采购协作加工产品管理手册

采购协作加工产品管理手册

一、业务目标

・强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要；确保

授权合理，与采购相关的关键岗位、职责相分离；

•保证协作厂家的资料数据保存完整，记录真实、淮确，易于管理，便于追

踪；合理设置供应商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率；

•维护和发展良好的、长期并稳定的协作厂家合作关系，开发有潜质的协作

厂家，促进企业的长远发展战略；

・核算应付账款，确保付款业务真实、准确、完整地得到记录并恰当地反映

于财务报告，保证账实相符：定期与协作厂家对账，保证应付账款准确支

付，确保账面价值与记录真实、准确和完整。

二、业务风险

•采购环节未经适当审批或超越授权审批,可能因亚大差错、舞弊、欺诈而

导致经济损失；

•协作厂家信息调查不清，协作厂家提供虚假资料或不真实的数据，影响产

品质量追踪或信息管理的需要；

•协作厂家审核程序不当，权限设置不清或发生越权行为，可能导致企业的

经济利益受到损失；

•对账不及时、付款不当，可能导致公司资产流失、财务信息不真实、不完

整：

•资金支付违反国家法律法规和公司内部规章制度，可能导致受到处罚，造

成资产和名誉损失。

三、业务范围

该子流程主要描述XXXX股份有限公司（以下简称“XX股份”）采购协作加工

产品管理的业务流程。业务流程主要包括协作加工产品的采购原则、物资需求计划

和采购计划的编制与审批、采购价格的确定与控制、采购合同的管理、采购验收管

理、协作单位考核、评定以及协作单位档案管理、付款的审批与支付管理、应付账

款及付款记录、与应付款对账流程的管理业务流程。在执行采购协作产品管理的业

务流程,应确保有恰当的授权和审批，并保证不相容职责相互分离。

四、业务流程描述

1协作加工产品采购的原则

1.1XX股份本部、子公司（暂不包含长城装饰、法拉姆、奇耐特、龙顺成）及分公

司协作加工产品采购均需通过国内合作部统一接洽、结算，符合下列条件

之一的产品方可对外协作加工采购：

1.1.1公司目前的工艺技术及现有装备水平无法生产的产品。

1.1.2公司制造成本较高，不具备价格竞争力的产品。

1.1.3产品需求量短期内超过公司生产能力，需对外协作加工采购的产品。

2物资需求计划和采购计划的编制与审批

2.1订货协作物资采购：

2.1.1销售业务人员填写《生产配套产品审批单》后，经部长签字确认后转成本管

理部签字确认加工价格及差价率。

2.1.2成本管理部对《生产配套产品审批单》签字确认后将表单转国内合作部签字

审核，并由成本管理部将《生产配套产品审批单》送生产主管经理审批。

2.1.3生产主管经理审批签字后将《生产配套产品审批单》交国内合作部。

2.1.4国内合作部持《生产配套产品审批单》送总经理签字后转交成本管理部进行

登记录入后，转国内合作部下达外购计划。

2.2民品协作物资采购：

2.2.1国内合作部内勤人员每日14:30从"民用销售合司管理系统”中提取销售

合同的订货数据，划分各协作单位的协作产品。

2.2.2国内合作部内勤人员对需协作产品再次确认后，库核订单技术要求，加注生

产号等信息，综合考虑协作单位的生产能力及库存产品信息，编制《生产

计划》，经部长审批通过后，于每日16:00前将计划传至协作单位，并

及时与协作单位确认相关信息。国内合作部对销售部门与协作单位自行商

定的事宜，不符合工期规定的计划，不办理任何手续，信息返回。

2.2.3国内合作部应要求协作单位设专人负责查收生产计划，收到后电话核对计划

信息，国内合作部应做好核对记录。

2.2.4国内合作部在每日下班前，需将本日下发的生产计划全部上传到公司局域网

"国内合作部文件夹"，保证各销售部门，质检部门，物流服务部与仓库

在网上能够及时查询生产计划的编制情况。每周国内合作部向销售部门、

仓库、质检部门及物流服务部下发一次已上网的书面生产计划。

2.2.5国内合作部生产计划的编制原则：计算机内一条记录为一个生产号，同一用

户应按111页序集中编制，备注中应详细说明技术要求。

3协作单位的选择与管理

3.1新增协作单位的审核

3.1.1国内合作部根据“XXXX股份有限公司协作单位基本条件”初步筛选，

符合基本条件的由协作单位填写《XXXX股份有限公司协作单位调查表》、

《协作单位负责人资质的确认》。

3.1.2公司应组织国内业务部、生产部、质量管理部、成本管理部及推荐部门等

部门负责人参加协作单位的评估。参与评估的部门依据协作单位填写《X

XXX股份有限公司协作单位调查表》对复核基本条件的协作单位进行评

估，在《协作单位评估表》中评分。

3.1.3协作单位经综合评定评估合格后，报经主管经理、公司总经理审批，批准

通过后，将被选用为合格协作单位。

3.1.4合格协作单位需向国内合作部提交《加入XXXX股吩有限公司协作单位的申

请》，经主管副总、公司总经理批准给予《协作生产加工协议》的签定后，

正式列入《合格协作单位一览表》。

3.2合格协作单位的评价

3.2.1XXXX股份有限公司根据协作单位的实际情况每年最少进行五分之一的

协作单位的更换。

3.2.2国内合作部每年对合格协作单位的质量保证能力和材料质量等能力进行一

次审核，并根据审核结果决定是否保持其合格供方资格。

3.2.3依据《解除协作关系的条件》，评定合格的协作单位重新与其签订协作《合

作协议》，并转入下一年度《合格协作单位一览表》。

3.2.4评定为不合格的协作单位经确认，由国内合作部提交《协作单位撤消申请

单》，经部长、主管副总、公司总经理审批后，取消其合格协作单位资格。

3.3协作单位的档案管理

3.3.1国内合作部负责建立合格协作单位档案，档案至少应包括：XXXX股份有

限公司协作单位调查表、协作单位负责人资质的确认、协作单位评估表、

加入XXXX股份有限公司协作单位的申请、协作生产加工协议、合格协作单

位一览表等。

4采购价格的确定与控制

4.1在签定协议之前从事机关业务的协作单位必须根据本单位的产品按国内合作

部的要求提供加工范围内的全部产品的数据资料毒，民用产品提供出标有

采购价格的产品图册。

4.2有图册的产品，根据协作单位提供的数据库中的价格执行。

4.3无图册的产品，成本管理部依据材料比例、产品加工难度等因素，填写《外

购产品采购价格表》转交国内合作部，要求采购产品差价率222%。国内

合作部根据《外购产品采购价格表》确定采购价格，合同额250万元人民

币的应在2~3个厂家范围内竞价招标，低价者中标。由业务员参加招标会

并详细介绍产品的标准、工期及质量标准，同时业务人员填写《生产配套

产品审批单》。

5协作产品生产合同的管理

5.1凡签订《生产配套产品审批单》的配套协作单位，要与国内合作部就每张

《生产配套产品审批单》的配套产品签订配套产品生产合同，合同内容

（5万元以上的填写此合同）由业务员填写，合同由国内合作部、业务员、

协作单位、质量管理部共同签字（一式四份）。不签订配套合同的行为为

无效加工，公司将不给予结账、办理财务手续等,

5.2配套单位在合同执行期内由国内合作部不定期根据配套单位的进度安排到现

场进行部件、材料、质量、工期等检查和产品的检验（特殊配套产品由质

检部参与检验，重大问题向业务部门进行反馈）。

5.3合同在执行中，如业务人员提出新的要求，在配套单位允许变更的情况下，

业务人员要书面将变动情况通知到国内合作部，由国内合作部将情况下达

到配套单位执行，如配套单位因价格、工期、材料等不能实现，由业务员

与甲方协商自行解决。

5.4人员负责登记合同台账，跟踪并监督合同执行情况，合同执行完毕及时核销。

6采购的验收

1.1公司质检人员现场对货物验收后，方可入库送货。

7付款的审批与支付管理

7.1机关业务付款结算

7.1.1到成品库办理出入库手续。

7.1.2到物资供应部办理内部银行转账支票手续。

7.1.3国内合作部打印《订货产品外购结账单》到财务部进行可付款及质保金的核

对。公司确保机关订货业务应收款（质保金除外）收回后方可支付协作单

位货款。在协作单位票据按规定齐全合规的情况下，每月20号~30号进

行回款的查账、核对并在此期间支付货款，在全部回款的情况下进行部分

支付或全部支付。

7.1.4根据到财务部查出的可付款数，报送财务部请示总经理批示。

7.1.5根据总经理批示的付款数，国内合作部根据各业务部门的应付款数的多少按

比例下发（应付款多表示回款多，业务量大，下发可分配的数额大）。支

付的方式可根据各协作单位票据的先后顺序进行下拨总额的70%的优先率

支付，具体操作是从本月起向前推三个月的可付款优先支付给先开票的单

位，其余30%由国内合作部根据协作单位的具体情况机动安排。

7.1.6国内合作部根据各业务部门确定的付款明细打印支付明细表，由各业务部

门及业务员签字确认此单位、此笔款是否存在质量等售后服务问题、付款

的数额是否相符、是否可支付。

7.1.7国内合作部根据业务部确认的支付明细表填写资金《请领单》，由部长、

主管经理、总经理签字审批后的资金《请领单》转至财务部。

7.1.8财务部通知国内合作部领取支票，国内合作部按支票发放规定给各机关协作

单位付款。

7.2民品业务付款结算

7.2.1每月28日前为协作单位的结账日（遇公休日提前）。协作单位需到成品库

对账，成品库打印已入库产品的明细清单，双方彘认后签字。

7.2.2国内合作部要求协作单位对账人员每月28日后持成品库出具的明细清单，

到国内合作部核对产品入库情况，确定可结账数量。国内合作部出具可付

款的明细清单，双方确认后签字。

7.2.3协作单位依据国内告作部开具的可付款明细单，在次月5日前按明细单开增

值税发票转到国内合作部。凡增值税发票金额与国内合作部明细单不符的

一律不予结账。

7.2.4国内合作部每月7日后，到物资供应部办理内部银行转账支票。

7.2.5国内合作部每月12日后，到财轴B核对协作单位应付账款的贷方余额情况,

在符合公司支付条件的情况下，国内合作部根据可付款数报送财务部,请

示总经理批示。

7.2.6国内合作部根据总经理的批示填写请领单，由部长、主管经理、总经理签字

审批。后的请领单转至财务部。

7.2.7财务部通知国内合作部领取支票。国内合作部按支票发放规定给各民品协作

单位付款。

8应付账款及付款的记录

8.1财务部应付账款会计岗位人员审核供货发票及材料明细、入库材料检验单、

收料单等原始凭证，审核无误后进行账务处理，编制应付账款凭证，财务

资金部部长复核记账凭证的金额与所附单据是否相符、使用会计科目是否

正确，复核无误后签章确认。

8.2对于货到票未到的暂估入库物资采购：由采购员月末按材料种类汇总材料

己入库但发票未到的，根据相应材料对应的采购合同或者收料单，编制应

付账款记账凭证。

8.3财务会计对资金《申领单》、供应商发票或收据以及支票存根或银行转账

单等相关原始单据审核无误后编制付款凭证，财务资金部长复核付款凭证

并签章确认。

9对账流程

9.1每