《采购过程的核算》课件

采购过程的核算本课件旨在全面解析采购过程的核算方法，从基础概念到实际应用，深入探讨采购流程中的各个环节。通过学习本课件，您将能够掌握采购核算的核心内容，了解不同核算方法的优劣，并学会如何进行风险控制和内部控制。同时，本课件还将结合案例分析，帮助您更好地理解和运用所学知识，提升采购核算的工作效率和质量。课程目标：理解采购核算的重要性掌握基础概念理解采购核算的定义、目的和意义，为后续学习打下坚实的基础。采购核算不仅仅是简单的财务记录，更是企业成本控制和决策支持的重要手段。熟悉关键环节了解采购过程的主要环节，从需求确认到付款，掌握每个环节的核算要点。每个环节都直接影响采购成本和效率，因此需要精准核算和有效管理。采购核算概述1核心概念解析采购核算是指对企业采购过程中的各项经济活动进行确认、计量、记录和报告的会计活动。它贯穿于采购的整个流程，是企业财务管理的重要组成部分。2全面覆盖流程采购核算包括采购成本的归集、分配，采购费用的核算，采购折扣和退回的处理，以及采购付款的核算等。这些内容相互关联，共同构成了完整的采购核算体系。3财务管理基石通过有效的采购核算，企业可以清晰了解采购成本，优化采购策略，降低采购风险，提高采购效率，最终实现企业的盈利目标。什么是采购核算？定义采购核算是对企业采购活动进行系统记录、分类、汇总和分析的过程，旨在提供准确的采购成本信息，为企业决策提供支持。核心任务其核心任务包括采购成本的归集与分配、采购费用的核算、采购折扣与退回的处理以及采购付款的核算等。目的通过精确的核算，企业可以了解采购成本构成，评估采购绩效，并为优化采购策略提供数据支持。有效的采购核算有助于企业降低成本、提高效率、防范风险，从而增强市场竞争力。采购核算的目的和意义成本控制精确核算采购成本，有助于企业了解各项采购支出的具体情况，从而采取有效措施进行成本控制，降低采购费用。绩效评估通过对采购过程的核算，企业可以评估采购部门和供应商的绩效，为制定合理的激励机制和选择优质供应商提供依据。风险防范及时发现采购过程中的潜在风险，如价格波动、质量问题等，并采取相应的预防措施，确保采购活动的顺利进行。采购核算与其他财务核算的关系1与成本核算采购核算是成本核算的重要组成部分，为成本核算提供基础数据。采购成本的准确性直接影响产品成本的计算。2与总账核算采购核算的数据最终会汇总到总账核算中，影响企业的财务报表。采购业务的正确记录是编制准确财务报表的关键。3与管理会计采购核算的信息为管理会计提供决策支持，如采购预算的制定、采购绩效的评估等。管理会计利用这些信息进行成本分析和决策支持。采购过程的主要环节需求确认明确采购的需求，包括数量、质量、规格等。需求确认是采购的起点，直接影响后续的采购活动。供应商选择选择合适的供应商，包括评估供应商的资质、信誉、价格等。供应商的选择直接影响采购的质量和成本。合同签订与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同是采购的法律保障，必须明确各项条款。货物接收接收供应商交付的货物，并进行验收，确保货物符合合同要求。货物接收是采购的重要环节，必须严格执行。采购需求确认明确需求清晰了解所需采购的物品、数量、规格和质量标准，避免盲目采购。1需求来源需求可能来自生产计划、库存管理、销售预测等，需要进行综合分析。2审批流程根据企业内部规定，进行采购需求的审批，确保采购的合理性和必要性。3供应商选择与评估1价格评估比较不同供应商的价格，选择性价比最高的供应商。2质量评估评估供应商的产品质量，确保符合企业的要求。3资质评估评估供应商的资质和信誉，确保其合法合规。选择合适的供应商是采购成功的关键。需要综合考虑价格、质量、资质等因素，并建立供应商评估体系，定期进行评估和调整。采购合同的签订1明确条款合同中需要明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等。2风险控制合同中需要明确违约责任、争议解决方式等，以降低采购风险。3法律保障合同需要符合相关法律法规，确保合同的有效性。采购合同是采购活动的法律保障，必须认真对待。在签订合同前，需要进行充分的调查和协商，确保合同条款的清晰和完整。采购订单的下达紧急订单常规订单预定订单根据采购合同和需求确认，下达采购订单。采购订单需要明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等，并发送给供应商。采购订单是供应商发货的依据，也是企业进行采购核算的重要凭证。货物接收与验收清点数量核对收到的货物数量与采购订单是否一致。检查质量检查收到的货物质量是否符合合同要求。记录信息详细记录收到的货物信息，包括数量、质量、规格等。货物接收与验收是确保采购质量的重要环节。需要严格按照采购订单和合同要求进行验收，并详细记录验收结果。如发现货物存在问题，应及时与供应商联系，进行退货或更换。发票审核与付款发票审核审核供应商提供的发票是否与采购订单和收货凭证一致，确保发票的真实性和准确性。发票是付款的重要依据，必须严格审核。付款根据审核后的发票，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款需要经过审批流程，确保资金的安全。采购核算的主要内容1成本归集将采购过程中发生的各项成本，如货款、运费、保险费等，归集到采购物品的成本中。2费用核算对采购过程中发生的各项费用，如差旅费、办公费等，进行核算和分配。3折扣处理对供应商提供的采购折扣进行处理，降低采购成本。采购成本的归集与分配直接成本直接计入采购物品成本的费用，如货款、运费、保险费等。间接成本不能直接计入采购物品成本的费用，如采购部门的工资、办公费等，需要进行分摊。分摊方法常用的分摊方法包括按采购金额、采购数量等进行分摊。选择合适的分摊方法，确保成本分摊的合理性。采购费用的核算差旅费采购人员因采购活动发生的差旅费用，需要进行审核和报销。办公费采购部门日常办公发生的费用，需要进行核算和分摊。通讯费采购人员因采购活动发生的通讯费用，需要进行审核和报销。采购折扣和退回的处理1折扣处理供应商提供的采购折扣可以直接冲减采购成本，降低采购费用。折扣需要在发票上明确注明。2退货处理如因质量问题需要退货，需要与供应商协商退货事宜，并进行相应的会计处理。退货需要取得供应商的退货确认单。3冲减成本退货后，需要冲减相应的采购成本，确保会计记录的准确性。冲减成本需要在会计凭证上注明。采购付款的核算付款依据付款的依据是审核后的发票和采购合同。必须确保发票和合同的一致性。付款方式常用的付款方式包括银行转账、支票、电汇等。选择合适的付款方式，确保资金的安全。付款记录付款后，需要详细记录付款信息，包括付款金额、付款时间、付款方式等。付款记录需要在会计账簿上注明。材料成本差异的分析标准成本预先设定的材料成本，作为成本控制的基准。1实际成本实际发生的材料成本，需要与标准成本进行比较。2差异分析分析实际成本与标准成本之间的差异，找出差异的原因，并采取相应的措施进行改进。3采购核算的方法1个别计价法对每批采购的材料进行单独计价，适用于价值高、品种少的材料。2先进先出法假设先采购的材料先发出，适用于保质期短、易变质的材料。3移动加权平均法每次采购后，重新计算材料的加权平均成本，适用于品种多、价值低的材料。选择合适的采购核算方法，可以提高采购核算的准确性和效率。企业需要根据自身的实际情况，选择最合适的核算方法。实际成本法1定义按照实际发生的采购成本进行核算的方法。2优点核算结果真实可靠，便于理解和操作。3缺点核算工作量大，不便于成本控制。实际成本法适用于采购批次少、单价波动大的材料。企业需要根据自身的实际情况，选择最合适的核算方法。标准成本法标准成本实际成本预先设定材料的标准成本，然后将实际成本与标准成本进行比较，分析差异的原因。标准成本法可以用于成本控制和绩效评估。计划成本法计划制定预先制定材料的计划成本，作为采购的指导价。成本比较将实际采购成本与计划成本进行比较，分析差异的原因。原因分析分析差异的原因，并采取相应的措施进行改进。计划成本法可以用于控制采购成本，提高采购效率。企业需要根据自身的实际情况，选择最合适的核算方法。移动加权平均法计算方法每次采购后，将原有库存材料的成本与新采购材料的成本进行加权平均，计算出新的平均成本。新的平均成本作为下次发货的成本。优点核算方法简单，能够反映市场价格的波动。先进先出法1假设假设先采购的材料先发出，后采购的材料后发出。2优点核算结果符合实际情况，适用于保质期短、易变质的材料。3缺点核算工作量大，不便于成本控制。个别计价法适用范围适用于价值高、品种少的材料，如贵金属、珠宝等。核算方法对每批采购的材料进行单独计价，按照实际成本进行核算。优点核算结果真实可靠，便于理解和操作。采购核算的基础工作原始凭证收集和整理采购过程中的原始凭证，如采购订单、收货凭证、发票等。记账凭证根据原始凭证，填制记账凭证，作为会计核算的依据。会计账簿设置会计账簿，记录采购过程中的各项经济活动。原始凭证的收集与整理1采购订单记录采购物品的名称、规格、数量、价格等。2收货凭证记录收到的货物数量和质量。3发票记录采购物品的价格和税费。记账凭证的填制填写要素记账凭证需要填写凭证日期、凭证编号、会计科目、摘要、借方金额、贷方金额等。审核记账凭证需要经过审核，确保其真实性和准确性。保管记账凭证需要妥善保管，作为会计核算的依据。会计科目的设置材料采购设置“材料采购”科目，记录采购材料的成本。1应付账款设置“应付账款”科目，记录应付给供应商的货款。2银行存款设置“银行存款”科目，记录支付给供应商的货款。3会计账簿的登记1总账总账是会计核算的核心，记录企业所有的经济业务。2明细账明细账是对总账科目的细分，记录每一笔经济业务的详细信息。3日记账日记账是按照时间顺序记录经济业务的账簿。会计账簿的登记需要按照会计制度的规定进行，确保会计信息的真实性和准确性。会计账簿是企业进行财务管理的重要工具。采购核算的流程1制定计划制定采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等。2选择供应商选择合适的供应商，并签订采购合同。3下达订单下达采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等。采购核算的流程需要严格按照会计制度的规定进行，确保会计信息的真实性和准确性。采购核算是企业进行财务管理的重要工具。制定采购计划原材料设备办公用品根据生产计划和库存情况，制定采购计划。采购计划需要明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等，并经过审批流程。选择供应商并签订合同资质审核审核供应商的资质，确保其合法合规。价格比较比较不同供应商的价格，选择性价比最高的供应商。合同签订与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。选择合适的供应商是采购成功的关键。需要综合考虑价格、质量、资质等因素，并建立供应商评估体系，定期进行评估和调整。下达采购订单订单信息采购订单需要明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等。发送供应商将采购订单发送给供应商，作为供应商发货的依据。货物入库验收1数量核对核对收到的货物数量与采购订单是否一致。2质量检验检查收到的货物质量是否符合合同要求。3记录入库将验收合格的货物登记入库。财务付款发票审核审核供应商提供的发票是否与采购订单和收货凭证一致。付款申请填写付款申请单，提交财务部门审核。付款财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。采购核算中的风险控制合同风险合同条款不明确、违约责任不明确等。供应商风险供应商资质不合格、信誉不佳等。质量风险采购物品质量不合格等。采购合同风险1条款缺失合同中缺少关键条款，如质量标准、交货时间、付款方式等。2条款模糊合同条款表述模糊，容易产生歧义。3违约责任合同中未明确违约责任，导致违约行为难以追究。供应商风险资质不符供应商资质不符合要求，存在经营风险。信誉不佳供应商信誉不佳，存在违约风险。财务状况供应商财务状况不稳定，存在破产风险。质量风险标准不符采购物品质量不符合合同约定的标准。1检验疏忽验收环节未能及时发现质量问题。2存储不当存储过程中导致物品质量下降。3价格风险1市场波动市场价格波动导致采购成本上升。2议价能力企业议价能力不足，采购价格偏高。3信息不对称企业缺乏市场信息，无法掌握合理价格。价格风险是采购过程中常见的风险之一。企业需要加强市场调研，提高议价能力，并建立价格预警机制，及时应对市场价格波动。舞弊风险1虚报需求采购人员虚报采购需求，套取资金。2串通供应商采购人员与供应商串通，抬高采购价格。3收受回扣采购人员收受供应商的回扣。舞弊风险是采购过程中需要重点防范的风险。企业需要建立完善的内部控制制度，加强监督和审计，确保采购活动的廉洁合规。采购核算的内部控制建立完善的内部控制制度，可以有效防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动的合规性。内部控制制度包括授权审批制度、岗位分离制度、记录控制制度、实物控制制度和绩效考核制度等。授权审批制度明确权限明确不同岗位的采购权限，防止越权采购。审批流程建立完善的审批流程，确保采购活动的合理性和必要性。监督审计加强监督和审计，防止舞弊行为的发生。授权审批制度是内部控制的重要组成部分。企业需要根据自身的实际情况，建立完善的授权审批制度，确保采购活动的合规性。岗位分离制度职责分离将采购过程中的不同职责进行分离，防止一人独揽大权，滋生腐败。互相制约不同岗位之间互相制约，确保采购活动的公正性和透明性。记录控制制度1完整记录记录采购过程中的所有环节，包括采购订单、收货凭证、发票等。2真实准确确保记录的真实性和准确性，防止虚假记录的发生。3妥善保管妥善保管记录，防止丢失或篡改。实物控制制度入库管理对入库货物进行清点和验收，确保货物数量和质量与采购订单一致。存储管理对货物进行妥善存储，防止损坏或丢失。出库管理对出库货物进行登记和核对，确保货物安全出库。绩效考核制度KPI设定设定合理的绩效考核指标，如采购成本降低率、供应商准时交货率等。定期考核定期对采购人员进行绩效考核，评估其工作表现。奖惩措施根据考核结果，给予相应的奖励或惩罚，激励采购人员努力工作。采购核算的案例分析1原材料采购分析原材料采购的核算流程和方法。2固定资产采购分析固定资产采购的核算流程和方法。3服务采购分析服务采购的核算流程和方法。案例一：原材料采购的核算采购订单某企业采购一批原材料，采购订单上注明原材料的名称、规格、数量、价格等。收货企业收到原材料，并进行验收，确认原材料的数量和质量与采购订单一致。付款企业收到供应商的发票，并审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。案例二：固定资产采购的核算审批企业提出固定资产采购申请，经过审批流程后，批准采购。1招标企业进行招标，选择合适的供应商。2安装供应商将固定资产安装到位，并进行调试。3案例三：服务采购的核算1需求确认企业明确需要采购的服务内容和标准。2选择选择合适的服务供应商，并签订服务合同。3验收对服务进行验收，确认服务质量符合合同要求。服务采购的核算与货物采购的核算有所不同。企业需要关注服务质量的验收，以及服务成本的归集与分配。采购核算的审计1内部审计企业内部审计部门对采购核算进行审计。2外部审计会计师事务所对企业的财务报表进行审计，其中包括采购核算。3合规性审计的目的是检查采购核算是否符合会计制度的规定。采购核算的审计是确保采购活动合规性的重要手段。通过审计，可以及时发现采购过程中存在的问题，并采取相应的措施进行改进。内部审计合同合规性价格合理性流程规范性