《采购循环风险控制》课件

采购循环风险控制采购循环是企业运营的重要环节，涉及多个部门和流程，存在着各种风险。风险控制是确保采购活动顺利进行的关键，有效降低成本，提高效率。课程目标了解采购循环风险掌握采购循环中的风险类型和特征。掌握风险管理流程学习风险识别、评估、应对和控制的方法。提升风险管理能力学习最佳实践和案例，提高实际工作中的风险管理水平。什么是采购循环采购循环是企业进行物资采购的完整流程，从识别需求到最终付款完成。它包括一系列相互关联的活动，旨在以最佳方式获取所需物资，并确保采购过程的效率和有效性。采购循环涉及多个部门和人员，需要协同合作才能顺利完成。它对企业的经营活动至关重要，影响着企业的成本、质量、交货期和供应商关系等方面。采购循环的子过程1需求识别内部用户提出需求，并进行评估、确认需求的合理性和可行性。2供应商选择根据需求，确定合适的供应商，并进行供应商评估和筛选。3谈判与合同与供应商协商价格、交货时间等条款，签订采购合同。4订单管理根据合同条款，下达采购订单，并跟踪订单执行情况。5货物验收确认货物数量、质量符合合同要求，并办理验收手续。6付款流程根据合同条款，进行付款，并记录付款凭证。7货款结算完成货款结算，并进行归档管理。采购循环风险概述采购循环中存在多种风险，影响企业运营和盈利能力。这些风险可能导致成本增加、质量问题、交货延迟、法律诉讼、声誉受损等。成本增加质量问题交货延迟法律诉讼声誉受损安全风险采购循环风险分类财务风险包括供应商财务状况不稳定、付款延迟、欺诈等风险。质量风险包括供应商产品质量不合格、交付延迟、产品缺陷等风险。法律合规风险包括供应商违反法律法规、合同条款等风险。业务连续性风险包括供应商停产、供应链中断等风险。供应商管理风险供应商选择风险供应商选择错误，可能导致产品质量低下、交货延迟、价格过高，严重影响项目进度和成本。供应商绩效风险供应商未能达到预期绩效，可能导致产品质量不合格、交货延迟、服务水平下降，影响项目顺利进行。采购计划风险需求预测不准确需求预测偏差会导致采购数量不足或过剩，造成库存积压或供应短缺。计划周期过短计划周期过短，来不及进行充分的市场调研和供应商选择，可能导致采购成本过高或质量问题。缺乏战略性考虑采购计划缺乏战略性考虑，可能会导致与企业整体目标不一致，例如错过市场机会或采购价格波动风险。采购订单风险错误信息订单内容错误，如数量、规格、价格等信息不准确，可能会导致货物供应错误或财务损失。时间延迟订单发布和确认延迟，可能会导致交货延迟，影响生产和运营。未经授权未经授权的采购订单，可能导致公司资金被盗用，或购买到质量不合格的商品。采购合同风险合同条款不完整合同条款不完整或不清楚，可能会导致双方理解偏差，引发纠纷。例如，未明确交付时间、付款方式、质量标准等。合同履行不当一方未能按照合同条款履行义务，例如延迟交货、质量不合格、价格违约等。可能会导致经济损失、时间延误、项目停滞等。法律法规变更法律法规的变更可能导致合同失效或无法执行。例如，环境保护法规的修改，可能导致原合同无法继续履行。不可抗力不可抗力事件，例如自然灾害、战争等，可能导致合同无法履行。例如，地震导致工厂停产，无法按时交付货物。付款流程风险11.延迟付款供应商可能面临现金流问题，导致延迟付款。22.错误付款付款金额或收款人信息错误，导致资金损失。33.欺诈性付款内部人员或外部人员可能伪造付款信息，进行欺诈行为。44.支付系统故障支付系统故障可能导致付款延迟或失败。应付账款管理风险付款延迟风险供应商可能会因为付款延迟而产生不满，导致合作关系恶化。欺诈风险不法分子可能利用虚假发票或其他手段进行欺诈，导致财务损失。账款核对风险账款核对不及时或错误可能会导致支付错误，造成损失。资金占用风险应付账款占用大量资金，影响企业资金周转效率。存货管理风险库存积压库存积压会造成资金占用，增加仓储成本，降低库存周转率。库存短缺库存短缺可能导致生产中断，无法及时满足客户需求，造成客户流失。库存质量问题库存质量问题可能导致产品质量下降，造成客户投诉，甚至产品召回。风险识别的方法风险识别是采购循环风险管理的关键第一步，它可以帮助企业全面了解潜在的风险，并制定有效的应对策略。1风险清单法收集并列出所有可能的风险，并进行评估和分析。2头脑风暴法通过小组讨论，集思广益，发现潜在的风险。3流程分析法对采购流程进行细致的分析，识别每个环节的风险点。4历史数据分析法分析以往的采购数据，识别常见的风险类型。5外部信息收集法通过行业资讯、市场调查等方式，收集外部环境变化带来的风险。企业应该根据自身的情况选择合适的风险识别方法，并定期进行风险识别，以确保风险管理的有效性。风险评估的原则客观性评估应基于事实和数据，避免主观臆断。要充分考虑各种因素，避免片面性。全面性评估应涵盖所有可能的风险，包括直接风险和间接风险。确保评估覆盖采购循环的所有环节。及时性评估应及时进行，以应对不断变化的风险环境。定期进行风险评估，确保评估结果的有效性。可操作性评估结果应提供可操作的建议，以指导风险应对措施的制定和实施。评估应帮助企业识别风险，并制定有效的应对措施。风险评估的方法1定量评估方法定量评估方法使用数据分析和统计模型来评估风险的大小和可能性。例如，可以使用历史数据或模拟来评估风险的概率分布和预期损失。2定性评估方法定性评估方法使用专家意见和主观判断来评估风险。例如，可以使用风险矩阵或决策树来确定风险的等级和优先级。3混合评估方法混合评估方法结合了定量和定性评估方法，以提供更全面的风险评估结果。例如，可以使用定量方法评估风险的财务影响，然后使用定性方法评估风险的社会影响。风险应对策略风险规避采取措施完全消除风险，例如选择信誉良好的供应商。风险转移将风险转移给第三方，例如通过购买保险。风险降低通过采取措施减少风险发生的可能性或影响。风险接受对无法规避或转移的风险，采取措施监控并接受其影响。规避风险严格的供应商筛选制定完善的供应商评估体系，严格审核供应商资质和信誉，杜绝潜在风险供应商进入供应链。完善的合同管理签订详细的采购合同，明确双方权利义务，规范采购流程，降低因合同漏洞带来的风险。内部控制制度建立健全的内部控制制度，加强采购环节的监管，防止舞弊和腐败行为，确保采购合法合规。转移风险保险通过购买保险，将采购过程中的风险转移给保险公司。合同将风险通过合同条款的形式转移给供应商，例如履约保证金。合作与其他企业合作，共同承担风险，例如共同采购。降低风险11.优化流程优化采购流程，简化流程，减少人为错误。22.供应商评估严格供应商评估，选择信誉良好的供应商。33.采购合同条款加强合同条款审查，明确双方权利和义务。44.风险监控建立风险监控机制，及时发现并解决潜在风险。接受风险风险评估后，风险管理者认为，风险发生的可能性很小，或风险带来的损失很低，可以承受，则可以选择接受风险。可通过购买保险等方式转移风险，降低风险带来的损失。风险接受前，需要进行充分的分析评估，确定接受风险的可行性和风险承受能力。内部控制在风险管理中的作用财务审计内部控制可以提高财务数据的准确性，降低财务风险。库存管理内部控制可以优化库存管理流程，减少库存积压和缺货情况。工作流程内部控制可以规范工作流程，提高工作效率，减少人为失误。信息技术在风险管理中的作用11.数据分析信息技术可以帮助企业收集、存储和分析大量的采购数据，识别风险模式和趋势，并进行预测性分析。22.自动化控制信息技术可以实现采购流程的自动化控制，减少人为错误和欺诈风险，提高效率和准确性。33.监控和预警信息技术可以实时监控采购过程中的关键指标和风险事件，并及时发出预警，避免损失。44.风险评估模型信息技术可以开发和应用风险评估模型，对采购风险进行量化评估，为风险管理决策提供科学依据。绩效考核在风险管理中的作用识别风险绩效考核可以帮助企业识别采购循环中潜在的风险。例如，如果供应商的绩效指标下降，这可能预示着供应商存在问题，需要进一步调查。评估风险绩效考核可以帮助企业评估风险的严重程度。例如，如果供应商的延迟交货率很高，这可能表明企业面临着供应链中断的风险，需要制定应对措施。持续改进在风险管理中的作用识别风险改进持续改进帮助企业定期评估风险，发现潜在问题和漏洞。优化流程改进持续改进有助于优化采购流程，提高效率，减少人为错误。增强控制改进持续改进能完善风险控制措施，提高风险应对能力。提高效率改进持续改进有助于提高采购管理的整体效率和效益。结构化的风险管理流程风险识别识别潜在的风险，例如供应商欺诈、合同违规、质量问题、库存积压等。风险评估评估每个风险的可能性和影响，确定其优先级和潜在的损失。风险应对制定应对策略，包括规避、转移、降低和接受风险，以减少其影响。风险监控跟踪风险的进展，定期评估其变化，并根据情况调整应对策略。采购循环风险管理的最佳实践建立完善的风险管理体系制定详细的风险管理流程，明确职责和权限，定期评估和控制风险。加强供应商管理选择信誉良好、资质齐全的供应商，建立供应商评估体系，定期进行绩效考核。优化采购流程简化采购流程，提高审批效率，引入电子化采购系统，降低人为错误风险。加强合同管理签订规范的采购合同，明确双方权利义务，加强合同履约管理，及时发现和解决问题。案例分析例如，一家制造公司在采购原材料时，没有对供应商进行充分的背景调查，导致供应商出现财务问题，无法按时交货，影响了公司的生产计划。公司需要对采购循环各个环节的风险进行识别和评估，制定相应的风险应对策略，并通过内部控制、信息技术等手段来防范和化解风险。课程总结了解采购循环风险了解采购循环各环节潜在的风险，包括供应商管理、采