T-SHQAP 009-2024 药品生产全过程数字化追溯技术要求质量管理

CCSC07drugproduction——QualityIT/SHQAP009－2024前言 2规范性引用文件 3术语和定义 4缩略语 5总体要求 6追溯内容要求 6.1基础数据追溯 6.2变更管理追溯 6.3偏差管理追溯 6.4纠正和预防措施管理追溯 6.5供应商管理追溯 6.6审计管理追溯 6.7放行管理追溯 6.8药物警戒管理追溯 6.9药品注册资料管理追溯 6.10确认与验证管理追溯 6.11质量回顾管理追溯 6.12投诉管理追溯 6.13药品召回管理追溯 6.14风险管理追溯 6.15委托生产管理追溯 7追溯索引要求 8数据管理要求 8.1数据存储与备份要求 8.2数据通讯要求 8.3数据安全要求 9运行维护要求 参考文献 T/SHQAP009－2024本文件按照GB/T1.1－2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起本文件是DB31/T1400－2023《药品生产全过程数字化追溯体系建设和运行规范》的细化，是构成药品生产全过程数字化追溯体系的一部分。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由上海市医药质量协会、上海医药行业协会提出。本文件由上海市医药质量协会归口。本文件起草单位：上海上药第一生化药业有限公司、上海和黄药业有限公司、上海罗氏制药有限公司、上海上药信谊药厂有限公司、和记黄埔医药（上海）有限公司、上海强生制药有限公司、上海上药中西制药有限公司、上海雷昶科技有限公司、上海宝信软件股份有限公司。本文件主要起草人：史岚、梁晔、于雯雯、唐孝波、樊华伟、岳镭、金于兰、陈承清、夷征宇、吴耀卫、谭颖、付秋雁、张玉红、陈隽泓、朱庆锋、范春艳、周晓兰、柳涛、许雯。本文件首期承诺执行单位：上海上药第一生化药业有限公司、上海和黄药业有限公司、上海罗氏制药有限公司、上海上药信谊药厂有限公司、和记黄埔医药（上海）有限公司、上海强生制药有限公司、上海上药中西制药有限公司。T/SHQAP009－2024《上海市药品安全与高质量发展“十四五”规划》《上海市生物医药产业发展“十四五”规划》中明确要通过数字化转型，推动生物医药产业融合升级。药品质量安全是重大的民生和公共安全问题，保障药品生产全过程可追溯是药品生产质量管控的重要手段。通过数字化转型，实现药品生产全过程信息追溯，可以打通药品生产、检验各环节之间的数据壁垒，保证数据真实、准确、完整和可追溯，促进风险发现和控制、偏差纠正和预防，确保操作流程的合规性和信息透明度，从而持续保证药品的安全、有效和质量可控。上海市发布了DB31/T1400－2023《药品生产全过程数字化追溯体系建设和运行规范》。为支持该地方标准的推进落实，上海市医药质量协会和上海医药行业协会着手制定药品生产领域的生产制造管理、仓储管理、实验室管理、质量管理、综合监控管理、设备管理、文档管理、培训管理、视频监控管理等一系列数字化追溯团体标准，以指导上海市药品生产企业建设符合《药品生产质量管理规范》（GMP）要求的数字化追溯体系。本文件规定了药品生产全过程数字化追溯体系架构中质量管理数字化追溯的技术要求，通过标准化手段，促进实现全面质量管理信息化，提升药品生产和监管效率，增强公众对药品质量的信任，同时推动药品行业进一步向数智化方向发展。1T/SHQAP009－2024药品生产全过程数字化追溯技术要求质量管理本文件规定了质量管理数字化追溯的总体要求、追溯内容、追溯索引、数据管理和运行维护等要求。本文件适用于生物制品、化学药、中药等药品生产企业质量管理的数字化追溯。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DB31/T1400－2023药品生产全过程数字化追溯体系建设和运行规范3术语和定义DB31/T1400－2023界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1偏差deviation偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。[来源：T/SHQAP002－2023，3.3]3.2纠正correction为消除已发现的不合格所采取的措施。[来源：GB/T19000－2016，3.12.3]3.3纠正措施correctiveaction为消除不合格的原因并防止再发生所采取的措施。[来源：GB/T19000－2016，3.12.2]3.4预防措施preventiveaction为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施。[来源：GB/T19000－2016，3.12.1]4缩略语下列缩略语适用于本文件。CAPA：纠正和预防措施(CorrectiveActionandPreventiveAction)2T/SHQAP009－2024EHS：环境、健康、安全（Environment、Health、Safety）ERP：企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning)GMP：药品生产质量管理规范(GoodManufacturingPracticefordrug)LIMS：实验室信息管理系统（LaboratoryInformationManagementSystem）MAH：上市许可持有人（MarketingAuthorizationHolder）MES：制造执行系统(ManufacturingExecutionSystem)PV：药物警戒(Pharmacovigilance)QMS：质量管理系统(QualityManagementSystem)SaaS：软件即服务(SoftwareAsAService)SRM：供应商关系管理(SupplierRelationshipManagement)WMS：仓储管理系统(WarehouseManagementSystem)5总体要求5.1药品生产企业应用质量管理系统规划、控制并持续改进与药品生产相关的质量活动，对相关质量活动进行数字化管理，记录并追溯关键质量管理信息，应包括变更管理、偏差管理、纠正和预防措施管理、供应商管理、审计管理、放行管理、药物警戒管理等，宜包括药品注册资料管理、确认与验证管理、质量回顾管理、投诉管理、药品召回管理、风险管理、委托生产管理等。5.2质量管理系统宜与ERP、SRM、WMS、MES、LIMS等系统以及自建或第三方药品追溯系统集成对接，满足企业质量管理数据互联互通及监管追溯的要求。6追溯内容要求6.1基础数据追溯质量管理系统应对质量管理相关基本信息，包括组织机构、人员等进行编码，明确基本信息的属性构成及关联关系，企业可部署一个或多个系统满足基础数据管理功能。基础数据追溯内容应包括但不限于：a)企业基础数据，如组织机构、部门、人员、职位等；b)质量管理流程，如变更、偏差、CAPA、供应商管理、审计管理等管理流程数据；c)业务规则，如填写要求、附件要求、等级、分类、流程推进规则、业务关联等；d)编码规则，如变更、偏差等事件编码构成与流水定义；e)a)到d)基础数据的修改记录。6.2变更管理追溯质量管理系统应具备变更管理功能，对变更申请、变更评估、变更计划制定及审批、变更执行、变更关闭等内容、状态进行追溯。变更管理追溯内容应包括但不限于：a)变更申请信息，包括变更编号、变更发起时间、变更发起人/部门、变更前后描述、变更理由、变更影响范围、支持变更的相关文件等；b)变更评估信息，包括对法规符合性及药品注册资料的影响评估、对产品质量的影响评估、对EHS的影响评估、对其他系统的影响评估、风险评估报告、变更分类/级别等；c)变更计划制定及审批信息，包括变更行动项、责任分工、预计完成日期、审批人及审批时间、3T/SHQAP009－2024审批意见等；d)变更执行信息，包括行动项执行结果及证明性文件、行动项完成时间、其它质量活动编号（如有），如偏差、CAPA等；e)变更关闭信息，包括变更效果评估、变更分类/级别再确认、关闭总结、批准人、批准时间、变更关闭时间、实施日期等；f)变更延期、修改或撤销信息（如有），包括申请内容、申请理由、评估内容、申请人及时间、审批人及审批时间、审批意见等。6.3偏差管理追溯质量管理系统应具备偏差管理功能，包括偏差发起、偏差初步评估、偏差调查、偏差分析评估、偏差关闭等，应对偏差管理各阶段行为及相关信息进行记录，对偏差管理全过程信息进行追溯。偏差管理追溯内容应包括但不限于：a)偏差发起信息，包括偏差编号、发起人、发起部门、发起时间、偏差来源、关闭期限、偏差发现日期、偏差发生地点、偏差描述、采取的紧急措施、涉及的产品/设备信息等；b)偏差初步评估信息，包括初步评估报告、评估人及时间、偏差初始分级等；c)偏差调查信息，包括调查策略、调查人、调查部门、调查报告及变更历史、调查结论、调查完成时间、报告审批人及审批时间、审批意见等；d)偏差分析评估信息，包括根本原因/可能的原因、纠正相关信息、CAPA相关信息、影响评估报告或意见、评估人及评估时间、最终分级、产品处理意见、审批人及审批时间、审批意见等；e)偏差关闭信息，包括审批人及审批时间、审批意见、偏差调查关闭时间、CAPA编号、偏差记录关闭时间、流程状态等；f)偏差延期信息（如有），包括延期理由、延期后日期、影响评估、申请人及时间、审批人及审批时间、审批意见等；g)偏差补充信息（如有），包括补充内容、补充时间及人员等。6.4纠正和预防措施管理追溯质量管理系统应具备CAPA管理功能，对CAPA的发起、计划、执行、有效性评价、关闭等全过程进行追溯。CAPA管理追溯内容应包括但不限于：a)CAPA发起信息，包括CAPA编号、发起人、发起部门、发起时间、来源、涉及部门、事件描述、涉及产品/设施设备信息、相关业务流程编号等；b)CAPA计划信息，包括行动项内容、负责人、计划完成日期、审批人及审批时间、审批意见等；c)CAPA执行信息，包括行动项执行结果及证明性文件、行动项完成日期、审批人及审批时间、审批意见等；d)CAPA有效性评价信息，包括有效性确认计划内容、计划审批人及审批时间、审批意见、有效性评价结果、评价人及评价时间、评价结果的审批信息等，CAPA无效后需追溯的信息应包括关联业务流程编号；e)CAPA关闭信息，包括CAPA关闭时间等；f)CAPA延期、撤销信息（如有），包括申请理由、申请内容、申请人及时间、审批人及审批时间、审批意见等。6.5供应商管理追溯6.5.1质量管理系统应具备供应商管理功能，覆盖供应商的建立（筛选、评估、审计、批准）、持续4T/SHQAP009－2024管理、撤销的全过程，并具备流程实施的记录和追溯功能。供应商管理追溯内容应包括但不限于：a)供应商建立信息，包括供应商名称/编号、分类、状态、等级、性质、地址、供应商资质、资质有效期、供应商提供的产品名称/编号、提供的产品质量标准、供应商审计日期及审计评估结论、审计周期、批准的供应商清单等；b)供应商持续管理信息，包括供应商审计信息、供应商异常管理信息、供应商定期质量回顾信息、资质更新信息、供应商偏差/变更信息、供应商状态调整信息等；c)供应商撤销信息，包括供应商撤销日期、撤销原因、涉及产品名称/编号等。6.5.2质量管理系统应具备对供应商及其供应的物料进行分类和分级的功能，并应具备建立供应商质量档案的功能，质量档案内容至少应包括供应商资质证明文件、供应商评估文件，还可包括质量协议、质量审计报告、供应物品的质量标准、质量回顾分析报告、产品稳定性考察报告等。6.5.3供应商的状态应根据供应商审计和质量回顾分析结果进行确认或调整，宜与其他系统集成，在供应商不可用的状态下控制其供应的物料及服务的使用和后续处理。6.6审计管理追溯6.6.1质量管理系统应具备审计管理功能，应包括内部发起审计的管理，如企业自检或内审，以及对受托企业、供应商等的审计。宜包括由外部机构发起审计的管理，如外部客户、监管机构对企业的审计。6.6.2内部发起的审计管理应对审计计划、审计执行、审计报告、审计回复、审计整改等全过程进行追溯，追溯内容应包括但不限于：a)审计计划信息，包括计划编号、受审组织对象或区域、审计范围、审计目的、审计时间、审计依据、审计方式、审计人员、审计语言、日程安排等；b)审计执行信息，包括审计实际执行日期、执行人员、审计方式、审计过程记录、发现的问题等；c)审计报告信息，包括报告编号、缺陷项、分类、审计结论等；d)审计回复信息，包括原因分析、整改行动和预计完成日期等；e)审计整改信息，包括整改完成情况、审批人及审批时间、审批意见，以及其它质量活动编号（如有），如偏差、变更、CAPA等。6.6.3外部发起的审计管理宜对审计信息、审计整改等进行追溯，包括但不限于审计机构、审计日期、审计结论、审计发现缺陷及分类、质量活动编号（如：CAPA等）、整改结论等。6.7放行管理追溯质量管理系统应对药品放行管理信息进行追溯，确认药品放行前支持其质量结论判定的相关业务流程均已完成，包括生产、检验、质量管理流程（如偏差、变更）等的质量评价。放行管理追溯内容应包括但不限于放行审核确认时间、放行人、审核结论等。6.8药物警戒管理追溯6.8.1质量管理系统应具备药物警戒管理功能，要求见《药物警戒质量管理规范》，追溯应覆盖药品不良反应及其他与用药有关的有害反应的监测、识别、评估与控制活动，宜使用信息化系统对药物警戒管理过程的活动及相关信息进行追溯。6.8.2药物警戒管理追溯内容应包括但不限于：5T/SHQAP009－2024a)信息收集管理，包括自发报告的收集及处理、文献检索及处理、国家反馈数据接收及处理等；b)信息录入管理，包括报告基本信息、患者信息、怀疑用药信息、合并用药信息、不良反应信息、初始报告人信息、事件发生相关信息等；c)信息质量检查提交，包括修改详情、报告判定信息、报告提交人、提交时间等。6.8.3药物警戒管理追溯内容宜包括信号检测和识别信息、药品风险评估信息、药品上市后安全性研究信息、定期安全性更新报告、药品风险控制信息等。6.9药品注册资料管理追溯在取得药品注册证书后，药品再注册、补充申请、备案等药品注册资料管理宜在质量管理系统中进行追溯。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)原始电子版文件及其编号、归档文件夹电子路径及编号、纸质文件编号、纸质档案盒编号、档案室文档管理清单等；b)再注册、补充申请、备案等过程中申请文件首次递交至批准所发生的一系列与药监部门之间的活动记录，包括递交材料的申请号、受理号、备案号等，期间产生的沟通记录、补正要求、报告等，批准或公示证明文件等。6.10确认与验证管理追溯6.10.1质量管理系统宜建立确认与验证管理流程，覆盖确认与验证项目的立项、实施、报告等的全过程，并具备流程实施的记录和追溯功能。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)确认与验证对象基本信息，包括确认与验证对象编号、对象名称、子对象名称、再确认与再验证周期等；b)确认与验证项目信息，包括项目任务编号、确认与验证对象信息、方案编号、报告编号、再确认与再验证文件信息等；c)确认与验证文档信息，包括确认与验证方案、报告及附件，以及相关质量活动编号（如有如偏差、变更、CAPA等。6.10.2确认与验证管理范围包括：a)厂房、设施、设备、检验仪器和有特殊要求的物料及产品运输条件的首次确认和再确认；b)生产工艺、检验方法、清洁方法和计算机化系统的首次验证和再验证。6.10.3质量管理系统宜与其他系统集成，根据确认与验证结果，调整确认与验证对象的状态，在确认与验证项目失败的状态下禁止确认与验证对象的使用和后续处理。6.11质量回顾管理追溯6.11.1质量管理系统宜具备关键物料、产品、公用系统等不同情形的质量回顾管理功能，对基础信息产生、质量回顾数据收集、统计与分析、质量回顾报告的编写与审批等过程进行记录与追溯。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)基础信息产生，包括回顾对象信息、回顾周期、回顾范围、上一次回顾的跟踪等；b)数据收集，包括收集人、收集日期、收集的数据类型和对应的收集要求、复核人、复核时间等；c)数据统计与分析，包括不同数据选择的统计与分析方法、统计与分析值、异常或超趋势数据、分析结论或评价等；6T/SHQAP009－2024d)质量回顾报告编写与审批，包括报告名称、报告编号、版本号、起草人、起草日期、审批人、审批时间、审批履历、数据统计表、分析图形和结论、回顾报告总结和建议（宜关联其他质量流程编号）等。6.11.2质量回顾管理应具备多种数据收集方式，获取每种产品在生产、检验中涉及的关键工艺参数、关键中间控制检验结果、成品检验结果等数据用于统计和趋势分析，宜与ERP、MES、LIMS等进行系统集成和数据交互。6.11.3质量回顾管理应具备数据统计与分析功能，数据统计与分析宜采用专业的数据统计与分析软件或分析工具，统计与分析结论用于质量回顾报告撰写。6.12投诉管理追溯质量管理系统宜具备投诉管理功能，覆盖投诉的接收与分流、调查评估、投诉反馈、投诉关闭等全过程，对投诉管理过程的行为及相关信息进行追溯。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)投诉接收与分流信息，包括投诉案件编号、投诉人与投诉日期、产品名称、批号、数量和投诉分类、客户投诉细节、缺陷类型、投诉样品回收情况等；b)投诉调查评估信息，包括调查人、调查部门、产品信息、影响批次信息、调查范围、调查结果、风险评估结果、审批人及审批时间、审批意见等；c)投诉反馈信息，包括投诉调查评估结果、投诉处理结果、反馈日期、反馈人、反馈对象、反馈方式等；d)投诉关闭信息，包括审批人及审批时间、审批意见等；e)投诉处理延期（如有），包括延期申请人、申请时间、申请理由、延期后日期、审批人及审批时间、审批意见等。6.13药品召回管理追溯质量管理系统宜具备药品召回和模拟召回管理功能，对药品召回和模拟召回的过程、采取相应措施、消除缺陷、控制风险的活动进行追溯，可采用药品追溯系统对药品召回的过程数据信息进行记录和追溯。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)召回决策信息，包括质量事件基本信息、调查信息、评估信息、召回等级、召回决策批准人和批准时间等。药品召回决策信息可在其他质量管理流程（或功能模块）中记录（如实验室调查、偏差、投诉、药物警戒等）；b)召回准备信息，包括基本信息、召回小组信息、召回产品信息、客户信息、召回计划、召回通知、召回沟通方案、其他方案（如有）等；注：召回准备可包括技术准备、沟通准备、经济准备和法律诉讼准备等，充分的准备是药c)召回执行信息，包括产品召回行动信息、召回产品的处理、质量事件相关质量活动编号（如偏差、CAPA等）、召回总结报告、召回关闭信息等。6.14风险管理追溯质量管理系统宜具备风险管理功能，对贯穿于药品生命周期中的质量风险进行评估、控制、沟通和回顾，并对风险管理的各项活动进行记录和追溯。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)风险管理启动信息，包括风险记录编号、风险评估内容/对象或范围、目的等；b)风险评估信息，包括评估小组组成部门、人员、职责、危害源识别、风险分析、风险评价、风7T/SHQAP009－2024险等级、评估结论、完成时间等；c)风险控制信息，包括控制措施、执行人、计划日期、控制措施完成证明资料、风险控制有效性评价结论、风险是否接受结论、审批人及审批时间、审批意见等；d)风险沟通信息，包括质量风险管理过程及结果的沟通时间、对象等；e)风险回顾信息，包括回顾记录、人员、时间、结论等。6.15委托生产管理追溯6.15.1MAH质量管理体系应覆盖药品全生命周期，覆盖机构与人员、质量保证体系、药物警戒管理、风险管理、药品上市后研究、文件与记录管理、责任赔偿等的全过程流程，流程实施的文件和记录宜采用信息化系统的方式进行追溯。具备该功能时，追溯内容应包括但不限于：a)药品生产场地管理文件；b)委托协议和质量协议；c)MAH对受托企业的审核程序、现场审核报告及记录；d)研制、生产、销售监督管理程序与记录；e)药品质量回顾分析制度及药品质量回顾分析报告；f)药品生产工艺规程、空白批生产记录、质量标准及检测程序；g)受托生产企业共线生产药品列表及风险评估报告，或关于污染控制策略的相关程序与记录；h)偏差、变更、自检、不合格品处理、CAPA、质量投诉、退货、召回、物料与产品、确认与验证、稳定性试验、数据可靠性、培训、员工健康、工厂放行与上市放行等管理程序及记录；i)生产关键物料合格供应商名单；j)质量信息沟通及处置的规定与沟通记录；k)药品安全事件处置方案与培训、演练记录；l)药物警戒管理程序与记录；m)药品年度报告管理程序与记录；n)药品上市后风险管理计划与记录；o)短缺药品停产报告管理程序与记录(短缺药品持有人)；p)信息公开制度、疫苗安全事件处置方案、疫苗责任强制保险（疫苗持有人）。6.15.2若使用电子数据记录的，MAH与受托生产企业应当制定电子数据处理系统的管理和操作规程，明确电子文档的保存方式、采集职责、操作权限和异常情况处理办法。MAH管理流程宜与LIMS、MES、DMS、其他QMS流程（或功能模块）等进行系统集成、数据交互和流程链接。7追溯索引要求质量管理系统中应对不同管理对象建立不同可追溯索引关键字，具备针对变更、偏差、CAPA等质量活动信息的检索功能。索引关键字应包括但不限于：a)变更管理的变更编号；b)偏差管理的偏差编号；c)CAPA编号；d)供应商管理的供应商名称/编号、物料名称/编号；e)审计管理的审计计划编号、审计时间段；8T/SHQAP009－2024f)放行管理的产品批号、产品名称；g)药物警戒管理的不良反应事件编号、产品名称；h)药品注册资料管理的资料编号（如药品批准文号）、产品名称；i)确认与验证管理的项目编号、设施/设备/产品名称；j)质量回顾管理的报告编号、产品名称；k)投诉管理的投诉事件编号、产品名称；l)药品召回管理的召回事件编号、产品名称；m)风险管理的风险评估记录编号。8数据管理要求8.1数据存储与备份要求8.1.1应完整记录所有与质量相关的数据，存储的数据准确无误。8.1.2备份数据应包括现有的原始数据、元数据和系统参数设定，备份数据的管理等同于原始数据的管理，应控制数据的访问权限。8.1.3应支持集中控制和分布自主控制的数据备份，应对追溯数据制定具体的数据备份策略。8.1.4当企业QMS采用SaaS云技术服务模式时，应明确数据驻留的地理位置，企业和供应商应在云基础设施稳健性、应用服务可靠性和数据完整性达成一致。8.1.5应按照DB31/T1400－2023中8.4.4的规定保存追溯数据。8.1.6应按照DB31/T1400－2023中8.5的规定进行数据备份和数据迁移。8.2数据通讯要求8.2.1QMS与各信息化系统集成，应符合DB31/T1400－2023中第8章规定的数据接口和数据传输要求，并具备数据通讯