办公用品管理制度37179

办公用品管理制度37179一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.定义办公用品是指公司在日常办公过程中使用的各类文具、办公设备、耗材等物品，具体包括但不限于笔、纸、文件夹、打印机墨盒、硒鼓等。

二、职责分工1.行政部门负责办公用品管理制度的制定、修订和监督执行。定期统计办公用品的需求情况，编制办公用品采购计划。负责办公用品的采购、验收、入库、保管和发放工作。对各部门办公用品的使用情况进行监督和检查，定期进行盘点。2.各部门负责本部门办公用品需求的申报，并配合行政部门做好相关工作。合理使用办公用品，节约资源，杜绝浪费现象。定期对本部门办公用品的使用情况进行自查，发现问题及时整改。

三、办公用品采购管理1.采购计划制定行政部门每月末向各部门收集办公用品需求信息，根据各部门的使用情况、人员变动等因素，结合库存情况，编制下月度办公用品采购计划。采购计划应明确办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购渠道选择行政部门应选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商进行办公用品采购。优先选择与公司有长期合作关系的供应商，以确保供货的及时性和稳定性。3.采购流程采购计划经行政部门负责人审核、公司领导审批后，由采购人员按照采购计划进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购人员应及时跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.验收与入库办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门进行验收。行政部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准对办公用品进行验收，核对办公用品的名称、规格、数量、质量等是否相符。验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品的名称、规格、数量、入库时间等信息，并由验收人员签字确认。对验收不合格的办公用品，行政部门应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。

四、办公用品库存管理1.库存盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点时应认真核对办公用品的实际数量与库存账目是否相符，发现账实不符的情况应及时查明原因，并进行调整。2.库存保管行政部门应设置专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，确保办公用品的安全和完好。仓库应保持通风、干燥、整洁，避免办公用品受潮、发霉、损坏等情况。对贵重办公用品和易损办公用品应单独存放，并采取相应的防护措施。3.库存限额管理行政部门应根据办公用品的使用频率、采购周期等因素，设定合理的库存限额。当库存低于库存限额时，行政部门应及时启动采购程序，补充库存。对长期积压的办公用品，行政部门应及时进行清理，可采取降价销售、捐赠等方式处理，避免资源浪费。

五、办公用品发放管理1.发放原则办公用品应按需发放，严格控制发放数量，避免浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、订书机等，应在损坏或丢失后以旧换新。2.发放流程各部门员工因工作需要领取办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。员工持办公用品领用申请表到行政部门办公用品仓库领取办公用品，仓库管理人员应按照申请表上的内容进行发放，并在申请表上签字确认。行政部门应建立办公用品发放台账，记录办公用品的发放时间、领取部门、领取人、办公用品名称、规格、数量等信息，以便于查询和统计。

六、办公用品使用管理1.节约使用全体员工应树立节约意识，合理使用办公用品，避免浪费。提倡双面打印、复印文件，减少纸张浪费。对可重复使用的办公用品，如笔、笔记本等，应妥善保管，尽量延长使用寿命。2.规范使用员工应按照办公用品的使用说明和操作规程正确使用办公用品，避免因操作不当造成损坏。对贵重办公用品和专用设备，如电脑、打印机等，应指定专人负责使用和保管，未经授权不得擅自使用。3.禁止私用严禁员工将公司办公用品用于个人用途，一经发现，将视情节轻重给予相应的处罚。

七、办公用品费用管理1.预算管理公司应将办公用品费用纳入年度预算管理，行政部门应根据年度预算编制办公用品费用月度预算，并严格按照预算控制办公用品费用支出。2.费用报销办公用品采购费用由行政部门统一报销，报销时应提供采购发票、采购合同、入库单、验收报告等相关凭证。员工领用办公用品时，如涉及费用分摊的，应按照公司相关规定进行报销。行政部门应定期对办公用品费用进行统计和分析，及时发现费用支出中存在的问题，并采取相应的措施进行控制。

八、监督与检查1.行政部门监督行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反办公用品管理制度的行为，行政部门应及时进行制止，并按照公司相关规定进行处理。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品管理制度的执行情况进行审计，检查办公用品的采购、使用、保管、费用报销等环节是否合规，发现问题及时督促整改。3.员工监督全体员工有权对办公用品管理过程中的违规行为进行监督和举报，公司将对举报属实的员工给予奖励。

九、处罚与奖励1.处罚对违反办公用品管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括但不限于警告、罚款、扣发绩效奖金等。对因个人原因造成办公用品浪费、损坏、丢失的员工，应照价赔偿。2.奖励对在办公用品管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励，奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、奖金、晋升等。对提出合理化建议，有效节约办公用品费用或提高办公用品使用效率的员工，公司将给予相应的奖励。

十、附