚀性等危险物品。存放的物品应分类整理、摆放整齐，并做好标识。对于重要文件和资料，应进行备份并妥善保管在其他安全地点。财务部门存放资金的保险柜，应严格按照财务管理制度执行，确保资金收付安全。资金存放应遵循限额管理原则，超出限额部分应及时缴存银行。3.开锁方式管理保险柜应采用密码、指纹、钥匙等多种开锁方式，并定期更换密码。密码设置应复杂且不易被他人破解，包含数字、字母和特殊字符等。使用指纹开锁时，应确保手指清洁、干燥，避免因指纹识别不清晰而无法开锁。如指纹识别出现故障，应及时使用密码或钥匙开锁，并报告行政部门进行维修。钥匙应妥善保管，不得随意放置。如钥匙丢失，应及时报告行政部门，并采取相应的措施确保保险柜安全，如更换锁芯等。4.日常使用管理使用人员应在保险柜使用完毕后及时关闭柜门，并检查锁具是否正常锁定。定期对保险柜进行清洁保养，保持其外观整洁和内部干燥。如发现保险柜有损坏或异常情况，应及时报告行政部门进行维修。在非工作时间或无人使用时，保险柜应处于锁定状态，防止他人擅自开启。

四、保险柜的维护与保养1.定期维护行政部门应定期组织对保险柜进行全面检查和维护，每季度至少进行一次。检查内容包括保险柜的外观是否有损坏、锁具是否灵活、密码和指纹识别系统是否正常等。对保险柜的内部进行清洁，清除灰尘和杂物，防止影响保险柜的正常使用。2.故障维修如发现保险柜出现故障，使用人员应及时报告行政部门。行政部门应联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。在维修期间，应采取临时安全措施，确保存放物品的安全。如维修时间较长，可考虑将存放物品转移至其他安全地点。维修后的保险柜应进行试开锁测试，确保各项功能正常后，方可继续使用。3.保养措施为防止保险柜生锈，可定期在锁具、合页等部位涂抹适量的润滑油。保持保险柜周围环境干燥，避免阳光直射和潮湿环境对保险柜造成损害。对于电子密码保险柜，应定期更换电池，以确保其正常运行。

五、保险柜的安全检查与监督1.安全检查行政部门应定期对保险柜的安全状况进行检查，包括门锁的牢固性、密码的保密性、存放物品的安全性等。检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，确保保险柜始终处于安全状态。在检查过程中，如发现安全隐患或违规行为，应及时下达整改通知，并跟踪整改情况，直至问题解决。2.监督措施公司内部审计部门应对保险柜的使用和管理情况进行定期审计监督，检查是否符合本制度规定。对于违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。鼓励员工对保险柜使用过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。

六、保险柜的报废与处理1.报废条件保险柜出现严重损坏，无法修复且影响正常使用的。因技术更新或其他原因，保险柜已不再满足公司安全管理需求的。2.报废流程使用部门填写保险柜报废申请表，详细说明报废原因、保险柜基本信息等，提交至行政部门。行政部门对报废申请表进行审核，并组织相关人员进行鉴定。如鉴定确需报废，报公司领导审批。经审批同意报废的保险柜，由行政部门负责联系专业回收公司进行处理，并确保处理过程中存放物品的安全。保险柜报废后，行政部门应及时在资产档案中注销相关信息，并做好记录。

七、附则1.