会计实务：Excel在清产核资工作中的运用

Excel在清产核资工作中的运用清产核资工作对每个单位来说都是必不可少的，但是也十分耗费时间和精力。如果用手工制表，效率低下，且容易出错。如果在清产核资工作中运用Excel，不仅可以轻松制作出专业水准的表格，还可以利用Excel提供的公式和函数完成复杂的运算，随时进行有效数据的处理，大大降低了工作量。一般单位为了摸清家底，每年或隔几年要进行一次清产核资工作，对本单位的资产进行彻底的清查，通过实物盘点、核查帐务等工作，把握资产的来源、去向和管理情况，并对清产核资工作中发现的问题及时进行处理，以便做到帐实相符，确保资产的真实完整。我们在实际工作中利用Excel编制了一套清产核资明细表，简便易行，事半功倍。首先新建一个“清产核资”文件夹，然后根据资产的不同性质，将其划分为几大类，针对不同类型设计了不同的表格，并分别在“清产核资”文件夹中建立了相应的工作薄，下面就分别介绍一下这几个工作薄：一、货币资金:货币资金一般包括现金、银行存款和其他货币资金，打开“货币资金”工作薄，依次命名“现金”、“银行存款”和“其他货币资金”三张工作表，这里以银行存款为例进行说明‚。进入“银行存款”工作表，按下图在前三行建好标题等简明信息后，分别在A4至H4单元格输入“序号”、“存放部门/开户银行”、“帐号”、“帐面值”、“盘盈”、“盘亏”、“清查值”、“备注”8个字段，根据本单位的实际情况确定所需行数，创建一个表格，然后分别输入本单位的开户银行、帐号、帐面金额以及在清产核资工作中发现的盘盈或盘亏金额。表中的“清查值”应等于“帐面值”加上“盘盈”减去“盘亏”，依此逻辑关系可以在G列中输入公式，如G5=D5＋E5－F5，G6至G9的公式用下拉填充柄的方法复制完成。表中合计行利用Excel提供的SUM求和函数设定，如将D10单元格的公式定义为：=SUM（D5:D9），然后采用拖曳的方法将公式复制到本行的其他栏。最后的“备注”字段主要用来写明盘盈或盘亏的原因。二、债权：一个单位的债权主要包括应收票据、应收帐款、预付帐款、其他应收款等，由于债权项目不像单位直接拥有的实物资产那样易于控制，具有一定的风险性，所以通过对本单位债权的清查，可以及时将无法收回或不能如期收回的款项按照有关会计制度的规定确认为坏帐损失，避免利润虚增的现象，并有利于促进对各种应收款项的催讨，以便管理层更好地了解单位的财务情况，作出正确的决策。首先，打开“债权”工作薄，根据本单位所需清查的债权项目，如应收票据、应收帐款、预付帐款、其他应收款等建立相应名称的工作表。下面以应收帐款为例进行说明，参见图3。进入“应收帐款”工作表，建好表头后，在A4至H4单元格输入“序号”、“欠款单位名称”、“业务内容”、“发生日期”“帐面值”、“其中：坏帐损失”、“清查值”、“备注”8个字段，根据所需行数创建一个表格，输入各项内容，对于确认的坏帐损失应在“其中：坏帐损失”一栏中填列。表中的“清查值”应为帐面值减去坏帐损失后的余额，在G5中输入公式：G5=E5－F5，用拖曳的方法将公式复制到本列的G6至G9单元格。合计行的公式输入方法同前，以后不再赘述。最后的“备注”字段可以注明应收帐款的帐龄、过期时间及未收回原因等情况。三、债务：债务主要包括应付票据、应付帐款、预收帐款、应付工资、应付福利费、应付股利、应交税金、其他应交款、其他应付款等，通过对债务的清理，可以将确实无法支付和长期挂帐的款项及时结转收入，保证财务信息的真实准确。“债务”工作薄中的表格式样与“债权”工作薄中的表格式样基本相同，只是将“债权”工作薄中的“其中：坏帐损失”一栏改为“清查调整值”，如果要调减帐面值，则在此栏中用负数体现。表中的“清查值”等于“帐面值”加上“清查调整值”，如图4所示。最后的“备注”字段应注明应付帐款无法支付和长期挂帐的原因。四、固定资产：固定资产的清查工作比较繁重，需把实物盘点和帐务清查结合起来，一般单位应比照各自行业会计制度的规定进行分类清查。查清各类固定资产的管理现状，包括固定资产原值、净值、折旧年限、已提折旧额，固定资产盘盈、盘亏的数额等，对于待报废和提前报废固定资产、不符合标准的固定资产、超出会计制度规定折旧年限的固定资产都应单独列示，对帐外的固定资产应纳入财务管理范围，经核实批准后入帐。此外，应对帐面价值与实际价值背离较大的固定资产根据有关制度的规定确定调整系数，进行重新估价。打开“固定资产”工作薄，将第一张工作表命名为“汇总表”，后面的工作表根据本单位的固定资产大类分别设置，下面以运输设备为例进行说明。进入“运输设备”工作表，按图5建好表格，以下着重介绍一下表间的逻辑关系：①清查值＝帐面值＋盘盈－盘亏－毁损报废－不符合标准－已超使用年限②重估后原值＝清查值×调整系数③重估后净值＝重估后原值×成新率④重估后原值的增减值＝重估后原值－清查值⑤重估后净值的增减值＝重估后净值－清查值⑥备注栏中的净值＝帐面值－已提折旧根据以上逻辑关系，在表格中输入计算公式，以图5中第六行为例：①单元格L6＝F6＋G6－H6－I6－J6－K6②单元格N6＝L6*M6③单元格P6＝N6*O6④单元格Q6＝N6－L6⑤单元格R6＝P6－L6⑥单元格U6＝F6－T6而后利用拖曳的方法将公式复制到各栏的其他行。下面我们举具体实例进行说明：假设清产核资基准日为2003年12月31日‚且不考虑残值等因素。①单位在清产核资过程中清查出帐外的2001年产八成新北京轻型客货一辆，该车2001年的市场价格为50000元，现市场价格为45000元，预计使用年限9年，按有关制度规定确认调整系数为0.9，成新率为0.8。帐外固定资产应计入盘盈一栏，在下列单元格中输入：G6＝50000、M6＝0.9、O6＝0.8、S6＝9，即可自动计算得出：L6＝50000、N6＝45000、P6＝36000、Q6＝－5000、R6＝－14000，参见图5。核实批准后应将北京轻型客货重估后的价值45000元作为固定资产原值入帐，将重估后原值与重估后净值的差额9000元作为北京轻型客货的已提折旧额，并作相应的会计调整分录。②2001年8月购入的桑塔纳轿车一辆，原值144000元，预计使用年限10年，已提折旧33600元，净值110400元。③1999年12月购入的济南轻骑摩托车一辆，原值25000元，预计使用年限8年，目前同型号摩托车的市场价值只有4000元，帐面价值与实际价值背离较大，根据有关制度的规定应重新估价，帐面上已提折旧12500元，净值12500元。④待报废的红星面包车一辆，1995年6月购入，原值45000元，预计使用年限10年，已提折旧38250元，净值6750元。②、③、④例的数据输入和计算结果回过头再看第一张“汇总表”，此表只要利用Excel提供的数据链接功能，运用三维地址引用，即在一个工作薄中从不同的工作表引用单元格，设定好公式后，可自动计算出各类固定资产的汇总数据，并保持数据处理结果的动态更新，即快捷又准确。三维地址引用的一般格式为：工作表命！单元格地址，下面我们举例说明，见图7。“汇总表”中的E9单元格应从“运输设备”工作表中的F10提取数据，于是在“汇总表”中的E9单元格输入公式：＝运输设备！F10，而后利用拖曳的方法将公式复制到该行的其他各栏，Excel提供的公式复制功能会自动调整单元格的引用位置，也就是说，“汇总表”中的F9＝运输设备！G10，G9＝运输设备！H10‚H9＝运输设备！I10‚……，以此类推。依此方法将其他各行的公式设定好之后，一张汇总表就完成了。五、存货：存货主要包括原材料、库存商品、低值易耗品、包装物等，清产核资过程中也需把实物盘点和帐务清查结合起来，列明盘盈、盘亏和毁损报废等情况。打开“存货”工作薄，将第一张工作表命名为“汇总表”，后面的工作表按原材料、库存商品、低值易耗品、包装物等类别设置。数据的输入及公式的建立，均可参照“固定资产”工作薄中的介绍执行。六、其他：长期投资、短期投资、无形资产等需要清查的项目，均可列在“其他”工作薄中。清产核资工作相对复杂和繁琐，尤其是固定资产和存货的盘点核对，涉及的种类、数量都很多，统计起来也十分麻烦。如果用手工制表，进行有关数据的登记、查询、修改和汇总时，都需要耗费大量的时间，效率低下，并且手工操作很容易出现错误，造成不必要的麻烦。如果在清产核资工作中运用Excel，不仅可以轻松制作出专业水准的表格，还可以利用Excel提供的公式和函数完成复杂的运算，随时进行有效数据的处理，大大降低了工作量，也为各单位以