长沙金煌建筑装饰有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 长沙金煌建筑装饰有限公司存货内部控制制度优化设计公司简介长沙市金煌建筑装饰有限公司成立于2003年10月，公司注册资本2000万元人民币，地址位于长沙市芙蓉区五一中路492号粮贸大厦8楼。长沙市金煌建筑装饰有限公司是主营业务主要有两个方面，其一是建筑装饰、工程设计、室内设计等工程设计服务；其二是建筑装饰工程的专业承包，包括小型住房的整体施工承包以及大型建筑项目的专项分包、各类工件安装等。长沙市金煌建筑装饰有限公司成立以后以长沙市为基础，对周边城市的装修市场进行了扩张，规模日益壮大，现有员工120名。公司组织架构及存货内部控制现状公司组织架构长沙市金煌建筑装饰有限公司组织架构如下图1所示，其中物资管理部门下设立采购部门、仓储管理部门和质量检验部门，由物资管理部门统一领导管理。长沙市金煌建筑装饰有限公司长沙市金煌建筑装饰有限公司经理办经理办人力资源部发展监察部资产财务部工程管理部物资管理部市场开发部设计支持部人力资源部发展监察部资产财务部工程管理部物资管理部市场开发部设计支持部图1长沙市金煌建筑装饰有限公司组织架构公司存货内部控制现状长沙市金煌建筑装饰有限公司的存货内部控制包括采购、入库、储存、盘点、领用、退回及报废环节，具体内部控制现状如下：物资采购方面，由采购专员在供应商处获得报价后，上报公司相关部门领导并获得同意，然后与供应商签订合同；验收入库方面，货物抵达后由质检员进行查验，合格后开具单据，并交由仓管员，确认无误后组织入库；核算盘点方面，由财务处核算存货盘点结果，并出具盘点报告；报废处置方面，各部门提交报废处置申请后，由质检部进行检验，通过后由仓储部进行报废处置，并将将处置收益报告至财务部门进行登记。公司存货内部控制制度存在的主要问题存货采购价格过高下表1为2020年下半年长沙市金煌建筑装饰有限公司针对三合板材和锯木板材每月采购价格与市场平均价格，对比可知，虽然原材料的市场价格不断波动，但长沙市金煌建筑装饰有限公司各月实际采购价格均不同程度高于市场平均水平，使公司的生产成本长期处于较高状态。表12020年下半年采购三合板材和锯木板材的价格（单位：元/平）月份三合板材锯木板材采购价格市场平均价格采购价格市场平均价格7月10.228.2120.2416.648月10.6210.5517.7214.539月11.6411.5017.7114.6610月15.2713.1724.9521.3511月12.0911.8518.0717.2112月13.759.9316.9314.04物资采购活动的执行者均为采购员，由采购员自主选择供应商并商定合同价格。然而这一流程曾为长沙市金煌建筑装饰有限公司采购员提供收受贿赂的机会。据采购部门主管反映，公司曾在2020年12月获得采购员提供的压环材料报价后发现该价格明显高于往常进价，并且市场中并未出现明显涨价现象，调查后发现是采购员利用职位便利，更换了供应商渠道，在拿到新供应商的贿赂之后抬高价格向公司汇报，使原材料进货价脱离市场均价。长沙市金煌建筑装饰有限公司除了由于采购员舞弊行为导致的采购价格过高之外，采购价格同样受到客户的限制。由于公司经常收到客户订制产品合同，其中直接指定了原材料供应商，而该类指定供应商通常报价较高，导致公司原材料采购价格居高不下，降低利润水平。存货验收程序粗糙下表2为长沙市金煌建筑装饰有限公司2018-2020年仓储退货记录，该记录反映出公司由于验收入库环节存在缺陷，导致退货数量始终维持在较高水平，为公司带来损失。不合格产品在仓储领料使用时才发现，虽然能够退货处理，但是因为验收不当，产生了多余的仓储费用，表明当前长沙市金煌建筑装饰有限公司在验收入库环节方面，存在验收程序粗糙的问题。表2存货产品退货记录退货项目2018年2019年2020年木门80张54张48张地板71包53包39包瓷砖115包93包62包乳胶漆15桶12桶11桶根据长沙市金煌建筑装饰有限公司要求，质检员应对抵达货物进行质量检查并出具检验合格单据，该单据将随同存货一起交由仓储员保管，然而根据入库记录抽查结果可以看出，抽查的25条有关地板等材料无需加工，直接检验长度及面积即可的入库记录中，有4条缺少质检报告，比例高达16%，这一情况不仅说明质检员工作不负责，同时证明仓储员验收程序粗糙，在未获得质检报告的情况下便直接组织入库。存货盘点工作不到位按照长沙市金煌建筑装饰有限公司盘点规定，财务处应于每季末进行存货盘点，以确定存货数量、价值及损耗状态，然而在实际盘点中，财务处盘点工作执行并不到位。长沙市金煌建筑装饰有限公司财务人员由于专业能力限制，在盘点中一般只清查存货数量和重量是否账实相符，更多重视财务方面的盘点，缺乏对产生品及零件等存货的毁损生锈等技术层面做出正确评估，可能导致存货价值被高估，部分存货实际因损耗己降低价值，但仍作为正常存货记录在账，虚增公司的资产价值，为盈利能力及偿债能力的计算带来隐患。同时，通过查阅长沙市金煌建筑装饰有限公司2020年存货盘点相关工作记录可知，虽然记录中包括财务部门出具的盘点报告，但缺少仓储部门对盘点中发现异常现象的改进工作汇报，说明仓储部门对盘盈盘亏等现象并未做出相应改善措施，这导致盘点工作流于形式，无法发挥其应有的效力。另外，除了财务处的常规盘点外，公司缺少由仓储部自行组织的定期盘查工作，导致存货的存储情况只能依赖于财务部门的盘点结果，存货信息更新间隔较久，管理层无法掌握存货最新存储状态。存货报废处置不及时，收益不真实通过报废认定后的存货，在统一处置前仍存放在仓库内，然而仓储人员对报废存货没有及时采取处置措施，而是任由其继续摆放在仓库内。以2019年报废的M3大型冲击钻为例，在当前仓库内累计，己报废一年有余却仍未得到处理，不仅占用仓库空间，减少库存容量，而且耽误新进存货的管理，严重影响公司运营效率。另外，长沙市金煌建筑装饰有限公司曾于2019年报废一台板材切割机，该设备原先购入价格4万元，按照二手设备出售可得收益的市场平均价为6000元，然而据财务人员反映，当年该设备处置收益实际仅为3700元，这是由于报废品售卖处理过程由仓储部员工全权负责，过程缺乏有效监督与约束，导致公司无法掌握实际报废收益。公司存货内部控制制度优化设计存货采购制度与流程优化设计结合公司实际情况建立存货采购管理制度，并优化采购流程（如图2所示）。鉴于当前长沙市金煌建筑装饰有限公司采购流程现状，此次流程优化工作将建立在采购部门单独设立的前提下进行。下图2为优化后的物资采购流程图。优化后的采购流程以部门物资需求为起点（例如工程部门的生产物料需求），在物资需求部门根据自身计划列出需求清单后，由部门主管审批后传递至仓储部，仓储管理员应在收到需求清单后及时清点库存商品，在明确现有存储能力的情况下，汇总各部门需求并列出补货物资列表，编制请购计划递交至部门主管处进行审批，在得到本部门许可后，由采购部门根据请购单内容编制采购计划并按照采购金额确定的审批范围逐级提请审批，得到许可后由采购专员选择供应商，取得部门主管同意后由采购员拟定合同，采购部主管与供应商签订合同，最终由采购员执行采购工作。优化后的物资采购流程相比原流程，重新定位了仓储部门的角色，在原先的物资需求者的基础上增加了采购需求约束者的定位，在其他部门提出采购申请后，仓储部应该根据目前存货储存情况及仓库现状，对采购申请的合理性做出判定，为采购部门制定采购计划提供帮助；同时在采购审批过程中，能够有效的避免采购人员的舞弊行为，从而降低公司的采购成本。通过部门负责人审批需求人员提出物资需求开始通过部门负责人审批需求人员提出物资需求开始不通过不通过仓储管理员检查仓储量仓储管理员检查仓储量采购员采购采购员采购通过结束通过结束董事长审批采购主管签订合同不通过采购部门编制采购计划通过不通过通过采购专员询价，拟定合同经理分管经理审批不通过汇总各部门需求不通过董事长审批采购主管签订合同不通过采购部门编制采购计划通过不通过通过采购专员询价，拟定合同经理分管经理审批不通过汇总各部门需求不通过编制采购清单编制采购清单通过仓储负责人审批通过仓储负责人审批图2优化后的存货采购流程存货验收入库制度和流程优化设计根据存在的主要问题，建立存货验收入库制度并完善验收入库流程，完善的验收入库流程能够防止瑕疵存货进入公司，确保公司购入存货的价值与质量符合要求，降低公司在后续生产中因存货质量不合格出现的停工与返工损失，同时，验收入库环节能够使仓储部门及时了解存货数量及相关信息，做好核对与登记工作，为后续存货的统筹规划管理打好基础，因此优化当前存货验收入库流程对长沙市金煌建筑装饰有限公司而言至关重要。鉴于当前长沙市金煌建筑装饰有限公司验收入库流程现状，优化流程自仓储部门收到货物后开始，由采购员根据采购合同对收到的货物数量、型号等基本信息进行核对，基本信息核对不符的货物应由采购员直接与供应商取得联系进行退换货处理，基本信息核对无误的货物将交由质检部门进行质量检查，其中质检不合格货物需要返还至采购部门，由该批存货的采购负责专员进行退换货处理，质检合格货物将由质检员发放检验合格通知单，并将该单据传递至仓储部门，由仓储管理员核对登记后，正式做入库处理，制作入库单据，更新存货台账，同时将入库单据内容传递至财务部门进行相应账务处理。具体如下图3所示。开始采购专员接到到货通知采购专员查验单据、产品相符开始采购专员接到到货通知采购专员查验单据、产品相符合格仓储部门检查货物数量和型号质检员发出合格通知单通知质检部进行质量检验合格仓储部门检查货物数量和型号质检员发出合格通知单通知质检部进行质量检验质检不合格质检不合格财务入账办理登记并产品入库财务入账办理登记并产品入库采购专员联系退货采购专员联系退货结束结束图3优化后的存货验收入库流程改进后的验收入库流程相比当前而言，增加了采购部门的第一道验收程序，由于采购员对购入存货的信息了解最为准确，因此由各采购员负责对自己组织购入的存货进行初步检查，不仅能够确保购入存货与合同规定的相符程度，同时能够明确采购员职责，在后续存货质量不达标时迅速确定该批存货的采购负责人。另外，改进后的验收入库流程将全程通过ERP系统进行，以提升存货信息传递的速率与准确程度。存货盘点制度和流程优化设计建立存货盘点制度，加强存货的管理，同时通过优化存货盘点流程来帮助公司及时掌握存货的数量及质量信息，了解存货存储现状，监督并核查仓储部门工作成果，提高存货管理水平。鉴于当前长沙市金煌建筑装饰有限公司核算盘点流程现状，长沙市金煌建筑装饰有限公司应从明确盘点义务方面展开优化。盘点义务的明确将有效约束各部门盘点工作，保证盘点效率。具体如下图4所示。账实相符财务编制盘点报告财务人员根据存货盘点表进行存货盘点账实相符财务编制盘点报告财务人员根据存货盘点表进行存货盘点账实不符账实不符财务人员分析盘点差异，编制盘点差异表财务人员分析盘点差异，编制盘点差异表仓储部门分析盘点存在的问题仓储部门分析盘点存在的问题责成处理责成处理财务人员调整账面记录仓储管理员更新存货台账仓储分管经理对盘点报告进行审批财务人员调整账面记录仓储管理员更新存货台账仓储分管经理对盘点报告进行审批图4优化后存货盘点流程改进后的盘点工作相比当前而言，对盘点工作参与人员进行了优化，由过去财务人员单独执行盘点转变为财务部与仓储部合作，共同执行盘点工作，不仅能够达到部门之间相互监督，提高盘点工作质量的目的，同时使仓储部门可以在盘点中及时发现存货损耗问题，为财务人员核算存货成本提供建议。并且，公司增加由仓储部与工程部门等业务部门的盘点活动，增加盘点频率，提高存货管理质量。另外，改进后的核算工作要求公司按照成本与可变现净值孰低法对周转材料计提存货跌价准备，避免因当前公司不关注周转材料价值，出现账面记录价值虚高的情况。存货报废处置制度和流程优化设计建立存货报废处置制度，科学的对存货进行管理，同时优化报废处置流程。完善的存货报废工作应具有高效、合理、专业等特点，使公司在最快时间识别报废存货并转入处理流程，在获得最大化收益的同时尽量减少对仓储管理的影响，目前长沙市金煌建筑装饰有限公司仍需从报废鉴定、报废处置、报废登记及报废处理方式四方面进行优化来提高报废工作效率。鉴于当前长沙市金煌建筑装饰有限公司报废处置流程现状，优化流程应以质检部门的报废鉴定为起点。质检部门应在收到仓储部等其他部门递交的报废鉴定申请后，按照一定标准对存货质量进行评价，明确其是否达到报废标准。对确认报废的存货开具报废鉴定表并将报废货物清单传递至财务部门，由财务部门对废品价值进行评估以确保未来报废处置收益的合理性。接下来由仓储部门人员负责变卖及清理报废存货，并将报废损益及时报告财务部门进行账务处理。具体如下图5所示。仓储分管经理审批质检人员对报废存货进行鉴定仓储分管经理审批质检人员对报废存货进行鉴定不同意不同意同意同意财务人员评估报废品价值财务人员评估报废品价值财务人员处置收益入账仓储人员进行废品处理财务人员处置收益入账仓储人员进行废品处理图5优化后的存货报废处置流程改进后的流程相较之前而言，在报废存货处理之前增加了价值评估环节，使公司能够在处置报废存货之前，大致掌握其应有剩余价值，避免因仓储部门员工舞弊行为而影响公司收益，起到对报废环节收益的监督与管理作用。另外，改进后的优化方案为公司提供了更多报废处置思路，最大程度提高报废处置收益，保障公司利润。评价对长沙市金煌建筑装饰