合同与信息管理方案

合同与信息管理方案依据招标文件和本工程监理大纲监理总控制计划与措施的要求，结合本工程的特点、重点和难点，经对不同监理阶段的施工内容、项目组成以及影响工程进度、质量、投资控制的各种因素的认真分析和研究，特制定本方案，并通过动态控制、组织协调进行合同与信息管理，力求使工程项目总目标得以按期实现。1合同管理做为一项重要工作内容，工程合同管理是本监理单位在本工程实施进程中进行工程进度、质量和投资三大控制的重要依据。为能通过合同管理，实现工程项目“三大控制”的任务要求，维护建设主体各方的合法权益，切实履行各自的义务和责任，本监理单位将从商签合同文件、执行、修改补充、索赔等四个方面进行合同管理。1.1合同文件的形成1.监理人员要熟悉并掌握委托监理合同、施工合同、各种原材料、构配件、设备的供货合同及招标、投标文件等合同条款，依据合同约定对工程进度、质量、投资以及原材料、构配件、设备的规格、品种、质量、供货时间等实施控制。2.监理工程师要认真研究合同文件及其他有关文件，对合同中存在的矛盾和问题，及时向建设单位反映，以求明确，尽量避免纠纷。3.按照合同规定，编写监理细则，明确建设单位、施工单位及监理工程师的职责、权限和义务。4.监理工程师对不合理的设计内容，有责任提出变更建议，但最终应执行设计规定。任何形式的设计变更，必须以书面的设计变更单或技术核定单等为依据。1.2合同执行1.合同当事人应严格执行合同，切实履行合同规定的各自的职责与义务，取得相应的合法权益；2.监理工程师要注意检查施工单位的技术与管理人员的构成、水平和数量是否符合合同要求；对施工单位不称职的玩忽职守的主要技术和管理人员，监理工程师有权建议更换；3.监理工程师对施工单位进场的主要机械设备的数量、规格、性能等，应按合同要求进行监督、检查。由于机械设备的原因而影响工程的进度和质量，监理工程师应发出限期更换指令，或停止签发工程计量证书；4.无论何种情况，当监理工程师认为必须暂停工程施工时，应确定各方的责任，并据此发出工程暂停令。停工指令下达前，应取得建设单位的同意；5.监理工程师有责任促使建设单位及时完成合同规定的责任事项和有关承诺。1.3合同修改和补充1.任何形式的合同修改变更或补充，必须经双方当事人协商一致，并签订书面补充协议，并抄送给监理工程师作为监理依据。2.对施工单位提出的工期延长或费用索赔，监理工程师必须认真调查核实，提出监理处理建议，并组织双方协商解决。3.如果由于施工单位违约或其它自身原因而使他无法履行合同中的部分责任或全部责任，监理工程师经认真审核后与建设单位协商，以便作出解除合同的建议。1.4索赔控制 1.合同索赔主要包括工期索赔和费用索赔。2.监理工程师应在发生索赔事件时，施工单位应向监理工程师提交书面的索赔报告，明确索赔名称、依据的合同条文、索赔费用以及索赔事件发生的详细证明和事实；3.本监理单位在接到索赔书面报告后，将从以下几个方面审查：施工单位提交的索赔申请资料的真实性和完备性；索赔的合同依据；索赔的理由正确性和充分性；索赔价款计算和方法的准确性。4.索赔事件往往会对工程的顺利开展产生不利的影响，本监理单位在工程实施中将加强合同管理的跟踪检查，及时提醒和督促合同双方按已定合同的有关条款尽到自己的职责和义务，尽量减少合同索赔事件的发生，合同索赔监理的工作流程如图1.4.1所示。索赔小组索赔事件索赔小组索赔事件索赔理由分析寻找索赔理由索赔理由分析寻找索赔理由索赔理由评价索赔理由评价工期延长计算 提出索赔要求工期延长计算 提出索赔要求费用成本计算索赔证据费用成本计算索赔证据各种证据收集各种证据收集提交索赔文件提交索赔文件成功谈判、协商谈判、协商中间人调解不成功成功中间人调解仲裁、诉讼不成功仲裁、诉讼索赔结束索赔结束图1.4.1合同索赔监理的工作流程图2.信息管理在本工程施工过程中，本监理单位及时掌握准确完整的信息，并加以分析、整理、储存、检索和应用。为能实施最优控制，正确决策，并妥善协调好项目建设各方之间的关系，本监理单位将在四个方面加强信息管理。信息管理是指对信息资料的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总和。及时掌握准确、完整的信息是本监理单位实施监督管理,进行工程进度、质量、投资控制和科学管理的基础。2.1信息的收集收集原始数据是信息管理的重要基础工作，通过建立完善的信息收集制度，保证原始数据的全面性、及时性、可靠性。本监理单位在工程实施过程中主要进行建设前期信息、施工过程信息和工程竣工阶段信息等三个方面的资料收集工作，详见表8所列。工程建设各阶段信息收集的主要内容表8阶段信息收集整理的主要内容建设前期立项文件，规划许可证，用地许可证，施工许可证，地质、水文勘探委托书，地质、水文勘探报告，设计招投标文件，设计方案评审文件，设计中标通知，委托设计合同，设计文件（含图纸），设计审查批准书，工程设计概算书，设计概算审核文件，监理招投标文件，监理中标通知书，委托监理合同，施工招投标文件，施工中标通知书，施工合同及协议书，施工图预算或综合单价，监理规划、监理实施细则，工程质量监督申报文件，施工安全及环保申报文书等施工阶段开工申请报告及批复，图纸会审、设计交底、技术交底记录，工程质量检验与评定文件，工程进度报表及文件，工程计量、签证及支付文件，安全与文明施工文件，来往函件及文书、会议纪要竣工验收阶段工程竣工资料及竣工图，工程施工总结，工程竣工结算，工程竣工报告，监理档案资料、监理预验收报告、工程监理总结，重大工程质量事故处理报告，工程竣工验收报告，规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件，工程质量保修书，工程竣工验收备案表，工程竣工验收鉴定书、工程竣工质量等级核定证书2.2信息的加工、整理和组成对收集来的信息进行加工整理，并对施工过程中出现的各种问题进行处理。通过分析、概括并形成辅助决策的信息。1．依据进度控制信息，对工程进度状况提出意见；2．依据质量控制信息，对工程质量情况提出意见；3．依据投资控制信息，对工程结算情况提出意见；4．依据合同管理信息，对索赔提出处理意见。2.3信息的传递和运用1．无论是文字资料还是计算机存储器中的信息，均应作好编目分类，便于检索；2．信息资源共享，利用报表、图表、文字、电讯、会议等各种形式，使信息在建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和有关主管部门传递，形成信息流；3．运用计算机进行进度控制、质量控制、投资控制和合同管理，向建设单位提供项目管理信息服务，定期提供监理报表。2.4文档管理工程建设中形成的各类文件，包括前期文件资料、施工过程中文件资料、竣工验收文件资料等，按其特征、相互联系和保存价值分类整理、组卷，保证归档文件齐全、完整。3计算机辅助管理根据本工程工期的特点和监理工作任务、内容和要求，本监理单位将在该项目监理过程中采用计算机进行合同和信息的辅助管理，以提高监理工作效率、质量和水平。1．计算机辅助进度控制：主要利用计算机进行网络计划和横道图绘制、比较和分析等。2．计算机辅助造价控制：利用计算机进行工程量计算、主要材料分析及结算审核，以及编制工程月报等。3．计算机辅助质量控制：利用计算机进行目标设置，建立单位与工序质量验收和评定台帐，以及砂浆、砼强度等数据库。4针对本工程合同与信息管理的监理对策4.1合同和信息管理目的合同管理的目的是使参与本项目建设的各方能够严格按照合同要求履行各自的权利和义务。信息管理的目的是为工程管理提供决策参考依据，同时如实记录南京市快速内环西线南延工程进度、质量和投资控制的全部过程并形成档案资料。4.2合同和信息管理依据1．南京市快速内环西线南延工程施工承包和委托监理合同协议书；2．南京市快速内环西线南延施工及监理招标文件；3．南京市快速内环西线南延工程各种投标单位的投标文件；4．《合同法》；5．各种类型的会议纪要文件；6．南京建设项目投资管理有限公司下发的信函通知、指令等文件；7．《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规案》建设部门（2000）142号；8．《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001；9．南京市政公用工程质量安全监督站2003年颁发的蓝皮书《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》；10．建设厅2003年7月颁发的《建设工程施工阶段监理现场用表》。4.3本工程资料整理与存放1．本工程资料整理主要内容（1）办公室内布置（2）监理各种文件要分门别类，便于检索且与工程同步；（3）委托监理合同、施工承包合同及专业分包合同；（4）设计文件（地勘报告、图纸）及设计交底和工程变更资料；（5）监理规划及各阶段各专业的监理实施细则；（6）专业分包商资信资料和审核资料；（7）施工组织设计审核（含单位工程总设计及专项工程施工组织设计）；（8）施工项目部管理人员及特殊工种的作业人员情况审查资料。（9）材料、构配件进场审核资料；（10）工程原始坐标点、水准点及施工测量的资料；（11）开工申请表的签署；（12）工序质量报验资料及平行检验资料；（13）监理日记（旁站、巡视资料）；（14）工程量计量及工程款支付资料；（15）工程质量、进度及投资的分析及对存在问题的处理资料（监理月报等）；（16）砼浇灌申请单的审批资料；（17）会议纪要；（18）监理控制文件，如监理工程师联系单、监理工程师通知单等；（19）工序质量验收资料；（20）工程部位质量验收资料；（21）质量事故处理文件；（22）单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查资料；（23）监理工程质量评估报告；（24）监理工作总结；（25）竣工结算审核意见资料。2．部分重要条文说明（1，2，8，13，16）（1）办公室的布置，主要内容包括：办公室有明显标识、布置要整洁、文明；内部墙面上应有“守法、诚信、公正、科学”八个大字；本所质量方针和目标以及本项目中的分解目标；主要人员岗位职责、现场监理机构框图；晴雨表；形象进度表；主要工作流程图；进入施工现场要佩胸牌、戴安全帽等。（2）本条为资料管理的基本要求，本项目部要按需要准备足够数量的办公用品，如文件柜、资料夹、个人工作手册、纸、笔等，做好信息管理的硬件设施，具体要求如下：1）信息资料分类明确，需要时能及时找到。2）《施工阶段监理现场用表》的编号，按如下方式：“—”号前填写所报验选项的数码代号；“—”号后填写该选项报验次数的自然序号，一般为2位数。当报验内容不在列出的选项中时，可在预留的“□”内自行添加，数码代号顺延。如工程开工后第3个月的进度计划申报表的编号应该为：A2.12—033）来文登记LW—□1.工程开工申请表；□2.工程进度计划申报表；□3.延长工期报审表；□4.施工组织设计方案申报表；□5.材料、设备进场使用报验单；□6.工序质量报验单；□7.分包单位资格报审表；□8.施工测量报验单；□9.砼浇筑报审表；□工程计量报审表；□11.工序质量报验单(通用)；□12.工程费用索赔报审表；□13.工程支付申请表；□14.监理工程师通知回复单；□15.承包单位通用申报表；□16.建设单位工程通知单；□17.质监站质监记录；□18.工程复工报审表；□19.工程竣工报验单如：第11份施工测量报验单编号应为：LW8-114）发文登记FW—□1.监理规划及细则；□2.监理月报；□3.会议纪要；□4.监理工程师联系单；□5.监理工程师通知单；□6.监理工程师备忘录；□7.工程款支付证书；□8.工程质量评估报告；□9.工程暂停令；□监理工程总结编号方法同上。（3）施工项目部管理人员及特殊工种作业人员情况一览表可以使用本文合同与信息附表一、合同与信息附表二，相关证件作为附件。（4）监理日记是实际记录监理工作的原始凭证应详细记录。1）监理日记由总监安排记录人。重要问题应事先向总监请示与汇报，总监每日阅签后由专人妥善保管。项目竣工后根据档案管理有关规定，监理日记要进入档案短期保存。2）监理日记中所有记录的问题都必须予以闭合。3）施工内容及进度一栏也可以使用横道图等多种方式一目了然地给出。4）监理工作情况一栏中括号内的内容需及时留有书面记录。具体填写要求详见合同与信息附表三（5）砼浇灌申请表是砼结构的最重要的一张工序质量控制表，所以被单独列出来，必须严格执行，签署时具备条件为：1）土建工序质量通过验收；2）安装工序质量通过验收；3）体积较大或结构复杂的部位要提交方案报审表；4）工程所用砼配合比已经见证取样确定或是商品砼厂家提供；5）现浇砼现场已经准备了足够连续使用的地材和可靠的计量设备；6）砼试块制作计划和人员已经落实到位；7）模板支撑系统、模板尺寸均通过了现场验收和评定；8）浇砼前还要验收原钢筋验收合格的工程是否被水电安装人员割断或移位。做好协调工作。9）砼振捣、摊铺人员安排到位，有备用设备及应急措施。10）冬季施工时抗冻保温措施已落实到位。11）雨季施工时，防雨措施已落实到位。注意点：A．浇捣砼要安排旁站监理并填写旁站纪录。旁站记录填写要求详见附表四B．当作业面较大时，可以划分施工段，某一段具备浇砼的条件时，可以先浇该段，但必须经过总监理工程师批准。C．现浇梁、板一般不留施工缝，一定要留时，总体原则是留在次要受力部位或弯矩较小区域。。D．有后浇带时，必须有相关的施工方案。E．未经总监同意擅自开工的视为严重违反程序，一律发工程暂停令，总监将在第一次工地会议上明确该原则。时限：总监要在2小时之内给出监理意见。3．资料整理与存放综述资料管理的内容，根据本工程特点，拟使用15个文件盒，各盒的名称及内容（括号内）如下：（1）收发文件（19类收文、10类发文），按3个标段分盒；（2）合同文件（委托监理合同、承包合同及专业分包合同）；（3）设计文件（地勘报告、设计交底、工程变更等）；（4）规划细则（规划、细则及监理单位资质、人员上岗证件）；（5）分包资料（分配商资信审核资料、分包项目施工方案等），按3个标段分盒；（6）开工资料（申请表、施工组织设计审批、总包人员资质、上岗证书等），按3个标段分盒；（7）工程测量（原始坐标、高程点及施工放样资料），按3个标段分盒；（8）材料、构配件（材料统计、见证情况统计表、质保资料及监理审核资料），按3个标段分盒；（9）工序报验（工序报验单、砼浇灌清单），按3个标段分盒；（10）监理单位抽检资料，按3个标段分盒；（11）进度资料（月、周进度报表、监理总进度计划控制表、监理审核意见、工期延期文件等），按3个标段分盒；（12）投资文件（工程量计量、工程款支付证书、竣工结算证书等），按3个标段分盒；（13）控制文件（监理工程师联系单、通知单、工程暂停令和备忘录），按3个标段分盒；（14）会议纪要（第一次工地会议、周例会、专题会议），按3个标段或分类分盒；（15）监理月报（16）验收文件（工程部位质量验收、单位工程验收、监理质量评估报告、项目实施阶段概况台帐、观感质量、监理工程总结等），按3个标段分盒。4.4本工程信息管理的制度1．针对南京市快速内环西线南延的管理特点，本监理单位在正常月报的前提下，拟增加日常性周报，在周报里同样对工程的进展情况及存在的问题提出监理建议，必要情况下可以向建设方提供日报以加速信息的传递和交流，从而为工程决策的科学化提供准确及时的信息资料。2．针对工程中发生的突发性事件或专题性事件。本单位也将根据工程相关方面的需要，及时收集﹑整理信息资料，并在适当的期限内（突发性事件2天，专题性1天）上报业主及相关单位。4.5本工程合同管理的监理内容和重点1．合同文件的收集（1）本工程所有招投标文件﹑协议书﹑中标通知书等；（2）本工程合同标准文件及专用条件；（3）设计文件，如果工程地质详勘报告，设计图纸及图纸会审纪录和设计变更文件；（4）本工程的施工组织设计文件；工序报验资料及部位质量验收和单位工程验收文件；（5）南京建设工程项目投资管理有限公司下发的信函﹑通知指令等文件；（6）本工程设计文件适用的图集，规范﹑规程等技术文件；（7）各种类型的会议纪要文件；2．合同管理内容（1）本工程的施工负责人和南京建设工程项目投资管理有限公司的合同管理人员进行合同法律知识的宣传，提高相关人员的合同法制意识。（2）仔细学习﹑研究本工程的合同协议书的内容，找出合同中存在的不完善或者是容易引起纠纷索赔的地方，及时做好预控工作。（3）跟踪合同履行情况，及时指出违约行为，及时采取合同措施完成建设任务；如各标段的承包商，不管是谁，当进度延误超过10天时，监理将向该承包商发出加快进度的书面通知，而承包商要在3天之内书面提出保证进度的措施，经过业主﹑监理和承包商共同评估，如果该施工单位不能保证总工期要求的，由项目公司向该承包商企业发函，在函发3日内，由项目公司召集承包商企业负责人和项目经理﹑本单位总监一起研究赶工问题，当这些措施不能见效时，应按合同有关条款，调整该承包商的合同工程量。如划出一联或二联交给信誉﹑能力好的承包商施工，保证建设任务完成不受影响。（4）对各承包商的合同履行情况进行统计分析，找出违约频率较多的项目进行分析研究，为合同管理积累更多的经验，以便在下次合同签订前可以为业主提供针对性较强的协议条款。（5）本单位中标后将会按《招投标法》及《合同法》的要求提醒业主在合同签订后应及时送交合同管理机关备案，需要批准生效的合同，应在规定的时间内完成批准。（6）公正、独立地处理索赔事件。3．本工程合同管理的重点（1）当实际地质条件与原地勘报告差异较大时,容易引起合同变更;（2）甲供材料和“甲控乙供材料”的管理,材料上下人工费用,材料供应保证等易引起纠纷,″甲控乙供材"主要是由乙方提供相应供应商,由甲方根据同期材料市场行情和监理方的建议认定供货价格,允许小范围活动,对这类材料的管理更要注意程序,严格按合同协议履行.（3）购货合同的管理如本工程中商品砼的供应,由于商品砼是成品供应,承包商无法直接控制质量,因此建议反映商品砼强度的试压块由商品砼供应商现场制作,便于责任认定,这一条应在购货合同中明确,同样沥青砼﹑钢筋﹑钢绞线﹑波纹管﹑锚具等合同前务必要进行准确规定,不能有歧义.（4）土石方工程的签证管理承包商对土方工程的的签证的申报必须严格控制时效，即事件发生完到签证申报的时间控制在14天以内，否则视为自动放弃。施工项目部管理人员情况一览表工程名称：岗位姓名上岗证项目经理项目技术负责人施工员质检员安全员材料员试验员监理意见：总监理工程师：合同和信息管理附表二施工作业人员情况一览表工程名称：岗位姓名上岗证号备注电工架子工电焊工砼搅拌机操作工施工电梯操作工钢筋工监理意见：