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文档简介

华软云酒店管理系统操作手册

华软云酒店管理系统

广州易华软件科技有限公司

二0一二年六月二十八日

目录

第一章、系统介绍

1、系统说明

2、功能介绍

第二章、操作说明

1、登陆系统

2、退出系统

3、预订系统

4、接待系统

5、收银系统

6、查核系统

7、应收账系统

8、管家系统

9、客历系统

10、合约系统

11、报表系统

12、查找系统

13、事务系统

14、系统设置

15、经理图表

第一章、系统介绍

一、操作说明

我公司是•家专业从事酒店管理系统开发的公司,从1992年开始开发与销售自己的酒店管理系统,早

期的DOS版系统开发是在•家五星级酒店中实地进行的,并在其他酒店得以应用与不断完善,其功能全血、有

坦,在国内拥有•百多家用户,为顺应市场的变化,从98年开始,在DOS系统经验的基础上,开始开发WINDOWS

平台的系统,并于2001年初推出第•套全WINDOWS版星级酒店管理系统,然后在多家酒店实地应用,版本已多

次升级。

2、东就特支

。我们的开发与设计人员本身就芍多年外资酒店工作经验,熟悉国际酒店实际运作与工作惯例,开发E勺

WINDOWS版酒店电脑管理系统,在功能上完全符合国际化酒店管理的需要。

。系统的前后端皆使用Mircosofl公司的开发工具,前端为VS开发语言,其控件丰富,后端使用SQLSERVER

数据库系统,使数据更加安全可靠,易于保护。

o充分汲取五星级酒店的管理经验,系统设计面向酒店业务流程。整体性能好、系统稳固。特别在操作具

有操作合理、简洁的特点。比如在动态房间状况表匕及时占用率显示,并能够直接选择净房卖房。填

写客单时能够方便查询客人的客历档案、合约资料,提供自动选房功能。

o房间动态可售情况表结合售房预测功能,为酒店每一天的房间预订提供准确、及时的数据,帮助订房员

合理掌握散客与团队的订房比例,提尚酒店的平均房租。在售房与动态房间状况表中,图示出当口与未

来三十天内每间房的预订与占用情况,保证用房的合理性。

。能够在同一界面卜处理散客、团队与特殊公司的帐务,支持现金、支票、信用卡、街帐、应收挂帐等多

种付款方式。同一笔帐务支持多币种结算。

。特别设计的联房功能。系统支持任意帐号之间的任意帐务的转帐功能,特别为提高前台收银处的效率,

设计了连接多间散房的联房功能,使相联房间之间的转帐轻松自如。

o特殊的假口及周木倜租,住假明到来时,自动上调规定房价类的住客的房租:对合约单位更设置了平口、

周末、周口、假口的四种房价类别。

。同一客单包含内宾、外宾需要登记的全部信息,按需填写,方便了前台的接待的入住登记与客人查询工

作。

住店的客人享受酒店的短期贷款,能够在酒店绝大部分的营业场点签单,这将刺激客人的消费心理,增

加酒店的收入,记帐功能要紧加入酒店暂无联网消费场点住客消费、赔偿、日租、特别消费等全部类别的消费。

酒店管理者还M根据客人的情况锁住其帐号,以限制其消费。

收银系统的结帐乂与其它营业场点不一致,前台的结帐同意客人一帐多单,分期结帐、分类结帐等,系

统还特殊设计了万能分类的功能,能够满足客人的任何苛刻的要求。

退房功能将自动检测:A、客人的帐务余额为0:B、客人帐号下的帐项为空:C、保险箱锁匙已归还(如

曾借用),否则系统拒绝退房从而保证了酒店方面不受任何缺失另•方面也保证「客人也不受缺失(如余额为

负).

转帐功能也具有万能分类的功能,既不但能够把几个帐号的消费转入另一帐号也可把某一帐号特定时期

内特定几类消费转入另一帐号,转帐帐项将留下记号同时留F记录以方便杳核人员核对。

对团体结帐与对其它客人结帐相同,而团体退房则使用全自动方式,不必一一地输入房号,假如系统检

测到某团的成员全部已退房,团主单也随即自动退出。

回.核:要紧功能包含:查帐、校验纠错、试算平衡、开户、应收帐、汇率设置查帐功能包含查总收入帐、

总消费帐等。其中总收入帐与总消费帐又可指定某一日与某一收银员的经手项目,大大方便了查核人员的工作。

系统保留了任何入住过客人的(根据硬磁碟的容量而决定,假如足够充足能够保留数年至数十年)全部资料,

因此能够方便查到某一客人某年某日的全部消费与承付。

校验纠错功能对查核人员来说会使用的非常“得心应手”。

开户功能能够为其他的营业场所与可签单的公司设置帐号,实现收银员对无房或者非团体的客人与部门进行帐

务处理。

回家:要紧是把前台的售房与管家部的备房信息关连起来,它包含:设置各类房态:净房、脏房、坏房及

取消坏房•、差异房等;拾物管理:客房消费记帐;动态新入住、新离店显示等。

能够在房态表上任意选择一间房或者多间房进行设置房态。

房间状态与住客查询方便了管家部管理人员掌握前台的第一手资料,而房间状态的设置则向前台提供了

售房根据,电脑网络线取代了电话传递,快速而准确。

客况查询将自动从前台住店客单中筛选出十五分钟以内入住的房间以方便管家部通知房间服务员做应

做的工作。

房间信息管理,包含房间基本信息、设备管理,维修管理等。

设…善…资料日厘自动查…它包含:客人—客人资修

改、设置黑名单、入住客人自动归入客历等。

手工输入客历是指尚未入住酒店但有可能将来入住的社会名流、政府要员,与通辑犯、社会流氓、某类女性等

(入黑名单),自动输入将把首次入住酒店的客人(如必要)的资料自动产生一个新的客历档案。

凡是在酒店有客历档案的住客,在退房时系统将自动在其档案中增加一客历记录,假如该客人"跑单"

其客历档案自动转入黑名单。当某客人入住时,可利用客历入住方式自动在客历系统中查询该客人的历史资料,

假如查到电脑物自动填入客人资料于客单中,无需客人填单。

回1~'合约:随着酒店业之间的竞争日异猛烈,酒店的市场销售越来越受到重视,与一些公司与单位签订住房合

约并给以适当的优惠以吸引更多的客源则是酒店经营者的一项重要销售工作方法。

凡是与酒店签约的单位,即可把其资料输入电脑,事后能够随时查询与修改,凡是该单位入住的人员,

在客单上可自动填入住的人员,在客单上可自动填入单位名称,其离店后,电脑自动将其入住天数记入其单位

资料内以便酒店管理者随时掌握该单位总的入住情况,以确定是否与其更加优惠的条件。

回1_1会员:为稳固酒店的客源市场,鼓励客人常来消费,酒店需要把这些客人进展为自己的会员,享受酒店给

予的优惠与奖励。同时能够吸引新的客人,因此会员制的建立是酒店经营者的一项重要销售工作方法。

凡是酒店的住客,都能够进展为酒店的会员,通过会员系统录入其资料,按照设定的规则,在客人入住

时填入会员卡号,系统就能够自动进行消费枳分,同时入住时也能够方便地查询积分,对符合积分条件的能够

进行积分兑奖。会员档案一旦建立后,能够随时查询该会员的消费与积分兑奖情况,以便酒店管理者随时掌握

全部会员的全面消费情况,以确定制定更好的销售奖励政策,进一步提高酒店的经营效益。

国收

:应收即指应收账务管理系统。关于在酒店月结消费的客人,建立应收帐号(=财务应收帐科目编号),

其消”通过收银系统,能够自动转挂到对应的应收帐目下,便于查询与结算。应收帐系统同时也提供了手动记

挂消费功能,能够进行帐务调整。

:配额管理系统。关于一些合约单位,其一段时间的用房数是一定,为了保证酒店的最合理配房,需

要对其用房进行数量上的精确操纵。在旺季按配额售房能够保证较好的平均租,在淡季能够加大配额量,提高

住历率。

:能够打印出与营业有关的各类数据,分下列几类:

接待处报表有客房占用分类表、房客姓名分类表、房客抵达分类表、房客离店统计表、房客国籍统计表、

客房转房改租表、客房取消统计表、预定未到统计表、客房房租分析表、客房特殊房价表、经营分析统计表、

日相统冲报告表、团体名单统计表、团体抵达分类表、团体离店分类表、团体主单报告表、住客户口申报表、

当前房间状况表、当前坏房报告表、合约销售报告表、销售预测分析表。

收银处报表有收入统计报告表、消费统计报告表、住客帐务报告表、跑单统计报告表、信用卡统计报表、

支票统计报告表、催帐统计报告表、转帐统计报告表、借贷总表。

其他报表。

回查找

:其功能是本系统中查询客单的最强大的功能,它对各类状态的客单进行查询及有关操作,真正表达

面向对象(客单)的处埋方式,能够对查到的客单进行诸如预沙入住、修改、取消、查帐等操作。

回务:处理包含续住、解锁、数据整理、日截、修改密码功能。续住功能能够实现对当日预期离店而未离

店的客单自动延期离店•天:解锁对在操作中因各类原因锁住而无他人使用的客单、团单或者公司单进行解锁,

以便他人能够正常使用:整理数据指根据当前客单、团单、坏房单等重新计算可售情况与房间状态:日截功能

是对系统在一个自然日内所有工作的总结束,日截过程包含自动产生每一房间的一天房租(加服务贽)、转移

己良店两天的客单至历史数据库、清除作废数据、生成经营统计表与收银借贷总农等。

日截每日务必做一次,且只能做一次,

:功能包含对旅行社组织的旅行团、销售部组织的会议团与散客自组团的预订与入住等各类事务:要

紧澄能有团体预订、团体修改、团体取消、团体入住、团体排房、排房取消、查看团房、散客入团、团员离团

等。

回:包含对系统基本参数如是否收服务费、收百分之几服务费等;另外还能够设置假期、锁房、国籍代

码、销售代表、客源码、记帐代码、收款代码、修改房价。

用户管理功能包含在此设置功能中;用户管理包含添加用户、修改、删除等,与密码设置与权限设置。

回经理

:是为酒店管理者进行经营分析而设置的,能够实时统计显示当前的经营情况,回顾查询显示往口的

经营情况与五年间的年或者月或者某年十二个月的住房率与营业收入,并设有图形显示,一目了然。

[al

।__1幼态房间状况表:是售房的重要工具,也是管理人员动态掌握熟悉当前酒店房间情况的必部可少的工具;

此表动态显示酒店全部的每间房是净房、脏房、坏房或者经理是否锁房、与管家部与前台接待之间是否有房间

状态差异等信息,并可显示每种房态在总房数中的比例。能够按房类、楼、层进行筛选显示。

房态表反映每间房的状态可达十多种,同时能够方便地显示住客的摘要信息、房间信息资料:对■每叵房

能够根据其状态执行相应的右键操作,如修改客单;其下端可伸缩的面版,显示了30天的状况,同时对住客能

够使用拖动滑鼠进行续住延期。

从房态表能够方便地切换到可售表。

I_|小态房间可售情况表:也走售房的重要工具,特别是对客人的订房起着重要的作用,它及时动态地反映出

当前每类房30天内的每一天中还有多少间房能够出售:更提供了从某天起30天内每类房每天的出售情况的功

能,强大的销售预测功能,能够准确预测任何时期的售房情况(能够细致到每一种房类与价类上)。提供的图

形显示,更加一目了然。可与时杳询统计配额的使用情况(购买了配额功能的)。

从可售表能够方便地切换到房杰表。

叵1天气报告功能:是为提供客人询问而设置的,它由通常由酒店的总机话务员输入,最多可反映一周的天气

情况,如气温、风力、紫外线系数等。

叵1世界时间功能:是为提供客人询问而设置的,它以北京时间为准,可与时查询到当前世界其他耍紧城市的

当地时间。

回i呆险箱功能:使前台收银处管理保险箱非常方便:能够根据具体情况设置或者取消保险箱的编号,方便处

理客人的借坯业务,假如客人借用了保险箱在退房前未归还,退房时系统将自动提示。

叵&用信息功能:是为提供客人询问而设置的,它由前台规定的人员输入有关的常用信息资料,供大家共享,

及时为客人的询问提供咨询服务。比如:航班、列车、长途汽车等时刻表,其他酒店与景点情况,政府机关与

公共机构的电话地址等信息,与内部营业场所营业时间、电话及内部所有电话等资料。

回―:能够在前™交换机之间实现自动功能,如:在客人入住或者离店时能够自动打

开或者关闭其入住房间的外线、批量设置团房的叫醒时间、设置房间的留言灯、或者其他交换机提供的PVS功

能。是否能够实现,要看酒店的电话交换机是否提供了相应的功能与技术支持。

叵lij锁接口功能:通常的酒店都使月ic卡门锁,其好处是显然的。接待员能够在自己工作的电脑上完成客

人入住的全部程序:派房、办理入住登记、制钥匙等而不用更换电脑、甚至在客人多时排队等候制卡。收银电

脑配置IC卡读写设备,能够实现酒店内的一卡通服务。

%功能有两个作用:_统,如要离开™:_时退出,即

换更,以便离开或者让他人使用电脑,避免自己的代码被他人使用。

第二章、操作说明

一、登陆系统

酒店前台管理系统使用授权密码进入方式。

运行酒店管理系统的方法有如下;

1)双击桌面上的“酒店管理系统”图标

2)点击桌面上的“酒店管理系统”图标后,按回车键[Enter]

3)点击桌面任务栏上的“开始”按钮->“程序”->“酒店管理系统”

注:桌面上的“酒店管理系统”图标通常为启动服务器端的执行程序的快捷方式。

连接数据库服务器

系统提供连接数据库服务器对话窗,能够方便地解决数据库的连接问题。运行酒店前台管理系统,立即

进入连接数据库服务器对话窗,显示如卜.:

□下次不再显示□服务停止则启动

对话窗说明:

1)选择框[□不显示对话框(\)]的作用:当勾选此选项,则在第一次正确连接后,卜次运行酒店前台管

理系统时,系统不再显示此连接窗;否则每次都会显示此连接窗,但对话窗中的输入框的内容会自动显示为上

次连接输入的信息:

2)选择框[□假如服务停止则启动(T)]只适用于数据库安装在本机的单机运行环境;

3)[导入(I)]、[导出(E)]功能是只适用于数据库安装在本机的单机运行环境,其操作非常简单,依照

全1111的操作提示即可顺利完成=

操作步骤:

1)按照对话窗的显示,输入(或者点击服务器名称文本框右则的按钮查找选择服务器)服务器名称、

连接数据库的授权用户名与密码、主数据库名与备份数据库名,勾选[□不显示对话框],也可不勾选。

2)点击[确定(0)]按钮,系统立即进行自动连接。假如输入有任何的错误,都不能正确连接,系统会

给出相应提示;

假如输入正确,系统首先开始连接服务器,进行系统连接初始化,提示窗体如下图:

假如连接数据库服务器成功,提示如下,并立即显示进入酒店前台管理系统的登录系统提示窗。

假如系统没有注册,系统会提示,并请求注册。参见“注册”操作说明。

假如不能正确连接到数据库服务器,提示如下:

登录系统:

1)启动初始化系统后,直接弹出''输入密码"窗口。假如初始化系统失败,系统会给出提示信息。如今

应联系你的系统管理员来检查电脑、网络连接、ODBC配置等。

2)系统已开始使用,执行了“换更”操作后要重新进入系统,能够有两种方式:

<1>按快捷键:CTRL+F4,弹出“登录”窗口。

<2>用鼠标点击系统的菜单栏上的“业务⑻”项出现下拉菜单,点击“换更登录CTRL+F4”菜单,弹

出“登录”窗口。

用户务必输入自己的用户名与密码(口令),输入的名字不分大小写,输入的密码区分大小写:输入住户

名I]密码后点击“确定”,假如输入正确,立即进入系统,否则系统提示名字或者密码错误,要求重新输入。

显示如下

正确进入系统,系统主界面显示如下:

二、退出系统

退出系统的方法:

D在“主菜单”窗体上,点击工具栏上回按钮。系统弹出提示窗体如下:

*点击(1是(Y”]按钮,退出系统,回到WINDOWS桌面。

*点击谓否@|]按钮,系统关闭所有已打开的窗体,回到系统主窗体。这是其他人能够使用自己的密码

进入系统。

*点击[取消]按钮,关闭提示窗体。

2)点击主窗体的关闭窗体按钮回或者点菜单"业务关闭系统",系统弹出提示窗体如下:

*点击[]是(Y)]按钮,退出系统,回到WINDOWS桌面。

*点击口否@)|]按钮,关闭该提示窗体。

三、预订系统

1、客人预订

客人预订也称之散客预订

进入预订系统后,点击右部竖式菜单上的[客人预订]菜单条,系统弹出新的散客预订窗体,如下图示:

衿屣

在散客预订中,能够:

1)直接输入客人的资料填写预订客单;

2)查找客历费料来填写预订客单;

3)查找合约资料来填写预订客单:

4)查找已存在的客单复制后粘贴填入预订客单;

在通过电话、传真、E-MAIL或者面对到来的客人进行预订确认前.我们需要明白,在客人要求的时间

段内,酒店是否有房间能够预订。因此首先点击〔自动排房〕按钮,进入自动排房系统。当然,假如明白某房类

或者房间能够预订出售,能够直接输入房类或者房号,而不必进入自动派房功能或者查看房间状况表或者可售

情况表。

预订单分两类,一是房类预订单,二是房间预订单。

进入自动派房后,系统首先显示按房类排列的当口起一个月内的、每口可售情况表,能够非常方便地明

白某时间段内,某类房是否有房可卖,然后按[ESC]键或者点击[结束返回]按钮退出“自动派房”窗体界面,回

到预订功能继续填写新预订单。在自动派房的房类表单中,用鼠标双击某房类,会立即列出此类房的全部房间,

双击选定的房号,系统退出“自动派房”窗体界面,回到预订功能继续填写新预订单,如今新预订单中的房号

被自动填入。自动排房功能的操作请参照其说明部分。

务必填写的部分:

•按房类订房,务必填入房类代码及订房间数(点击房类下拉框,可列出全部房类代码及名称)

•房价类及房价(点击房价类卜拉框,可列出全部房价类代码及名称)

•抵店日期、离店日期(日期的输入既可键盘输入,也可用鼠标点击日期下拉框后在日历表中点选),

R期格式为"yyyy-mm-dd”(年-月-日)。

•订房人姓名(最好再填入住客的姓名,便于查询)

在正确填写订房人姓名并光标离开该字段后,工具栏的[储存]按钮变亮,表示己经能够储存此预订岗。

假如国籍没有输入,系统在储存时默认是"CHN-中国”。储存成功后,该客单的单号(或者叫帐号)山系统自动

产生。

同查找客历资料来填写预订客单

当是熟客或者曾经来酒店入住过的客人订房时,我们能够点击工具栏上的[客人档案]命令按钮,然后进

入客历查询系统,输入客人姓名或者客历号等条件,查出客人资料,在点击[确定]按钮,这时界面回到预订单,

同时能够看到已在单中填入了客人的有关资料。详情请参见客历系统说明

回杳找合约资料来填写预订客单

当是与酒店签有合约的公司或者旅行社订房时,我们能够点击工具栏上的[合约单位]命令按钮,然后进

入合约查询系统,输入单位名称或者合约号等条件,查出此合约单位的资料,在点击[确定]按钮,这忖界面回

到预订单,同时能够看到已在单中填入了合约号等的有关资料。详情请参见合约系统说明。

回查找配额

点击房价类前的查找配额按钮,能够查出指定单位的配额计划,确认后该预订客单被标记为使用配额

订历的预订单;购买r凰额系统的用户,使用该功能有效。

目查找会员

点击会员k号前的查找按钮,能够查出指定会员的信息,确认后该预订客单被标记上会员k号;或者

者直接输入合法的会员k号。购买了会员系统的用户,使用该功能能够方便累计与兑奖会员枳分。

回查找应收

点击应收帐号前的查找按钮,能够查出指定月结单位或者个人的信息,确认后该预订客单被标记上应

收帐号。购买了应收帐系统的用户,使用该功能能够在客人离店时其消费情况挂入应收帐系统。

园查找客户

点击客户代码前的查找按钮,能够查出指定客户的信息,确认后该预订客单被标记上客户代码。购买了

CRV系统的用户,使用该功能能够方便统计客户消费情况。

2、团体预订

点击工具栏上的[回团体]按钮进入团体管理功能,示图如下:

点击[回]添加新团]按钮,系统弹出新的团体预订窗体。

团体预订窗体的图示如下:

操作说明:

同输入团体编号(简称团号)。团号的长度是八位,其格式为:AAAm4A,A代表A-Z的大写字母:#

代表数字0-9:假如输入的是小写字母,自动转换为大写;团号的前三位字母通常是团名的字母缩写,中间四

位通常是团体的抵店日期(几月几号),最后一位字母是区别码,区分同一团名同一天的两个以上的团体预订。

注意,团体/单的团号的团体的帐号是不一致的。在我公司的早期版本中团体主单的团号与团体的帐号是相同

的。

同在团号的后面是团体的分类,是下拉框,鼠标点击或者键盘的光标键能够选择。系统中规定了三中

类别:分别是"T-旅行团"、"M-会议团"、"S-自组团”(或者称之散客团),默认是“T-旅行团”。

回团体名称、组团单位、抵店日期、离店日期是务必填入的,日期的输入既可键盘输入,也可用鼠标

点击口期下拉框后在口历表中点选:口期格式为“yyyy-mm-dd”(年-月-口)。假如国籍没有输入,系统在储存时

默认是"CHN-中国二

国务必在储存预订单后,才能够进行团体的确认订房,点击[回储存]按钮确认存盘。点击[确认房

数]按钮能够进行团体订房的房类、房价、抵店日期、离店口期、确认订房数等输入。输完•行后下移光标,系

统提示是否提交,如选是,则此行输入立即生效。然后在新行上能够输入另一房类的订房确认。注意,团体编

号不能手工输入,在提交时系统会自动填入。房类代码能够去点击下拉箭,由弹出的列表框选择填入或者键盘

直接输入。

3、修改预订

1)、修改客人预订单(客单)

进入侦订系统窗体后,系统显示出客人预订单查询结果表,如下图示:

用鼠标左键双击点选•条预订记录,或者用鼠标左键单击点选•汆预订记录,系统弹山预订窗体,点击

修改即可修改订单,如下图示:

修改预定客单号:85

2)、修改团体预订单(团单)

进入预订系统窗体后,系统显东出客人预订单查询结果表,如下图示:

地体】

但50v

1

SHISWBag■吼人raai□;M

用鼠标左键双击点选一条预订记录,或者用鼠标左键单击点选一条预订记录,然后在右手菜单区中点击

[修改预订]菜单条,系统弹出修改预订团单窗体,如下图示:

有关:

关于预订单查询操作,♦见预订系统介绍中的预订单查询操作:

关于预订客单中的项目与操作,参见客人预订。

关于预订团单中的项目与操作,参见团体预订。

4^显示预订

1)、显示客人预订单(客单)

进入预订系统窗体后,系统显示出客人预订单查询结果表,如下图示:

v却RSQTv一

畏可人|.▼r*i»r▼悯震小vMrtRM□I

BW手&IyVHHA>*查

用鼠标左键单击点选一条预订记录,然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条,系统弹出预订客单窗

体,如下图示:

修改预定客单号:85

2)、显示团体预订单(团单)

进入预订系统窗体后,系统显示出客人预订单查询结果表,如下图示:

M5

8

83MXC4

wwowKisritt

D之M

6aroaxcj»

ww«<■■

用鼠标左键单击点选一条预订记录,然后在竖式菜单区中点击[显示预订]菜单条,系统弹出预订团单窗

体,如下图示;

有关:

关于预订单查询操作,参见预订系统介绍中的预订单查询操作:

5、取消订单

1)、取消客人预订单(客单)

进入预订系统窗体后,系统显示出客人预订单查询结果表,如下图示:

用鼠标左键单击点选一条预订记录,然后在竖式菜单区中点击[取消预订]菜单条,系统弹出对话窗体,

如下图示:

取消订单[85]的理由

H确定

输入取消预订单的原因后,点击[确定]按钮。

预订单不能被取消的原因:

1.其他人正在修改

2.预订单上抵店口期小于当口或者产生过帐务(如加了押金)

2)、取消团体预订单(团单)

进入预订系统窗体后,系统显示出客人预订单查询结果表,如下图示:

rZB

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票•m

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0Dla<

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单窗

订团

出预

统弹

条,系

]菜单

预订

[显示

点击

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竖式

后在

录,然

订记

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选一

击点

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标左

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下图

体,如

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终止

作被

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击[否

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取消

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预订

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)]按

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