超市供应商管理手册

供应商的管理

市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家,全国范

围内更是上百万家，如何开发最适合XXX超市发展的供应商，并及他们发展互利互惠的

商业关系，是每一个地区公司选购部的重大战略任务。俗话说：“水能载舟，亦能覆

舟假如选择好的供应商，则他们可成为XXX的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共

创将来；反之则XXX超市的前途就不行思议了。

XXX超市供应商政策:

供应商政策

项目政策说明

供货来源本公司广求货源，供应商包括：农产品的农夫、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经明、

及进出口商。避开向二级批发商、皮包公司《倒爷）及亲友所开的公司等供应商进货，除非事

先以书面申请，并获得上级的同意。

供货家数同档次（通常及价位是同义字）没有品牌性的商品，应避开两家以上的供应商选购，否则客

户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模及季节性的需求。每一个门店总供货

家数应限制在500~700家.“独家供货”的状况应尽量避开，除非有很好的理由，井事先以书

面申请，并获得上级的同意。客户有剧烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模及季节性

的需求酌量洞整。供应商每月进货或销售金额不足¥1,000者，应予淘汰。

（续下页）

项目政策说明

选择要求本公司不行能向全部的供应商选购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供

应商才可加以考虑：

（1）价格：情愿以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。

（2）诚信：不行有贿赂及违反诚信的行为。

（3）质量：质量良好，能对其商品质量有所保证.

（4）包装：其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客

群所须要的。

（5）服务：能在订货、配送、售后服务及本公司亲密协作。

（6）批发：情愿经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮

业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。

（7）货源：财务稳健，公司或组织管理完善，货源牢旅。

（8）远见：不贪图近利及暴利，愿及本公司一齐成长强壮。

（9）促销：情愿在促销活动蜴予大力支持。

（10）赞助：情愿对各种赞助费用赐予人力支持。

购销木公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有确定的自主权。

代销本公司虽以买断经营，但仍需及供应商对某

些风险较大的品类，或选购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，实行实错实

结（但供货价格及售价可能会较高），代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担

双方应事先约定。

联营对于较高单价，销盘小，易失窃、产品生命周期短、百场改变快、或须要专业解劝服务的业种，

例如：精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，实行实销实结，存货损耗风险由供应商担

当。（完）

供应商管理的目的在于（a）培育有实力且愿及本超市齐步成长的合作

伙伴。（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对本超市无益的供应商。（c）尽

量削减中间环节的不合理加价，以降低进货成本。（d）争取最好的商业交

易条件。（e）将营业额及利润额最大化。

'i般而言，大型供应商（例如：跨国性消费品制造商或国内的知名品

牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少

以贿赂选购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优

势的价格、有力度的广告及促销及良好的售后服务完成交易。而中小型的

供应商（例如：一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较偏好及

选购人员私下打交道，赐予各种好处（包括：私人回扣、赠品、消遣、

款待、开支报销、……等），进而限制选购人员。俗话说：“吃人嘴软，

拿人手短”。腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，

最终只好牺牲北京华联的利益了。

所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要选

购人员立场端正，要选择好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选

择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、

“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出

一个端倪。有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应

商基本资料表”，我们应慎重不及他们往来，除非他们的产品在市场上有独

占性，或成为卖方市场，且受本超市的目标顾客群所宠爱。

供应商管理可分为：（一）新供应商进场，（二）旧供应商清场，（三）

旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。

现分述如下：

一、新供应商进场:

有部分新供应商经营者常常向公司领导埋怨说：“耍见XXX超市的选

购不简单:这句话说明向本超市的部分选购人员较为牛皮，已有了傲

气，只宠爱或情愿及老供应商交往，把超市的进货大门关闭了，这是不对

的。要知道超市的成长及永续发展，必需靠供应商的支持，有些老供应商

由于自身的缘由（例如：财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……

等）无法跟上超市的发展步调，必须要汰换，因此必需补充新血，而且市

场不乏好的热销商品，但因为种种缘由不得其门而入，让超市错失了商机。

同时，让有些顾客老是埋怨超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等

等。

因此，选购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不行藉故拒人于千

里之外，超市应让新供应商有机会凭其实力及旧供应商公允竞争。引进新

供应商对超市有一些明显的好处：（a）对老供应商有压力，俗语说：“有竞

争才有进步”。他们会对超市供应更好的交易条件，以保住其生意：（b）新

供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，假如一家“1万元”，一年

引进“300家”新供应商，就会为超市增加“300万元”的其他收入；（c）

新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐

全；（d）最重耍的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好,

也能供应某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。

各地区公司选购部应采纳以下的方法引进新供应商：

1、建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。

2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”，把选购部的网

址公告，让新供应商可以上网阅读“新供应商进场程序”的信息。

3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：人民币200

元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

4、在接待柜台设置“新供应商登记本”，规定选购部应在一周之

内，会正式函覆北京华联选购部的确定。

5、“公告栏”的信息举例如下：

新供应商挚友们：

（1）假如你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上

的优势，北京华联综合超市选购部谒诚欢迎你们前来洽

谈。

（2）你们可以经由选购部的网址“xxx”了解及北京

华联交易的程序。

（3）你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供

应商手册”。

（4）在你们按“新供应商进场程序”供应“供应商基本资料表”、

“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、

“新供应商产品问卷调查表”及“书目或照片”交给本接待

柜台的一周之内，选购部将正式函覆是否须要进一步约

定时间洽谈。

感谢你们的合作，欢迎光临！

6、“新供应商进场程序”如附件。

7、选购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商

简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产

品问卷调查表”及“书目或照片”后，应设立一个登记本，登记

“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“选购总监”。

“选购总监”探讨后，作批示，并交给相关的“选购经理”。

“选购经理”做具体的调查后，及“选购主管”探讨后，最终呈

报“选购总监”，由“选购总监”作最终确定是否进一步洽商，

并正式函覆供应商有关超市选购部的确定。正式的函覆文件举例

如下：

敬重的公司：

感谢贵公司200—年—月—日所供应的资料，经选购

部探讨后，我公司的确定如下：

•请尽快及我公司选购主管先生/小俎联系，

电话为转分机o

•贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。

口价格口质量口包装

口品种口售前服务口售后服务

•我公司因以下缘由短暂无法进一步联系。

］、O

2、o

3、。

4、o

5、0

•贵公司若不同意本函的确定，还可以书面形式向我公司

总经理申诉。

XXX超市有限公司

选购部敬启

200—年月日

8、以上函件发出后，选购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台

应负责追踪，假如超过十天选购部仍未发函，接待柜台应通知“总

办主任”，由“总办主任”调查缘由，最终应在十四天之内函覆，

以示对新供应商的敬重，并维护XXX超市的信誉。

若选购总监确定进一步及新供应商联系后，选购主管应主动联系新

供应商。经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批

申请书”（如附件）给选购经理及选购总监审批。申请审批时应附上“供

应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查

表”、“新供应商产品问卷调查表”、“书目或照片或样品”及“供应商进场

赞助同意书

选购经理及选购总监对于选购主管所举荐的供应商，应约谈其最高

业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”

“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最

终把双方合作的利益充分沟通，并摸索对方的虚实，终归两家公司的合作

（犹如男女的联姻）应更慎重一点较好。选购总监有最终审批权，经审

批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由选

购主管正式建档，并下订单进货。

二、旧供应商清场:

有些供应商言行不一样，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有

优势、促销也不主动、产品质量不稳、包装不良、送货不刚好•、赞助费用

很少、拒绝退换货、供货价格常常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、

服务不佳……等。这些都是应当“清场”的微兆，但“清场”不能单凭选

购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是选购

工作的大忌！

为了让“清场”有凭有据，“清场”应当及“进场”一样有一个类似的

程序。“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来确定“清场”用的。

选购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应

商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由选购经理及选购总监

同意下，正式办理“清场”手续。清场时，应先通知“财务部”暂缓付款,

等及供应商谈判库存清理方法之后，获得妥当的解决方法（例如：供应商

补价差，或做清仓处理）后，才可做最终的货款结算。

三、旧供应商年度合同:

每年年底，除半年内的新供应商外，选购主管应及全部旧供应商淡

一下年度的合同。“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则

视为自动延长一年。年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货

天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货嘉奖、节庆赞助、促销、

广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”

项目。

选购主管在谈判年度新合同时，最好能请选购经理或选购总监一

起参与，终归谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能

让选购主管如猛虎添翼，气概如虹，无往不利。

四、旧供应商年度评估:

每年底除了要及供应商谈一下年度的交易合同外，对内选购主管对

其管辖的全部供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。这个表的

评估项目及“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额

及毛利率。

凭这个“评估表”，选购部也可以在年底顺便确定年度10〜20%应

替换的供应商。若总数有500家供应商，则应在此时替换50-100家供应

商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。

五、年度供应商表彰大会:

每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是:

（1）感谢供应商一年来的协作及支持及其辛苦。（2）藉表彰大会的透亮化,

激发起供应商的攀比性及主动性。（3）呈现xxx的选购及销售实力，更能

吸引新的、有实力的供应商前来洽商

“表彰大会”可以是有偿的（例如：由供应商自费参与有餐宴的“颁

奖大会”）或无偿的。也可以仅有精神嘉奖（例如：奖状或奖牌等），或同

时给于物质嘉奖（例如：奖金或提前付款等）。更可以请新闻媒体参与报导,

以扩大影响力。表彰的内容可以包括：“营业额、营业额增长率、毛利额、

毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后服务水平、商品创新、促

销支持力度、广告支持力度、综合协作度……等”项目。

更可以针对供应商的业务人员及xxx的选购人员颁奖给“最佳业务能

手”及“最佳选购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：“奖

状、奖牌、奖金、或国外旅游”等。各地区公司在这方面的投入愈多，下

一年的回报确定会愈大。

附:

新供应商进场程序

是

填表日期

XXX超市

年月_日

供应商基本资料表（适合者打“〃）200

供销售总部销售总部

名称

应电话号码传真号码

商销售总部销售部

邮编

地址电子邮箱

成立日期___________年_____月_日资本额¥_______万员工人数___________人

主要股东姓名1.2.3.4.5.

职称

主要客户名称1.2.3.4.5.

1.盈利状况：口是□否□不清晰；比同业：口高口相等Z1低口不清晰

2.资金状况：口足够口刚好口惊慌口不足口不清晰

供应商3.存货状况：口足够口刚好口惊慌口不足口时多时少口不清晰

综合状况4.销售状况：口良好口一般口较差口很差口不清晰

5.人员状况：口稳定口流淌率尚低口流淌率较高口流淌率很高□不清晰

6.配送状况：口良好口刚好口惊慌口不足口不清晰

□内资企业□合资企业□外资企业□股份制口国有企业□集体企业口私营企业□上市公

供应商属性司

口制造商口进口商□经销商口代理商口一级批发商口二级批发商匚其它：

目前主要1.2.3.4.5.6.7.

总计

商品品牌其它

商品品类

销售额占比%"T1CO.0%

本市市场份额

%%%%%%%一

年广告促销费

万万万万万万万万

:万）

生产实力

（以数•表示）

目前产能

%%%%%%%%

利用率

最近四年________年________年________年________年（预估）

总营业额¥______________万¥______________万¥______________万¥______________万

零售商KAC（主要/其它：其它

主要销售渠道经销商代理商批发商।总计

直供重点客户）

销售占比%______________%%%%100.0%

客户数家家家家家家家

零售网点数家家家家家家家家

供应以下证件（有者请打

1.□营业执照副本7.口商标注册证（制造商适用）

2.□税务登记表（国税、地税）8.□卫生许可证（食品制造商适用）

3.□生产许可证（制造商适用）9.□平安认证（长城标：电工类商品适用）

4.口商检合格证10.□代理授权书（代理商适用）

5.□进口商品检验合格证（进口商品适用）11.口其他（1）_______________________________

6.□商品检验报告（2）_______________________________

全国销售部

填表人姓名

负责人公

职称职称

联系电话联系电话章

手机手机

XXX超市

供应商简介

供应商

地址邮编

名称

成

立

沿

革

发

展

历

程

将

来

发

展

安

排

前

目请附上全公司组织图及业务部门组织图。组织图应至少包括：“部门名称”、“领导姓名

织

组

及职务”、“部门主要职能”及“员工人数”。请参考附件的范例。

产销

状况

财

务

状

况

优势

及

劣势

林

XX务XM

业

标

目

业务负

职务日期200月—日

责人

注：本表格空格不够时，请自行以白纸打印。

供应商组织图范例

供应商名称：______________________

填表日期：年一月一日

(-)全部部门：

姓名

总经理

姓名

副总经理

姓姓姓姓姓姓姓

名名名名名名名

XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工

主要1.1.1.1.1.1.1.

职能:

2.2.2.2.2.2.2.

3.3.3.3.3.3.3.

4.4.4.4.4.4.4.

5.5.5.5.5.5.5.

。业务部门：

姓名

业务考8经理

姓姓姓姓姓姓姓

名名名名名名名

XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工XX名员工

主要1.1.1.1.1.1.1.

职能:

2.2.2.2.2.2.2.

3.3.3.3.3.3.3.

4.4.4.4.4.4.4.

5.5.5.5.5.5.5.

日期：200年月日

XXX超市

供应商邦Et介单

供醺商品陈设尺寸价格JB构(人民巾、含税)书目样品

俏售每箱交货

瑜8国际条码品名及规格长X宽X高产地

单位件依天敷零售二批商一批商连镇店华联

建(公分)*否苦

«订价进价进价进价进价A

1入天¥¥¥¥

2入天

3入天

4入天

5入天

6入天

7入天

8入天

9入天

10入天

11入天

12入天

13入天

14入天

15入天

注：(1)在报价之前,供应商应先完整填写“供应商强E本资料草r及“供应商简介”.供应商名称

(2)请供应商务必按商品本身的“销售排名”依次以写。假如栏位不够，请自行复印地址

—-W-WTT-“E-fS

工口衣怕9TrJclt1HBTlF'OW4A.»

电话

(3)如以上报价不室.一经啦EHW：.xxx常马上停止一切交易.并全敢退饯.

公

(4)-xxx进价"系是“到岸价”，即供应商必需将商品按指定位置贴好“XXX店内码”或传真

印上“国际条码”，整齐码放在“XXX”指定的楼板及位■上，井当面点交给“XXX收货部”.报价人

章

职务

XXX超市

新供应商问卷调查表

供应商名称Stit

感谢贵公司考虑及XXX综合超市合作，共同拓展市场，双赢双利。请就近先考察XXX的门店，并阅读“供应

商手册”，然后回答以下问题，适合贵公司的看法者，请在“方格”内打“一'。

口没有口一次口两次

门店：--------------考察次数

口三次以上

口应降低价格□应提升服务口应改善布局口应增加品种

对门店的建议

口其他：___________________________________

门店考察

口没有口一次口两次

门店，______________考察次数

□三次以上

口应降低价格□应提升服务口应改善布局口应增加品种

对门店的建议

口其也________________________________

□尚未阅读口略为阅读口具体阅读

供应商手册

□阅读一次口阅读两次口阅读三次以上

口高档口中高档口中档口中低档口低档

供应商□家庭用口专业用口全部年龄口特定年龄

产品定位□全部性别口特定性别口全部文化水平口特定文化水平

□全部职业□特定职业口全部商圈口特定商圈

是否能帮助XXX降低选购成本口能口不能口不确定

供应商实力是否能帮助XXX降低营运成本口能口不能口不确定

是否能帮助XXX增加销售份额口能口不能□不确定

全国连锁口是□否口不清晰，目前门店数：家J瓦个城市

每天低价□是口否口不清晰，比市价便宜：__

供应商对品种齐全度□5,000个以下口5,000〜10,000个口10,000个以上

XXX的相识来客数比本市同类超市：口多口相同□少口不清晰

客单价比本市同类超市：口多口相同□少□不清晰

销售额比本市同类超市：口多口相同口少□不清晰

姓名职务关系口挚友口同学□别人介绍

XXX的熟人姓名职务关系口挚友口同学□别人介绍

姓名职务关系口挚友口同学口别人介绍

公司姓名电话

可以打听

公司姓名电话

供应商的人

公司姓名电话

1.

对XXX的

综合建议2.

3.___________________________________________________________________

供应商业务

职务日一年7日

负责人-M8-

XXX超市

新供应商产品问卷调查表

（适合者打“请按一个品牌填写一张）

邮编

供应商名称地址

电话

品牌及口自制口进口口代理口购销

货源

品类名称口代销口联营口其他j_______________________________________

口全部年龄层口0〜5岁口5〜12岁

年龄

口13〜19岁口20〜50岁口50岁以上

姓别口男女都适用口男性适用口女性适用

口农夫□国企职工□事业单位职工

职业

供应商□私企职工□集体职工□外企职工口个体

产品定位家庭人数口全部家庭口1〜3人/户口4〜6人/户口7人/户以上

□0〜500元口500〜1,000元口1,000〜2,000元

家庭月收入

口2,000〜5,000元口5,000元以上

商圈口0〜500米口500〜1,000米口1〜3公里

（距XXX门店）口3〜5公里口5〜10公里以上口10公里以上

产品生命周期口萌芽期□成长期口成熟期口饱和期口衰退期

产品质量口高档口中高档