《会议策划与组织（第4版）》课件汇 向阳 项目1-3 会议概说-会中组织与服务

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会展服务模块9目录Contents认识会展任务1任务2办展方的主要工作任务3参展方的主要工作Part01项目描述会展产业是目前的“朝阳产业”，有着巨大的经济潜力，是国民经济新的增长点，学习会展服务有助于文秘人员承担相关的会展工作，同时也可以帮助文秘人员拓展思路，站在一个别样的高度上，来重新认识会议工作。Part02

学习目标掌握会展的基本内涵1知晓展览会的分类2任务一认识会展熟悉展览会的主要过程3了解国外会展业的发展4Part03案例导入在2003年全国春季糖酒商品交易会上，由参展企业——生产啤酒的华润蓝剑公司投资千万元策划的“多米诺骨牌”竞技游戏，在成都的天府广场举行，吸引了二百多名志愿者参与，七万多名市民赶来观看，全国几百家媒体争相报道，一时间，成都糖酒会、华润蓝剑、多米诺骨牌游戏成了人们热议的中心。思考从案例可以看出利用展览会可以为企业带来极大效益。那么这次配合展览会安排的活动产生的宣传效应，分别为展览会品牌、展览会承办方、策划活动的参展企业带来了哪些直接和间接的好处？展览期间，办展方可以安排哪些活动为展览会制造声势？参展企业可以策划哪些活动，制造新闻效应，使办展方和自己都受益？Part04项目驱动广义的会展是会议和展览的合称。01狭义的会展则专指展览会，即指用定期或巡回的方式，公开在固定场所举办，通过物品或图片的展示，集中向观众传达各种信息，实现现场双向交流，目的在于树立形象、达成交易、投资或者传授知识、教育观众的较大规模的聚会。本章是从狭义的角度来对会展进行探讨的。02（一）会展一、会展的基本内涵Part04项目驱动会展业对经济发展有巨大推动作用，主要表现在1为宣传产品、打造本国或本地区品牌创造了机会，尤其对新产品上市作用更为明显；2为生产者提供了广阔的市场空间，根据会展期间签订的合同来组织生产，可以获得主动权；3为需求方提供更大范围的选择权，看样选货、以质论价，降低了采购成本，提高了采购质量；4加深感情，沟通信息，促进产品的升级换代，有利于企业管理水平的提高；5最根本的作用在于创造经济效益，企业创效、国家增收，从而推动经济发展和社会进步。（一）会展一、会展的基本内涵Part04项目驱动PART1办展机构它是指负责会展的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位，可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。PART2参展机构受会展组织者邀请，通过订立参展协议书（或会展合同），于特定时间，在展出场所展示产品或者服务，以宣传自身形象、推出新的产品或服务、寻找新的目标顾客、实现销售与订货等营销目的的组织。PART3观展群体入场参观、与参展商进行洽谈的自然人、企业以及其他相关的组织。普通观众、专业观众。（二）会展的主要利益群体一、会展的基本内涵Part04项目驱动办展方、参展方、观展方三者关系图招展招商参展机构办展机构观展群体展览会活动主体活动内容（二）会展的主要利益群体一、会展的基本内涵Part04项目驱动很多专业性、行业性的国际会议，常会在会议期间安排附设的展览活动，因为这样的专业性会议难得地聚集了大量专业观众，在会议期间举办展览，省却了其他情况下招揽专业观众的许多麻烦，招商非常简便。（三）展览会与会议附设展览一、会展的基本内涵Part04项目驱动「展览会」与「会议附设展览」的区别1招商的观众不同商业性展览会面向的是整个行业，乃至全社会对该展出感兴趣的观众；会议附设展览一般只面向参加会议的与会者。2招商的难度和工作量不同商业性展览会要想招徕足够多的目标观众，需要花费大量人力、物力、财力进行营销宣传活动；会议附设展览基本不需要做大规模的营销宣传，只需要对参会者做些宣传工作就可以了。3办展方的收入来源不同商业性展览会办展方的收入包括参展商的展位费和向观众收取的门票费；会议附设展览的收入只有参展商的展位费，一般不收取观众的门票费。（三）展览会与会议附设展览一、会展的基本内涵Part04项目驱动1教育性展览会主要包括经济建设成就展、人物先进事迹展、专项整治类展览、科普知识展览、艺术品展览等，属于非赢利性展览。2形象展览会主要目的是塑造参展机构良好的形象，提高其知名度和美誉度，如城市形象展览、政府形象展览、学校形象展览等。3商业性展览会主要目的是推广新产品或服务，寻找经销商、零售商、合作伙伴、投资人等，具有很强的趋利性。（一）根据展览目的的不同，可分为二、展览会的分类Part04项目驱动1综合展览会展出题材和参展机构涉及多个行业、多类产品或服务，如中国出口商品交易会，2010年上海将举办的世界博览会等。2专业展览会主要展出某一行业的成果或同一类的产品，如第十届北京国际汽车展览会等。3消费展览会展示的是可以面向终端顾客，直接进行现场零售的消费品，如上海服装展销会等。（二）根据展览内容的不同，可分为二、展览会的分类Part04项目驱动1国际展览会参展机构和观众来自多个国家，国外参展商占有一定比例，如大连国际服装节等。2全国展览会参展机构和观众来自全国各地，有全国著名的企业参展，如全国糖酒商品交易会等。3地方展览会主要面向当地以及周边地区的机构或个人，如2008北京春季房地产展示交易会等。（三）根据展览规模的不同，可分为二、展览会的分类Part04项目驱动1公众展览会其观众既包括专业观众，也包括普通观众。2专业观众展览会只允许专业观众凭证或凭票入场观展。（四）根据观众构成情况的不同，可分为二、展览会的分类Part04项目驱动1零售展览会主要面向终端顾客，以现场销售为主。2订货展览会主要面对经销商、批发商、加盟商等，以签订购货单、订货单的形式达成交易，一般不在展览会现场进行商品零售。（五）根据贸易方式的不同，可分为二、展览会的分类Part04项目驱动01开幕式办展方一般通过举行开幕式宣布展览会正式开始。通过开幕式，办展方还可以向公众展示本展览会的规模、实力和会展的品牌形象，因而备受重视。开幕式一般按照事先定好的程序或议程，在主持人的主持下逐项进行。02产品展览与推介这是展览会的主要工作，由参展商完成，办展方为参展商提供信息发布、产品推介等工作的思路和渠道等。形式上包括专门设计新产品展区、媒体宣传日、召开新闻发布会、产品推介会、专业讨论会等，帮助参展商、观众和媒体便捷地获取和交流新技术、新产品的开发情况、行业发展趋势等重要信息。03闭幕式闭幕式一般以轻松的方式，宣布展览会圆满结束。闭幕式的议程与开幕式相似，不过在具体活动的安排上，一般比开幕式更注重娱乐性。一些小型的展览会也可以不安排闭幕式。三、展览会的主要过程Part04项目驱动会展业的发展经济发展水平正比关系（一）会展业与经济发展的关系四、国外会展业的发展Part04项目驱动巴黎伦敦芝加哥新加坡香港（二）世界著名展览城四、国外会展业的发展Part04项目驱动政府推动型德国、新加坡市场主导型法国、瑞士、香港协会推动型加拿大、澳大利亚政府市场结合型美国（三）国外会展经济的四大模式四、国外会展业的发展Part04项目驱动欧洲实力最强、规模最大德国、意大利、法国、英国美洲北美、南美美国、加拿大、巴西、阿根廷非洲南非、埃及亚太仅次于欧美日本、中国及香港、阿联酋、新加坡、泰国大洋洲澳大利亚（四）国外会展业的发展四、国外会展业的发展Part04项目驱动1我国会展业发展概况20世纪80年代以来，我国会展经济以平均每年20%的速度递增。到2006年末，中国共拥有2000平方米以上的各类会展中心和展览场馆170家，可用于展览的总面积达536.58万平方米，其中近三分之二为室内展馆，三分之一为室外展馆，展览总面积已居世界前列，并形成了北京、上海、广州、武汉、大连等会展中心。从展览规模看，北京为全国之最；从会展数量看，上海位居全国首位。2国内会展经济分类综合型，如广交会、山西省贸易交流暨洽谈会；专业型，如陕西杨陵农业高新科技博览会、武汉国际机电产品博览会；特种型，如中国艺术博览会、全国人才交流大会。3会展发展的弊端和措施问题，如：市场化程度低、不正当竞争猖獗、缺乏品牌会展、诚信不够等。另外各地都上马大型展览中心，超越了我国目前经济发展的水平，存在盲目性，投资浪费，亟需统筹规划管理。政府措施：提倡行业建立协会等，来规范中国会展业的发展，取得了不错的成绩。4总体发展趋势会展经济在我国还是一个朝阳产业，通过不断努力和完善，必将由初级走向成熟，对国家经济发展和社会进步发挥出强大的推动作用。五、我国会展业的发展Part05技能训练根据教材或选定典型案例，分小组训练。任务实施按照会展工作要求，大胆发挥，自选主题，策划一份展览会的主要过程方案，包括开幕式、现场展览和闭幕式等。小组之间互相进行点评，老师做总结性陈述，并给出建议。任务组织Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般掌握会展的基本内涵知晓展览会的分类熟悉展览会的主要过程了解国外会展业的发展谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会展服务模块9目录Contents认识会展任务1任务2办展方的主要工作任务3参展方的主要工作Part01项目描述办展方是指负责会展的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位，可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据在办展过程中的作用不同，办展方又可分为主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。Part02

学习目标掌握会展立项1掌握会展项目的可行性分析2任务二办展方的主要工作掌握会展营销3Part03案例导入海峡两岸经贸交易会简称“海交会”，是由国台办、中国贸促会、海关总署、国家质检总局和福建省人民政府联合主办，商务部作为支持单位的海峡两岸合作规模最大的经贸展览会之一。海交会前生是创办于1994年的“中国（福州）国际招商月”，从1999年起更名为海交会，每年5月18至22日在福州市举行，至今已成功举办了十一届，内容涵盖两岸合作、区域协作、商品交易、项目招商、经贸研讨、文化交流等方面，是海峡两岸经贸交流的重要平台和对台经贸政策先行先试的重要窗口。思考分析海峡两岸经贸交易会（5.18海交会）立项的理由。对上一届海交会的相关活动（计划）评估。Part03案例导入播放微课视频《办展方的主要工作》。讨论：办展方的主要工作有哪些？你记住了吗？接下来我们就一起详细学习吧！Part04项目驱动市场分析包括对会展展览题材所在产业和市场的情况分析对国家有关法律、政策的分析对相关会展情况的分析对会展举办地市场的分析（一）市场分析一、会展立项市场分析的内容1Part04项目驱动0102市场分析时，应重点考察准备立项的会展题材的市场基础与存在的竞争风险。会展立项时的市场分析还不是严格的市场调研，只是确定会展基本内容前的全面审视、多角度分析的过程。（一）市场分析一、会展立项注意事项2Part04项目驱动1会展名称5办展时间：一指具体开幕日期；二指筹展和撤展日期；三指会展对观众开放的日期。2举办地点6办展频率：指会展是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。一年举办一次的会展最多，约占全部会展数量的80％。3办展机构的组成7会展规模：一指会展的展览面积；二指参展单位的数量；三指参观会展的观众人数。4展品范围8会展定位：应清晰地告诉参展企业和观众，本会展“是什么”和“有什么”，即办展机构根据自身的资源条件和某些竞争优势，树立明确的会展形象。（二）提出会展的基本框架一、会展立项Part04项目驱动指为会展的展位出租制定一个合适的价格。在制定会展价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位价格往往要高一些。（三）会展价格及初步预算一、会展立项会展定价1Part04项目驱动是对举办会展所需要的各种费用和举办会展预期以获得的收入进行的初步预算。1.成本一般包括：展览场地费用、会展宣传推广费、招展和招商的费用、会展期间举行相关活动的费用（如技术交流会、研讨会会展开幕式、嘉宾接待、酒会等）、办公费用和人员费用、税收等。2.收入一般包括：展位费收入、门票收入、广告和企业赞助收入等。（三）会展价格及初步预算一、会展立项会展初步预算2Part04项目驱动（四）人员分工计划一、会展立项（五）会展招展计划（六）会展招商计划（七）会展宣传推广计划即对会展工作人员的工作进行统筹安排。即为招揽企业参展而制定各种策略、措施和办法。即为招揽观众参观会展而制定各种策略、措施和办法。即为树立会展形象、建立会展品牌，为会展的招展和招商服务策划营销方案。Part04项目驱动会展立项工作的书面成果是《会展立项策划书》或《会展工作方案》。即在时间上明确会展的筹办过程中，到什么阶段应该完成哪些工作，直到会展成功举办。即会展开幕后为对会展现场进行有效管理而进行的各种计划安排，一般包括会展开幕计划、会展展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。（八）会展进度计划一、会展立项（九）会展开幕和现场管理计划Part04项目驱动对准备在会展期间举办的各种相关活动作出的计划安排，最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，是会展的有益补充。（十）会展相关活动计划一、会展立项Part04项目驱动会展项目可行性分析是会展项目立项工作的继续。会展立项策划初步提出计划举办的会展“是什么样”；会展立项可行性分析则是对会展立项可行不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该会展项目的具体执行方案提供改进依据和建议。1市场环境分析4会展项目财务分析2会展项目生命力分析5风险预测3会展执行方案分析6指出存在的问题7提出改进建议和努力方向二、会展项目可行性分析Part04项目驱动

这里的市场环境分析是在会展立项市场分析的基础上，深入研究影响会展项目的外部因素。主要包括：市场环境评价。可以采用SWOT分析法进行综合分析。宏观市场环境分析。包括对人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等的分析。微观市场环境分析。包括对办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等的分析。010203（一）市场环境分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势做出预测，使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。（一）市场环境分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动

会展项目生命力分析则是从计划举办的会展项目本身出发，分析该会展是否有发展前途。主要包括：项目发展空间即分析是否具备举办该会展所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等。项目竞争力包括对会展定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、会展价格、会展服务等的分析。（二）会展项目生命力分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动从项目竞争力角度分析会展项目的生命力时，应注意分析该会展的长期生命力，即分析该会展的发展前途。（二）会展项目生命力分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动会展执行方案分析的对象是该会展的各种执行方案，分析的重点在于各种执行方案是否合理、是否完备、是否可行。分析的重点内容有：宣传推广计划等01020304基本框架设计招展计划招商计划（三）会展执行方案分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动会展项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析、测算举办该会展的费用支出和收益。主要包括：价格定位成本分析收入分析盈亏平衡分析0102030405现金流量分析等（四）会展项目财务分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动会展项目财务分析的主要目的是测算计划举办的会展是否经济可行，并为即将举办的会展指定资金使用规划。（四）会展项目财务分析二、会展项目可行性分析Part04项目驱动从可行性分析的角度看，风险就是在办展过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素，使举办会展的计划落空；或者即使是会展如期举办，但办展机构有蒙受一定经济损失的可能。风险预测的主要内容包括：市场风险经营风险4123财务风险合作风险等（五）风险预测二、会展项目可行性分析Part04项目驱动会展项目可行性分析的书面成果是《会展项目可行性分析报告》。通过以上可行性分析，指出会展项目立项中存在的各种问题，和其他会展立项策划书中没有提及，却可能会对会展产生影响的问题等。针对存在的问题，对会展项目立项策划提出改进建议，指出要办好该会展所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（六）会展招商计划二、会展项目可行性分析（七）会展宣传推广计划Part04项目驱动可行性研究报告经批准以后，会展项目就进入了具体筹备的阶段。这一阶段的工作内容主要有：指定展位承建商、编制展区清洁和保安计划、安排会展运输代理服务、会展旅游代理和接待服务、编制《参展商手册》、进行会展营销，等。

其中，会展营销需要运用各种宣传推广手段，向参展商招展，向观众招商，尽量争取前来参展和观展的单位与个人名气大、数量多。

会展营销是会展筹备阶段的工作重点，其是否卓有成效，严重影响到本次办展的社会影响力、经济效益和会展品牌价值。三、会展的营销工作Part04项目驱动宣传是一种单向的信息传递，即办展机构单方向地向潜在目标客户传达展览信息。会展宣传的主要方式包括：编制和发送《会展通讯》建立专门的网站广告宣传散发会展宣传单制造新闻0102030405（一）会展的宣传工作三、会展的营销工作Part04项目驱动招展工作是办展机构在宣传推广工作的配合之下，利用种种营销策略吸引企业参展，以将展位销售给它们的过程。（二）会展的招展工作三、会展的营销工作Part04项目驱动（二）会展的招展工作三、会展的营销工作建立目标参展商信息库1有效收集目标参展商信息的简便方法有：利用与会展题材相关的专业网站、专业刊物收集，通过行业协会、同类会展、政府主管部门收集，通过外国驻华代表机构收集，等。Part04项目驱动会展的基本内容，包括：会展名称和标识、举办时间和地点、办展机构、办展起因、办展目标、会展特色、展品范围和价格等。市场状况介绍，包括：行业状况和地区市场状况等。会展招商和宣传推广计划，包括：会展招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、会展服务项目等。目的是说明办展机构有能力制造较大的宣传攻势，吸引到足够的专业观众，保证良好的服务。123招展函范本（二）会展的招展工作三、会展的营销工作编制招展函2Part04项目驱动参展的具体办法，包括：参展手续和步骤、办展机构的联系方式、付款方式、注意事项等。必要的图片，如展馆平面图、展馆周边地区交通图等。招展函后面附有一张参展申请表或参展回执。456（二）会展的招展工作三、会展的营销工作编制招展函2Part04项目驱动在会展的专门网站，以及会展题材所在专业的相关网站、杂志发布招展函。向目标参展商信息库中的重点招展对象寄送邀请函、征询函、调查表、《会展通讯》等。训练专业的电话营销人员，逐一向可能的参展商打电话介绍会展情况，征询其招展意见。123（二）会展的招展工作三、会展的营销工作发出招展信息3Part04项目驱动上门拜访行业内知名的大型企业，以大型企业的积极参展带动小型企业的参展热情。取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。“以会带展，以展带会”。456（二）会展的招展工作三、会展的营销工作发出招展信息3Part04项目驱动

向填写了《参展申请书/参展回执》的目标参展商寄送参展合同、内容较详细的《参展商手册》（或《参展须知》），并提请其及时支付各种款项。（二）会展的招展工作三、会展的营销工作寄送材料及付款等事项4Part04项目驱动（三）会展的招商工作三、会展的营销工作会展招商就是邀请观众来会展现场参观，尤其是专业观众。招商的主要工作有：建立目标观众信息库1Part04项目驱动（三）会展的招商工作三、会展的营销工作编制观众邀请函21会展的基本内容，如展会的名称和标识、举办时间和地点、办展机构、对以前几届会展的回顾、本届会展的特点和优势等。2会展招展情况，如展出的主要展品、参加展出的新产品和会展招展情况，尤其是一些知名企业的参展情况要重点列出。3会展期间举办的相关活动。应列出这些活动的时间、地点和主题等，以方便观众提前准备。4观众邀请函后面需附上参观回执表，方便观众预先登记。Part04项目驱动（三）会展的招商工作三、会展的营销工作向目标观众发出招商信息3向一些特别希望能够争取的目标观众发放免费门票4Part04项目驱动当招展和招商工作接近尾声、会展开幕日期临近时，办展机构着手迎接参展商进馆进行布展，布展时间多为2~4天。在此期间，参展商的主要工作是对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上；办展机构的主要工作是布置会展场馆的环境、对参展商的相关工作进行组织协调。（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会布展期的工作1Part04项目驱动具体包括：交通运输安排及搬运工作。01布展前的手续办理和沟通协调；02接待参展商；03布置会展现场环境；04场馆现场的监督协调工作；05（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会布展期的工作1Part04项目驱动确定并邀请参加展览会开幕式的贵宾；确定并邀请参展的媒体记者；搭建布置开幕式的场地，对开幕式中所需的迎宾礼仪、节目表演等进行必要的排练；123开幕式议程范本（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会开幕的工作2Part04项目驱动审定开幕式主持人、嘉宾的讲话内容；控制开幕式的时间，如果没有节目表演，一般控制在半个小时之内；开幕式结束后，安排讲解人员带领嘉宾参观。456（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会开幕的工作2Part04项目驱动对观众的登记和服务；对参展商的服务和访谈；对媒体采访的接待与安排；安排公关与接待活动；123（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会召开期间的工作34参展商问卷调查表Part04项目驱动对会展相关活动的协调和服务；会展现场的安全保卫、秩序维护、清洁卫生等；收集会展信息，统计相关数据；与有关方面商谈下一届会展的合作、代理、参展事宜。5678（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会召开期间的工作3Part04项目驱动维持撤出展台时的馆内秩序。办展机构协调、监督各参展商或承建商按规定的程序进行展位的拆除工作，避免发生事故；安排、协调参展商租用展具的退还；要求每个参展商及时清理、处理、保管好自己的展品；010203（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会撤展时的工作4Part04项目驱动与展馆、展位承建商、各代理和服务机构等办理工作与费用结清手续。040506按照先后顺序组织参展商展品的出馆回运工作；对展览场地进行最后的清场复原工作；（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展览会撤展时的工作4Part04项目驱动123确定会展的评估项目；选择合理的评估标准；制定评估方案；收集会展信息，进行统计分析；撰写评估报告。会展评估是一个有计划、有步骤的动态过程，通常包含以下程序：45评估评分表（四）会展现场的工作三、会展的营销工作展后的总结评估工作5Part05技能训练根据教材或选定典型案例，分小组训练。任务实施以全国荷花展览会筹展办公室的名义，拟定一份寄发给目标参展商的招展函，并附上参展申请书。为第十七届全国荷花展览会的开幕式做策划并拟写议程。按照办展方的主要工作要求，自选主题，制作一份参展商问卷调查表。任务组织Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般掌握会展立项掌握会展项目的可行性分析掌握会展营销谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列会展服务模块9目录Contents认识会展任务1任务2办展方的主要工作任务3参展方的主要工作Part01项目描述参展方是指受会展组织者邀请，通过订立参展协议书或会展合同，于特定时间在展出场所展示产品或服务，以宣传自身形象、推出新的产品或服务、寻找新的目标顾客、实现销售与订货等营销目的的组织。Part02

学习目标参展的初步准备1参展的方案策划2任务三参展方的主要工作参展前的主要准备工作3参展时的主要工作4撤展后的主要工作5Part03案例导入亚洲规模最大的汽车零部件、维修检测诊断设备及汽车用品展览会于12月2日至5日在国家会展中心（上海）举办。博世、CTP、ITW、辉门及力魔等业界领军企业都在今年展会期间举办了推广活动，通过多场研讨会进一步巩固其品牌形象，推介新产品与技术，还有各类新闻发布会及专业培训课程相继登场。思考企业为什么要参加展览会？企业应如何参展？Part04项目驱动考虑因素主要有：会展性质、会展知名度、展览内容、展览时间、展览地点等。（一）确定参展的主要目标一、参展的初步准备（二）选择合适的展览会Part04项目驱动与选择好的展览会办展单位取得联系，获得对方传真或邮寄过来的招展资料；了解参展所需的各项费用及其付款形式，考虑汇率波动，初步进行参展的财务预算；尽早预定展位；与办展方签定参展合同，并按合同要求及时支付展位租金或定金。01020304（三）参展申请与展位确定一、参展的初步准备Part04项目驱动选择并准备参展产品，设计其用于参展的特有标识；1根据每一类、每一种拟展示产品的特点，设计其适宜的展示方式；2根据塑造品牌形象的需要，设计参展展台的结构、装潢与装饰，以及与展台配合的各种声、光、电效果，并报办展方批准；3制定参展前的宣传推广计划，包括如何与国内外潜在客户及目前客户联络，宣传广告的设计，《展览宣传册》和其他宣传资料的设计，宣传媒介的选用等；4二、参展的方案策划Part04项目驱动设计参展时的活动方案，包括对展览期间的信息发布、产品推介、现场促销、展览礼仪、模特走秀等的策划；5设计参展人力资源的配置和培训方案，除本企业员工外，还应对拟短期聘请的代言人、翻译、模特、公关、营销人员的着装、风度进行设计，并对其参加各种活动所需技能制定培训方案；6尽量全面搜集前人办展所遇到的意外及其应急措施，在此基础上设计尽可能详细的参展应急预案；7对参展涉及的各项费用进行详细预算。8二、参展的方案策划Part04项目驱动01严格按进度对展位进行装修与装饰，做好各项展示所需设备的布置；02准备好各种宣传材料与相关文件；03就如何接待、回应来访观众制定严密细致的工作程序；04着手联系拟邀请的新老顾客，并按计划逐步推开战前的宣传推广工作；三、参展前的主要准备工作Part04项目驱动05根据参展活动策划落实对嘉宾、记者的邀请，对代言人、翻译、模特等的聘请；06对参与展出活动的本企业员工和外聘人员进行培训；07进一步确定参展的展品，定制好展品、样品、宣传品、奖品等，安排运输；08携带参展所需的各项资料，到达参展地，安排参展物品的运入；09详细检查展台的装饰、装潢和各项设施，根据设计方案布置展品。三、参展前的主要准备工作Part04项目驱动1按照接待访问观众的程序，详细记录每一位到访客户的情况及要求；如有必要，可以安排回访。2展览期间的新闻发布、产品推介、专题讨论、有奖调查等活动，按照方案有条不紊地开展，保持较强的宣传营销力度。3每日将潜在商机及顾客访问、交易资料汇总呈报给企业总部，以便及时得到回应和指示。4每日向参展员工通报和分析展览形势，根据不同情况商讨灵活的应对策略。5对特殊客户的特殊要求及时请示汇报，并及时向客户反馈总部给出的答复，既不擅自作主，也不随意拖延。6对过于拥挤、争抢赠品情况的事前预测与应急准备。7对展览现场过于冷清情况的必要准备，如备好主动邀请、访问的名单，临时增加宣传项目等。8调查了解其他参展商的参展情况，获取本行业产品、技术、营销等方面的新资讯，并整理汇报。9对展览场地实地观察后，尽早预约明年场地。四、参展时的主要工作Part04项目驱动展后跟进主要包括：及时整理资料，处理参展期间获得的商机；继续销售；利用感谢之机，回访和问候客户等。01对展览活动的评估主要包括：对本企业的参展工作、展出质量以及展出效果进行评估，还包括对整个展览的办展规模、办展水平、办展效果、办展前景等的评估，为以后是否继续参加该展览会，以及如何更好地参加该展览会提供经验积累。02五、撤展后的主要工作Part05技能训练任务组织以全国荷花展览会参展商的名义，完成一系列的参展工作。小组之间互相点评，老师做总结性陈述，并给出建议。任务实施按照教材实训部分的相关案例，完成相应的实训任务。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般熟知参展的初步准备精通参展的方案策划熟知参展前的主要准备工作熟知参展时的主要工作熟知撤展后的主要工作谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列专题会议的组织模块8目录Contents商务洽谈会任务1任务2信息发布会任务3联谊会任务4庆祝会Part01项目描述商务洽谈，是与政治、军事、文化、公民事务等方面的洽谈相对而言的，指的是双方或多方利益主体，就一切有形、无形资产的交易事务（即商务）进行有关数量、质量、特性、价格、收发货等事项的洽商与谈判，以便最终达成协议或合作的一系列交际活动。Part02

学习目标商务洽谈会的特点及类型形式1商务洽谈会举办方的主要工作2任务一商务洽谈会商务洽谈会参会者的主要工作3Part03项目驱动参会人员的“团队性”参会的各洽谈方之间的“竞合性”洽谈会的成果主要是洽谈各方签订的经济协约商务洽谈会特点（一）商务洽谈会的特点一、商务洽谈会的特点及类型形式Part03项目驱动（二）商务洽谈会的类型一、商务洽谈会的特点及类型形式1根据围绕同一议题进行洽谈的利益主体数量不同双边洽谈会多边洽谈会商品贸易洽谈会2根据谈判的议题（客体）不同劳务合作洽谈会融资、投资洽谈会技术贸易洽谈会合作项目洽谈会3根据洽谈地相对于参会方的主客位置不同主座洽谈会客座洽谈会主客座洽谈会第三方洽谈会4根据洽谈会的参会者是否跨越国境国内商务洽谈会国际商务洽谈会Part03项目驱动（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作了解参会各方的历史和现实情况现实成果和未来发展前景举办商务洽谈会必要性分析1Part03项目驱动商务洽谈会的举办机构商务洽谈会的举办时间商务洽谈会的举办地点商务洽谈会的主要议题商务洽谈会的规模商务洽谈会的名称基本部分限定部分洽谈的客体标识部分（1）确定商务洽谈会的基本框架（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会方案的拟定2Part03项目驱动（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会方案的拟定2（3）商务洽谈会工作日程（2）会务工作的组织结构及

人员分工计划即对负责洽谈会筹备和实施工作的组织及其人员的工作进行统筹安排。即在时间上明确在洽谈会的筹办和举行过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作。Part03项目驱动（4）确定洽谈会会议日程即会议举办期间参会者在各个时间段的会议与活动安排。（5）洽谈会举办期间的相关活动计划如策划举办相关的论坛、新闻发布会、签字仪式、庆祝签约的晚会等。（6）商务洽谈会的经费安排与预算（一）商务洽谈会举办方案的策划与评估二、商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会方案的拟定2Part03项目驱动建立目标参会者信息库；1预定洽谈会主会场和参会者入住的宾馆、餐饮场所等；2编制参会邀请函及参会回执，设计洽谈会的宣传资料；3发布举行商务洽谈会的信息，邀请相关组织参会；4起草开幕式议程、领导者发言稿、主持词、祝酒词等；5订制宣传条幅、会议装饰，为参会者准备洽谈的相关资料等；6邀请新闻媒体和到会前来助势的嘉宾；7对主会场、分会场的环境做布置。8（二）商务洽谈会的主要筹备工作二、商务洽谈会举办方的主要工作Part03项目驱动01030204050607参会者报到、接待对邀请的嘉宾、对前来采访的记者的接待与陪同对会场融洽气氛的营造和维持根据洽谈情况为各分会场或洽谈室安排座次、准备设备和器具对洽谈会期间主要活动的安排、协调与服务会议期间的安全保卫、清洁卫生、记录保密、意外情况的处理等工作对参会者满意度的调查和意见、建议的听取（三）商务洽谈会期间的主要工作二、商务洽谈会举办方的主要工作Part03项目驱动及时汇总整理各项资料统计各项数据进行总结和评估播放视频《商务洽谈会的策划与筹备》商务洽谈会策划与筹备的细节有哪些？讨论（四）对办会工作的总结二、商务洽谈会举办方的主要工作Part03项目驱动洽谈意向的建立相关信息的搜集洽谈方案的设计洽谈小组的成立确定洽谈的目标确定谈判的要点洽谈小组成员的到位洽谈小组人员的分工协调（一）准备阶段的主要工作三、商务洽谈会参会者的主要工作Part03项目驱动洽谈氛围的构建确定洽谈议程试探、摸底与报价交流信息逐项磋商开局阶段实质阶段（二）洽谈阶段的主要工作三、商务洽谈会参会者的主要工作Part03项目驱动达成最终的一致意见拟定合同双方签订合同123（三）签约阶段的主要工作三、商务洽谈会参会者的主要工作（四）会后的总结与感谢Part04技能训练为了扩大我市企业与日本企业之间的经贸合作和技术交流，应我市外经贸局、科技局的邀请，日本国大垣共立银行将与我市外经贸局、科技局共同举办“2009常州中日经济技术交流洽谈会”，目的是通过日本企业与常州市当地企业之间的技术交流和经济合作项目对接，为双方企业寻求更多商务、技术、投资合作机会，以利用中日企业双方的优势资源，寻求新的商机，共同应对全球金融危机。时间：2009年5月18日—5月19日地点：常州市科教城三号楼二楼主办单位：中方：常州市外经贸局、常州市科学技术局日方：日本国大垣共立银行、伊予银行、京都银行、七十七银行、常阳银行、中国银行、福岗金融集团（福岗银行、熊本家庭银行）、HOKUHOKU金融集团（北陆银行、北海道银行）“2009常州中日经济技术交流洽谈会”初步方案Part04技能训练日程安排：5月18日（周一）：11：00：13：30：14：00：14：20–16：30：17：00：18：00：5月19日（周二）：9：10：9：30：12：00：13：30：外宾抵达、会议、招待晚宴等日方企业到达常州武进假日酒店，入住、午餐“2009常州中日经济技术交流洽谈会”签到“2009常州中日经济技术交流洽谈会”开幕，请分管市领导到会致辞，请市外经贸局、科技局领导到会主持会议、讲话，日方主办方代表致辞中日企业对接交流、洽谈项目“2009常州中日经济技术交流洽谈会”闭幕招待晚宴，请分管市领导出席并致祝酒词，市外经贸局、科技局领导，武进外经贸局、武进招商局领导出席考察交流、项目洽谈等日方企业代表从武进假日酒店出发参观武进高新技术开发区、工业园区、相关企业等午餐（拟由武进外经贸局、招商局安排）交流考察结束、日方企业代表返程拟请武进外经贸局、武进招商局安排接待日方企业考察访问事宜Part04技能训练训练任务一：撰写请根据以上方案提供的基本资料，为中方领导在5月18日的招待晚宴拟写一篇祝酒词。任务二：设计5月19日的考察交流、项目洽谈事宜由武进外经贸局、武进招商局负责安排，请为这两个单位设计从筹备到实施的工作日程与任务分工。训练内容训练要求根据教材或选定典型案例，分小组训练。按照“2009常州中日经济技术交流洽谈会”初步方案，完成相应的实训任务。Part05学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般商务洽谈会的特点及类型形式商务洽谈会举办方的主要工作商务洽谈会参会者的主要工作谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列专题会议的组织模块8目录Contents商务洽谈会任务1任务2信息发布会任务3联谊会任务4庆祝会Part01项目描述无论是政府机关还是社会团体，在其工作过程中，都会有许多希望公众知道、公众也希望知道的各类信息需要公开；而对占社会组织绝大多数的企业而言，无论是成立新部门、建立新战略，还是公司推出新产品、签约新项目、开通新产线等重大事件或者其他重要信息，也需要通过有效的渠道及时传递给目标公众。Part02

学习目标信息发布会概述1信息发布会的策划与筹备2任务二信息发布会信息发布会的主要现场工作3会后总结与评估4Part03项目驱动信息发布会是邀请新闻媒体记者、重要目标顾客参加，向其宣布组织的重要申明、重大决定、事件、活动、成果等信息，并回答他们的提问、听取他们的建议的一种会议形式。（一）信息发布会的概念一、信息发布会概述Part03项目驱动02正式的信息发布会01非正式的信息发布会（二）信息发布会的类型一、信息发布会概述根据信息发布的正式程度1Part03项目驱动02产品和服务信息发布会01新闻发布会03其他信息发布会（二）信息发布会的类型一、信息发布会概述根据信息发布会的申办程序和邀请的主要参会者的不同2Part03项目驱动想要发布的信息究竟有多大新闻价值？是否值得召集各地记者跋涉而来，是否是值得向公众介绍的重要信息？希望知道的公众有多少？他们知道后对发布信息的组织有哪些意义？01发布这些信息一定要用耗费颇大的发布会形式吗？可不可以仅给媒体和重要的目标客户寄发新闻通稿及相关介绍资料就可以呢？或借助一个舞会、一个聚餐就可以顺利发布？02（一）召开信息发布会的必要性和可行性二、信息发布会的策划与筹备必要性分析1Part03项目驱动（一）召开信息发布会的必要性和可行性二、信息发布会的策划与筹备可行性分析2这些信息在媒体记者的眼里是否有价值？自己组织的实力是否能吸引到有影响力的媒体和目标公众参加会议？01自己的新闻发言人能否有效传递信息并经受住提问的考验？02若本组织亲自举办的话，有足够的经验和办会人才吗？如果没有，委托给专门的会议代理公司，费用是否太高？04在接受提问时，是否会给记者或其他别有用心的人以探听组织内部机密的机会？03Part03项目驱动公司人员重大调整，涉及员工很多，社会影响较大；4扩大生产规模、购买安装重要的配套生产设备；5取得创造新纪录的销售业绩；6企业（如大型上司公司）的经营活动已成为很多公众关注的问题；1新产品、新服务上市，新技术研发成功等；2聘用某大牌明星作自己的广告代言人；3企业或企业成员面临公共危机，需立即向公众说明情况、表明态度等。7（一）召开信息发布会的必要性和可行性二、信息发布会的策划与筹备合适时机3Part03项目驱动01020304050607确定信息发布会的名称确定办会的组织结构及人员安排确定信息发布会的参会者确定信息发布会的主持人和信息发言人确定发布会的时间和议程确定信息发布会的工作日程信息发布会的费用预算（二）信息发布会工作方案的确定二、信息发布会的策划与筹备Part03项目驱动020301档次和风格实用性与经济性方便性（三）信息发布会的具体筹备工作二、信息发布会的策划与筹备选定信息发布会的地点1Part03项目驱动新产品或服务的说明资料6纪念品或纪念品领用券7企业对外联系人的名片8会议议程1新闻通稿2发言稿3空白信笺、笔9背景资料介绍4相关图片等5（三）信息发布会的具体筹备工作二、信息发布会的策划与筹备所需资料的准备2Part03项目驱动动画信息发布会的策划与筹备信息发布会策划与筹备的细节有哪些？讨论：（三）信息发布会的具体筹备工作二、信息发布会的策划与筹备邀请目标参会者3信息发布会的现场布置4背景布置会场外围布置发布会的席位摆放投影展示器、麦克风、音响设备等会议前的彩排与意外情况预案5Part03项目驱动对于前来的记者应该一视同仁。2对于前来的官员等贵宾和经销商等，要有人陪同和沟通；1（一）对贵宾和参会者的接待三、信息发布会的主要现场工作Part03项目驱动总协调人应在事前与主持充分沟通，让其对整个会议的风格、想要达到的效果有比较深刻的把握。（二）现场气氛的营造和控制三、信息发布会的主要现场工作Part03项目驱动新闻发布会信息的发布是由一系列的讲话完成的，一般不容易出现意外。如果是产品或服务信息发布会，在产品的演示讲解过程中，为了体现其先进性，可以多用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录像、幻灯片等，加深与会者的理解。（三）信息的发布三、信息发布会的主要现场工作Part03项目驱动为了防止冷场，可以让负责媒体工作的人员在会前跟一些熟悉的记者做简单沟通，争取他们到时踊跃提问。（四）回答记者或经销商的提问三、信息发布会的主要现场工作（五）会后专访的安排Part03项目驱动信息发布会结束后，主办方应及时收集现场录像，还有与记者和客商等进行的互动、专访等信息资料，以及由各媒体陆续发布出来的新闻资料的时间、版面、质量、反响等信息。四、会后总结与评估Part04技能训练思考如何策划一场新闻发布会？需要做哪些筹备工作？训练（1）训练内容：按照信息发布会知识点要求，自选主题，策划一份某公司新闻发布会的方案。（2）训练要求：根据教材或选定典型案例，分小组训练。Part05学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般信息发布会概述信息发布会的策划与筹备信息发布会的主要现场工作会后总结与评估谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列专题会议的组织模块8目录Contents商务洽谈会任务1任务2信息发布会任务3联谊会任务4庆祝会Part01项目描述不管是出于个人扩大人际交往范围的需要，还是组织内部协调员工关系、帮助员工之间配合默契、建立和谐企业文化的需要，还是相关组织之间加强沟通、互助合作的需要，还是组织和外部公众之间相互沟通、树立形象、开展工作的需要，都可以通过举行联谊会来实现。Part02

学习目标联谊会概述1公关型联谊会的办会工作要点2任务三

联谊会推介型联谊会的主要工作3Part03项目驱动联谊，顾名思义，即加强联系、增进友谊。联谊会即一切旨在促进参会人员之间的沟通和交流，使他们之间建立起融洽的感情，达到更深的了解，从而有利于以后的交往与合作的聚会。（一）联谊会概述一、联谊会概述Part03项目驱动根据联谊会的正式程度正式的联谊会非正式的联谊会根据参加联谊会的成员

是否来自于同一组织组织内部成员参加的联谊会邀请组织外部成员参加的联谊会根据举办联谊会根本目

的的不同公关型联谊会推介型联谊会（二）联谊会类型一、联谊会概述Part03项目驱动01员工联谊会的时间选择02员工联谊会的地点选择03员工联谊会的议程安排04员工联谊活动的设计（一）组织内部成员参加的联谊会二、公关型联谊会的办会工作要点Part03项目驱动联谊会的主题或宗旨联谊会举办的时间和地点联谊会举办机构联谊会的会议议程基本结构（二）邀请组织外部成员参加的联谊会二、公关型联谊会的办会工作要点对联谊会基本结构的确定1Part03项目驱动邀请一定要采取正规的方式，即寄发邀请函，寄发时间以收信人在会议召开前3天左右收到为宜。（二）邀请组织外部成员参加的联谊会二、公关型联谊会的办会工作要点对联谊会参会者的邀请2Part03项目驱动在设计联谊活动时，最好在分析参会人员身份与爱好的基础上，合理安排活动，设计大家都喜欢的话题，同时注意安排的场景与活动自由度要大，体现出联谊中“以人为本”的原则。（二）邀请组织外部成员参加的联谊会二、公关型联谊会的办会工作要点对联谊会气氛的营造3Part03项目驱动（一）推介型联谊会的会前准备工作三、推介型联谊会的主要工作增加与老顾客的感情开发目标客户提升本公司产品品牌和公司整体形象提升销售额具体目标的确定1Part03项目驱动1分析目标客户2利用本企业的实力3提出购买本企业产品的需求方案的策划2（一）推介型联谊会的会前准备工作三、推介型联谊会的主要工作Part03项目驱动外联组：负责分析、确定、邀请嘉宾、讲座专家、各类客户等后勤组：负责场地的联系、布置，准备交通工具、食品、礼品等礼仪组：负责在活动场地内外迎接和陪同客户等。三个小组成立联谊会办会小组，进行明确分工3（一）推介型联谊会的会前准备工作三、推介型联谊会的主要工作Part03项目驱动最好选取当地知名的酒店、会所、文化宫等作为会议场地，会场安排最好在一、二层。会议场地的选择4（一）推介型联谊会的会前准备工作三、推介型联谊会的主要工作Part03项目驱动邀请函最好由外联组及其临时聘请的人员亲自递送；递交的时间不宜太早，在会议召开前一周比较合适；邀约的客户最好在联谊会中能有自己的交际圈。联谊客户的确定和邀请5（一）推介型联谊会的会前准备工作三、推介型联谊会的主要工作Part03项目驱动（一）推介型联谊会的会前准备工作三、推介型联谊会的主要工作各种宣传资料、活动奖品、纪念品等的准备6选定主持人7Part03项目驱动030102会议现场的协调与控制会议正式举办前的最后检查与协调工作对嘉宾和客户的迎接与引导（二）客户联谊会的现场工作三、推介型联谊会的主要工作Part03项目驱动除了后期跟进以充分利用和巩固联谊会的效果之外，公司还需对自身的办会工作进行全面总结，并结合最终的营销成果，对本次举办推介型联谊会的工作和效果进行全面评估。（三）推介型联谊会的后期跟进工作和总结评估工作三、推介型联谊会的主要工作Part04技能训练策划一场联谊会的程序包括哪些？思考题（1）训练内容：按照联谊会知识点要求，自选主题，策划一份某公司或学校联谊会的方案。（2）训练要求：根据教材或选定典型案例，分小组训练。训练Part05学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般联谊会的概述公关型联谊会的办会工作要点推介型联谊会的主要工作谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列专题会议的组织模块8目录Contents商务洽谈会任务1任务2信息发布会任务3联谊会任务4庆祝会Part01庆祝会，是对内部公众和外部公众都具有巨大影响力的公关活动，只要举行的时机、规模得宜，效果良好，对组织加强与内外公众的沟通、树立和维持良好的形象，具有不可替代的作用。项目描述Part02

学习目标庆祝会概述1庆祝会工作重点2到会祝贺者应注意的事项3任务四庆祝会Part03项目驱动意义是表明自己社会身份与所获成就的重要手段，是人的高级内在需要；庆祝会也是一种比较隆重的人际交往手段，通过举行庆祝会，可以和亲朋好友及其他人士建立和增进情谊。概念所谓庆祝会，是指自然人、社会组织为了庆祝各种节日，或庆祝对自然人、社会组织来说非常重要的日子、事件而举行的聚会。（一）庆祝会的概念和意义一、庆祝会概述Part03项目驱动会议议程有很强的仪式性受邀宾客一般都会用各种方式表示祝贺会议的受益方主要是举办方会议成果一般无法用物质载体体现（二）庆祝会的特点一、庆祝会概述Part03项目驱动其他非社会团体的庆祝会个人庆祝会政治组织庆祝会经济组织庆祝会根据举办庆祝会的主体不同（三）庆祝会的类型一、庆祝会概述根据举办庆祝会的主体不同1Part03项目驱动节日庆祝会重要纪念日庆祝会重大事件庆祝会根据举办庆祝会的事由不同（三）庆祝会的类型一、庆祝会概述根据举办庆祝会的事由不同2Part03项目驱动（三）庆祝会的类型一、庆祝会概述根据所庆祝事件的时间阶段3庆祝成功开始的庆祝会庆祝成功结束的庆祝会根据所庆祝事件的时间阶段Part03项目驱动负责庆祝会工作方案的策划与文案写作；负责活动仪式大型背景图的设计；负责庆祝仪式前后文件材料、领导讲话、邀请函的起草、成文；做好组织内外的形象宣传，制作宣传栏，拟定宣传用语、宣传条幅等；会场来宾桌签、餐签等的制作和临时交办的其它事务。（一）组委会的成立和分工二、庆祝会工作重点文案组1Part03项目驱动（一）组委会的成立和分工二、庆祝会工作重点外联组2负责各种文艺节目的准备和演艺人员的邀请；按拟邀请单位、领导名单，安排适宜的邀请方式和时机，并加以落实；负责会议场地、参会人员食宿地点的选择和预定；负责主要领导和来宾的食宿安排和日常陪同；纪念品的定制，地毯、桌椅、台布、花篮、鲜花、矿泉水、所需物品的采

购和准备等。Part03项目驱动（一）组委会的成立和分工二、庆祝会工作重点现场组3负责庆祝仪式的准备和过程管理；负责来宾迎接、签到，礼品及礼金的登记和保管；向与会代表发放服务手册、纪念品；安排本组织的员工按指定位置统一着装提前入场；现场工作人员的协调指挥、现场气氛的调节和现场意外情况的应急处理；照相、摄像等工作。Part03项目驱动（一）组委会的成立和分工二、庆祝会工作重点后勤组4做好庆祝大会主席台搭建、会标安装、环境布置、会场座次、茶水点心等

的安排；负责现场车辆的引导、停放，秩序的维持，交通工具的调度和使用等；会场生活服务设施的安排布置；庆祝茶话会、联欢会、冷餐会、宴会等场所，以及其他活动场所的布置等；做好安保工作，维护好现场秩序，注意防火、防盗，防止意外伤害等突发

事件的发生。Part03项目驱动所选主题、所庆祝的事由应能突出本组织的直接使命和行业特点。根据组织的实力和公关需要，决定庆祝会的规模，不要太小或太大。12（二）会前筹备和会中实施的注意事项二、庆祝会工作重点庆祝时机、主题、规模应得宜1Part03项目驱动（二）会前筹备和会中实施的注意事项二、庆祝会工作重点庆祝活动的设计应立意深远、力求创新2精心确定邀请对象，正式邀请3会议召开前应注意造势，扩大公关效应4Part03项目驱动礼品应具有宣传性礼品应具有荣誉性礼品应具有收藏性礼品应具有较好的实用价值1324（二）会前筹备和会中实施的注意事项二、庆祝会工作重点精心设计或选择赠给来宾的礼品5现场庆祝气氛的营造应与会议的主题与活动安排相协调6Part03项目驱动实际费用结算A庆祝活动影响力调查B及时整理并保存礼品和资料C再次通过电话或信函的方式向来宾表示谢意D写出效果评估报告E（三）庆祝会的后续工作二、庆祝会工作重点Part03项目驱动为举办单位带去一份精心准备的贺礼01在庆祝现场为营造热烈喜庆的气氛出一份力02争取机会在庆祝大会或其他庆祝活动中发表祝词03在参会者中多收发名片，结交可能与自己有业务往来的朋友04不喧宾夺主，摆正自己的位置，做受人欢迎的来宾05三、到会祝贺者应注意的事项Part04技能训练思考题庆祝会的特点是什么？策划一次庆祝会应注意哪些细节？训练（1）训练内容：按照庆祝会的组织要求，大胆发挥，自选主题，策划一份某公司庆祝会的方案。（2）训练要求：根据教材或选定典型案例，分小组训练。Part05学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般庆祝会概述庆祝会工作重点到会祝贺者应注意的事项谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述行政办公会议是党政机关、企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议，是集体办公的一种形式。它的组织同样需要前期、中期和后期的精心准备。Part02

学习目标认识行政办公会议的基本形式1掌握行政办公会议的基本内容2任务一

行政办公会议能组织行政办公会议3Part03案例导入浙江省江山中学自3月份以来开始实行由教学一线的老师代表参加校长办公会议，参与学校教育教学、福利待遇等问题的审议讨论。普通教师可以参加校长办公会议，享受与会人员同等权利，这一大胆探索，目前已经在浙江省江山中学形成制度。思考行政办公会议一般有哪四定？主要内容有哪些？秘书在准备时，需要注意哪些问题？Part04项目驱动[]行政办公会议又称工作例会，是党政机关、企事业单位定期召开的讨论日常工作的会议，是集体办公的一种形式。上至中央各部委、下至最基层的单位都经常举办这种讨论行政业务的会议，是使用最多、最广的会议种类。会议旨在及时了解和掌握工作进展和任务完成情况，实施传达上级指示精神和本级贯彻意见，随时做好各项工作安排和协调。行政办公会议一般定期召开，大多数组织将其固定在周一上午；因工作需要，亦可提前或推迟召开。参加会议的人员一般为该单位领导班子成员、各部门负责人以及与例会讨论事项有关的人员。一、行政办公会议的基本形式Part04项目驱动汇报、计划、提问题01部署、讨论问题02总结、决议、提要求03二、行政办公会议的基本内容Part04项目驱动01收集议题02制作会议议程03准备资料04会场布置05会议记录和会议纪要三、行政办公会议的组织Part05技能训练设计好会议的议题，议题不少于三个；设计好会议的程序，严格按照程序进行会议；派专人做好会议记录，会后整理成为会议纪要，并在班上交流。要求各组按行政办公会议的要求和程序，做一个班级办公会议方案，会议内容主要是商讨和布置今年国际秘书节庆祝活动的有关安排。各组依次进行方案汇报，选择其中最好的一组，进行情景模拟。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般认识行政办公会议的基本形式掌握行政办公会议的基本内容能组织行政办公会议谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述

动员会是对一项重要的、规模较大的工作或活动的开展进行宣传鼓动、部署的大会，一般是通过宣讲某项工作或活动的目的意义、工作方针、内容任务、注意事项、要求等达到发动群众积极参与、鼓舞士气、振奋精神的效果。Part02

学习目标认识动员会的基本形式1能组织动员会2任务二动员会Part03案例导入为进一步激励优良学风、考风，为即将到来的期末考试工作的顺利进行提供思想保障，江西省师大文学院准备在下周一召开考风建设动员大会。学院领导及辅导员出席，全院学生参加。思考动员大会的内容有哪些？如何组织一场动员大会？请分角色扮演。Part04项目驱动动员会是对一项重要的、规模较大的工作或活动的开展进行宣传鼓动、部署的大会，一般是通过宣讲某项工作或活动的目的意义、工作方针、内容任务、注意事项、要求等达到发动群众积极参与、鼓舞士气、振奋精神的效果。也就是说，动员会不是具体布置生产任务和专业任务，而是旨在思想教育、鼓舞斗志，或借以介绍经验、传授知识和技能等。一、动员会的基本形式Part04项目驱动确定会议规模及与会人员01确定会议议程02起草讲话稿03会场布置04二、动员会的组织Part05技能训练确定与会人员名单；设计会议议程，严格按照议程进行会议；设计讲话稿；布置会场。要求各组按动员会的要求和程序，做一个班级读书动员会。各组依次进行方案汇报，选择其中最好的一组，做模拟演示。Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般认识动员会的基本形式能组织动员会谢谢Thankyou秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列常规会议的组织模块7目录Contents行政办公会议任务1任务2动员会任务3现场会任务4座谈会任务5茶话会任务6董事会任务7股东大会Part01项目描述现场会一般是指在典型单位或典型现场召开的借鉴性的会议，一般选取有典型意义的生产、工作、试验、经营、教育等场所进行，由于其直观，通常能给人深刻的印象，从而起到较好的典型示范作用。Part02

学习目标

认识现场会的基本形式1能组织现场会2任务三

现场会Part03案例导入某市准备开展“企业管理年”活动，并决定召开企业文化建设现场会。届时各相关单位及本单位相关人员将一起参加。思考现场会的内容有哪些？如何组织一场现场会？请分角色扮演。Part04项目驱动现场会一般是指在典型单位或典型现场召开的借鉴性的会议，一般选取有典型意义的生产、工作、试验、经营、教育等场所进行，由于其直观，通常能给人深刻的印象，从而起到较好的典型示范作用。一、现场会的基本形式Part04项目驱动选择现场01确定参观路线02准备会议资料03二、现场会的组织Part05技能训练为全面提高绍兴县建筑工程安全生产管理水平，结合当前全国各地严峻的安全生产形势，11月27日下午，县建管局召开了全县建筑工程安全生产工作现场会。全县建筑施工企业负责人、监理企业负责人、城区在建工程业主代表、项目经理和总监等200余人参加了会议。孙哲君副县长、县府办缪智勇副主任、县建管局濮如松局长、陈国懋副局长、马明局长助理等领导出