会计实务：提高EXCEL录入速度十大招

提高EXCEL录入速度十大招因工作的需要，我常常用Excel处理大量的表格文档，感到一个最头痛的问题就是文本的录入，由于本人的录入速度不高，使我不得不常常加班加点地干，才能勉强完成老板交给的任务。经过多年来的不断摸索，我发现了一些能提高EXCEL输入速度的小招式，现归纳出来，希望大家能喜欢。

第一招--内嵌序列法

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等，可以利用Excel内嵌的序列来实现其快速输入：

先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如”甲、乙”)。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为”填充柄”)，按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素(如”丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。

第二招--右键拖拉法

有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列：2、4、8……)，我们可以用右键拖拉的方法来完成：

先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4)。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单(如图1)，选”等比序列”选项，则该序列(2、4、8、16……)及其”单元格格式”分别输入相应的单元格中(如果选”等差序列”，则输入2、4、6、8……)。

第三招--定义序列法

单位里职工的姓名是经常需要输入的，有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好”职工姓名序列”，以后输入就快多了：

将职工姓名输入连续的单元格中，并选中他们，用”工具→选项”命令打开”选项”对话框(如图2)，选”自定义序列”标签，先后按”导入”、”确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第1位职工的姓名)，用”填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

第四招--自动更正法

因工作的需要，我常常需要将一些国家标准的名称(如”《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”)输入单元格中，对这些文本的输入要求即准确又必须统一。我利用”自动更正”功能解决了为一难题：

用”工具→自动更正”命令，打开”自动更正”对话框(如图3)，在”替换”下面的方框中填入”G300”，在”替换为”下面的方框中填入”《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”，然后按确定按钮。以后在单元格中输?quot;G300”(注意：G一定要大写!)确定后，系统会自动将期改正为”《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”，既快速又准确、统一。

特别需要指出的是：如果表格中需要文本”G300”时，你可以先输入”G3000”及后面的文本，然后再将”1”删除即可。

你可以依照上述方法将有关文本一性定义好，方便以后使用。特别指出的是：在这里定义好的自动更正词条在office系列其他应用程序(如word)中同样可以使用。小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！

第五招--函数合并法

我经常需要输入一些施工企业的名称(如”马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司”等)，这些文本大同小异，如果采取上?”自动更正”法，多了以后自己可能也记不清其代码了(你可以打一外一览表，摆在电脑前供查找)，这时我们可以用Excel的一个函数来实现类似这些文本的快速输入：

假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2单元格)，我们先在Sheet2工作表中的两后单元格(如A1和B1)中输入文本”马鞍山市”和”建筑安装工程有限责任公司”，然后在Sheet1有D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1‚C2‚Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入”第九”，则D2单元格中将快速输入”马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司”文本。

对于这一招有三点值得说明：①我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中，以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词(如”第九”)，则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。②为了便于公式的复制，我们再公式中对单元格的引用采取了”绝对引用”(如Sheet2A1和Sheet2B1，这部分单元格不随公式的复制而发生变化，加上”$”符号即表示绝对引用)和”相对引用”(如C2单元格，我们没有加”$”符号，该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整)。③这样做工作表中就会多出一列(C列)，我们在打印时不希望将它打印出来，我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中?”隐藏”项，即可将该列隐藏起来而不被打印出来。

第六招--一次替换法

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号(如※)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷：

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意：不能是表格中需要的字母)，等表格制作完成后，用”编辑替换”命令(或按Ctrl+H键)，打开”替换”对话框(如图4)，在”查找内容”下面的方框中输入代替的字母”X”，在”替换值”下面的方框中输入”※”，将”单元格匹配”前面的”∨”号去掉(否则会无法替换)，然后按”替换”按钮一个一个去替换(如果表格中确实需要字母x时，这样做就可达满足这要求。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中，最好选定A1单元格。)，也可以按”全部替换”按钮，一次性全部替换完毕(这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中)。

第七招--快速复制法

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法来完成输入：

①如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如”砖混结构”)，我们先在第1个单元格中输入该文本，然后用”填充柄”将期复制到后续的单元格中。

②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下”Enter”键就可以把后续文本输入。

③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+´键就可以完成输入。

④如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下”Ctrl+Enter”键即可。小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！

第八招--定义格式法

有时我们需要给输入的数值加上单位(如”平方米”等)，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们?quot;自定义”单元格格式的方法来实现单位的自动输入：

我们先将数值输入相应的单元格中(注意：仅限于数值!)，然后在按住Ctrl键的同时，选取所在需要加同一单位的单元格，用”格式→单元格”命令，打开”单元格格式”对话框(如图5)，在”数字”标签中，选中”分类”下面的”自定义”选项，再在”类型”下面的方框中输入”#”平”“方”“米”“，按下确定键后，单位(平方米)即一次性加到相应数值的后面。

第九招--定义词组法

对于一些经常需要输入的文本(如”建筑工程质量监督”)，我认为，采取利用输入法的”手工造?quot;功能来实现比较好(此处以”五笔输入法”为例)：

启动”五笔输入法”，用鼠标右击状态条，选”手工造词”选项，打开”手工造词”对话框(如图6)，在”词语”后面的方框中输入词组(如”建筑工程质量监督”，最多20个汉字，夹杂一些符号也可以)，在”外码”后面的方框中输入”编码”(最好采用系统自动生成的外码，他符号该输入法的编码规则，便于记忆和使用)，然后先后按”添加”和”关闭”按钮。以后可以象输入其他词组一样输入你自定义的词组。

第十招--零找碎敲法

下面这些方法与输入看起来没有直接的关系，但简化了对Excel的设置过程，自然也就提高了录入速度：

①大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码)，则系统会将其转