项目公司日常费用报销管理制度

项目公司日常费用报销管理制度（一）目的为加强项目公司财务管理，规范日常费用报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：费用报销必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：报销凭证应真实、合法、有效，不得虚假报销。3.合理性原则：费用支出应合理、必要，符合公司业务实际需要。4.审批合规原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批。二、费用报销范围（一）差旅费员工因公务需要出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（二）业务招待费因业务开展需要而发生的招待客户的餐饮、住宿、礼品等费用。（三）办公费购置办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材的费用。（四）通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用。（五）差旅费员工因工作需要乘坐飞机、火车、轮船、汽车等交通工具的费用，以及在外地的住宿费用。（六）车辆使用费车辆的燃油费、过路费、停车费、保养费、修理费等。（七）会议费组织召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。（八）培训费员工参加与工作相关的培训课程所发生的培训费用。（九）其他费用经公司批准的其他与业务相关的合理费用。三、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机：根据职级和实际需要，经审批可乘坐经济舱或商务舱。火车：职级较高人员可乘坐软卧，一般人员乘坐硬卧或高铁二等座。轮船：根据行程合理选择仓位。汽车：长途可乘坐长途大巴，市内可乘坐公共交通或网约车，凭发票报销。2.住宿费用一线城市及经济发达地区：[具体金额标准]元/天。二线城市：[具体金额标准]元/天。三线及以下城市：[具体金额标准]元/天。3.餐饮补贴按出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴[具体金额]元。（二）业务招待费1.招待客户应遵循必要、适度原则，严格控制招待次数和标准。2.招待费单次报销金额不得超过[具体金额]元，特殊情况需提前申请并经上级领导批准。（三）办公费根据实际工作需要，按需采购，严格控制办公用品的浪费。（四）通讯费按照职级设定不同的通讯费补贴标准：高层管理人员：[具体金额]元/月。中层管理人员：[具体金额]元/月。普通员工：[具体金额]元/月。员工凭通讯费发票在补贴标准内报销。（五）车辆使用费1.燃油费、过路费、停车费实报实销。2.车辆保养费、修理费凭正规发票报销，单次超过[具体金额]元需附维修清单。（六）会议费1.会议费用应根据会议规模、内容合理安排，严格控制预算。2.报销时需提供会议通知、参会人员名单、费用明细清单等相关资料。（七）培训费1.参加外部培训需经公司批准，培训费用应与培训内容和效果相符。2.报销时需提供培训通知、培训发票、培训证书等资料。四、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计报销时间等信息。2.费用申请应按照公司审批权限提交上级领导审批，审批通过后方可发生相关费用。（二）费用报销1.费用发生后，员工应在规定时间内（一般为费用发生后的[X]个工作日内）整理报销凭证，包括发票、收据、费用清单等，并粘贴在《费用报销单》上。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或发票专用章。3.员工在填写《费用报销单》时，应确保填写内容准确、完整，与报销凭证一致。（三）部门审核1.员工所在部门负责人对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核，签署审核意见。2.部门负责人应重点审核费用是否与业务相关，是否符合公司规定的报销标准。（四）财务审核1.财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，审核发票真伪、报销金额计算是否正确、审批手续是否齐全等。2.财务部门有权对不符合规定的报销凭证予以退回，并要求员工补充或更正相关信息。（五）审批报销1.根据公司审批权限，财务审核通过的报销单据提交相应领导审批。2.领导审批同意后，财务部门方可办理报销付款手续。（六）报销支付1.财务部门根据审批结果，通过银行转账等方式将报销款项支付给员工。2.对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝支付，并向员工说明原因。五、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。（二）收据要求1.行政事业性收费收据应加盖财政部门监制章。2.企业内部收据应加盖财务专用章或发票专用章，且只能用于企业内部往来结算，不得作为报销凭证。（三）其他凭证要求1.火车票、飞机票、汽车票等交通票据应完整、清晰，不得有涂改、损坏。2.住宿发票应注明住宿日期、人数、单价等信息。3.会议费、培训费报销需提供会议通知、培训课程表、签到表等相关证明材料。六、特殊情况处理（一）预借差旅费1.员工因出差需要预借差旅费的，应填写《借款单》，注明借款金额、用途、出差时间等信息。2.预借差旅费应按照公司审批权限提交上级领导审批，审批通过后财务部门方可办理借款手续。3.员工出差归来后应在规定时间内（一般为出差归来后的[X]个工作日内）办理差旅费报销手续，冲销预借的差旅费。（二）零星采购无发票1.因特殊原因无法取得发票的零星采购，需由采购人员填写《无发票情况说明》，详细说明采购物品名称、数量、金额、采购地点等信息，并由部门负责人签字确认。2.财务部门根据实际情况进行审核，如情况属实，可在一定限额内（一般为[具体金额]元）凭收据等其他有效凭证报销，但该限额内的费用不得在企业所得税前扣除。（三）费用报销超标准1.员工费用报销超过规定标准的，需提前向部门负责人和上级领导说明原因，并填写《费用报销超标说明》。2.经上级领导审批同意后，财务部门方可按照实际发生金额报销，但超标部分由员工自行承担。七、监督与检查（一）财务监督1.财务部门应定期对费用报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，报销流程是否符合规定等。2.对于发现的问题，财务部门应及时要求相关人员进行整改，并按照公司规定进行处理。（二）内部审计1.公司内部审计部门应定期对费用报销情况进行审计，审查费用支出的合理性、效益性，以及报销制度的执行情况。2.审计发现的问题应及时反馈给相关部门，并提出整改建议，跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于