《会议策划与组织（第4版）》课件 模块7 常规会议的组织

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述行政办公会议是党政机关、企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议，是集体办公的一种形式。它的组织同样需要前期、中期和后期的精心准备。Part02

学习目标认识行政办公会议的基本形式1掌握行政办公会议的基本内容2任务一

行政办公会议能组织行政办公会议3Part03案例导入浙江省江山中学自3月份以来开始实行由教学一线的老师代表参加校长办公会议，参与学校教育教学、福利待遇等问题的审议讨论。普通教师可以参加校长办公会议，享受与会人员同等权利，这一大胆探索，目前已经在浙江省江山中学形成制度。思考行政办公会议一般有哪四定？主要内容有哪些？秘书在准备时，需要注意哪些问题？Part04项目驱动[]行政办公会议又称工作例会，是党政机关、企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议，是集体办公的一种形式。上至中央各部委、下至最基层的单位都经常举办这种讨论行政业务的会议，是使用最多、最广的会议种类。会议旨在及时了解和掌握工作进展和任务完成情况，实施传达上级指示精神和本级贯彻意见，随时做好各项工作安排和协调。行政办公会议一般定期召开，大多数组织将其固定在周一上午；因工作需要，亦可提前或推迟召开。参加会议的人员一般为该单位领导班子成员、各部门负责人以及与例会讨论事项有关的人员。一、行政办公会议的基本形式Part04项目驱动汇报、计划、提问题01部署、讨论问题02总结、决议、提要求03二、行政办公会议的基本内容Part04项目驱动01收集议题02制作会议议程03准备资料04会场布置05会议记录和会议纪要三、行政办公会议的组织Part05技能训练设计好会议的议题，议题不少于三个；设计好会议的程序，严格按照程序进行会议；派专人做好会议记录，会后整理成为会议纪要，并在班上交流。要求各组按行政办公会议的要求和程序，做一个班级办公会议方案，会议内容主要是商讨和布置今年国际秘书节庆祝活动的有关安排。各组依次进行方案汇报，选择其中最好的一组，进行情景模拟。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般认识行政办公会议的基本形式掌握行政办公会议的基本内容能组织行政办公会议谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述

动员会是对一项重要的、规模较大的工作或活动的开展进行宣传鼓动、部署的大会，一般是通过宣讲某项工作或活动的目的意义、工作方针、内容任务、注意事项、要求等达到发动群众积极参与、鼓舞士气、振奋精神的效果。Part02

学习目标认识动员会的基本形式1能组织动员会2任务二动员会Part03案例导入为进一步激励优良学风、考风，为即将到来的期末考试工作的顺利进行提供思想保障，江西省师大文学院准备在下周一召开考风建设动员大会。学院领导及辅导员出席，全院学生参加。思考动员大会的内容有哪些？如何组织一场动员大会？请分角色扮演。Part04项目驱动动员会是对一项重要的、规模较大的工作或活动的开展进行宣传鼓动、部署的大会，一般是通过宣讲某项工作或活动的目的意义、工作方针、内容任务、注意事项、要求等达到发动群众积极参与、鼓舞士气、振奋精神的效果。也就是说，动员会不是具体布置生产任务和专业任务，而是旨在思想教育、鼓舞斗志，或借以介绍经验、传授知识和技能等。一、动员会的基本形式Part04项目驱动确定会议规模及与会人员01确定会议议程02起草讲话稿03会场布置04二、动员会的组织Part05技能训练确定与会人员名单；设计会议议程，严格按照议程进行会议；设计讲话稿；布置会场。要求各组按动员会的要求和程序，做一个班级读书动员会。各组依次进行方案汇报，选择其中最好的一组，做模拟演示。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般认识动员会的基本形式能组织动员会谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述现场会一般是指在典型单位或典型现场召开的借鉴性的会议，一般选取有典型意义的生产、工作、试验、经营、教育等场所进行，由于其直观，通常能给人深刻的印象，从而起到较好的典型示范作用。Part02

学习目标

认识现场会的基本形式1能组织现场会2任务三

现场会Part03案例导入某市准备开展“企业管理年”活动，并决定召开企业文化建设现场会。届时各相关单位及本单位相关人员将一起参加。思考现场会的内容有哪些？如何组织一场现场会？请分角色扮演。Part04项目驱动现场会一般是指在典型单位或典型现场召开的借鉴性的会议，一般选取有典型意义的生产、工作、试验、经营、教育等场所进行，由于其直观，通常能给人深刻的印象，从而起到较好的典型示范作用。一、现场会的基本形式Part04项目驱动选择现场01确定参观路线02准备会议资料03二、现场会的组织Part05技能训练为全面提高绍兴县建筑工程安全生产管理水平，结合当前全国各地严峻的安全生产形势，11月27日下午，县建管局召开了全县建筑工程安全生产工作现场会。全县建筑施工企业负责人、监理企业负责人、城区在建工程业主代表、项目经理和总监等200余人参加了会议。孙哲君副县长、县府办缪智勇副主任、县建管局濮如松局长、陈国懋副局长、马明局长助理等领导出席了会议。

会议议程分现场参观、应急救援队伍检阅和会议交流三个部分进行。与会人员首先参观了C-05地块五项工程的安全生产和文明施工情况。目前这五项工程施工进度均处于地下室施工阶段，在基坑围护及地下室施工安全质量管理上总体情况良好，但部分工程存在施工管理不到位的地方，甚至个别工程出现了基坑局部坍塌的险情。通过参观学习，各企业代表、项目负责人认识到了安全质量管理上的不足之处，明确了今后工程管理上努力的方向。案例：县建管局组织召开全县建筑工程安全生产工作现场会Part05技能训练参观结束后，县、局领导对绍兴县四家特级企业的应急救援队伍进行了检阅。四支应急救援队伍在无准备的情况下接到指令，基本上都按照规定时间准时到达了拉练现场，其中宝业求援队伍装备齐全，管理有序，获得了参观人员的好评。检阅完毕，参观人员赶至富丽华大酒店参加“全县建筑工程安全生产工作现场会”，会议由马明局长助理主持。县安质监站许明辉站长首先简要地对刚刚参观的五项工地的安全生产管理进行了点评，指出五项工地在安全质量管理水平上参差不齐，很好地反映了目前全县建筑工地的安全质量管理现状，要求各施工、监理企业提高对安全质量管理的重视程度，加大管理力度。

随后，浙江林盛建设发展有限公司、浙江汇峰建设有限公司两家企业代表作了表态发言，表达了今后抓好企业安全生产管理的坚定信心与决心。案例：县建管局组织召开全县建筑工程安全生产工作现场会Part05技能训练接着，濮如松局长分析了目前全县建筑工程安全生产的严峻形势，要求各企业紧绷安全生产这根弦，不得松懈，同时充分肯定了今年以来在各方主体及主管部门的共同努力下安全生产管理取得的成绩。然后以七个“进一步”，分别从加强监管力度、转变监管方式、重大危险源管理、自然灾害防御、市场行为管理、安全生产意识、服务授权乡镇等方面积极展开，以具体的工程安全事故案例，阐述了抓好全县建筑工程安全生产的重要性，要求各企业加强内部管理，齐心协力地提升全县建筑安全生产管理水平。最后，孙哲君副县长言简意赅地点评了当前全国各地的建筑安全生产形势，从专业的角度，对建筑工程安全生产管理提出了三点要求：一是各建筑企业及行业主管部门要认清安全生产的严峻形势，认识到抓好安全生产的紧迫性与重要性。企业要提高对安全生产的重视程度，加大对安全生产的投入，主管部门的监管方式应精细化、高水准化。案例：县建管局组织召开全县建筑工程安全生产工作现场会Part05技能训练二是要注重环节，认真抓好管理制度的落实工作。企业要层层落实管理责任，抓好经费投入、安全检查、应急救援预警制度、管理人员培训等方面的工作。三是主管部门要突出安全生产监管的重点。主管部门首先要狠抓建筑市场管理，严厉整治工程的转包、分包、挂靠等非法行为，强化对工程项目经理、总监的管理；加强对各开发区、授权镇（街）的整治，加快新型城镇的建设；柯桥城区作为县城的中心，在安全生产管理上要树立样板，带动周围各区域的安全生产管理工作。全县建筑工地安全生产现场会的成功召开，为全县建筑业各企业、各区域安全主管部门之间的相互学习与交流创造了条件，对提升我县建筑工程安全生产管理水平起到了良好的促进作用，更好地推动了我县安全文明标准化工作的开展。案例：县建管局组织召开全县建筑工程安全生产工作现场会Part05技能训练这是一篇现场会的新闻报道，请思考下面的问题：1.现场会的工作环节与其他会议有何不同？2.请根据这篇报道写出这个现场会的会议议程。思考Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般认识现场会的基本形式能组织现场会谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述本模块所谈的7种会议我们称之为常规会议。在企业的经营管理中，它们有的经常使用，有的每年定期召开几次。比如行政办公会议几乎每周必开；座谈会、动员会、现场会、茶话会使用频繁；董事会、股东会定期召开。文秘人员应具备熟练组织这几种会议的能力。Part02

学习目标认识座谈会的基本形式1能组织座谈会2任务四座谈会某市准备开展“退休老干部老有所用”活动，并决定召开“老干部老有所用”座谈会。届时各相关单位人员将一起参加。Part03案例导入思考座谈会的内容和形式有哪些？如何组织一场座谈会？座谈会是由一个特定的组织或个人出面，就某一个问题或一类问题，组织或邀请有关人员进行交流和讨论的会议。座谈会的形式多种多样。可以是在一个特殊的日子对某些人和事进行的讨论和交流，也可以是对一个事件的剖析；既可以是组织方请一些专门人士发表看法，也可以是与会者畅所欲言。Part04项目驱动一、座谈会的基本形式Part04项目驱动01020304明确座谈会的主题与会人员的确定会场的布置发言人的安排二、座谈会的组织Part05技能训练一、安钢检察长通报2008年检察工作及党风廉政建设情况二、观看电视专题片《奏响公平正义和谐曲》三、纪检组长刘智锋致全体干警家属慰问信四、宣读《武功县人民检察院构建廉洁家庭、促进公正执法倡议书》五、家属代表表态发言1.孙秋霞2.罗秦六、全体家属构建廉政家庭签名仪式七、市院领导讲话八、县级领导讲话九、院领导向全体家属颁发纪念品十、组织干警家属参观检察院基础设施建设武功县人民检察院构建廉政家庭、促进公正执法座谈会议程（副检察长尹清鹏主持）思考结合以上座谈会议程，谈谈如何组织一场座谈会？并分组安排。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般认识座谈会的基本形式能组织座谈会谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述本模块所谈的7种会议我们称之为常规会议。在企业的经营管理中，它们有的经常使用，有的每年定期召开几次。比如行政办公会议几乎每周必开；座谈会、动员会、现场会、茶话会使用频繁；董事会、股东会定期召开。文秘人员应具备熟练组织这几种会议的能力。Part02

学习目标茶话会的渊源1茶话会的组织2任务五茶话会Part03案例导入A公司接待外宾来公司视察，其间组织了一场茶话会。这次茶话会上，公司招待外宾喝中国地道的普洱茶，品当地特有的茶点，气氛其乐融融。思考茶话会的渊源是什么？请组织一场班级间的学术茶话会。Part04项目驱动茶话会，顾名思义，是饮茶谈话之会。它是由茶宴和茶会演变而来的。据史书记载：三国时吴末代君主孙皓，每宴群臣，必尽兴大醉。大臣韦曜酒量甚小，孙皓便密赐“以茶代酒”的方法。后来，逐渐产生集体饮茶的茶宴，且普遍起来，很像今天的茶话会。茶宴多以名茶待客，宾主在茶宴上一边细啜慢品，一边赋诗作对，论天说地、谈笑风生。茶会是旧中国商人在茶楼进行交易的一种集会，流行于长江流域，尤以上海最盛。届时，各业各帮的商人以约定的茶楼作为集会地点，边饮茶，边交流行市，进行买卖。一、茶话会的渊源Part04项目驱动随着时代的发展，过去那种费时忘业、花销很大的茶宴和茶会已成为历史，但集会品茶、互相交换意见、发表各种见解、畅谈友情的内容却被保留了下来。目前，茶话会在中国十分盛行，各种形式的茶话会让人耳目一新。小的如结婚典礼、迎宾送友、同学朋友聚会、学术讨论、文艺座谈，大的如商议国家大事、庆典活动、招待外国使节，一般都可以采用茶话会的形式，特别是欢庆新春佳节，采用茶话会形式的越来越多。各种类型的茶话会，既简单隆重节俭，又轻松愉快高雅，是一种效果良好的聚会形式。一、茶话会的渊源Part04项目驱动确定主题确定与会者，发邀请函会场的选择和布置确定会议程序1234二、组织茶话会Part05技能训练尊敬的传媒业同学会会员：2008中欧国际工商学院传媒业同学会茶话会定于2016年2月22日（周五），在北京龙泉宾馆举行，校友们将欢聚一堂，畅叙友谊，共话合作。时间：2016年2月22日（周五）15:00—21:00地点：北京龙泉宾馆会议中心2层5号会议室门头沟区水闸北路21号（酒店位置详见附图）主要议程：回顾和总结2015年中欧传媒业同学会的工作；商议及布置2016年中欧传媒业同学会的主要活动；分行业校友主题发言；2016新媒体发展高峰论坛等筹备情况交流；国务院新闻办网络局有关负责人政策吹风；校友会员自由交流。诚挚邀请您拨冗莅临。

请于2月20日（周三）前联系确认。联系人：武×135××××高×133××××或留言传媒业同学会博客：http://

中欧传媒业同学会二〇一六年二月八日2016亚欧传媒业同学会茶话会邀请函Part05技能训练思考茶话会的渊源是什么？请讲述一个关于古代以茶会友的故事。茶话会的茶点安排应注意些什么？Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般茶话会的渊源组织茶话会谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述本模块所谈的7种会议我们称之为常规会议。在企业的经营管理中，它们有的经常使用，有的每年定期召开几次。比如行政办公会议几乎每周必开；座谈会、动员会、现场会、茶话会使用频繁；董事会、股东会定期召开。文秘人员应具备熟练组织这几种会议的能力。Part02

学习目标董事会的举行1议案的提出和审议2任务六

董事会会议决议3董事会会议纪要4董事会会议召开程序5Part03案例导入思考董事会的内容和形式有哪些？主要职责有哪些？Part04项目驱动01董事长召集和主持董事会会议，检查董事会决议的实施情况02董事会会议应有超过半数的董事出席方可举行03董事因故不能出席，可以书面委托其他董事代为出席，并载明授权范围会议所议事项的决定应作成会议记录，并附出席董事的签名0405董事应当对董事会的决议承担责任一、董事会的举行Part04项目驱动议案的提出每位董事在董事会常会上，均有提案权，董事提案时，一般应向董事会秘书递交书面并签名的提案；情况特殊时，也可在会议上直接用口头提出，但会后应补充书面议案。议案的审议董事的议案，一般应列入会议议程，但若经半数以上的董事决定，可以不列入会议议程。二、议案的提出和审议Part04项目驱动

董事应当亲自出席董事会会议，因故不能出席，可以委托本公司其他董事代行表决权。委托时应签署“授权委托书”，注明委托事项并签名。三、会议决议（一）授权委托Part04项目驱动

董事会会议在对决议事项进行表决时，董事应当在表决单上签名；受委托的董事同时注明委托董事的姓名。三、会议决议（二）签名表决Part04项目驱动签署情况01会议基本情况：会议时间、地点、性质02会议通知情况及董事到会情况03会议主持情况04议案表决情况05三、会议决议（三）董事会决议内容Part04项目驱动

董事可以在表决单上提出补充意见，该意见具有与会议记录同等的效力。三、会议决议（四）补充意见Part04项目驱动[]根据公司法的规定，有限责任公司或股份有限公司在召开董事会会议时，应就会议情况做出会议纪要。董事会会议记录应当完整、真实。出席会议的董事和记录人应当在会议记录上签名。董事会会议记录应作为公司重要档案妥善保存，以作为日后明确董事责任的重要依据。四、董事会会议纪要（一）会议纪要的作用Part04项目驱动决定性意见指导性意见其他类型意见四、董事会会议纪要（二）会议纪要内容的分类Part04项目驱动01会议议题的准备会议材料的准备02会议议程与时间、地点的安排0304会场布置05发出召开董事会的通知五、董事会会议召开的程序Part05技能训练董事会的会议议程包括哪些步骤？如何做好董事会的纪要，注意的细节有哪些？某公司对某种议题召开董事会，自选主题，分组演练，角色自配。思考Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般1.董事会的举行2.议案的提出和审议3.会议决议4.董事会会议纪要5.董事会会议召开程序谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述

股东大会是公司的最高权利机关，它由全体股东组成，对公司重大事项进行决策，有权选任和解除董事，并对公司的经营管理有广泛的决定权。股东大会既是一种定期或临时举行的由全体股东出席的会议，又是一种非常设的由全体股东所组成的公司制企业的最高权力机关。它是股东作为企业财产的所有者，对企业行使财产管理权的组织。企业一切重大的人事任免和重大的经营决策一般都得股东会认可和批准方才有效。Part02

学习目标会议的举行1议案的提出和审议2任务七股东大会表决3会议记录4股东会决议的写作5Part03案例导入思考股东会如何提案？股东会如何行使表决权？股东会决议应包含哪些内容？Part04项目驱动股东会会议分为定期会议和临时会议，股东大会应当每年召开一次年会。股东大会会议由董事会召集，董事长主持。召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议事项于会议召开二十日之前通知各股东。010203一、会议的举行Part04项目驱动单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东，可以在股东大会召开十日前提出临时提案并书面提交董事会。1董事会应当在收到提案后二日内通知其他股东，并将该临时提案提交股东大会审议。23临时提案的内容应当在股东大会职权范围之内，并有明确的议题和具体决议事项。二、议案的提出和审议Part04项目驱动1股东出席股东大会会议，所持每一股份有一表决权。股东大会做出决议，必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。公司转让、受让重大资产或者对外提供担保等事项，由股东大会就上述事项进行表决。股东大会选举董事、监事，可以依照公司章程的规定或者股东大会的决议，实行累积投票制。股东可以委托代理人出席股东大会会议，代理人应当向公司提交股东授权委托书，并在授权范围内行使表决权。2345三、表决Part04项目驱动股东大会应当将所议事项的决定做成会议记录，主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。四、会议记录Part04项目驱动会议时间、地点、性质（定期、临时）。会议通知时间、方式；到会股东情况、股东弃权情况。首次会议由出资最多的股东召集和主持；一般情况由董事会召集，董事长主持。股东会由股东按出资比例行使表决权。有限责任公司股东会决议由股东盖章或签字（自然人股东）。会议基本情况会议通知情况及到会股东情况会议主持情况

会议决议情况签署五、股东会决议的写作Part05技能训练东阿阿胶：2008年股东会决议公告证券代码：000423证券简称：东阿阿胶公告编号：2009-22山东东阿阿胶股份有限公司2008年股东会决议公告本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。一、重要提示1、本次会议召开期间没有增加或变更提案；2、本次会议议案六《关于委托深国投开展信托投资计划》审议未通过；3、本次年度股东大会采取现场投票与网络投票相结合的方式。二、会议召开情况（一）股东会议召开时间1、现场召开时间：2009年6月5日上午9时2、网络投票的时间（1）其中通过深圳证券交易所交易系统进行网络投票的时间为2009年6月5日上午