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文档简介

建筑行业采购费用报销流程指南一、制定目的及范围为提升建筑行业的采购效率，规范费用报销流程，确保各项采购活动的透明性与合规性，特制定本指南。该指南适用于所有涉及建筑材料、设备及服务的采购费用报销，涵盖项目采购、零星采购及应急采购等多种情况。二、采购费用报销原则1.采购费用报销应遵循“合法、合规、合理”的原则，确保所有费用均有据可依。2.所有采购物资必须从合法供应商处获得，相关发票和收据应完整、真实。3.各部门需指定专人负责采购及报销，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购费用报销流程1.采购申请阶段1.1需求确认：各项目负责人需根据实际需求，向相关部门确认所需材料或服务。1.2填写申请单：申购人需填写“采购申请单”，详细列明所需物资的名称、数量、预算金额及用途。1.3部门审核：申请单需经部门负责人审核，确认需求的合理性及预算的可行性。2.采购实施阶段2.1询价与选择供应商：采购人需至少询价三家合格供应商，比较价格与质量，选择最优供应商。2.2签订合同：与选定供应商签订正式采购合同，明确交货时间、质量标准及付款方式。2.3物资验收：物资到货后，相关人员需对照合同进行验收，确保数量与质量符合要求。2.4入库登记：验收合格后，及时进行入库登记，确保物资的管理与追踪。3.费用报销阶段3.1报销申请：采购人需在物资到货后一个月内，填写“费用报销单”，附上相关发票、收据及验收单。3.2财务审核：报销单需提交财务部门审核，财务人员需核对发票的真实性及合规性。3.3审批流程：报销单需逐级审批，最终由公司负责人签字确认。3.4费用支付：经审批通过后，财务部门按规定时间将费用支付给供应商或报销给采购人。4.特殊情况处理4.1零星采购：对于金额较小的零星采购，采购人可直接向部门负责人申请报销，简化流程。4.2应急采购：在紧急情况下，采购人可绕过询价程序，直接采购，但需事后补充相关材料并进行说明。4.3年度采购：对于年度计划内的采购，需提前编制预算，并向财务部门报备，确保资金的合理使用。四、备案与存档所有采购及报销的相关文件需进行备案，采购人应将采购申请单、合同、验收单及发票复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查。确保在后续审计或检查中能够提供完整的采购记录。五、采购纪律与责任1.采购人职责：采购人需建立供应商档案，定期进行市场调研，确保采购物资的质量与价格合理。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。3.信息透明：各部门需定期向公司管理层报告采购情况，确保信息的透明与共享。六、流程反馈与改进机制为确保采购费用报销流程的有效性，各部门应定期对流程进行评估，收集反馈意见。根据实际情况，及时调整和优化流程，确保其适应性与高效性。设立专门的反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，形成良好的

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