食堂采购管理制度

食堂采购管理制度1.目的为了加强食堂采购管理，规范采购行为，确保食堂食品及物资的质量安全，降低采购成本，提高食堂服务水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于食堂所有食品、食材、调料、日用品及设备等物资的采购活动。3.基本原则质量第一原则：所采购的食品及物资必须符合国家相关标准和规定，确保食品安全和质量。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受监督。比价采购原则：通过比较不同供应商的价格、质量、服务等，选择最优供应商，降低采购成本。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护学校和供应商的合法权益。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立以食堂负责人为组长，相关部门人员为成员的采购领导小组，负责对食堂采购工作进行决策、监督和指导。其主要职责包括：制定和修订食堂采购管理制度。审定采购计划和预算。监督采购过程，确保采购活动合法合规。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购人员采购人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉采购业务流程。其主要职责包括：根据采购计划，负责食品、食材、调料、日用品及设备等物资的采购工作。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。与供应商洽谈采购价格、质量、交货期等条款，签订采购合同。负责采购物资的验收、入库、结算等工作。及时反馈采购过程中的问题和建议。3.验收人员验收人员应由责任心强、熟悉食品及物资质量标准的人员担任。其主要职责包括：对采购回来的食品及物资进行严格验收，确保质量符合要求。检查物资的数量、规格、型号等是否与采购合同一致。对验收合格的物资进行签字确认，并办理入库手续。对验收不合格的物资，及时通知采购人员与供应商协商处理。三、采购计划与预算1.采购计划采购人员应根据食堂的实际需求、库存情况和就餐人数变化等因素，每月制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购计划需经食堂负责人审核后报采购领导小组审批。审批通过后的采购计划应严格执行，如有特殊情况需要调整，应重新履行审批手续。2.采购预算根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的费用、运输费用、税费等各项支出。采购预算需经学校财务部门审核后报学校领导审批。采购过程中应严格控制采购成本，确保不超出预算范围。四、供应商管理1.供应商选择采购人员应通过多种渠道寻找供应商，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为合作伙伴。2.供应商评估建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评估。评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析等。根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.供应商档案管理为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本信息、资质证明文件、合作记录、评估报告等。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际需求填写采购申请表，注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、申请日期等内容，并提交给采购人员。2.采购审批采购人员收到采购申请表后，进行初步审核，核实申请内容的真实性和合理性。审核通过后，将采购申请表报食堂负责人审批。食堂负责人审批通过后，报采购领导小组审批。采购申请表经各级审批通过后，方可进行采购。3.供应商选择与询价采购人员根据采购申请表的要求，在已建立的供应商档案中选择合适的供应商，并向其发送询价单。询价单应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货期、价格等内容。供应商应在规定时间内回复询价单，采购人员对供应商的报价进行比较和分析。4.采购合同签订采购人员根据询价结果，选择最优供应商，并与其洽谈采购合同条款。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同经双方签字盖章后生效。5.采购实施采购人员按照采购合同的要求，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。在采购过程中，如发现供应商提供的物资存在质量问题或其他违约行为，采购人员应及时与供应商协商解决，如协商不成，应按照合同约定追究供应商的违约责任。6.物资验收物资到货后，采购人员应及时通知验收人员进行验收。验收人员按照相关标准和合同要求，对物资的数量、规格、型号、质量等进行严格验收。验收合格的物资，验收人员应签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，验收人员应填写验收不合格报告，注明不合格原因，采购人员应及时与供应商联系，要求其更换或处理不合格物资。7.采购结算采购人员根据验收合格的物资数量和采购合同约定的价格，填写采购结算单，并附上发票、验收报告等相关凭证。采购结算单经食堂负责人审核后，报学校财务部门办理结算手续。财务部门应按照合同约定及时支付货款。六、采购质量控制1.质量标准采购人员应明确采购物资的质量标准，包括食品的卫生标准、食材的新鲜度、调料的品质、日用品的规格等。质量标准应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。2.检验检测采购人员应要求供应商提供所采购物资的质量证明文件，如检验报告、合格证等。验收人员应对采购物资进行抽样检验检测，确保质量符合要求。对于食品类物资，应按照食品安全相关标准进行检验检测；对于其他物资，可根据其特点采用相应的检验检测方法。定期委托专业检测机构对食堂采购的食品及物资进行抽检，确保食品安全。3.不合格处理对于验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商联系，要求其在规定时间内更换或处理不合格物资。如供应商拒绝处理或处理后仍不符合要求，采购人员应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施，如退货、换货、补货等，确保食堂正常供应不受影响。七、采购价格管理1.价格调研采购人员应定期对市场价格进行调研，了解各类食品、食材、调料、日用品及设备等物资的价格走势。通过与不同供应商沟通、参考市场行情、关注行业动态等方式，掌握价格信息，为采购决策提供依据。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分的价格谈判，争取最优惠的采购价格。谈判时，采购人员应了解供应商的成本结构、价格策略等，同时结合市场价格情况，提出合理的价格要求。通过比较不同供应商的报价，选择价格合理、性价比高的供应商。3.价格调整如市场价格发生较大波动，采购人员应及时与供应商协商调整采购价格。如供应商不同意调整价格，采购人员应评估价格变动对食堂成本的影响，并提出相应的应对措施，如寻找新的供应商、调整采购计划、优化库存管理等，确保食堂采购成本得到有效控制。八、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规的要求，条款应具体、明确、完整。采购人员在签订合同前，应将合同草案报食堂负责人和采购领导小组审核，确保合同合法合规、风险可控。2.合同执行采购人员和供应商应严格按照采购合同的约定履行各自的义务。采购人员应及时跟踪合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供物资。在合同执行过程中，如出现争议或纠纷，双方应通过友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.合同变更与解除如因不可抗力或其他原因需要变更或解除采购合同，采购人员应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜，如结算货款、退还物资等。九、采购监督与审计1.内部监督采购领导小组应定期对食堂采购工作进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理情况、采购质量控制情况、采购价格管理情况等。食堂内部应建立相互监督机制，采购人员、验收人员、财务人员等应各司其职，相互制约，防止采购过程中出现违规行为。2.外部监督接受学校师生、家长及社会各界的监督，设立举报电话和邮箱，对举报的问题及时进行调查处理。同时，积极配合学校审计部门、纪检监察部门等对食堂采购工作进行审计和监督检查。3.采购审计学校审计部门应定期对食堂采购工作进行审计，审计内容包括采购计划的合理性、采