行政公文写作作业指导书

行政公文写作作业指导书Thetitle"AdministrativeDocumentWritingAssignmentGuidance"specificallyreferstoadocumentdesignedtoprovidedetailedinstructionsandguidanceforstudentsorprofessionalstaskedwithdraftingadministrativedocuments.Suchdocumentsarecommonlyusedingovernment,corporate,andorganizationalsettingstocommunicateofficialinformation,instructions,ordecisions.Theyareessentialformaintainingformalcommunicationwithintheseentitiesandensuringthatallwrittencommunicationsareclear,concise,andproperlyformatted.Thepurposeofthisassignmentguidanceistofamiliarizeuserswiththefundamentalprinciplesandpracticesofadministrativedocumentwriting.Itisapplicableinvariousscenarios,suchaspreparingofficialmemos,letters,reports,ornoticeswithinanorganization.Byadheringtotheguidelinesoutlinedinthisdocument,individualscanenhancetheirwritingskillsandproducehigh-qualityadministrativedocumentsthateffectivelyconveytheirintendedmessages.Thisguidancedocumentsetsforthspecificrequirementsforthewritingofadministrativedocuments,includingproperstructure,formatting,andlanguageusage.Itemphasizestheimportanceofclarity,conciseness,andobjectivityinallwrittencommunications.Byfollowingtheserequirements,writerscanensurethattheirdocumentsareprofessional,well-organized,andmeettheexpectationsoftheirintendedaudiences.行政公文写作作业指导书详细内容如下：第一章行政公文概述1.1行政公文的定义与作用1.1.1行政公文的定义行政公文，是指国家机关、企事业单位、社会团体及其他社会组织在行政管理活动中，按照特定格式和程序制定和发布的，具有特定效力和权威性的文书。行政公文是行政管理活动的重要组成部分，是传达政策、指导工作、协调关系、处理事务的重要工具。1.1.2行政公文的作用（1）传达政策：行政公文是机关传达政策、法规、指示的重要途径，有助于各级机关、企事业单位和社会团体了解上级政策，保证政策落实到位。（2）指导工作：行政公文对下级机关、企事业单位和社会团体具有指导作用，有助于明确工作方向、目标和任务，提高工作效率。（3）协调关系：行政公文在机关、企事业单位和社会团体之间起到沟通、协调的作用，有助于处理各种复杂关系，维护团结协作。（4）处理事务：行政公文是处理日常事务的重要工具，如请示、报告、批复等，有助于规范事务处理程序，提高工作效率。第二节行政公文的种类与特点1.1.3行政公文的种类根据不同的用途和性质，行政公文可分为以下几种：（1）命令（令）：用于发布重要政策、法规、决定等，具有强制性和权威性。（2）决定：用于对重大问题作出决策，具有权威性和指导性。（3）指示：用于对下级机关、企事业单位和社会团体进行工作指导。（4）通知：用于传达上级精神、布置工作、调整人事等。（5）通报：用于表扬先进、批评错误、传达重要信息等。（6）报告：用于向上级报告工作、反映情况、提出建议等。（7）请示：用于向上级请示事项，征求上级意见。（8）批复：用于答复下级请示事项。（9）函：用于机关、企事业单位之间的商洽、询问、答复等。（10）会议纪要：用于记录会议内容和成果，指导下级工作。1.1.4行政公文的特点（1）法定性：行政公文具有法定效力，对相关主体具有约束力。（2）规范性：行政公文的格式、程序和用语都有一定的规范要求。（3）正式性：行政公文是正式的行政文书，具有严肃性和庄重性。（4）简洁性：行政公文要求文字简练、明了，表达清晰。（5）严谨性：行政公文要求内容严谨、逻辑严密，保证公文的质量和效果。第二章行政公文写作基本要求第一节行政公文写作的基本原则行政公文作为机关、企事业单位等组织之间交流信息、传达指令的重要工具，其写作必须遵循以下基本原则：1.1.5合法性原则行政公文的内容必须符合国家法律法规和政策规定，不得违反国家法律、法规及的方针政策。在写作过程中，要严格遵循有关法律、法规和规章制度，保证公文的合法性。1.1.6真实性原则行政公文的内容必须真实可靠，不得虚构、篡改、隐瞒事实。公文所涉及的事实、数据和情况应真实反映实际情况，保证公文的真实性。1.1.7明确性原则行政公文的内容应明确具体，避免含糊其辞、模棱两可。在表述问题时，要明确指出问题的性质、原因、解决办法等，保证公文的明确性。1.1.8简洁性原则行政公文的写作应简洁明了，避免冗长、啰嗦。在表述问题时，要抓住关键，突出重点，简明扼要地阐述问题，保证公文的简洁性。1.1.9逻辑性原则行政公文的写作应具有严密的逻辑性，条理清晰。在组织材料、安排结构时，要遵循一定的逻辑顺序，使公文内容层次分明，便于理解和执行。1.1.10规范性原则行政公文的写作应遵循一定的格式规范，包括标题、正文、落款等部分。同时要注意使用规范的汉字、标点符号和计量单位，保证公文的规范性。第二节行政公文写作的基本格式行政公文的基本格式包括以下几个部分：1.1.11公文标题公文标题应简明扼要地概括公文内容，一般由发文机关、事由和文种组成。例如：“××市人民关于进一步加强环境保护工作的通知”。1.1.12公文正文正文是公文的核心部分，主要包括以下几个要素：（1）引言：简要说明发文的背景、目的和依据。（2）正文内容：按照一定的逻辑顺序，明确具体地阐述问题、分析原因、提出解决办法和措施。（3）结尾：对正文内容进行简要概括，明确发文要求或希望。1.1.13公文落款公文落款包括发文机关名称、发文日期和印章。发文机关名称应与标题中的发文机关相一致，发文日期以发文机关领导签发日期为准。1.1.14附件如有附件，应在正文之后、落款之前标注附件名称。附件内容应与正文相关，便于理解和执行。1.1.15主题词主题词是反映公文主要内容的规范化词汇，一般放在公文末尾。根据《国务院公文主题词表》规定，选择主题词时应遵循以下原则：（1）选择主题词应准确反映公文的主要内容。（2）选择主题词应遵循《国务院公文主题词表》的顺序。（3）主题词一般不超过5个。第三章命令类公文写作第一节命令类公文的概念与特点1.1.16概念命令类公文是指上级机关对下级机关、单位或个人发布的具有强制性和权威性的指令性公文。命令类公文是行政公文的一种，主要包括命令、决定、指示等。其目的是对下级机关、单位或个人进行指挥、调度、协调和监督，保证政令畅通，推动工作落实。1.1.17特点（1）强制性：命令类公文具有强制性质，下级机关、单位或个人必须严格执行，不得擅自改变或拒绝执行。（2）权威性：命令类公文是上级机关发布的，具有权威性，下级机关、单位或个人应当尊重并执行。（3）指令性：命令类公文明确指出下级机关、单位或个人应当做什么、如何做，具有明确的指令性。（4）规范性：命令类公文在格式、结构和用语上具有规范性，便于下级机关、单位或个人理解和执行。（5）时效性：命令类公文通常具有明确的有效期限，下级机关、单位或个人应在规定时间内完成任务。第二节命令类公文的写作结构与技巧1.1.18写作结构（1）命令类公文的标题应简明扼要，明确指出公文的性质、事由和文种。（2）主送机关：命令类公文的主送机关为下级机关、单位或个人，应具体、明确。（3）（1）引言：简要说明发布命令的背景、目的和依据。（2）主体：明确指出命令的具体内容，包括任务、要求、措施等。（3）结尾：对下级机关、单位或个人提出希望和要求，强调执行命令的重要性。（4）签署：命令类公文应注明发布机关、签署人和日期。1.1.19写作技巧（1）语言简练：命令类公文应使用简练、明了的语言，避免冗长、复杂的表述。（2）结构清晰：正文部分应按照“引言主体结尾”的结构进行组织，层次分明，便于阅读。（3）逻辑严密：命令类公文应保证内容逻辑严密，避免出现矛盾或模糊不清的情况。（4）用词准确：命令类公文应使用准确、规范的词汇，避免使用模糊或含糊的词语。（5）格式规范：命令类公文应遵循一定的格式要求，如标题、主送机关、正文、签署等部分，以保证公文的规范性和严肃性。第四章决定类公文写作第一节决定类公文的概念与特点1.1.20决定类公文的概念决定类公文是国家机关、企事业单位、社会团体在处理重要事项、安排重要工作时，用以表明意志、作出决策、提出要求的重要文体。它是具有权威性、指导性和约束力的行政公文。1.1.21决定类公文的特点（1）权威性：决定类公文是依据法定权限和程序制定的，具有权威性和严肃性，对相关单位和人员具有强制执行的效力。（2）指导性：决定类公文明确了工作目标、任务和措施，对下级机关和工作人员具有指导作用。（3）约束力：决定类公文对相关单位和人员具有约束力，必须认真执行，不得擅自改变。（4）针对性：决定类公文针对特定的事项或问题，明确解决措施和要求。（5）规范性：决定类公文在格式、结构、语言等方面具有规范性，遵循一定的写作规则。第二节决定类公文的写作结构与技巧1.1.22决定类公文的写作结构（1）标题应简明扼要，概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由、文种组成。（2）主送机关：主送机关是指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称。（3）正文是决定类公文的主体部分，包括以下内容：（1）简要说明决定事项的背景、目的和依据。（2）决定事项：明确阐述决定的具体内容，包括任务、措施、要求等。（3）实施要求：对决定的执行提出明确要求，如完成时限、责任人等。（4）落款：落款包括发文机关名称和成文日期。（5）附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称。1.1.23决定类公文的写作技巧（1）准确把握政策法规：在撰写决定类公文时，要熟悉相关政策法规，保证公文内容合法合规。（2）突出重点，简明扼要：决定类公文要抓住关键问题，简洁明了地阐述决定事项，避免冗长。（3）结构清晰，层次分明：正文部分应按照逻辑顺序安排内容，做到条理清晰，层次分明。（4）语言严谨，表述规范：决定类公文的语言应严谨、规范，避免使用模糊、不确定的表述。（5）注重实际操作性：决定类公文应具有较强的实际操作性，明确具体措施和要求，便于执行。（6）严格审查，保证质量：在完成决定类公文写作后，要严格审查，保证内容准确、结构合理、语言规范，提高公文质量。第五章通知类公文写作第一节通知类公文的概念与特点1.1.24通知类公文的概念通知类公文是机关、企事业单位及社会团体在处理日常事务中，用以传达上级指示、要求下级机关或人员办理、执行或周知的事项，以及告知社会公众某些信息的一种下行公文。通知类公文具有明确的告知性、指导性和约束力。1.1.25通知类公文的特点（1）明确的目的性：通知类公文旨在传达某一具体事项，使接收对象明确知晓并采取相应行动。（2）直接的告知性：通知类公文直接告知接收对象需要了解的信息，无需过多修饰和铺垫。（3）强烈的时效性：通知类公文通常涉及的具体事项有时间限制，要求接收对象在规定时间内完成或知晓。（4）简洁的文字表达：通知类公文要求文字简洁明了，避免冗长和复杂的表述。第二节通知类公文的写作结构与技巧1.1.26通知类公文的写作结构（1）概括通知的核心内容，通常包括发文单位、事由和文种。（2）称呼：明确接收对象，可以是机关、部门、人员等。（3）包括以下几个部分：a.引言：简要介绍通知的背景和目的。b.主体：详细阐述通知的事项，包括具体内容、执行要求等。c.结尾：对通知事项进行简要总结，提出执行要求。（4）落款：注明发文单位、发文日期。1.1.27通知类公文的写作技巧（1）保证内容准确无误：在撰写通知时，要保证涉及的事项、数据等信息准确无误，避免误导接收对象。（2）结构清晰，层次分明：正文部分应按照引言、主体、结尾的顺序撰写，使通知内容层次分明，便于接收对象理解和执行。（3）语言简练，表达明确：尽量使用简洁明了的文字，避免冗长和复杂的表述，使通知内容一目了然。（4）注意语气和格式：在撰写通知时，要注重语气和格式，使其符合公文的要求，体现出严肃性和权威性。（5）加强校对和审核：在通知正式发文前，要加强对内容的校对和审核，保证无误。第六章报告类公文写作第一节报告类公文的概念与特点1.1.28报告类公文的概念报告类公文是机关、企事业单位在办理事务过程中，向上级领导机关或业务指导部门汇报工作、反映情况、提出意见和建议的公文。报告类公文是上行文，体现了组织内部的信息沟通和协调工作。1.1.29报告类公文的特点（1）严肃性：报告类公文是正式的公文文体，要求内容严肃、真实、准确，不得有任何虚假和夸大之词。（2）客观性：报告类公文应客观地反映事实，不带有个人感情色彩，保证报告内容的客观性和公正性。（3）及时性：报告类公文应及时汇报工作进展、反映问题，以便上级领导及时了解情况，作出决策。（4）针对性：报告类公文应根据不同的汇报对象，有针对性地选择报告内容，保证报告内容的针对性和有效性。（5）逻辑性：报告类公文要求结构严谨，条理清晰，便于阅读者理解和把握报告内容。第二节报告类公文的写作结构与技巧1.1.30报告类公文的写作结构（1）报告报告标题应简洁明了，概括报告内容，一般由报告事由和文种组成。（2）报告报告正文分为前言、主体和结尾三部分。（1）前言：简要说明报告的背景、目的和依据。（2）主体：详细叙述报告内容，包括工作进展、存在问题、原因分析、改进措施等。（3）结尾：提出意见和建议，表明态度和决心。（3）报告附件：如有相关附件，应在正文之后注明附件名称。1.1.31报告类公文的写作技巧（1）紧扣主题：报告类公文应围绕主题展开，保证正文内容与标题相符。（2）语言简练：报告类公文要求语言简练、明了，避免使用冗长的句子和复杂的词汇。（3）结构清晰：报告正文应层次分明，段落合理，便于阅读者理解。（4）举例说明：在报告中，适当运用具体事例来阐述问题和观点，增强报告的说服力。（5）注重逻辑：报告类公文要求逻辑严密，保证各部分内容相互关联，形成一个有机整体。（6）检查修改：在完成报告初稿后，要认真检查修改，保证报告内容准确、完整，无遗漏和错误。第七章请示类公文写作第一节请示类公文的概念与特点1.1.32请示类公文的概念请示类公文是机关、单位在办理某项事务时，因涉及政策、法规或职责分工等方面的问题，需要向上级领导或有关部门请求指示、批准或解答的公文。请示类公文是上行文的一种，体现了下级对上级的尊重和请示。1.1.33请示类公文的特点（1）请求性：请示类公文的核心在于请求上级领导或有关部门的指示、批准或解答，表现出明显的请求性质。（2）单一性：请示类公文一般一事一请，不得在一份公文中同时请示多个事项。（3）主动性：请示类公文是下级机关、单位主动向上级领导或有关部门提出的，体现了下级机关、单位的主动性。（4）时效性：请示类公文应及时提出，以便上级领导或有关部门在规定时间内作出答复。第二节请示类公文的写作结构与技巧1.1.34写作结构（1）标题应简明扼要地概括请示事项，一般采用“关于请示事项的请示”格式。（2）主送机关：主送机关应明确指出请示的对象，即上级领导或有关部门。（3）正文是请示类公文的主体部分，一般包括以下几个部分：（1）引言：简要说明请示的背景和原因。（2）请示事项：明确阐述需要请示的具体事项，包括请示的目的、意义、具体要求等。（3）理由与依据：阐述请示事项的合理性、必要性，以及相关政策、法规依据。（4）建议与请求：针对请示事项，提出具体的建议和请求。（4）结尾：结尾部分应礼貌地表达对上级领导或有关部门的敬意，并请求予以审批或答复。（5）签名与日期：请示类公文需注明发文机关、负责人签名及成文日期。1.1.35写作技巧（1）语言简练：请示类公文应采用简练、明了的语言，避免冗长、复杂的表述。（2）结构清晰：请示类公文的结构应层次分明，逻辑性强，便于上级领导或有关部门阅读和理解。（3）严谨规范：请示类公文应遵循公文写作的基本规范，包括格式、用词、语法等方面。（4）注意语气：请示类公文的语气应诚恳、礼貌，体现出对上级领导或有关部门的尊重。（5）突出重点：在阐述请示事项时，要突出重点，避免泛泛而谈，以便上级领导或有关部门迅速把握核心内容。第八章批复类公文写作第一节批复类公文的概念与特点1.1.36批复类公文的概念批复类公文，是指上级机关对下级机关请示事项所作出的答复性公文。它是机关、单位之间沟通信息、处理问题的一种重要形式，体现了上级机关的权威性和决策性。1.1.37批复类公文的特点（1）权威性：批复类公文是上级机关针对下级机关请示事项所作出的答复，具有明确的权威性，下级机关必须认真执行。（2）针对性：批复类公文针对性强，必须针对具体的请示事项进行答复，不得泛泛而谈。（3）明确性：批复类公文要明确表达上级机关的态度和意见，不得含糊其辞。（4）及时性：批复类公文要求在规定时间内作出答复，以保证工作的顺利进行。（5）简洁性：批复类公文应简洁明了，避免冗长复杂。第二节批复类公文的写作结构与技巧1.1.38批复类公文的写作结构（1）标题应包括批复对象、批复事项和文种，如《关于同意×单位×事项的批复》。（2）正文分为开头、主体和结尾三个部分。（1）开头：简要说明批复的缘由，包括请示事项的来文单位、文号、请示事项等。（2）主体：针对请示事项，明确表达上级机关的态度和意见。如有具体要求，应详细阐述。（3）结尾：对下级机关提出要求或希望，如“请按照本批复意见办理”、“请认真贯彻执行”等。1.1.39批复类公文的写作技巧（1）严谨表述：在正文开头，要准确引用请示事项的来文单位、文号等，保证表述严谨。（2）明确态度：在正文主体部分，要明确表达上级机关的态度和意见，避免使用模糊的词语。（3）条理清晰：正文主体部分要分条阐述，使答复内容条理清晰，便于下级机关理解和执行。（4）简洁明了：正文结尾部分要简洁明了，提出具体要求或希望，以便下级机关执行。（5）注意格式：批复类公文格式要求严格，包括标题、正文、落款等，要按照规定格式书写。第九章函类公文写作第一节函类公文的概念与特点1.1.40函类公文的概念函类公文，简称“函”，是机关、单位之间或机关、单位与个人之间，用于商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的一种公文。函类公文是行政公文写作中较为常见的一种文体，具有明确的针对性、灵活性和简便性。1.1.41函类公文的特点（1）针对性强：函类公文主要用于商洽、询问和答复具体事项，具有较强的针对性。（2）灵活性：函类公文在形式、内容和行文关系上较为灵活，不受严格的级别限制。（3）简便性：函类公文在写作过程中，篇幅较短，格式简单，便于阅读和处理。（4）明确性：函类公文要求内容明确，语言简洁，避免产生歧义。（5）礼貌性：函类公文在行文过程中，要尊重对方，注意礼貌用语，体现机关、单位的良好形象。第二节函类公文的写作结构与技巧1.1.42函类公文的写作结构（1）函类公文的标题通常由发文机关、事由和文种组成，如《公司关于商洽合作事宜的函》。（2）主送机关：主送机关是指函类公文的主要接收机关，应写明机关全称或规范化简称。（3）正文是函类公文的主体部分，一般包括以下几个部分：（1）引言：简要说明发函的背景、目的和依据。（2）主体：详细阐述函类公文的具体内容，如商洽事项、询问问题、请求批准等。（3）结尾：提出希望、要求或表示感谢，如“敬请函复”、“敬请审批”等。（4）结尾：函类公文的结尾通常包括发函单位、成文日期和印章。1.1.43函类公文的写作技巧（1）语言简练：在写作过程中，力求语言简洁明了，避免冗长复杂的句子。（2）结构清晰：合理安排函类公文的篇章结构，使内容层次分明，便于阅读。（3）表述准确：在阐述事项时，要求表述准确，避免产