基于内部控制下的合同管理与风险防范

基于内部控制下的合同管理与风险防范摘要：本文旨在探讨基于内部控制视角下的合同管理与风险防范相关问题。首先阐述了内部控制与合同管理的关系，接着分析了合同管理过程中可能面临的各类风险，包括合同签订前、签订时以及履行过程中的风险，然后详细介绍了内部控制在合同管理各环节风险防范中的具体应用，最后提出了强化合同管理内部控制以有效防范风险的相关建议，旨在提升企业合同管理水平，保障企业稳健运营。

一、引言合同作为企业经营活动中不可或缺的法律文件，是企业与外部各方建立经济关系的重要依据。在市场经济环境下，企业面临着日益复杂的合同管理挑战，合同风险也随之增加。内部控制作为企业防范风险、保障运营的重要手段，对于合同管理有着至关重要的作用。通过建立健全有效的内部控制体系，对合同管理全过程进行规范和监督，可以及时发现并化解潜在风险，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益，促进企业的可持续发展。

二、内部控制与合同管理的关系（一）内部控制为合同管理提供制度保障内部控制体系涵盖了企业内部的各项管理制度、流程和规范，合同管理作为其中的一部分，需要遵循内部控制的整体框架。完善的内部控制制度明确了合同管理的职责分工、授权审批程序、合同签订与执行的标准等，为合同管理活动提供了清晰的操作指南，确保合同管理工作有序开展。

（二）合同管理是内部控制的重要环节合同管理贯穿于企业经营活动的各个方面，涉及到采购、销售、投资、融资等多个业务领域。合同的签订、履行等情况直接影响企业的财务状况、经营成果和现金流。通过对合同管理的有效控制，可以及时发现业务活动中的风险点，并采取相应的措施加以防范，从而保障企业内部控制目标的实现。

（三）相互促进、协同发展有效的内部控制有助于优化合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同风险。而良好的合同管理实践也能为内部控制提供丰富的信息反馈，促使内部控制制度不断完善和优化，两者相互促进、协同发展，共同推动企业管理水平的提升。

三、合同管理过程中的风险分析（一）合同签订前的风险1.合同相对方主体资格风险在签订合同前，若未能对合同相对方的主体资格进行充分审查，可能导致合同主体不合法，如对方无营业执照、经营范围不符合要求、存在吊销或注销等情况，从而使合同无效或难以履行，给企业带来损失。2.合同项目可行性风险对合同涉及的项目缺乏充分的可行性研究和评估，可能导致项目盲目上马，无法达到预期的经济效益，甚至出现亏损。例如，在投资项目合同中，未对市场前景、技术可行性、资金来源等进行深入分析，就签订投资合同，可能使企业陷入投资困境。3.合同条款审核风险合同条款的拟定和审核不严谨，可能存在漏洞或歧义，给合同履行带来不确定性。如合同标的不明确、质量标准模糊、价格条款不合理、付款方式及期限不清晰、违约责任约定不明等，容易引发合同纠纷。

（二）合同签订时的风险1.合同签订程序风险违反企业内部的合同签订程序，如未经授权签订合同、超越权限签订合同、合同签订手续不全等，可能导致合同效力存在瑕疵，给企业带来法律风险。2.合同印章管理风险合同印章保管不善，如印章被盗用、冒用，或者印章使用未严格履行审批登记手续，可能导致虚假合同的签订，使企业承担不必要的法律责任。

（三）合同履行过程中的风险1.合同执行风险合同签订后，若一方未能按照合同约定履行义务，如未按时交货、未按时付款、未按质量标准履行等，可能引发合同纠纷，影响企业的正常生产经营和商业信誉。2.合同变更风险在合同履行过程中，未经双方协商一致擅自变更合同内容，或者变更程序不规范，可能导致合同纠纷，给企业带来损失。例如，未签订书面变更协议，仅通过口头约定变更合同，一旦发生争议，难以举证。3.合同纠纷处理风险当合同发生纠纷时，若企业不能及时、有效地采取应对措施，如未能保留相关证据、未在法定时效内主张权利、未选择合适的纠纷解决方式等，可能导致企业在纠纷处理中处于不利地位，遭受经济损失。

四、内部控制在合同管理风险防范中的应用（一）合同签订前的内部控制措施1.合同相对方主体资格审查建立专门的客户信息管理系统，收集合同相对方的基本信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等，定期进行更新和维护。业务部门在签订合同前，负责对合同相对方的主体资格进行初步审查，并填写审查意见表。法律部门对业务部门提交的审查意见进行复核，确保合同相对方主体资格合法有效。2.合同项目可行性评估对于重大合同项目，成立专门的项目可行性研究小组，成员包括业务部门、财务部门、技术部门等相关人员。可行性研究小组从市场前景、技术可行性、经济可行性等方面对项目进行全面分析和评估，形成可行性研究报告。报告应作为合同签订的重要依据，只有通过可行性评估的项目才能签订合同。3.合同条款审核合同起草部门负责拟定合同条款，确保条款内容完整、准确、清晰。合同条款应明确合同标的、数量、质量、价格、付款方式、履行期限、违约责任等关键要素。业务部门、财务部门、法律部门等相关人员对合同条款进行审核，各部门从自身专业角度提出审核意见，重点关注合同条款的合法性、合规性、完整性和风险防范性。审核通过后的合同才能提交签订。

（二）合同签订时的内部控制措施1.合同签订程序规范明确合同签订的授权审批制度，规定不同金额、性质的合同需经过不同层级的授权审批。例如，重大合同需经董事会或股东大会批准。合同签订人员应持有有效的授权委托书，按照授权范围签订合同。签订合同前，应检查合同签订手续是否齐全，如合同文本是否经过审核、双方签字盖章是否完备等。2.合同印章管理设立专门的合同印章保管岗位，配备专人负责合同印章的保管。印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人使用。建立合同印章使用登记制度，详细记录印章使用的日期、合同名称、合同编号、用印份数、批准人等信息。每次使用印章都需经过严格的审批程序，审批人应在合同文本上签字确认同意用印。

（三）合同履行过程中的内部控制措施1.合同执行跟踪与监控建立合同执行跟踪台账，由业务部门负责定期更新合同执行情况，包括合同履行进度、对方履行情况、付款情况等。定期召开合同执行情况分析会议，由业务部门汇报合同执行情况，及时发现合同执行过程中存在的问题，并提出解决方案。财务部门根据合同执行情况进行账务处理，确保财务数据的准确性和及时性。2.合同变更管理合同变更需经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效日期等关键信息。业务部门提出合同变更申请，详细说明变更的事项和理由。申请经相关部门审核通过后，按照授权审批程序进行审批。审批通过后，方可签订变更协议。3.合同纠纷处理建立合同纠纷预警机制，业务部门在发现合同可能存在纠纷迹象时，应及时向法律部门报告。法律部门根据情况进行分析评估，制定应对策略。合同纠纷发生后，企业应积极收集相关证据，如合同文本、往来函件、交货凭证、付款记录等。在法定时效内主张权利，根据纠纷的具体情况选择合适的纠纷解决方式，如协商、仲裁或诉讼。法律部门负责处理合同纠纷的具体事宜，确保企业合法权益得到维护。

五、强化合同管理内部控制以防范风险的建议（一）提高全员合同风险意识1.加强培训教育通过开展合同管理知识培训、法律知识讲座等活动，提高企业全体员工的合同风险意识和法律意识。培训内容应包括合同管理流程、风险防范要点、相关法律法规等，使员工了解合同管理对企业的重要性以及自身在合同管理中的职责。2.营造风险文化在企业内部营造良好的风险文化氛围，使员工认识到合同风险防范是企业发展的重要保障。鼓励员工积极参与合同管理，及时发现和报告潜在风险，形成全员参与、共同防范合同风险的良好局面。

（二）完善合同管理制度1.细化制度内容进一步完善合同管理制度，明确合同管理各环节的具体操作流程和标准。例如，详细规定合同审查的要点、授权审批的权限和程序、合同变更的具体要求、纠纷处理的流程等，使制度具有更强的可操作性。2.及时修订制度随着法律法规的不断变化和企业经营环境的日益复杂，合同管理制度也需要及时修订和完善。定期对制度进行评估，根据实际情况进行修订，确保制度能够适应企业发展的需要，有效防范合同风险。

（三）加强内部审计监督1.定期审计合同管理内部审计部门应定期对企业的合同管理情况进行审计，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、风险防范措施的有效性等。通过审计发现问题，提出改进建议，促进合同管理水平的提升。2.强化监督问责建立健全合同管理监督问责机制，对违反合同管理制度、导致合同风险发生的部门和个人进行严肃问责。通过问责，促使各部门和员工严格履行合同管理职责，有效防范合同风险。

（四）利用信息技术提升合同管理效率与风险防范能力1.建立合同管理信息系统利用信息技术建立合同管理信息系统，实现合同从起草、审核、签订、履行到纠纷处理等全过程的信息化管理。通过信息系统，可以实时跟踪合同执行情况，及时提醒相关人员履行合同义务，提高合同管理效率。同时，信息系统可以对合同数据进行分析，为企业决策提供支持，有效防范合同风险。2.实现数据共享与协同工作合同管理信息系统应与企业其他业务系统实现数据共享和协同工作。例如，与财务系统集成，实现合同付款信息的自动传递和账务处理；与采购系统、销售系统集成，实时掌握合同执行进度与业务流程的衔接情况。通过数据共享和协同工作，减少信息孤岛，提高企业整体运营效率，更好地防范合同风险。

六、结论基于内部控制的合同管理与风险防范是企业实现稳健运营的重要保障。通过对合同管理全过程的风险分析，明确了合同签订前、签订时以及履行过程中可能面临的各类风险。内部控