部门财务报销流程及审批事项说明

部门财务报销流程及审批事项说明一、报销申请1.1填写报销单在填写报销单时，要保证信息的准确性和完整性。填写个人基本信息，包括姓名、部门、职位等。明确报销的时间范围，以便财务部门进行核算。对于报销的项目，要详细列出，包括项目名称、金额、用途等。在填写金额时，要注意保留两位小数，并且大小写金额要一致。同时要注明报销的方式，是现金报销还是转账报销。如果是转账报销，要提供准确的银行账号信息。签字确认报销单的真实性和准确性。1.2整理报销凭证整理报销凭证是报销申请的重要环节。需要将与报销项目相关的所有凭证整理在一起，包括发票、收据、清单等。发票要注意抬头是否正确，金额是否与报销单一致，并且要有发票专用章。收据要注明收款单位、收款金额、收款事由等信息。清单要详细列出报销项目的明细，包括数量、单价、金额等。整理报销凭证时，要按照时间顺序或者项目分类进行整理，以便财务部门审核。1.3注明报销事项在报销单上注明报销事项是非常重要的，它可以帮助财务部门更好地了解报销的用途和合理性。报销事项要详细、明确，不能模糊不清或者含糊其辞。例如，如果是出差报销，要注明出差的时间、地点、目的等信息；如果是购买办公用品，要注明购买的物品名称、数量、单价等信息。注明报销事项可以避免财务部门对报销项目的误解和质疑，提高报销的效率和准确性。1.4其他注意事项除了以上三个方面，还有一些其他需要注意的事项。比如，报销单要在规定的时间内提交，逾期可能会影响报销的进度；报销金额要符合公司的财务制度和预算规定，超预算的报销需要经过特殊审批；报销凭证要真实有效，不得伪造或者篡改。如果有任何疑问或者不确定的地方，可以及时向财务部门咨询。二、部门审核2.1审核报销单填写是否规范部门审核的第一步是审核报销单填写是否规范。审核人员要仔细检查报销单上的个人信息、报销时间、项目名称、金额等是否填写完整、准确。对于填写不规范的地方，要及时要求报销人员进行修改。同时要检查报销单的签字是否齐全，是否有部门负责人的签字确认。如果报销单填写不规范，可能会导致财务审核不通过，影响报销的进度。2.2核对报销凭证的真实性核对报销凭证的真实性是部门审核的重要环节。审核人员要对报销凭证进行逐一核对，包括发票、收据、清单等。要检查发票的抬头是否与报销人员的信息一致，金额是否与报销单一致，并且要有发票专用章。对于收据，要检查收款单位、收款金额、收款事由等信息是否真实有效。对于清单，要检查项目明细是否与报销单一致，数量、单价、金额等是否计算准确。如果发觉报销凭证有虚假或者伪造的情况，要及时报告给相关部门进行处理。2.3确认报销事项的合理性确认报销事项的合理性是部门审核的关键步骤。审核人员要根据公司的财务制度和相关规定，对报销事项进行审核。要检查报销事项是否符合公司的业务范围和费用标准，是否有必要进行报销。对于不合理的报销事项，要及时与报销人员沟通，了解情况并提出整改意见。如果报销事项存在违规行为，要按照公司的规定进行处理。三、财务初审3.1检查报销金额是否符合规定财务初审的第一步是检查报销金额是否符合规定。财务人员要根据公司的财务制度和预算规定，对报销金额进行审核。要检查报销金额是否在预算范围内，是否超过了规定的报销标准。对于超预算的报销，要查看是否有经过特殊审批的手续。如果报销金额不符合规定，要及时通知报销人员进行调整或者补充审批手续。3.2审核报销票据的合法性审核报销票据的合法性是财务初审的重要内容。财务人员要对报销票据进行逐一审核，包括发票、收据、清单等。要检查发票的真伪，是否有税务机关的监制章，是否在有效期内。对于收据，要检查收款单位是否合法，是否有收据专用章。对于清单，要检查项目明细是否完整，是否有相关人员的签字确认。如果发觉报销票据有不合法的情况，要及时要求报销人员更换或者补充票据。3.3对报销内容进行初步核算对报销内容进行初步核算是财务初审的必要步骤。财务人员要根据报销单和报销凭证，对报销内容进行初步核算，包括金额的计算、项目的分类等。要检查报销金额是否计算准确，项目分类是否合理。如果发觉核算有误，要及时通知报销人员进行修改。同时要将初步核算的结果记录在报销单上，以便后续的财务复核和审批。四、上级审批4.1部门负责人审批部门负责人审批是上级审批的第一步。部门负责人要对报销单进行审核，确认报销事项的真实性、合理性和合规性。要检查报销单填写是否规范，报销凭证是否齐全、真实有效。如果部门负责人认为报销事项存在问题，要及时与报销人员沟通，了解情况并提出整改意见。如果部门负责人同意报销，要在报销单上签字确认。4.2分管领导审批分管领导审批是上级审批的重要环节。分管领导要对报销单进行审核，确认报销事项的重要性和必要性。要检查报销金额是否符合公司的财务制度和预算规定，是否有经过特殊审批的手续。如果分管领导认为报销事项存在风险，要及时与相关部门沟通，了解情况并提出风险控制措施。如果分管领导同意报销，要在报销单上签字确认。4.3总经理审批总经理审批是上级审批的最后一步。总经理要对报销单进行审核，确认报销事项的重大性和战略性。要检查报销金额是否符合公司的发展战略和利益，是否有经过充分论证和审批的手续。如果总经理认为报销事项存在重大问题，要及时召开会议进行研究和决策。如果总经理同意报销，要在报销单上签字确认。五、财务复核5.1再次核对报销金额和票据财务复核的第一步是再次核对报销金额和票据。财务人员要对报销单和报销凭证进行再次核对，保证报销金额的准确性和票据的真实性、合法性。要检查报销金额是否与初步核算的结果一致，报销票据是否齐全、有效。如果发觉有不一致或者不合法的情况，要及时通知相关人员进行处理。5.2复核报销核算的准确性复核报销核算的准确性是财务复核的重要内容。财务人员要对报销单上的项目明细进行复核，检查金额的计算是否准确，项目分类是否合理。要核对清单上的数量、单价、金额等是否与发票一致，是否有遗漏或者重复计算的情况。如果发觉核算有误，要及时通知报销人员进行修改。5.3保证审批流程的完整性保证审批流程的完整性是财务复核的关键步骤。财务人员要检查报销单是否经过了部门审核、财务初审、上级审批等各个环节的签字确认，审批流程是否完整。如果发觉审批流程不完整，要及时通知相关人员进行补充签字。同时要将财务复核的结果记录在报销单上，以便后续的费用报销和财务记录。六、费用报销6.1按照审批结果进行费用报销按照审批结果进行费用报销是费用报销的基本原则。财务人员要根据审批通过的报销单，按照规定的报销方式进行费用报销。如果是现金报销，要及时支付现金并在报销单上加盖现金付讫章；如果是转账报销，要按照报销人员提供的银行账号进行转账，并在报销单上注明转账信息。同时要将报销凭证进行归档保存，以备后续查询和审计。6.2办理报销款项的支付手续办理报销款项的支付手续是费用报销的重要环节。财务人员要根据审批通过的报销单，按照公司的财务制度和支付流程，办理报销款项的支付手续。要填写支票、汇款单等支付凭证，注明报销金额、收款人、账号等信息，并加盖财务专用章。支付凭证要经过相关领导的签字确认后，才能进行支付。同时要及时更新财务报销记录，保证报销款项的支付情况清晰明了。6.3及时更新财务报销记录及时更新财务报销记录是费用报销的必要工作。财务人员要将每一笔费用报销的信息及时录入财务系统，更新财务报销记录。要注明报销时间、报销人员、报销金额、报销项目等信息，以便后续的财务统计和分析。同时要定期对财务报销记录进行清理和归档，保持财务数据的准确性和完整性。七、特殊情况处理7.1超预算报销的处理超预算报销是一种特殊情况，需要进行特殊处理。如果报销金额超过了预算，报销人员要向部门负责人提交超预算申请，说明超预算的原因和必要性。部门负责人要对超预算申请进行审核，并签署意见。如果超预算申请得到批准，报销人员要将超预算申请和报销单一起提交给财务部门进行审核。财务部门要对超预算申请进行复核，并按照规定的程序进行审批。如果超预算申请未得到批准，报销人员要调整报销金额或者放弃报销。7.2报销凭证缺失的处理报销凭证缺失是一种常见的问题，需要及时处理。如果报销凭证缺失，报销人员要及时向财务部门说明情况，并提供相关的证明材料。财务部门要对报销凭证缺失的情况进行审核，并根据具体情况进行处理。如果可以补充完整的报销凭证，报销人员要及时补充并提交给财务部门进行审核；如果无法补充完整的报销凭证，财务部门要根据公司的规定进行处理，可能会要求报销人员承担相应的责任。7.3特殊费用的审批流程特殊费用是指不符合公司常规费用标准的费用，需要进行特殊审批。如果有特殊费用需要报销，报销人员要向部门负责人提交特殊费用申请，说明特殊费用的原因和必要性。部门负责人要对特殊费用申请进行审核，并签署意见。如果特殊费用申请得到批准，报销人员要将特殊费用申请和报销单一起提交给财务部门进行审核。财务部门要对特殊费用申请进行复核，并按照规定的程序进行审批。如果特殊费用申请未得到批准，报销人员要调整报销金额或者放弃报销。八、附则8.1本流程的解释权本流程的解释权归公司财务部门