长沙零食很忙（青山店）财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计长沙零食很忙（青山店）财务收支审批流程设计1零食很忙（青山店）简介零食很忙（青山店）属于长沙零食很忙有限公司旗下的一家分店，该分店于2017年在青山镇开业。该公司一直坚持“物美价廉、高品质、健康绿色”的经营理念，为广大消费者提供多款美味的零食产品，因此也受到了众多消费者的喜爱。零食很忙的食品种类是非常丰富的，有近1000种零食单品，除了基础的小零食之外，店内还主营豆干、奶茶、果汁、饼干、坚果等各种食品，产品竞争力较大。零食很忙的产品既能满足人们的休闲娱乐需求，又能为人体提供营养，老少皆宜，不仅深受消费者的喜爱，而且引起了很多投资者的关注。门店的工作人员主要有：一名店长，负责门店的日常经营管理，一名会计和两名收银员，负责门店日常的收支工作跟营业结束后的对账工作，一名仓储员兼出纳，负责门店仓库的存货管理工作，一名采购员，负责门店的食品采购工作。零食很忙（青山店）组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1长沙零食很忙（青山店）组织结构图2零食很忙（青山店）财务收支现状零食很忙（青山店）自从门店开业以来，由于该品牌门店一直坚持“物美价廉”、高品质的经营理念，吸引着一大批的顾客，由表2-1可知，门店的利润每年都在增长，但增长幅度较小。近四年的财务收支情况见下表：表2-1零食很忙（青山店）近三年收支情况年份收入（万元）成本（万元）利润（万元）2017年235152272018年264171372019年290188462020年320208563零食很忙（青山店）财务收支审批存在的问题3.1现金收支管理不到位零食很忙（青山店）属于食品零售店，采购人员经常会随身携带现金外出采购食品。比如保质期很短的面包、鲜牛奶等等一些新鲜食品，必须在当天进行采购，而食品的供应商要求必须是现金结算，否则不供应食品，由于该门店没有一个健全完善的现金管理制度，采购员携带的备用金与门店的营业收入没有实行分开管理，所以容易会造成营业收入不符（坐支现金）的现象；其次，由于支付的主要方式为现金，收银员将每天的营业收入所得放至收银台，没有及时送存开户银行，导致备用金的支出会与营业收入的资金混淆，而且采购员外出采购货品的现金支付也直接是从收银员的收银台里临时拿出来的，会特别容易出现账实不符的问题。最后，该门店也存在收银员的工作经验不足的问题，出现多收或者少收了现金的情况，又或者是收银时验钞机出现故障导致验钞错误，收到假币，最后导致了在当日营业结束后与会计出现营业额账实不符的情况。3.2存货积压过多，占用大量资金2020年年底，我在该店实习了一个月，发现存在食品积压过多，比如蔓越莓沙琪玛按照往常的销售量预计3个月才能销完，而且保质期较短。2020年12月部分存货积压如下表：商品名称入库（箱）出库（箱）积压数量占用资金（元）奶酪起司蛋糕3812269880卫龙辣条61342710530蔓越莓沙琪玛3512238050麻辣猪肉脯40162415600甜甜圈3820186660蓝莓奶酪片47252211220印尼威化饼干3018124680秘制豆腐干4629176800黑加仑葡萄干42182421600话梅3013177310合计102330表3-1截止到2020年12月存货积压情况表上表可见，每一种食品都会存在入库数量大于出库数量的情况，导致每种食品都会产生库存积压，积压数量十几、二十箱不等，占用的资金也达到了十万余元。造成存货大量积压的原因大致可以分为三点：第一点，门店的采购员在每次进货过程中，事先没有及时了解门店的销售及存货情况，致使每次的商品进货都没有根据实际情况来实行；第二点，由于采购人员和店长缺乏对于市场销量行情的一个调查，导致当市场上出现了销量更好的新型食品的时候，门店没有及时进行进货，从而导致没有迎合市场的需求，顾客会有一定数量的削减，销售量也会降低，最终囤积在仓库的商品越来越多，最后导致了食品的积压；第三点，零食行业的竞争愈发激烈，不管是零食种类、口味，还是宣传手段不如同行业的竞争者，都会导致自身在该行业的市场占有率降低，顾客的流量减少，这些因素都会造成存货的积压。大量的存货积压，势必会造成资金的占有率升高，而且毫无根据的大量采购，只会导致商品卖不出去，存货大量囤积在仓库，最终一定会对门店的利润造成不利影响。4零食很忙（青山店）财务收支审批流程设计针对零食很忙（青山店）的现金管理不健全，存货积压过多两个问题，我认为应遵循全面控制和重点控制相结合原则、事前审批和事后审批相结合、不相容职责划分的原则、科学性和实用性相结合原则来设计相关的审批流程。一是加强对现金的管理，减小资金使用不合理的风险：二是要完善采购审批流程，降低采购不当带来的存货积压问题。4.1现金收支审批流程设计针对零食很忙（青山店）存在坐支现金的情况，我们需要合理规范地使用现金，对销售收入和支出的情况进行分开管理。然后，每天需要将营业收入存入银行，收银台只需准备一定数额的找零备用金；加强对于门店收银的监管，降低收到假币的情况以及规范收银员的行为。4.1.1合理使用备用金及完善费用付款审批流程（1）对备用金实行分级限额管理备用金的使用范围：现金的找零、以备不时之需。经过网上搜寻资料以及与收银员沟通，门店的备用金都控制在2000元左右。我们需要将2000元的备用金进行分级限额使用，具体情况见下表4-1：

表4-1备用金限额表金额（元）使用地方600用于日常营业的找零1400以备不时之需，门店其他费用的支出（2）费用付款审批流程相关人员填写付款申请单会计填写报账单相关人员填写付款申请单会计填写报账单店长审批出纳付款图4-1费用付款审批流程图（3）提供新的支付方式第一：在门店收银台前设置新的支付手段，为顾客提供多种付款方式；第二：在采购员外出进行商品采购时，尽量避免使用现金支付，应多采用第三方电子支付手段。4.1.2实行收支分管法会计将会计将每天的营业所得资金缴存至开户银行会计将每天剩余的费用存进收银台并做好对账工作会计绘制好日报表日报表交给店长审核图4-2收支管理图4.1.3加强门店的监管力度首先，针对门店出现的收银员工作经验不足、现金出现假钞问题。首先，需要在入职工作前提交工作简历，确保之前从事过类似行业。转正之前，店长还应对其设置半个月的实习期，确保能熟练掌握该工作，也是对其工作简历的一个重新鉴定，在实习期间还应该对收银员进行行业品德素质教育，确保其在工作期间避免出现贪污资金等违反行业道德的行为；其次，定期检查验钞机的损坏程度，并且准备一到两台备用的验钞机，以备不时之需；最后，在门店里面和外面装4到5个摄像头，防止出现顾客的偷盗行为。4.2完善采购审批流程4.2.1事前完善采购计划的审批仓储部填写仓储商品单据采购员填写采购申请单2000元仓储部填写仓储商品单据采购员填写采购申请单2000元以下的会计审核超过2000元店长审批图4-3采购计划审批流程图4.2.2事中完善采购合同审批流程采购人员根据店长审批后的申请单，进入商品供应市场进行审批采购，采购商品前要充分做好食品分析与市场需求分析，以此来选择合适的供应商，保证这些新采购的食品在质量、新颖度等方面能迎合顾客现时需求，从而提高销售量，有效减少存货积压，减少资金的占用。选好供应商后，起草合同，交由会计审核签字，再由店长审批，双方签订合同，出纳付款。该流程图见4-4：采购员采购员选择供应商起草合同会计审核签字店长审批签订合同出纳付款图4-4采购合同审批流程图4.2.3事后加大销售力度，降低库存产品：引进高品质、新颖食品渠道：产品：引进高品质、新颖食品渠道：积极向外宣传门店，通过发传单等方式提高知名度价格：合理定价，要让每样食品价格都能被顾客所接受促销：节假日买一送一；提供满减活动；限时销售折让；特定食品可以免费试吃图4-5商品4P营销模式5小结零食很忙（青山店）在现阶段财务收支主要存在两个问题：一是现金收支管理不到位，备用金与门店的营业所得的现金没有实行分开管理；二是存货积压过多，导致占用的资金较大。针对以上出现的两个主要问题，我们应该从以下方面来进行完善：现金收支上，要合理的使用备用金、完善费用付款的审批流程、实行收支分管法、加强门店现金的监管力度；存货管理方面，事前要完善好采购计划审批流程，事中完善采购合同的审批流程，事后要对加大销售力度，降低库存量。通过两个流程的优化设计，将改进门店收支管理不到位以及存货积压过多的情况，使该门店的财务收支管理工作更加规范化、合理化、系统化，从而实现提高门店营运能力的目标。参考资料[1]刘峰.关于连锁超市存货内