备用金管理办法

备用金管理办法一、总则1.目的为加强公司备用金管理，提高资金使用效率，保障资金安全，规范备用金的借支、使用及报销行为，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门及下属分支机构因工作需要借支备用金的情况。3.定义备用金是指公司为满足各部门临时性、小额的现金支出需求，预先拨付给相关人员或部门周转使用的资金。

二、备用金的借支管理1.借支原则备用金借支应遵循"必需、合理、节约"的原则，严格控制备用金的借支额度和使用范围。备用金借支必须有明确的用途，严禁挪作他用。2.借支额度根据各部门的工作性质和业务需求，核定不同的备用金借支额度。具体额度标准由财务部门会同各部门根据实际情况制定，并报公司领导审批后执行。备用金借支额度原则上不得超过预计一个月的现金支出量。对于业务量较大、资金周转频繁的部门，可适当提高借支额度，但最高不得超过预计三个月的现金支出量。3.借支流程借款人填写《备用金借款申请表》，详细注明借款用途、金额、预计还款时间等信息，并经部门负责人审核签字。将填写完整的《备用金借款申请表》提交至财务部门，财务人员对借款申请进行审核，重点审核借款用途是否合理、借支额度是否符合规定、预计还款时间是否明确等。审核通过后，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，财务部门根据审批意见办理借款手续，将备用金支付给借款人。借款人需在《备用金借款申请表》上签字确认收款。

三、备用金的使用管理1.使用范围备用金主要用于支付公司日常经营活动中临时性、小额的费用支出，如办公用品采购、差旅费、零星业务招待费等。严禁使用备用金支付大额款项、投资性支出、捐赠支出以及其他不符合公司财务制度规定的支出。2.使用要求备用金使用应严格按照借款用途进行，不得擅自改变用途。如因特殊情况需要调整用途的，应提前向财务部门说明原因，并经公司领导批准。备用金使用过程中，应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并及时办理报销手续。原始凭证应真实、完整、合法，不得弄虚作假。对于备用金支付的费用，应严格按照公司财务制度规定的审批流程进行审批。审批通过后，方可进行报销。

四、备用金的报销管理1.报销期限借款人应在备用金使用完毕后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意。逾期未办理报销手续的，财务部门将从借款人的工资中扣除相应的备用金借款金额，直至结清为止。2.报销流程借款人整理好备用金使用期间的原始凭证，按照公司财务制度规定的格式粘贴整齐，并填写《备用金报销单》。《备用金报销单》应详细注明报销日期、报销内容、金额、附件张数等信息，并经部门负责人审核签字。将填写完整的《备用金报销单》及原始凭证提交至财务部门，财务人员对报销凭证进行审核。审核内容包括原始凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否与借款金额相符，报销审批手续是否齐全等。审核无误后，报财务负责人审批。经财务负责人审批同意后，财务部门办理报销手续。如报销金额小于借款金额，应将差额部分退还借款人；如报销金额大于借款金额，应补足差额部分给借款人。

五、备用金的清查与盘点1.定期清查财务部门应定期对备用金进行清查，至少每季度进行一次全面清查。清查内容包括备用金的余额、使用情况、借款期限等。在清查过程中，如发现备用金存在账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。如属于借款人挪用备用金或其他违规行为导致的，应追究借款人的责任。2.不定期抽查公司审计部门或其他相关部门应不定期对备用金进行抽查，检查备用金的使用是否合规、借支手续是否齐全、报销是否及时等。对于抽查中发现的问题，应及时向公司领导汇报，并提出整改意见和建议。被检查部门应按照要求进行整改，确保备用金管理规范、安全。

六、备用金的归还与续借1.归还借款人应按照借款时约定的还款时间及时归还备用金。如因特殊原因需要延期还款的，应提前向财务部门申请，并经财务部门同意。备用金归还时，借款人应填写《备用金还款单》，注明还款金额、还款日期等信息，并将还款金额交至财务部门。财务人员核对无误后，办理还款手续，并在《备用金借款申请表》上注明还款情况。2.续借如借款人因工作需要仍需使用备用金，应在备用金到期前[X]个工作日内填写《备用金续借申请表》，注明续借金额、续借期限、借款用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交至财务部门。财务人员对续借申请进行审核，重点审核借款人是否按时归还了上次借款、本次续借用途是否合理、续借额度是否符合规定等。审核通过后，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，财务部门办理续借手续，将续借的备用金支付给借款人。借款人需在《备用金续借申请表》上签字确认收款。

七、罚则1.对于违反本办法规定，擅自挪用备用金、未按规定用途使用备用金、逾期未办理报销或还款手续等行为，财务部门将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于：责令限期改正；从借款人工资中扣除相应的备用金借款金额；给予警告、通报批评等纪律处分；情节严重的，依法追究法律责任。2.对于因备用金管理不善导致公司资金损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责