旅游业服务采购管理制度流程

旅游业服务采购管理制度流程一、制定目的及范围为促进旅游业的可持续发展，提高服务采购的效率与质量，特制定本制度。该制度适用于旅游公司在各类旅游服务（如酒店、交通、导游、餐饮等）采购过程中的规范化管理，旨在明确各个环节的职责与流程，确保采购活动的透明性和公正性。二、采购原则采购过程中应遵循以下原则：1.公正、公平、公开的原则，确保所有潜在供应商有平等的竞争机会。2.采购物资与服务必须符合公司标准，优先选择信誉良好的供应商，以保障旅游服务质量。3.各部门需明确采购责任，申购人与采购人不得为同一人，以防止利益冲突。三、采购流程1.服务采购申请申购人需根据实际需求填写“服务采购申请单”，并附上相关的需求说明、预算和时间节点。申请单需经过部门负责人审核，确保需求的合理性与必要性。2.需求审核与预算确认审核通过后，财务部门需对申请中的预算进行审查，确保其在公司年度预算内。若超出预算，则需重新进行预算调整和审批。3.市场调研与询价各部门负责对市场进行调研，寻找至少三家符合要求的供应商。询价时需明确服务内容、质量标准及价格，并记录报价情况，以便后续比对。4.评估与选择供应商根据市场调研结果，各部门需对供应商进行评估，包括价格、服务质量、信誉等方面。评估后，填写“供应商评估表”，并提交给采购负责人进行审核。5.审批与合同签署采购负责人需对评估结果进行审核，最终选择合适的供应商。选择完成后，与供应商进行合同谈判，明确服务内容、价格、付款方式及违约责任等条款。合同需经法律顾问审核后，由双方签字确认。6.实施与监督合同签署后，按照合同内容进行服务实施。各部门需对供应商的服务进行监督，确保其按照合同约定提供服务。如发现问题，需及时与供应商沟通，必要时可采取纠正措施。7.验收与付款服务完成后，申购人需对服务进行验收，填写“服务验收单”，确认服务质量符合合同要求。验收合格后，财务部门根据合同约定进行付款。8.档案管理所有采购相关文件（如采购申请单、预算审核表、供应商评估表、合同、验收单及付款凭证）需进行归档管理，以备后续查阅及审计。四、特殊采购流程对于一些特殊情况，设立相应的采购流程以应对。1.紧急采购：在突发情况下（如自然灾害、突发疫情等），可由应急小组进行紧急采购，无需进行正式询价，但需在事后进行记录与审核。2.集中采购：对于常规性、重复性服务（如交通、餐饮），各部门需在规定时间内汇总需求，由专责部门进行集中采购，以提升采购效率。3.年度采购计划：对于年度内可预见的服务需求，各部门需提前编制年度预算与采购计划，报送财务部门审批，以便于集中安排与资源配置。五、采购纪律1.采购人员职责：采购人员应保持专业，进行市场调研与供应商评估，确保服务品质。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的馈赠或回扣，所有采购行为须记录在案，违者将受到严厉处罚。六、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性与适应性，设立反馈机制。1.定期收集各部门对采购流程的意见与建议，组织评审，进行必要的流程调整。2.对于服务质量不达标的供应商，需进行记录与评估，必要时停止合作并进行通报。3.随着市场变化与公司发展，及时对采购流程进行审查与优化，确保其持续适应公司运营需求。结语本制度旨在规范旅游业服务采购管理流程，提升服务质量与采购效率。通过明确各环