采购管理制度及操作流程

采购管理制度及操作流程1.目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，确保所采购的物资和服务符合公司要求，特制定本采购管理制度及操作流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资及服务的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳务外包等。3.职责分工采购部门：负责采购计划的制定、采购订单的下达、供应商的开发与管理、采购合同的签订与执行等工作。需求部门：负责提出物资及服务的需求申请，明确规格、数量、质量要求等，并对采购物资及服务进行验收。财务部门：负责审核采购预算、采购合同，办理付款手续，对采购成本进行核算与分析。质量部门：参与采购物资及服务的验收工作，对质量不符合要求的物资及服务提出处理意见。二、采购计划管理1.需求预测需求部门应定期对物资及服务的需求进行预测，结合公司生产经营计划、库存状况等因素，填写《物资需求预测表》，提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门根据需求部门提交的《物资需求预测表》，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资及服务的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.采购计划审批月度采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。4.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因及调整内容，经采购部门负责人审核、分管领导审批后，采购部门据此对采购计划进行调整。三、供应商管理1.供应商开发供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并填写《供应商信息登记表》。供应商筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等方面进行评估，确定入围供应商名单。供应商实地考察：对于重要物资及服务的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务等情况，并填写《供应商实地考察报告》。供应商评估与选择：采购部门根据供应商筛选及实地考察情况，对入围供应商进行综合评估，按照评估得分确定最终供应商，并签订《供应商合作协议》。2.供应商档案管理采购部门负责建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质文件、合作记录、评估报告等资料进行归档管理。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.供应商绩效考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行绩效考核，填写《供应商绩效考核表》。根据绩效考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。4.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，定期走访供应商，了解供应商的生产经营情况，协调解决合作过程中出现的问题，维护良好的供应商关系。四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资及服务的名称、规格、数量、质量要求、需求时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核。对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，采购部门负责人审核后报分管领导审批。审批通过后，采购部门进入采购流程。3.采购询价采购部门根据采购申请，向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。询价单应明确采购物资及服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等内容。4.供应商报价分析采购部门对供应商的报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期等因素，选择性价比最优的供应商。5.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资及服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同经双方签字盖章后生效。6.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资及服务的名称、规格、数量、交货期、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。7.采购跟踪与催货采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通协调，督促供应商加快生产进度，确保按时交货。8.到货验收物资及服务到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。需求部门按照采购合同及相关标准对物资及服务进行验收，填写《物资验收单》。验收合格的物资及服务办理入库手续；验收不合格的物资及服务，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商补货、换货或退货。9.采购付款采购部门根据采购合同及《物资验收单》，填写《付款申请表》，附上相关发票、合同等资料，经采购部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后，办理付款手续。五、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估采购部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性及影响程度，确定风险等级。3.风险应对措施针对不同等级的风险，采购部门制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可以通过市场调研、价格谈判等方式降低风险；对于供应商风险，可以加强供应商管理、建立备用供应商等方式防范风险；对于质量风险，可以加强质量检验、签订质量保证协议等方式控制风险；对于合同风险，可以加强合同审核、规范合同签订流程等方式规避风险；对于付款风险，可以严格付款审批程序、加强资金管理等方式防范风险。4.风险监控与预警采购部门应定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。当风险达到预警值时，采购部门应及时发出预警信号，并采取相应的措施进行处理，确保采购活动的顺利进行。六、采购成本控制1.成本预算编制采购部门应根据采购计划，结合市场价格走势，编制采购成本预算。采购成本预算应明确采购物资及服务的预计价格、采购数量、预计采购金额等内容。2.成本控制措施价格谈判：采购部门在采购过程中，应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优惠的采购价格。集中采购：对于通用性较强的物资及服务，采购部门应实行集中采购，以提高采购批量，降低采购成本。成本分析与比较：采购部门定期对采购成本进行分析与比较，找出成本控制的关键点，采取针对性的措施进行改进。供应商管理：通过加强供应商管理，建立长期稳定的合作关系，促使供应商降低成本，从而实现采购成本的降低。3.成本核算与分析财务部门负责对采购成本进行核算与分析，定期编制采购成本报表，向采购部门反馈采购成本情况。采购部门根据成本核算与分析结果，总结经验教训，不断优化采购成本控制措施。七、采购档案管理1.档案内容采购档案包括采购申请、采购计划、采购询价单、供应商报价分析表、采购合同、采购订单、物资验收单、付款申请表、发票等相关资料。2.档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，按照时间顺序和类别对采购档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。采购档案应定期装订成册，妥善保管。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》或《采购档案借阅申请表》，