出货管理制度7710400

出货管理制度7710400一、目的本制度旨在规范公司出货流程，确保货物准确、及时、安全地交付给客户，提高客户满意度，同时维护公司的利益和形象，加强对出货环节的管理与控制。

二、适用范围本制度适用于公司所有产品的出货业务，包括国内销售出货、国外销售出货以及样品出货等。

三、职责分工

销售部门1.负责接收客户订单，对订单进行评审，确保订单信息准确、完整，符合公司销售政策和生产能力。2.根据客户需求和生产计划，协调安排出货事宜，与客户沟通出货时间、运输方式等细节，并及时反馈给相关部门。3.负责制作出货通知单，详细注明订单号、产品名称、规格、数量、客户信息、出货时间、运输方式等内容，经部门负责人审核后传递给仓储部门和物流部门。

仓储部门1.根据出货通知单，负责货物的拣选、包装、贴标等准备工作，确保货物的品种、规格、数量与出货通知单一致。2.对准备好的货物进行质量抽检，如发现质量问题及时反馈给质量控制部门，并协助处理。3.负责货物的存储管理，确保货物在存储过程中的安全和完好，防止货物损坏、丢失等情况发生。4.根据物流部门安排，按时将货物发运至指定地点，并与物流部门办理货物交接手续。

物流部门1.根据销售部门提供的出货通知单，负责选择合适的运输方式和物流公司，安排货物运输。2.与物流公司签订运输合同，明确双方的权利和义务，确保运输过程中的货物安全和准时送达。3.跟踪货物运输状态，及时掌握货物的运输信息，如出现运输延误、货物损坏等异常情况，及时与物流公司沟通协调，并反馈给销售部门和相关部门。4.负责办理货物运输保险等相关手续，降低运输风险。

质量控制部门1.在出货前对货物进行质量检验，确保货物质量符合客户要求和公司标准。2.对检验合格的货物出具质量检验报告，作为货物出货的依据之一。3.如发现货物存在质量问题，及时通知生产部门进行整改，整改合格后方可出货。

财务部门1.负责审核出货相关的费用，如运输费用、保险费用等，确保费用支出合理合规。2.根据销售订单和出货情况，及时开具发票，办理收款手续，确保公司资金及时回笼。3.对出货数据进行财务核算，提供相关财务报表和分析数据，为公司决策提供支持。

四、出货流程

订单接收与评审1.销售部门收到客户订单后，首先对订单的完整性、准确性进行审核，包括客户信息、产品规格、数量、交货期等内容。2.评审订单的可行性，结合公司的生产能力、库存情况、原材料供应等因素，判断是否能够满足客户订单需求。3.如订单存在问题或无法满足，销售部门及时与客户沟通协调，协商解决方案，如调整订单内容、延迟交货等，并将沟通结果记录在案。4.经评审通过的订单，销售部门填写订单评审表，由部门负责人签字确认后，作为后续出货操作的依据。

出货通知单制作与传递1.销售部门根据评审通过的订单，制作出货通知单。出货通知单应包含以下详细信息：订单号产品名称、规格、型号数量客户名称、地址、联系方式出货时间运输方式特殊要求（如包装要求、运输注意事项等）2.出货通知单制作完成后，经销售部门负责人审核签字，然后分别传递给仓储部门、物流部门和质量控制部门。

货物准备1.仓储部门收到出货通知单后，按照通知单要求进行货物拣选。拣选过程中要仔细核对货物的品种、规格、数量，确保准确无误。2.将拣选好的货物搬运至包装区域，根据产品特性和客户要求进行包装。包装应牢固、美观，能够有效保护货物在运输过程中不受损坏。3.在包装好的货物上贴上产品标签，标签内容应包括产品名称、规格、型号、数量、生产日期、保质期等信息，确保标签清晰、准确。4.完成包装和贴标后，仓储部门对准备出货的货物进行质量抽检。抽检比例和方法按照公司质量检验标准执行，如发现货物存在质量问题，及时通知质量控制部门和生产部门进行处理。

质量检验1.质量控制部门收到出货通知单和货物后，按照公司质量检验标准对货物进行全面检验。检验内容包括产品外观、尺寸、性能、包装等方面。2.对检验合格的货物出具质量检验报告，报告应注明订单号、产品名称、规格、数量、检验项目、检验结果等信息，并加盖质量检验专用章。3.如发现货物存在质量问题，质量控制部门填写质量问题反馈单，详细描述问题情况，及时反馈给生产部门。生产部门应立即组织整改，整改完成后重新提交质量控制部门进行检验，直至合格为止。

货物交接与发运1.仓储部门根据物流部门安排的运输时间和车辆，将准备好的货物按时发运至指定地点。在货物发运前，仓储部门与物流部门办理货物交接手续，填写货物交接清单，清单内容包括订单号、产品名称、规格、数量、包装情况、交接时间等信息，双方签字确认。2.物流部门负责将货物运输至客户指定地点。在运输过程中，物流部门应选择合适的运输工具和运输路线，确保货物安全、准时送达。同时，要及时跟踪货物运输状态，如出现运输延误、货物损坏等异常情况，及时与物流公司沟通协调，并反馈给销售部门和相关部门。3.货物送达客户后，物流部门要求客户在送货回执上签字确认，回执内容应包括订单号、产品名称、规格、数量、送货时间、客户签收等信息。物流部门将客户签字确认的送货回执及时返回给销售部门。

发票开具与收款1.财务部门根据销售订单和出货情况，及时开具发票。发票内容应与销售订单和出货通知单一致，包括产品名称、规格、数量、金额、税率等信息。2.发票开具完成后，按照公司规定的发票传递流程，将发票及时送达客户。同时，财务部门做好发票开具记录，包括发票号码、开票日期、客户名称、金额等信息。3.财务部门负责办理收款手续，跟踪客户付款情况。如客户逾期未付款，及时与销售部门沟通协调，采取相应的催款措施，确保公司资金及时回笼。

五、出货相关文件与记录管理1.销售部门负责保存客户订单、订单评审表、出货通知单等相关文件和记录，保存期限按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。2.仓储部门负责保存货物拣选清单、包装记录、货物交接清单等相关文件和记录，保存期限为[X]年。3.质量控制部门负责保存质量检验报告、质量问题反馈单等相关文件和记录，保存期限为[X]年。4.物流部门负责保存运输合同、送货回执等相关文件和记录，保存期限为[X]年。5.财务部门负责保存发票开具记录、收款记录等相关文件和记录，保存期限为[X]年。

六、出货异常处理1.运输延误物流部门在跟踪货物运输状态时，如发现运输延误，应立即与物流公司沟通，了解延误原因，并及时反馈给销售部门。销售部门负责与客户沟通解释运输延误情况，争取客户的理解和支持。同时，与物流部门协商解决方案，如更换运输方式、增加运输工具等，尽快将货物送达客户。对运输延误造成的损失，如客户投诉、赔偿等，相关部门应进行调查分析，明确责任，采取相应的改进措施，避免类似情况再次发生。

2.货物损坏在货物运输过程中或客户接收货物时，如发现货物损坏，物流部门应立即通知销售部门和仓储部门。仓储部门负责对货物损坏情况进行确认和记录，如损坏的货物品种、规格、数量、损坏程度等。同时，协助质量控制部门对货物进行检验，判断是否影响产品质量。质量控制部门对货物损坏情况进行评估，如损坏的货物仍可使用，确定处理方案，如降价销售、换货等；如损坏的货物无法使用，按照公司相关规定进行报废处理。销售部门负责与客户沟通协商货物损坏的解决方案，如补货、换货、赔偿等。根据协商结果，协调相关部门进行处理，确保客户满意度。对货物损坏事件进行调查分析，找出原因，如运输过程中的颠簸、包装不当等，采取相应的改进措施，加强货物运输过程中的保护措施，提高包装质量。

3.客户拒收如客户拒收货物，物流部门应及时通知销售部门。销售部门与客户沟通了解拒收原因，并将情况反馈给相关部门。仓储部门负责将拒收货物运回公司仓库，并做好货物的保管和记录工作。质量控制部门对拒收货物进行重新检验，分析原因，如产品质量不符合客户要求、包装标识错误等。根据检验结果，确定整改措施，整改合格后方可重新发货给客户。销售部门负责与客户协商解决拒收问题，如更换产品、改进包装、提供质量证明等，争取客户重新接收货物。如客户仍然坚持拒收，按照公司相关规定处理，如退款、退货等，并做好客户关系维护工作。

七、监督与考核1.公司设立出货管理监督小组，定期对出货流程进行检查和监督，确保各项制度和流程的执行到位。2.对出货过程中出现的问题进行及时跟踪和整改，对责任部门和责任