长沙瑞和数码科技有限公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 长沙瑞和数码科技有限公司销售与收款内部控制制度优化设计1公司简介长沙瑞和数码科技有限公司成立时间于2003年05月08日，注册资本为2000万元，注册地址位于长沙高新开发区岳麓西大道588号芯城5栋3层301,法定代表人为邓学锋。主要经营范围包括数控技术研发;基础软件、应用软件开发;软件技术服务；软件开发系统集成服务；人工智能应用；计算机技术开发、技术服务；大数据处理技术的研究、开发；多媒体系统生产、加工；电子仪器的生产。公司的主要职能部门有行政人事部、财务管理部、生产部、市场部和设计部，每个部门分别设1个经理和1个副经理，主要职能部门下面的子部门每一个分别设1个主管。图1公司组织结构图2公司销售与收款内部控制存在的主要问题2.1票据管理体系不健全首先公司没有依据客户以及单位的信用等级和票据的风险性等因素，来确定应该收取怎么样的票据。接下来在收取票据时，因为没有及时对票据真实、完整、合法三个方面进行审核及控制，导致发生票据日期的登记、票据的信息、背书的单位名称等不完整、不准确甚至误用圆珠笔书写的情况，并且还存在背书、票据印章不够清晰、公司不能提供规范的票据证明文件等情况。最后在出现这些情况时也没有人员来保管并及时发现问题去处理，更没有录入系统而只是将票据保存在文件夹里，且文件夹里也没有做相关登记，导致了票据混乱、无法查找票据以及票据错误较多的情况。2.2赊销制度不完善公司为抓住商机运用赊销的方式来扩大销售，却一直没有为此采取方案和措施，也没有为此制定合理有效的管理体系，导致较多的应收账款存在，经营风险上升。并且随着赊销、赊供的销售方式的逐渐运用，公司也一直没有对客户及单位做信用等级的评价，致使每一个客户和单位都可以进行赊销，且赊销金额没有范围控制，导致应收账款占总资产及流动资产的比例越来越大。其次因为信用期过长会导致不够稳健；信用期过短不利于产品的销售，无法实现扩大销售的目标，所以导致赊销期的长短一直没有规范，对公司产品的销售产生极大影响，例如资金的周转及运行受到阻碍、大量的坏账产生、经营风险的加大和公司的财产损失占比很大等情况。2.3缺乏应收账款回收制度公司的应收账款因为回收制度严重缺乏使其在总资产和流动资产中占的比重越来越大,也逐渐出现偿债以及货币资金短缺等风险。通常情况下，应收账款的管理信用期都是控制在三个月以内,而公司的应收账款账龄过长甚至有长达一、两年以上的账款，这就使很多金额非常庞大的应收账款被一直挂在账上,已经确认不能收回的和已经收回的账款仍然视为债权，造成应收账款中债务与资产不实，看上去是盈利实际为亏损的假象。其次应收账款的客户档案也没有规范严格，导致催收时信息不健全，不能及时进行应收账款的催收，催收也没有制定相关制度，使催收盲目且无实际效果。以上应收账款中存在的问题导致现金流出加大,收入虚增、经营成果夸大、信息不健全以及财务风险增加的后果。3公司销售与收款内部控制制度优化设计3.1建立严格的票据管理制度为了解决公司票据管理过程中出现的没有明确票据种类、真实性缺乏、没有设立信用等级和无人管理票据的问题，建立严格的票据管理制度。首先应该明确所有票据的受理范围，以商业票据为例定期与不定期结合向员工培训商业票据的真实性的辨别、完整性的填写、合法性的取得、背书的规范等知识并事后进行测试，防止造成票据造假、混乱、欺诈等情况的发生。接下来对商业票据时的收取应该根据客户的信用等级和风险性等因素确定。同时在票据的收据中应该优先收取银行承兑汇票，因为银行承兑汇票的信用等级要优于商业承兑汇票的信用等级，更加的保障了资金的安全性，如果客户确实存在支付能力受限等可被允许的问题，查找客户的商业信用等级如果其商业信用为良好，可根据情况收取商业承兑汇票并事后做好登记保留证据。接下来收取票据的环节在购销双方有真实的贸易背景下，首先确定商业票据是否真实、合法，然后查看票据所登记的信息是否准确、完整，背书是否规范等。最后安排专人保管票据，发生票据取得、转让或贴现等行为时，应及时将信息和资料录入系统并予负责人以审核确认，完善票据档案的管理。图2票据管理制度流程图3.2赊销制度优化设计3.2.1建立赊销业务控制制度为了解决公司赊销业务过程中出现的客户信用等级和赊销业务制度缺失的问题，公司建立赊销业务控制制度，对赊销业务发生的各个环节进行了严格的规定。根据与客户交往的时段，将赊销分为以下几个阶段：首先是签合约之前的阶段：收集客户信息和资料并予以核实，同时根据核实后的资料确定客户信用等级以及客户赊销金额范围并做好登记，在签订赊销合同后以及实行发货之前仍保持对客户实行严密的观察与监督并注意提醒。接下来是发货前的准备阶段：对相关资料进行收集和管理，查看赊销合同是否有必要取消，以及欢迎信是否需要发出等措施。最后是赊销期内的管理阶段：包括对账、确认货物以及货款是否存在问题等，及时进行查询与登记。图3赊销业务控制制度流程图3.2.2优化赊销业务具体流程为了能够更好更详细的解决赊销业务的问题，设立了赊销业务具体流程。首先受理订单与编制销售计划，销售部门通过分析客户所需并依据客户的信用等级及订单的生产计划、库存等情况，来受理客户的订单、编制完整的销售与收款的内部控制制度与赊销策略。第二步审定销售方案和信用对策，销售产品通过采用赊销的方式对客户的信用使用额度和等级进行审核。销售部门应该首先根据部门录入系统的资料以及客户主动提供的信用资料，结合所销售的产品在销售市场的情况，提出客户赊销的期限和范围。第三步编制生产订单，销售部门及时将审批并确认后的销售计划转交给生产部门，然后生产部门根据生产计划与销售部门提供过来的销售计划实际情况来编制生产订单，确认生产。第四步签订销售合同，销售数量或者销售金额较大以及大批量的销售业务应当及时与客户签订销售合同，销售合同的文本由销售部门拟写并打印，并张贴正确的书写格式。最后组织销售与收款，财务部根据销售合同和销售计划及实施方案查询核实客户的信用额度信息与信用等级，告知销售部门核实信息是否准确以及开具收款通知单。销售部门依据已签销售合同、销售计划以及实施方案向财务部核对确认收款的具体情况，确认没有问题后告知仓储部门确定的发货通知单，或直接由销售部门根据已签的销售合同与销售订单、财务部的收款单来开具发货通知单交至仓储部门。仓储部门根据发货通知单、销售合同及实施方案等组织发货并及时转告客户。图4赊销业务具体流程图3.3应收账款回收制度优化设计3.3.1制定应收账款管理制度为解决应收账款回收制度问题应制定应收账款的具体管理制度。首先做好基础记录，设立应收账款的台账管理制度，及时、准确登记每一个客户应收账款余额的增减变动数额并标注说明，对长期客户应建立完善的客户信息，在台账中做好登记并及时进行更新，随时检查客户是否超出信用额度并做好策划及应对措施。接下来做信用等级调查，制定每一个与信用等级相应的信用政策。公司按照标准确认每一个客户的信用期，并根据赊销单位信用情况和历史收款回收的情况，分析现行信用期对收入以及成本造成的影响，通过分析影响确认是否需要改变现行信用期。图5应收账款管理流程图规范收款管理的各项流程，收款管理要建立客户档案，详细记录客户基本资料中的信用额度使用及信用等级情况，具体包括开户银行、账号、法定代表人和银行借贷的偿还情况，与其他公司之间的交易情况、信用情况、有无税务登记、是否有良好的纳税记录等。定期通知应收账款客户当面交付或通过寄发应收账款对账单的方式，进行实时催收。对应收账款设定担保，公司在同意客户做赊销业务时，可要求客户对赊销应收账款设定一个至多个担保。作为债权人，公司在要求客户设定担保时，首先应该保证担保允许的条件下再对保证的种类进行选择。若客户遇到的只是暂时的困难，公司可通过实行销售折扣或通过非货币性资产抵偿等帮助客户度过难关。3.3.2设立应收账款具体流程根据应收账款管理的工作设立应收账款具体工作流程细节。首先每月与客户进行对账，防止多记、少记或遗漏应收账款。财务部门、销售部门和信用部门要及时将客户的最新信息录入信息共享平台，让各个部门实时了解客户的情况和还款能力。然后及时催收应收账款，财务部对于信用稳定的客户，定期催收；对于信用发生变化的客户，可考虑提前收回应收账款，或者可以通过调整信用折扣的方法鼓励对方提前还款。最后对超过信用期的应收账款加强控制，财务部门中负责应收账款的财务人员在系统中一旦发现有逾期未还款的客户，要及时编制未在规定时间内偿还的应收账款通知单通知销售与信用管理部门，并将相关信息录入系统。三个部门联合起来共同分析客户未在规定时间内还款的原因，制定相应的收款政策。图6应收账款流程图3.3.3规范应收账款的账务处理为解决在应收账款回收制度中存在的问题，通过财务做账规范应收账款的账务处理。首先需要检查复核加计数，将加计之后的金额仔细核对与总账数和明细账合计数额是否准确。接下来检查非记账本位币应收账款中的折算汇率以及折算金额。检查对于用非记账本位币结算的应收账款，核对选择汇率的方法前后各期需要达成一致，以及折算差额的会计处理方法需要处理正确。再接下来分析有贷方余额的项目，查明原因，并通过查找明细表和查找凭证等方法找到问题所在，及时进行改正。最后结合其他应收款和预收款项等往来项目的明细余额，调查同一客户是否有两处及以上挂账、与账务处理不符的异常金额及与销售无关的其他款项。图7应收账款账务重点处理图4评价针对长沙瑞和数码科技有限公司在销售与收款内部控制方面存在的主要问题，对票据管理体系、赊销制度以及应收账款回收制度进行了优化设计。在票据管理体系中，通过明确商业票据的受理范围、确定商业票据的真实性、合法性和安排专人保管票据降低、减少了因审核不力给公司带来的收款风险的效果。在赊销业务制度中，检查应收账款客户主文档中明细余额汇总金额的调节结果与应收账款总分类账是否核对相符。并通过以账簿记录和发运凭证为起点使收入准确计入正确的会计期间，并设定具体制度、具体流程使赊销业务更规范。在应收账款回收制度中，通过对客户做信息和资料的记录、实时催收、设立担保、与客户定期对账