长沙金镂机械科技有限公司往来账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 长沙金镂机械科技有限公司往来账款管理优化设计1公司简介长沙金镂机械科技有限公司成立于2012年12月5日,公司注册地址位于湖南省长沙市经济技术开发区。经营范围主要包括模具、其他家具的制造；通用机械设备、专用设备的销售；I类医疗机械的研发、制造及销售，汽车零部件及配件制造。公司由总经办、市场部、人事行政部、采购部、财务部、技术部、工艺部、生产部、营销二部等9个部门组成。公司组织结构如下图所示。图1公司组织结构图2公司往来账款管理存在的主要问题2.1往来账款内部监督不到位长沙金镂机械科技有限公司往来账款内部缺乏有效监督。公司在整个内部监督的过程中，公司的内部审计很少将内部监督作为经常性项目，导致往来账款的检测力度不够、往来账款存量过多，相关负责人既没有与债务人及时进行账目核对，也没有与债权人及时进行对账；公司存在新官不会理旧账的情况，形成大量往来账款，对于超龄的往来账没有及时处理，监督审计执行的责任机制及评价机制不完善，未对往来账款内部监督的审计给予足够重视。此外，公司会计电算化水平低，对内部监督部门检验员的能力提出了较高要求，一定程度上制约了往来账款内部监督的执行。另外，长沙金镂机械科技有限公司在绩效评价制度与员工激励制度方面存在很大问题。奖惩制度不健全，员工缺乏参与往来账款内部监督的热情，且关于人员晋升的规定不明确，工作成果认可度不高、工作标准难以衡量，员工及管理层没有执行往来账款内部监督的动力，导致工作热情不高。2.2往来账款内外部信息沟通不畅长沙金镂机械科技有限公司在往来账款管理中始终受三个内部信息沟通问题制约：第一，公司业务部门未贯彻执行台账管理，财务部门没有建立对业务部门实施往来账款台账管理的考核机制，且业务部门主动管理的观念薄弱，两个部门按照自身想法对往来账款台账进行手工管理，信息共享存在很大困难；第二，公司财务部门与业务部门之间没有做好信息反馈工作，财务部门每年都会一如既往地将整理好的往来账款清单反馈给业务部门，但业务部门只对相关指标进行重点关注和排查，对于那些未到清理期限的账款，由于数量庞大且缺少考核压力，导致核对的主动性不高；第三，公司人员信息变动不畅通，财务、业务两个部门无法及时获取对方的人员变动信息，尤其是关键岗位，有时甚至是一种保密状态，工作交接不透明，导致各部门责任不明。除了内部沟通不畅外，公司也没有健全的外部信息沟通制度。供应商、客户和公司的三方信息核对机制虽然实现了往来账款信息公开透明，帮助往来账款信息朝着精确化方向发展，但是实际执行过程中供应商与业务部门常出现一对多的情形，只有在年末财务部门与大客户进行询证函核对并发现错误后，才会组织各业务部门调查原因，这样导致各各业务部门平时不会认真核对询证函。2.3往来账款管理的基础工作薄弱金镂机械科技有限公司的财务人员在会计核算的规范性上存在问题，检查公司会计核算科目时，发现会计核算科目的正确率不超过96%。会计核算的正确性还包括正确及时地清账，公司清账不及时、不准确，比如供应商或客户款项已支或已付，却没有及时清账，或是清账主体混淆，导致信息失真，让公司面临多次支付的风险。公司自始至终未建立针对完善往来账款的管理制度。虽然公司发布过关于加强往来账款管理的一些通知，但是这些通知过于抽象，对于流程的描述过于粗放，与不断变化的业务环境背道而驰，在实际操作中效果不乐观。业务部门存在应付式完成工作的现象，缺少工作的严谨与细致，致使往来账款的管理效果不佳。财务岗位责任制度要详细描述企业业务的处置流程、权责分配和操作规范，也要制定针对往来账款管理的岗位说明书，而金镂科技目前缺乏该制度，导致问题频发。其中一个问题是：某些岗位员工在工作工程中按照自己的意愿任意处置，破坏廉洁公正的风气；另一个问题是：金镂科技由于缺失该制度，工作质量欠佳，工作结果难以预测，审计风险因素增加。3公司往来账款管理优化设计3.1强化往来账款的内部监督针对金镂机械科技有限公司往来账款内部监督不到位的问题，必须强化公司往来账款的内部监督。首先，针对往来账款必须构建指标分析体系，这一体系既能检测往来账款存量信息，又能预测往来账款未来变化。具体如下图所示。图2往来账款指标分析体系图内部审计部门需要根据公司实际情况更好地发挥审计职责，规范公司内部审计的责任机制和评价机制，根据往来账款指标分析体系，财务部门和审计部门定期对公司往来账款进行分析和审计，各自完成本职工作。其次，为了在最快的时间内处理往来账款，必须根据上面提到的指标体系对账龄超过一至三年的款项进行通告。往来账款的管理过程中所需要的核心数据如考核点、报表等都可以直接从公司的数据中心获得。对管理成效优异的部门和消极懈怠的部门分别生成相关数据，进行褒奖或惩罚。除此之外，公司可以借助柱形图这一直观的工具，对公司的超龄统计分析和整改信息进行展示，以此来反映往来账款的详细信息。具体如下图所示。图3往来账款超龄统计分析图最后，公司必须根据自身条件建立一套完整的绩效评价制度与员工激励制度。各个部门的绩效应该与其薪酬紧密相连，往来账款的管理过程要明确和细化，并且根据细化的管理过程制定出与之相对应的详细考核标准，各部门各环节落实好责任。尤其是在关键领域，更要下定决心下足功夫，可以引入债权债务考核机制及考核办法，具体如下图所示，以文件形式下发基本评分内容，利用“重要性比较矩阵”分析法对各评分项的合理性展开分析，对各大业务部门往来款项的管理情况以三个月为周期进行通报，进行绩效反馈结果并运用到实际工作中。财务部门部门绩效考核考核指标 业务部门员工绩效考核考核结果与工资挂钩 细化往来账款管理环节辅助台账管理情况绩效考核管理考核机制逾期分析情况应收款项催收回收情况绩效反馈面谈考核方法设定基本评分内容采用“重要性比较矩阵”图4绩效考核管理3.2加强往来账款的信息与沟通管理3.2.1开发往来账款管理的集成平台针对金镂机械科技有限公司信息化水平较低的情况，加强信息技术的同时也要进一步推进公司信息系统集成的深化应用。可以开发如下图所示的“往来账款管理中心”，打通信息壁垒，实现台账查询、报告往来账款、发送信息预警和报表一键生成等的自动化功能，促进自动化水平提高。往来账款管理中心能实现往来账款台账信息共享，短信能推送长期挂账信息，经办人员岗位轮换移交的功能也能实现。集成中心具备功能：信息共享、推送信息、岗位轮换等。 短信发送 待办事项 预警信息清单 部门往来账款台账查询 财务人员查询往来账款 往来账款移交 负责人员查询部门往来账款往来账款管理中心 审批人员查询部门往来账款 往来账款专项报表 往来账款查询 往来账款报告 询证函打印 其他 责任人批量修改图5往来账款管理中心结构图3.2.2健全反馈机制与工作交接机制金镂机械科技有限公司往来账款的反馈机制不完善，各部门之间应该密切合作，财务部门应第一时间将应收应付余额、账龄、风险分析等信息反馈给业务部门，将出现的问题及时报告给上级，提出风险分析报告和解决方案，对于数量庞大并且未到清理期限的未清理记录，业务部门要主动与外部单位进行核实和确认，提高工作积极性。公司应冲破传统往来账款管理制度的约束，内部要建立健全的工作交接机制，加强各岗位责任的分工，往来账款管理谁办理就由谁负责到底，债务催收交给业务部，相关部门做好应收账款坏账评估工作，以便计提坏账准备和核销坏账。3.2.3自动生成询证函金镂机械科技有限公司往来单位往往涉及多个部门，为减轻财务部发送询证函的压力，可以在往来账款管理中心设置询证函自动打印功能，业务经办人员可以使用该功能一键生成符合要求的询证函，这一措施方便往来单位和业务部门直接沟通，大大提高了工作效率，有利于加强往来账款的信息与沟通管理。图6自动生成询证函3.3规范往来账款业务管理金镂机械科技有限公司为规避财务风险，保证经营资金良性运转，首先公司要规范往来账款明细科目的使用，对任何往来账款的用途和去向了然于胸，提高往来账款的核算水平。其次，往来款做账人必须是清账人，落实清账责任。发生往来账款账务处理后，财务人员要用带清账的处理方式进行准确记账，如果不是集成业务产生的凭证，要规范财务人员及时进行手工记账。最后，业务部门可以设置预付款的备查账，做好付款环节的后续工作，公司支付挂账预付款的应付账款时，就可以根据备查账直接扣除预付款，与此同时，业务部在提交付款申请时对于是否存在预付款要进行备注才能提交申请。公司还需细化往来账款管理要求，适应业务环境的变化，严格打击业务部门任务式完成工作的现象。比如细化应付账款管理，合同规定建设厂房、采购原料等需要提供预付款保函的，必须保证金额一致且收到保函后才可入账。又比如细化应收票据的管理，与银行签订服务协议，像银行承兑汇票之类的采取银行托管模式加强管理，降低票据保管过程中有可能出现的安全隐患。公司要和同行先进单位进行交流学习以获取管理经验，从操作说明、操作规范等方面制定往来账款管理岗位作业指导书，按照如下图所示的检查流程，月末以自查的方式来确认往来账款是否及时清账、科目是否混淆使用、余额是否异常等情况；此外，往来账款管理岗位作业指导书应以文字的形式记载财务操作流程的注意事项和操作规范，供财务人员参考，提高公司会计核算的规范性。图7往来账款规范性检查流程图4评价长沙金镂机械科技有限公司往来账款管理优化设计，根据公司在内部监督、内外部信息沟通和往来账款管理的基础工作等有所欠缺的方面，提出了一系列优化设计。通过强化公司往来账款的内部监督，提高了公司内部预警和监督能力，激发了员工的工作热情，使公司中“人”的地位大大提高。为了弥补信息沟通中的不足，提出了开发管理集成平台和询证函的自动生成，提高信息反馈速度，更新信息传播手段，加强了财务部门和业务部门之间的沟通和合作。规范往来账款业务管理，不仅促使财务人员提高会计核算的规范性，还利于健全往来账款的管理制度和财务岗位责任制度，使得公司在瞬息万变的复杂环境中提高适应能力，提高财务人员的责任意识。借助于这些优化