办公室行政管理制度

办公室行政管理制度1.目的为加强公司办公室行政管理，规范办公秩序，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理原则遵循科学合理、规范有序、高效便捷、勤俭节约的原则，实行统一管理、分级负责。二、办公环境管理1.办公区域布局根据公司业务需要，合理划分办公区域，明确各部门及人员的办公位置。保持办公区域整洁、明亮、通风良好，不得随意改变办公区域布局。2.办公设施配备为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、文件柜等办公设施。办公设施由行政部门统一管理和调配，员工应妥善使用和保管，不得擅自拆卸、更换或损坏。3.环境卫生维护各部门负责本部门办公区域的环境卫生，每日上班前进行清扫，保持桌面、地面、门窗等干净整洁。公共区域（如走廊、会议室、茶水间等）由行政部门安排专人定期进行清洁和消毒。严禁在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰，不得在办公桌上堆放杂物。三、办公用品管理1.办公用品采购行政部门根据公司办公用品的使用情况，定期编制采购计划，经审批后进行采购。采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保所购物品符合公司要求。2.办公用品发放行政部门设立办公用品领用台账，员工领用办公用品时，需填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。行政部门根据员工实际需求，合理发放办公用品，并做好发放记录。3.办公用品使用与节约员工应合理使用办公用品，爱护办公设备，避免浪费。提倡双面打印、复印，减少纸张浪费；下班时及时关闭电脑、打印机等办公设备，节约用电。四、文件与档案管理1.文件收发行政部门负责公司文件的收发工作，设立专门的文件收发登记本，对收到的文件进行详细登记。文件收到后，应及时呈送公司领导批阅，并按照领导批示进行传阅、办理或存档。发出的文件应进行编号、登记，确保文件准确无误地送达收件人。2.文件传阅对于需要传阅的文件，行政部门应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，并做好传阅记录。传阅文件时，收件人应及时阅读并签字，不得延误或积压文件。3.文件存档公司的重要文件、资料应及时进行整理、归档，确保文件的完整性和安全性。档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对文件进行分类、编号、装订，并妥善保管。查阅档案时，需填写档案查阅申请表，经批准后方可查阅。查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。五、会议管理1.会议分类公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议等。总经理办公会由公司总经理主持，公司高层管理人员参加，主要研究公司重大决策、发展战略等事项。部门例会由各部门负责人主持，本部门员工参加，主要总结上周工作，安排本周工作任务。专题会议根据工作需要召开，由相关部门或人员参加，研究解决特定问题。2.会议组织会议主办部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并通知相关人员。会议组织人员应提前做好会议准备工作，如布置会场、准备会议资料等。会议期间，应安排专人做好会议记录，记录会议的主要内容、决议事项等。3.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主办部门请假。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。六、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章由行政部门指定专人保管，其他印章由相关部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。印章存放应安全可靠，配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章使用使用印章时，需填写印章使用申请表，经审批后到印章保管人员处盖章。审批流程：一般事项由部门负责人审批；重要事项由公司领导审批。印章保管人员应严格按照审批意见盖章，并做好印章使用记录。七、车辆管理1.车辆配置公司根据工作需要，配置一定数量的公务车辆。2.车辆调度行政部门负责公司车辆的调度和管理，建立车辆调度台账。各部门因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，经行政部门审核后安排车辆。车辆调度应遵循先急后缓、合理安排的原则，确保公司工作的正常开展。3.车辆使用驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆清洗干净，停放在指定地点，并做好车辆的保养和维护工作。严禁公车私用，如有违反规定，将严肃处理。八、安全与保密管理1.安全管理加强公司办公区域的安全防范工作，配备必要的安全设施，如监控设备、消防器材等。员工应增强安全意识，注意防火、防盗、防触电等安全事项。定期组织安全检查，及时发现和消除安全隐患。对发生的安全事故，应及时报告并采取相应的措施进行处理。2.保密管理公司员工应严格遵守公司的保密制度，保守公司商业秘密和工作秘密。涉及公司机密的文件、资料、信息等，应妥善保管，不得随意泄露。严禁在互联网上传播公司机密信息，不得在非工作场所谈论公司机密事项。九、考勤管理1.考勤制度公司实行每日考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退或旷工。正常工作时间为[具体工作时间]，午休时间为[具体午休时间]。2.考勤记录行政部门负责公司员工的考勤记录，采用打卡或签到的方式进行考勤。员工应在规定的时间内打卡或签到，不得代打卡或代签到。如因特殊情况无法打卡或签到，应提前向行政部门说明原因，并填写请假申请表。3.请假制度员工请假分为事假、病假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等。请假时，应填写请假申请表，按照规定的审批流程进行审批。事假：员工因个人原因需要请假的，应提前申请，经批准后方可休假。事假期间无工资。病假：员工因病需要请假的，应提供医院出具的病假证明，经批准后方可休假。病假期间工资按照公司相关规定执行。年假：员工连续工作满一年以上的，可享受带薪年假。年假天数根据员工工作年限确定，具体按照国家规定执行。年假应提前申请，经批准后方可休假。婚假、产假、陪产假、丧假等按照国家相关规定执行，请假时需提供相应的证明材料。4.迟到、早退与旷工处理迟到或早退每次扣除[X]元工资；迟到或早退超过[X]分钟的，按旷工半天处理。旷工半天扣除当日工资的[X]%，旷工一天扣除当日工资的[X]%，连续旷工超过[X]天或累计旷工